MRP y ERP: La evolución de la planificación empresarial

Es esencial conocer las diferencias que existen entre la planificación de materiales (MRP) y el software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) para lograr sacar el máximo provecho de ambos sistemas. Ambos son softwares muy utilizados en la industria, pero tienen sus diferencias. De hecho, las empresas de software de gestión consideran el ERP como una evolución del MRP, pero con mayores funcionalidades. Tanto el ERP como el MRP son dos herramientas que tienen el mismo fin: optimizar la producción y la coordinación de los procesos internos de la empresa.

Historia y Evolución de los Sistemas MRP y ERP

En este sentido, un primer acercamiento nos lleva a ver un poco su historia. Los sistemas MRP y ERP son un ejemplo de cómo la tecnología ha evolucionado para satisfacer las crecientes necesidades empresariales. Las primeras computadoras centrales se usaban solo para cálculos sencillos y almacenamiento de datos simples.

La evolución de los sistemas MRP parte de las aplicaciones diseñadas por los desarrolladores de software. La planificación de requerimientos de materiales (sistema MRP) es el antecesor de los sistemas ERP modernos. El sistema MRP se desarrolló en la década de los 70 y se centró principalmente en el inventario de materiales de producción. En los años 60 y 70, IBM, en colaboración con el fabricante de tractores y maquinaria de construcción J.I. Case, introdujo el software MRP para ayudar a los fabricantes con sus procesos de inventario y producción. Estaba diseñado para calcular e identificar los materiales necesarios y sus cantidades estimadas. También ayudaba a programar, entregar y almacenar los materiales, al tiempo que apoyaba la planificación de la producción. El objetivo del MRP era, a todos los efectos, estrictamente la fabricación. Estos primeros sistemas MRP requerían información sobre las existencias de inventario, datos de previsión de la demanda, definiciones de la estructura de la lista de materiales y otros detalles para recomendar las fechas y cantidades de los pedidos. En los años sesenta, los fabricantes se dieron cuenta de que necesitaban una forma mejor de gestionar, seguir y controlar sus inventarios. La tecnología informática estaba avanzando hasta el punto de poder satisfacer estos requisitos. Se desarrollaron soluciones de software básicas, denominadas MRP para satisfacer las necesidades de los fabricantes.

A lo largo de la década de 1970, cada vez más fabricantes empezaron a adoptar los sistemas MRP. En la década de 1980, los sistemas MRP evolucionaron hacia lo que se conoce como MRP II. Esta versión del MRP amplió el alcance original del software para abarcar las necesidades de equipamiento y mano de obra, las tasas de producción, la programación, la previsión, la elaboración de presupuestos, la presentación de informes, las finanzas y las funciones de marketing. La planificación de los componentes del proceso de fabricación del sistema MRP se convierte en la base o los cimientos de un sistema más completo. Con las crecientes necesidades le anexan aplicaciones varias, como gestión de inventarios y otras muy interesantes como programación de producción. El crecimiento de MRP II fue evolucionando con las continuas aplicaciones, que se iban expandiendo con las necesidades. Se aprovechaba todas las adaptaciones que se lograban desarrollar a la par con los avances informáticos, como por ejemplo las tecnologías de optimización.

En la década de 1990, los desarrolladores de aplicaciones empresariales habían mejorado el MRP II, creando una solución que podía gestionar no solo las necesidades de fabricación e inventario, sino también requisitos más amplios, como la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y los recursos humanos. Además, la tecnología subyacente evolucionó a partir de los mainframes, los minicomputadores y las primeras tecnologías de sistemas operativos de disco (DOS). Como solución de gestión para toda la empresa, MRP II evolucionó hasta convertirse en "Planificación de Recursos Empresariales (ERP)", un término acuñado por la empresa de análisis del sector Gartner a principios de la década de 1990. Aunque la tecnología ha cambiado drásticamente con la computación en nube, el concepto básico de ERP se mantiene relativamente inalterado.

¿Qué es un sistema MRP (Material Resource Planning)?

Un MRP (Material Resource Planning) ayuda a las PYMES a saber qué cantidades de materiales pedir a sus proveedores, en qué plazos y bajo qué presupuesto. Este sistema de software para Pymes ayuda a las empresas a calcular los materiales que requieren en un tiempo exacto para conocer las cantidades necesarias para pedir a los proveedores. El MRP tiene como fin proveer a la empresa con todo lo requerido para cumplir con la demanda de producción para los clientes y llevar un inventario; de esta manera, se evitarán problemas de desabastecimiento o de exceso de material.

Funcionalidades y Propósito del MRP

• El propósito de un sistema MRP es verificar qué materiales son necesarios para la fabricación, cuándo pedirlos, para que no haya interrupciones en la producción, y el estado de las existencias.
• Un software MRP I permite a las empresas de fabricación planificar las materias primas y su uso en el proceso de producción.
• A medida que vamos planificando nuestros encargos, vamos realizando un histórico y cuando vamos completando los proyectos con las entregas, vamos viendo los distintos balances.
• Los sistemas MRP evalúan la oferta y la demanda para hacer recomendaciones sobre compras de artículos, traslados de almacén y órdenes de fabricación.
• La oferta incluye el inventario disponible, los pedidos de compra pendientes, las transferencias de entrada previstas desde otros almacenes y los pedidos de producción.
• Las aplicaciones de planificación con capacidad finita influyen en los planes de materiales. Los planificadores de inventario o los compradores pueden crear órdenes de compra manualmente.
• Los pedidos de venta de los clientes representan una demanda firme. Los pedidos se satisfacen a partir del stock disponible en entornos de fabricación para stock o a partir de órdenes de fabricación en entornos de fabricación bajo pedido.
• En ambos casos, el MRP determina cuándo hay que pedir materias primas y cuándo programar las órdenes de fabricación de componentes intermedios y productos terminados para cumplir con las fechas de entrega prometidas en los pedidos de venta.
• La oferta y la demanda suelen evaluarse en intervalos de planificación definidos por el usuario.
• Los sistemas MRP generan mensajes de excepción (a veces denominados «mensajes de acción») para ayudar a los planificadores cuando surgen situaciones que requieren su atención. Por ejemplo, se generan mensajes de excepción si la demanda se produce dentro de los plazos de entrega de los proveedores o de producción, en cuyo caso es necesario acelerar los pedidos o ajustar las fechas.
• Además, el MRP sugerirá adelantar pedidos futuros para cubrir la demanda que pueda haber cambiado.
• Las previsiones de demanda se utilizan habitualmente para elaborar planes de materiales en escenarios de fabricación discreta para stock. El sistema puede generar estas previsiones de forma automática utilizando datos históricos para predecir la demanda futura. También es posible crear las previsiones de demanda manualmente o importarlas de clientes estratégicos.
• Los fabricantes de todos los segmentos industriales confían en MRP para la planificación de inventarios. Sin embargo, el MRP puede variar ligeramente según el sector. Por ejemplo, las cadenas de suministro de la industria automotriz a menudo dependen de los pronósticos de demanda suministrados por el cliente para impulsar los planes de materiales. Los fabricantes de alimentos, bebidas y productos químicos tienen requisitos MRP especializados para la producción por lotes y los procesos de fabricación repetitivos basados en fórmulas y recetas.

Ventajas y Desventajas del MRP

Ventajas:

• Planificación informada de la producción: El software permite a los fabricantes planificar adecuadamente los materiales, la mano de obra, los equipos y otros recursos necesarios para llevar a cabo el proceso de producción de forma eficiente.
• Mejor control del inventario: Los sistemas MRP ayudan a los fabricantes a comprender y gestionar mejor sus niveles de inventario con mayor precisión, garantizando que los supervisores estén bien equipados para reabastecer los materiales y suministros críticos.
• Mejor planificación de las compras: Al comprender mejor las entradas y salidas de la empresa, los supervisores pueden mejorar su planificación y previsión de compras.
• Gestión de datos mejorada: En el mundo actual, los fabricantes generan y utilizan cantidades significativas de datos.
• El MRP mejora el flujo de caja al evitar el exceso de existencias.

Desventajas:

• Funcionalidad puede variar mucho: Como ocurre con cualquier software empresarial, puede haber una gran variación entre las distintas plataformas. Las empresas deben dedicar tiempo a comprender sus necesidades específicas y a investigar qué solución será la mejor para su negocio.
• Se requiere una introducción meticulosa de los datos: Los sistemas MRP sólo son ventajosos cuando se trabaja con datos precisos.
• Un MRP planning no está pensado para otros procesos fuera de la planificación y control de la producción. Por ejemplo, el trato con el cliente, la comunicación online con las distintas agencias, el trabajo personalizado con los distintos clientes, etc.
• Los sistemas MRP resultan mucho más específicos y no logran abarcar todos los procesos de la empresa. Es decir, no integran módulos capaces de ayudar con la gestión de clientes y campañas de marketing acorde al tipo de cliente o permitir relaciones personalizadas con estos.
• Como es un software específico para la manufactura no permite una integración total de los procesos. Ya que el MRP es básicamente un software para procesos de manufactura, se pueden tener problemas al momento de integrarlo con otras aplicaciones del tipo administrativo.

¿Qué es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning)?

Un software ERP (Enterprise Resource Planning) es capaz de gestionar producción, compras, ventas, inventarios, equipo de trabajo, colaboradores, distribuidores y muchos otros intermediarios. Este novedoso software significa la planificación de los recursos empresariales, que desplazó al MRP II. El software ERP abarca la totalidad de la organización y permite unir las diversas funciones coordinando sus actividades. Una solución ERP conecta todos los datos de todos los departamentos y funciones de una organización, incluidas las finanzas, los recursos humanos, las ventas, la gestión de las relaciones con los clientes y todo lo demás. Los sistemas ERP modernos basados en la nube son soluciones integrales de gestión empresarial. La implementación de un ERP permite a todas las empresas, independientemente de su tamaño y sector, unificar sus sistemas de datos, lo que les permite tomar decisiones acertadas y crecer rápidamente.

Funcionalidades y Propósito del ERP

• Un ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta de gestión diseñada para coordinar y unificar la información que se maneja en las diferentes áreas y departamentos de una misma empresa.
• Es una herramienta ideal para aquellas empresas que deben gestionar la adquisición de material con unas previsiones reales.
• El ERP es un sistema de administración para las compañías mucho más completo, esto con la finalidad de lograr que los procesos se lleven en conjunto con una base de datos única y así conseguir que todos y cada uno de los procesos (o departamentos) estén en completa comunicación e integración.
• Este software abarca los procesos de gestión relacionados con cliente (CRM), abarcando la toma de pedidos, cobros, registro de operaciones, etc.
• Los sistemas ERP consisten de manera básica en unas aplicaciones modulares, que se integran de acuerdo con las necesidades. Cada una de ellas aborda un proceso específico de la gestión del negocio. Quiere decir, que además de los módulos principales, se integran la operación de manufactura, pedidos, y finanzas.
• El diseño modular también hace que estos sistemas ERP se vayan adaptando a partir de un estándar a las necesidades particulares del negocio. Por ejemplo, una empresa de consultoría no requiere utilizar la planificación de materiales de producción.
• A diferencia de un sistema MRP, un software ERP debe centralizar la información que se genera y facilitar a todos los procesos de negocio la información adecuada en el momento correcto. En lugar de soluciones aisladas, un sistema ERP con actualizaciones continuas garantiza la gestión de recursos en toda la empresa.
• El flujo de comunicación se mejora y la colaboración dentro de la empresa puede hacerse más eficiente.
• Las áreas funcionales típicas del software ERP son la gestión de materiales (adquisición, almacenamiento), la producción o la planificación y el control de la producción, las finanzas y la contabilidad, la contabilidad de costes, la compraventa y la comercialización.
• Un sistema ERP centraliza la información y da soporte a la coordinación de recursos, y procesos dentro de una empresa industrial. Consiste en una base de datos que proporciona los interfaces e la información a todas las áreas de la empresa.
• Los ERP son un sistema de software más completo. Incluye todas las funciones de un MRP, pero también permiten a los fabricantes mejorar y gestionar sus ventas, presupuestos y estimaciones, la gestión de las relaciones con los clientes, la contabilidad, los recursos humanos, la gestión de proyectos y mucho, mucho más.
• Más allá de los MRP, los ERP conectan e integran los diferentes aspectos de un negocio en una sola base de datos. Esto le permite agilizar las tareas y los procesos, así como compartir información sin errores en toda su organización.
• Los ERP impulsan su negocio con datos precisos y le ayudan a aumentar la eficiencia y reducir los costes en toda la organización.

Ventajas y Desventajas del ERP

Ventajas:

• Reducción de los costes operativos: Los sistemas ERP modernos son lo suficientemente potentes como para gestionar varias tareas operativas y administrativas al mismo tiempo. Como resultado, las empresas son capaces de asignar recursos a través de su negocio de manera más eficiente.
• Mejora del servicio y la satisfacción del cliente: Los ERP suelen tener funciones de gestión de las relaciones con los clientes integradas en la plataforma. Como resultado, las empresas disponen de una forma más eficaz de atender a sus clientes, lo que se traduce en clientes satisfechos y más repetición de negocios y referencias.
• Mayor seguridad y gestión de los datos: Estos sistemas ofrecen una imagen completa de las operaciones de la empresa.
• Un sistema ERP puede aumentar el rendimiento de una empresa optimizando la planificación y gestión de los recursos y aumentando la productividad. Por ejemplo, los flujos de trabajo se utilizan para simplificar procesos, revisar cuidadosamente el desempeño de los empleados y evaluar sus resultados. Esto proporciona a los “Managers” datos transparentes, lo que les permite identificar qué procesos son más productivos y cuáles deben optimizarse.
• Uno de los aspectos más potentes de un ERP es que nos informa en cada momento de la liquidez que posee la compañía.
• La comunicación y las bases de datos de todos los proyectos están en un mismo sistema, lo que facilita mucho la efectividad de la empresa.

Desventajas:

• Costosos: Mientras que los MRP tienden a ser más asequibles para las empresas más pequeñas, los ERP suelen considerarse gastos de capital masivos. Los sistemas ERP cubren varias facetas de un negocio de fabricación y, como tales, los proyectos de implantación e integración son caros y requieren muchos recursos. De hecho, las empresas pueden gastar entre el 2 y el 5% de sus ingresos anuales en su sistema ERP.
• Curva de aprendizaje pronunciada: Dado que los sistemas ERP abarcan varias áreas operativas, resulta complicado familiarizar adecuadamente a los empleados con la herramienta digital.
• Para empresas pequeñas o medianas, un ERP puede resultar demasiado complicado para lo que realmente se aprovecha. Dispone de demasiados módulos que este tipo de empresas no usarán.

Diferencias Clave entre MRP y ERP

Dicho todo esto, se puede resumir o establecer la diferencia cardinal entre ambos sistemas, ERP y MRP de la manera más simple. La principal diferencia entre MRP y ERP es el alcance. La planificación de necesidades de material (MRP) es una herramienta específica utilizada principalmente por los fabricantes para gestionar el inventario, programar la producción y realizar pedidos de materiales. El MRP funciona como un módulo especializado dentro de un sistema ERP más amplio. Mientras que los primeros sistemas MRP funcionaban como software independiente, las empresas modernas se basan en plataformas ERP integradas en las que los datos MRP fluyen sin problemas hacia y desde otros departamentos.

En esta visión el sistema MRP es un pequeño módulo en el software integrado conocido como ERP. Cuando se trata de un análisis MRP vs. ERP, los propietarios de empresas pueden encontrar algunas dificultades para distinguir los dos sistemas. Sin embargo, la diferencia crítica es que un sistema MRP es una solución digital independiente que sólo se ocupa del proceso de fabricación. Además, los usuarios ERP en una misma empresa son muchos más que los que utilizan el sistema MRP. En esta última, sólo los supervisores y gerentes centrados en la fábrica utilizan la herramienta MRP. En resumen:

Muchas empresas del sector industrial finalmente pidieron que estos sistemas se ampliarán y cubrieran otras áreas, como ventas, compras y la gestión de proveedores. Por lo tanto, los sistemas de planificación de recursos materiales (o MRP II) han evolucionado para cumplir con estos requisitos. Como resultado, de la creciente demanda de una información más específica, nació el ERP. Mientras que un sistema MRP y MRP II se enfocaron exclusivamente en el sector de fabricación, los sistemas ERP modernos de hoy en día son capaces de cubrir múltiples sectores industriales.

Implementación y Consideraciones

Con el poder generado con la información utilizada de manera efectiva, esta gestión es vital para todas las organizaciones, con independencia de su tamaño. Sin embargo, conviene conocer bien las características de cada herramienta, antes de implementarlas en nuestros equipos de trabajo. Pues algunas de ellas pueden significar, tiempo, dinero y frustración para nuestros colaboradores.

¿Cuál es el mejor sistema ERP para mi empresa?

¡El mejor sistema ERP es el que mejor se adapte a su empresa! Pero saber cuál es la solución que necesita depende de una gran variedad de factores. En particular, sus requisitos específicos, su industria y su modelo de negocio. En cualquier caso, debe asegurarse de que el software sea flexible y esté preparado para el futuro, de modo que también pueda hacer frente a las necesidades futuras a medida que aparezcan. Además de las funciones del sistema ERP, el proveedor también debe adaptarse a usted, porque una cooperación fiable y segura es la clave del éxito. Afortunadamente, hoy día existen herramientas que integran todo esto de una forma fácil y accesible a todo tipo de pequeña y mediana empresa. Las empresas más grandes utilizan SAP o Microsoft Dynamics. Sin embargo, todos estos softwares resultan muy complejos para equipos acostumbrados a trabajar de manera ágil y entre colaboradores que están repartidos por distintas zonas geográficas.

Ahora que ya sabes las diferencias entre un ERP y un MRP, solo tienes que ponerte en contacto con una empresa de software de gestión para que resuelva tus dudas y te asesore.