Navision para PYMES: Evolución a Microsoft Dynamics 365 Business Central y sus Beneficios

En el dinámico mundo empresarial actual, las herramientas y soluciones que apoyan el crecimiento y la eficiencia son esenciales. Este artículo explora el mundo de Navision y Dynamics 365, centrándose en Microsoft Dynamics 365 Business Central, una solución completa y escalable diseñada para pequeñas y medianas empresas (PYMES).

¿Qué es Navision y su evolución a Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Navision es el nombre original de un paquete de software de planificación de recursos empresariales (ERP) desarrollado por la empresa danesa Navision Software A/S. Tras la adquisición de Navision Software A/S por Microsoft en 2002, Navision pasó a llamarse Microsoft Dynamics NAV. Hoy en día, la última versión de NAV se llama Dynamics 365 Business Central. Esta es una solución empresarial completa que abarca un abanico de procesos de negocio para marketing, ventas, servicios, operaciones y finanzas.

Dynamics 365 es un conjunto de soluciones empresariales desarrollado por Microsoft que combina aplicaciones ERP (planificación de recursos empresariales) y CRM (gestión de relaciones con los clientes) en un sistema integrado basado en la nube. Está diseñado para unificar diferentes procesos empresariales y ayudar a empresas de todos los tamaños a operar de forma más eficiente y ofrecer mejores experiencias al cliente. Dynamics 365 es una plataforma potente y flexible que unifica varios procesos empresariales bajo un mismo paraguas.

Navision, ahora conocido como Microsoft Dynamics NAV, es utilizado principalmente por pequeñas y medianas empresas (PYME). Este software ofrece una visión 360º de la gestión de una empresa, proporcionando una solución completa para automatizar e integrar multitud de funciones empresariales, permitiendo a las empresas ser más eficientes y tomar decisiones basadas en datos.

¿Por qué Business Central es el mejor ERP para PYMES?

Business Central es el software ERP para PYMES más implantado del mundo. Combina la potencia de un ERP de primer nivel con la viabilidad económica que necesita una pequeña o mediana empresa. Integra finanzas, compras, ventas, almacén, producción, CRM y analítica en una sola plataforma. Muchas de las necesidades de una PYME ya están resueltas por la funcionalidad estándar del programa, sin necesidad de costosos desarrollos a medida. Esto hace que el coste de implantación sea asumible y que el retorno de la inversión se note desde las primeras semanas.

Desde que utilizamos Microsoft Navision he notado un cambio importante en la rapidez y organización de mi trabajo. Antes necesitábamos varias hojas de cálculo para llevar el control, y ahora todo está centralizado en un mismo sistema. Lo que más valoro es la integración de los módulos de contabilidad y gestión de inventario. Uso a diario las funciones para registrar pedidos y controlar el stock, ya que me evitan errores humanos y duplicidad de datos. Además, el sistema genera informes automáticos con solo unos clics, algo que antes nos llevaba muchísimo tiempo manualmente.

Beneficios clave de Microsoft Dynamics NAV (Navision) y Business Central para PYMES

• Solución de gestión empresarial personalizable y fácil de usar: Ofrece experiencia de usuario e innovaciones tecnológicas sin precedentes.
• Módulos específicos para cada área de tu empresa: Desde finanzas y contabilidad hasta gestión de proyectos y operaciones.
• Accesible desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo: Permite la agilidad a la hora de gestionar los datos de los clientes y la comunicación entre el ERP, SGA y Prestashop.
• Solución de gestión innovadora, fácil de implementar y mantener: Optimiza la integración con una amplia gama de aplicaciones.
• Información centralizada para facilitar la toma de decisiones: Proporciona una clara visión de las necesidades de la organización.
• Integración con Office 365 y con Dynamics CRM: Agilidad en las conexiones entre todas nuestras infraestructuras.
• Adaptable a desarrollos sectoriales: Flexible para adaptarse a nuevas oportunidades y previsiones de crecimiento.
• Permite gestionar varios idiomas y varias divisas: Ideal para empresas con operaciones internacionales.

Módulos y Funcionalidades de Navision / Business Central

Microsoft Dynamics NAV (Navision) es una solución ERP (Enterprise Resource Planning) enfocada a mejorar todos los procesos desde un software de gestión integral para incrementar así su rendimiento desde todas sus áreas. Al ser una solución integral, recoge todos los procesos referidos a las áreas de finanzas, gestión de la cadena de suministro, ventas y marketing, gestión de proyectos o recursos humanos para tener todos los factores controlados.

Módulo de Gestión Contable y Financiera

• Optimiza tus procesos contables: Gestiona el estado financiero de tu empresa, accede a toda la información mediante la consulta de datos, la creación de cuadros de mando y la realización de tablas de indicadores que facilitan la medición de objetivos sobre aspectos críticos del negocio.
• Integración automática de datos: Ahorra tiempo en la ejecución de tareas contables al integrar tus datos de manera automática.
• Presupuesto flexible: Planificación de cada una de las fases del proyecto en términos de tiempo, recursos y costes.

Módulo de Producción y Fabricación

• Planifica tu producción: Gestiona de forma global los procesos de fabricación y garantiza el progreso de la producción, reduciendo así los costes.
• Cálculo automático de la demanda de materiales: La planificación de las necesidades de material es ahora mucho más fácil de definir.

Módulo de Servicios y Relación con el Cliente (CRM)

• Consigue clientes para toda la vida: Saca mayor ventaja a los procesos de servicio al cliente y aprovecha de forma eficaz los recursos disponibles.
• Visión global de las necesidades: Obtén una visión global de lo que necesita tu empresa en cuanto a términos de costes de campañas, ajustes de precios y procesos operativos.
• Aumenta la satisfacción y fidelidad de tus clientes: Responde con prioridad las solicitudes de servicio.

Módulo de Gestión de Proyectos

• Mejora la planificación de proyectos: Ofrece las herramientas necesarias para la gestión óptima en los procesos de planificación y definición de presupuestos, garantizando la rentabilidad y crecimiento del negocio.
• Visión clara de los proyectos en marcha: Comprende los costes reales, ventas y datos generales de rendimiento.
• Registro de pedidos y actualización contable: Es posible hacer los pedidos de compra y actualizar automáticamente la contabilidad de la empresa para optimizar el presupuesto definido durante el proceso de planificación.
• Control de seguimiento y uso de recursos: Controla el seguimiento de los costes, y el uso de los recursos empleados, así como fechas y gastos necesarios para el desarrollo de los proyectos.

Módulo de Gestión de Almacén y Logística

• Ubicaciones y seguimiento de productos: Facilita el registro de entradas y salidas de inventario, gestiona la comprobación de productos y controla mediante el número de lotes dónde han sido comprados o vendidos los productos del stock.
• Captura de datos: Mejora la visibilidad del inventario y aumenta la eficacia en la gestión de recuentos físicos y movimientos de productos.
• Reducción de costes y optimización de inventario: Ayuda a reducir costes y a mantener tu inventario actualizado mediante el control de la materia residual y la detección de los productos caducados.
• Control de costes de productos: La plataforma te proporciona una clara visión de los costes clasificados por categorías, tipo de material y capacidad, entre otros.
• Gestión de devoluciones contables y de inventario: Obtén información correcta sobre los costes de todas las operaciones y monitoriza los abonos en gestión, la recepción de mercancía y las devoluciones en general.

Módulo de Business Intelligence (BI)

• Visión completa de tu empresa: Tendrás una clara visión de las necesidades de tu organización a nivel de gestión y desarrollo.
• Acceso total a los datos en tiempo real: Realiza análisis e informes fácilmente con el Módulo de Business Intelligence.

Business Central en la nube: Ventajas para las PYMES

Una de las grandes ventajas de Business Central como ERP online para PYMES es que puede funcionar completamente en la nube. Esto significa que tu empresa no necesita invertir en servidores, no tiene que preocuparse por copias de seguridad ni por actualizaciones de sistema operativo, y todos tus empleados pueden acceder al ERP desde cualquier lugar y cualquier dispositivo con un simple navegador. Microsoft se encarga de la infraestructura, la seguridad y el rendimiento, igual que ya hace con tu correo en Microsoft 365.

Ventajas de un ERP en la nube para PYMES:

• Sin servidor, sin costes de infraestructura: Tu PYME se olvida de mantener servidores propios. Microsoft gestiona todo: alojamiento, copias de seguridad y seguridad.
• Siempre con la última versión: Microsoft publica mejoras cada mes y actualizaciones mayores dos veces al año. Tu PYME siempre trabaja con la última versión.
• Inteligencia artificial con Copilot: Business Central en la nube incluye Copilot para automatización, sugerencias inteligentes y generación de contenido, solo disponible en la nube. Con Business Central, los agentes de IA siempre activos automatizan las cuentas por pagar, supervisan los pedidos de venta y detectan problemas en tiempo real para que los equipos dediquen menos tiempo al trabajo manual y más al crecimiento.
• Seguridad integrada, escalabilidad y resiliencia: La migración a la nube ofrece beneficios adicionales más allá de la infraestructura.
• Acceso en la nube a datos en tiempo real: Conectado a Microsoft 365 (Outlook, Excel y Teams) y Microsoft Copilot.

La elección entre una solución local o en la nube depende de muchos factores específicos de la empresa y sus necesidades. En resumen, la elección entre On-Premise y Cloud depende de una evaluación detallada de las necesidades, costes, recursos y objetivos de su empresa. Puede ser beneficioso trabajar con un consultor o proveedor experimentado que le guíe en esta importante elección.

Integración con el ecosistema Microsoft

Business Central forma parte del ecosistema de soluciones de Microsoft que funcionan conjuntamente y escalan a medida que crece tu negocio. La integración con estos y otros productos permite a Dynamics 365 convertirse en una parte central del ecosistema tecnológico de la empresa, vinculando diversas funciones y departamentos y facilitando una visión unificada del negocio.

Business Central se integra de forma nativa con Outlook, Teams, Excel, Power BI y Power Automate, herramientas que tu equipo ya utiliza a diario. Si tu PYME ya usa Microsoft 365, la integración es inmediata. Además, afronta tus desafíos empresariales únicos con aplicaciones con poco código de Microsoft Power Platform y soluciones precompiladas del sector disponibles en AppSource.

Coste y escalabilidad de un ERP para PYMES

El precio de un ERP para PYMES depende de varios factores: el número de usuarios, los módulos que necesites, si se implanta en la nube o en local, y el volumen de configuraciones o desarrollos específicos. La buena noticia es que Business Central está diseñado para que una PYME pueda arrancar con lo esencial y ir ampliando funcionalidades a medida que la empresa crece, sin necesidad de cambiar de programa.

Business Central no es un ERP que te quede pequeño cuando crezcas. Puedes empezar con unos pocos usuarios y módulos básicos e ir añadiendo funcionalidades, usuarios y módulos a medida que crezcas. No necesitarás cambiar de ERP.

Ciclo de vida de Dynamics NAV (Navision) y la importancia de la actualización

Todo producto de Microsoft Dynamics NAV (Navision) pasa por tres etapas básicas en su ciclo de vida:

Soporte Técnico Principal

Esta primera etapa suele tener una duración de 5 años desde la salida al mercado del lanzamiento o de la nueva versión. En esta fase Microsoft edita parches, hace correcciones y realiza mejoras en la funcionalidad. Los cambios más habituales son de normativa y de ley, que son accesibles para todos los clientes con el BREP activo.

Soporte Técnico Extendido

En esta segunda etapa Microsoft da cobertura a los partners en el caso de errores técnicos. Solo proporciona parches referentes a temas de seguridad en caso necesario. Por tanto, los cambios legales deberán ser incorporados por los partners o por el propio usuario mediante un desarrollo.

Versión obsoleta

Una vez finaliza el periodo de Soporte Extendido, Microsoft ya no se hace responsable de ningún tipo de incidencia en Dynamics NAV. En este punto, el grueso de la aplicación deberá ser atendido mediante recursos propios. En esta tercera etapa, por lo tanto, podemos decir que el producto de Microsoft está obsoleto y hay que sustituirlo.

Como cualquier actualización de Dynamics NAV, la transición a Business Central es sencilla. Sin renunciar a las funcionalidades de tu Navision, te proponemos trabajar con una solución moderna que se adapta a las necesidades presentes y futuras de tu empresa.

Tabla: Ciclo de vida de las versiones de Microsoft Dynamics NAV