La Factura Electrónica para Negocios: Todo lo que Debes Saber

La cuenta atrás ya ha comenzado. El final de la clásica factura en papel está cerca y los autónomos y pymes van a tener que adaptarse muy pronto a la nueva Ley de Creación y Crecimiento de empresas, también conocida como Ley Crea y Crece. Próximamente, todas las facturas de operaciones entre empresas y autónomos tendrán que realizarse a través de softwares de facturación certificados y legales.

La reforma de la factura electrónica obligatoria en España implica cambios normativos clave que afectarán a todas las empresas que realicen transacciones B2B. Con la adopción de la factura electrónica, se implementarán controles más estrictos sobre las fechas de pago y se busca combatir la morosidad y el fraude.

¿Qué es una Factura Electrónica?

Una factura electrónica es, a todos los efectos, una factura. La única diferencia que tiene con la clásica factura en papel que todos conocemos, es que se emite por medios electrónicos y en formato digital. Por lo demás, la factura electrónica o e-factura es, al igual que la factura tradicional, un documento comercial que deja constancia de una compraventa de bienes o servicios. Este documento permite a los autónomos tener un comprobante digital para acreditar, por ejemplo, que se ha realizado una compraventa, pagar o cobrar por ella, o justificar que se ha producido un gasto para poder practicar una deducción en declaraciones de impuestos como IVA o IRPF.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. Su autenticidad y origen deben quedar garantizados por un medio válido. Los principales son la firma electrónica y el intercambio electrónico de datos (EDI por sus siglas en inglés).

Tipos de Formatos de Factura Electrónica

Existen dos grandes tipos de facturas electrónicas:

• Archivos con formato estructurado: Son aquellos cuyo contenido (datos de la factura) es legible y puede ser procesado por otros sistemas informáticos distintos al del emisor de la factura. Por tanto, es un formato muy eficaz para el intercambio electrónico de datos entre sistemas informáticos diferentes, permitiendo la digitalización y automatización de procesos de forma sencilla. Algunos ejemplos de estos formatos son: en lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
• Archivos con formato no estructurado: Son aquellos que para su gestión y procesamiento es necesaria la intervención manual o un proceso complejo a partir de un sistema OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para identificar el contenido. Por tanto, no es un formato muy eficaz para el intercambio electrónico de datos entre sistemas informáticos diferentes. Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado.

A día de hoy, la Ley da por válido ambos formatos, por lo que la única diferencia entre una factura en papel y una factura electrónica es que ya no hay que imprimirla y enviarla físicamente, sino adjuntarla en un correo electrónico o enviarla por medios digitales.

Como realidad tecnológica que es, la factura electrónica está sujeta al avance. Con el tiempo, pueden ir llegando nuevos tipos de facturas electrónicas. Así lo prevé el proyecto de reglamento, que autorizaría a añadir nuevos formatos por su carácter innovador o su difusión en ciertos sectores.

¿Quién y Cuándo Estará Obligado a Emitir una Factura Electrónica?

Desde 2015 y hasta ahora, solo están obligados a emitir facturas electrónicas los autónomos y empresas que trabajan con la Administración. La Ley de Creación y Crecimiento empresarial, también conocida como Ley Crea y Crece, que entró en vigor el pasado Septiembre de 2022, dice de manera literal que “todas las empresas y autónomos -sin excepción- deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.

Esto significa que la obligación de emitir factura electrónica dejará de estar muy pronto limitada a las operaciones entre empresas y Administración y pasará a ser obligatoria también en las operaciones que se produzcan entre negocios del sector privado (B2B).

Según el Real Decreto aprobado el 24 de marzo de 2026, entre julio de 2027 y julio de 2028 todos los autónomos y pymes tendrán que emitir facturas electrónicas de manera obligatoria.

Fechas Clave de Implantación

La Ley Crea y Crece no fija una fecha exacta en la que entrará en vigor esta obligación, sino que supedita el plazo a la entrada en vigor del reglamento de facturación electrónica. Una vez se apruebe este reglamento que establezca los requisitos técnicos de las facturas electrónicas en el sector privado, el contador comenzará a correr y quedarán fijados dos plazos para que las empresas se adapten a la nueva normativa:

• Un año desde la aprobación del reglamento: Es el plazo con el que contarán las empresas y autónomos que tengan una facturación anual superior a ocho millones de euros para adaptarse totalmente a la factura electrónica. A partir de julio de 2027, las empresas con más de 8 millones de facturación tendrán que emitir facturas electrónicas.
• Dos años desde la aprobación del reglamento: Es el plazo con el que contarán las empresas y autónomos con una facturación anual inferior a los ocho millones de euros para adaptarse totalmente a la factura electrónica. A partir de julio de 2028, esta obligación se extenderá a todos los autónomos y pymes, independientemente de su tamaño y facturación.

Además, habrá un año más de plazo (un total de tres) para que los autónomos que reciban facturas tengan que empezar a comunicar el estado de estas facturas a sus proveedores o a la Agencia Tributaria.

El Real Decreto 238/2026 recientemente publicado se refiere exclusivamente a la factura electrónica B2B (entre empresas), no a Verifactu, que cuenta con su propio desarrollo reglamentario. Entre sus diferencias destaca que el uso de Verifactu por parte de empresas y autónomos es opcional.

Requisitos de la Factura Electrónica

Todas las facturas electrónicas que se emitan tendrán que cumplir con una serie de requisitos básicos. A expensas de la aprobación de este reglamento, los elementos que deberá contener una factura electrónica para ser legal serán:

• Emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado: Para que una factura electrónica sea legal, la empresa deberá haberla emitido a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por este mismo reglamento para los software de facturación. También cabe la opción, para algunos casos en los que se emitan muy pocas facturas o de forma muy aislada, de utilizar la aplicación informática que a tal efecto pondrá a disposición la Administración tributaria.
• Que contenga un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR»: Para ser legales, estas facturas electrónicas deberán incluir un código de identificación y un código QR formados de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial por parte de Hacienda.
• Que incorporen la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU»: Las facturas electrónicas deberán incluir el distintivo «VeriFactu» únicamente cuando se hayan acogido a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
• Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados: Estas tres claves se podrán cumplir a través de distintos elementos que fijará el reglamento una vez que se haya aprobado. Algunos de ellos podrían ser las huellas digitales del contenido, el empleo de códigos QR que faciliten la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital.
• Utilizar un formato que asegure el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios: Los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas fácilmente. El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años.
• Incluir los demás elementos obligatorios que ya marca el reglamento de facturación para cualquier factura: Estos datos que deberán incluir las facturas electrónicas del mismo modo que las convencionales son: número de factura; fecha de emisión; datos fiscales del emisor y receptor; concepto; base imponible; tipo impositivo; importe total e información del registro mercantil, si eres una empresa.

La factura electrónica tiene que incluir los mismos datos obligatorios que una factura tradicional, como pueden ser numeración correlativa, fecha de emisión, datos identificativos del emisor y receptor, concepto, base imponible o tipo impositivo que se aplica a cada uno de los conceptos, entre otros.

Requisitos para Programas de Facturación Legales

El reglamento que regulará la futura obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas no solo establece los elementos que debe contener una factura electrónica, sino también los requisitos que debe cumplir un programa de facturación para ser legal. En líneas generales y a falta de aprobación del reglamento, las condiciones que deberán cumplir los software para ser legales son:

• Por cada entrega de bienes o prestación de servicios deberá generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.
• Deberá garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez registrados los datos de facturación, estos queden protegidos contra cualquier acción que comprometa la exactitud, autenticidad y completitud de los datos almacenados.
• También deberá garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. El sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
• Contar con todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
• Contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones con dicho sistema informático, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso, como el arranque y parada del sistema informático.
• En los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación, deberá encontrarse debidamente disociada la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.
• La solución debe ser interconectable e interoperable gratuitamente. Ello, en términos del proyecto de reglamento, implica que la solución empleada debe ser capaz de “transformar el mensaje de factura entre todos los formatos admitidos garantizando la preservación de la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido”.
• Debe ofrecer el acceso a una infraestructura tecnológica que permita el direccionamiento de facturas electrónicas entre el emisor de la factura y su destinatario. Lo puedes hacer a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas o de la Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE).

Los Registros de facturación no contienen la totalidad de la información de las facturas y, en ningún caso, son facturas electrónicas. La factura misma puede contener información adicional, no recogida en el registro obligatorio, siempre y cuando no se altere el contenido de este último.

Existen dos modalidades válidas para cumplir la normativa, la modalidad VERI*FACTU y la modalidad de conservación de los registros de facturación en el Sistema emisor (modalidad NO VERI*FACTU).

Adicionalmente, para aquellos operadores pequeños que no necesiten disponer de un sistema informático de facturación, la Agencia Tributaria pondrá a su disposición en la Sede Electrónica de la AEAT un formulario en el que podrán elaborar sus facturas generando también registros adaptados a la normativa.

Sanciones por Incumplimiento

La Ley Crea y Crece establece la obligación en los próximos años de emitir facturas electrónicas en las operaciones entre empresas y también fija sanciones para aquellos que no cumplan con esta obligación, es decir, que emitan facturas electrónicas que no incluyan los elementos necesarios o que facturen con un software que no se adapte a los nuevos estándares que marca el reglamento. Cualquiera de estos aspectos será sancionable próximamente con multas de hasta 10.000 euros, en función de la gravedad de la infracción que haya cometido el empresario.

Beneficios de la Factura Electrónica

Son muchos los terrenos en los que pymes y autónomos pueden sacar provecho de la factura electrónica:

• Favorece la digitalización y el impulso a la automatización de procesos.
• Introduce medidas de seguridad y aporta mayor seguridad.
• Puede resultar más cómoda y eficiente, reduciendo costes en impresión y envío postal.
• Debe contribuir a la reducción de la morosidad, facilitando el control de los pagos pendientes.
• Reduce el uso de papel y la huella de carbono, lo que la convierte en una opción más sostenible.
• Permite acceder a las facturas y a toda la información en tiempo real.
• Ahorra espacio físico al no requerir archivo en papel.

¿Cómo Adquirir un Programa para Emitir Facturas Electrónicas?

La futura obligación de emitir factura electrónica para cualquier operación entre empresas está a la vuelta de la esquina. Las pequeñas empresas que quieran evitar sanciones y adaptarse de manera sencilla a la Ley Crea y Crece tienen ahora mismo la oportunidad de adquirir un programa de facturación que cumpla con todos los requisitos que exige la Ley, sin necesidad de hacer ningún esfuerzo económico.

El Gobierno ha lanzado una línea de ayudas para apoyar a los autónomos y pymes en su proceso de digitalización, el conocido Kit Digital. Uno de los aspectos que se subvencionan con este programa es la obtención e instalación de un software de facturación para hacer más suave la transición a esta futura obligación de emitir facturas electrónicas.

Los autónomos solo tienen que solicitar la ayuda para obtener un bono de hasta 10.000 euros, dependiendo del tamaño que tenga su empresa, que podrán destinar a pagar a un agente digitalizador por alguno de los doce servicios subvencionables en estas ayudas. Al contratar a un agente digitalizador, el autónomo solo tendrá que solicitar el bono y la empresa digitalizadora se encargará de gestionar todo el proceso y justificaciones de la ayuda e instalar en su negocio el programa de facturación certificado que le permitirá cumplir con todos los requisitos de la Ley Crea y Crece.

Regulación y Normativa

La factura electrónica en España sigue avanzando desde los puntos de vista tecnológico y legal. En este último campo, la Ley Crea y Crece y su normativa de desarrollo han introducido un importante impulso.

La directiva comunitaria del IVA tiene dos artículos (el 218 y el 232) que pueden afectar a la factura electrónica, en la medida en que se establezca como obligatoria en ciertos casos. Los principios más básicos sobre su impulso y obligaciones vienen recogidos en la Ley 56/2007. Esta ha sido reformada no hace mucho por la Ley 18/2022, coloquialmente denominada Ley Crea y Crece. En particular, ha modificado el artículo 2.bis para introducir nuevas obligaciones.

Además, las facturas electrónicas, no dejan de ser facturas. También tiene cierta relación la normativa surgida a partir de la Ley 11/2021, coloquialmente conocida como Ley Antifraude de 2021. Esta norma modificó muchos aspectos, incluidos ciertos artículos de la Ley General Tributaria, que introdujeron el llamado software antifraude.

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

El Real Decreto 1007/2023, Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (llamado Reglamento de la Ley Antifraude).

En este contexto, la regulación de la factura electrónica supone una de las muchas adaptaciones que nuestro ordenamiento jurídico ha hecho para promover el impulso de la sociedad de la información, con el objetivo de ir fortaleciendo las acciones de control fiscal y financiero en el ámbito de las Administraciones Públicas, pero también fortalece la transformación digital de los negocios generando nuevas oportunidades para empresas y profesionales.

Tabla Resumen de Plazos de Implementación