Montar un Bufete de Abogados: La Opción del Coworking y el Smart Working

Una gran cantidad de personas que trabajan por cuenta ajena tienen el deseo de montar un despacho profesional y trabajar por cuenta propia. El sector de la abogacía está muy competido hoy en día y puede ser difícil abrirse un hueco en él. Por eso, antes de tomar la decisión de abrir un despacho de abogados propio, conviene hacer una reflexión interna: ¿Dispones de las cualidades y capacidades necesarias?

Definiendo la Idea de Negocio y Planificación Inicial

Uno de los primeros pasos a la hora de emprender consiste en definir la idea de negocio. Debes tener muy en claro el sector y el tipo de servicio que ofrecerás. Si bien es cierto que cuanto más completo y más abarque tu servicio mayores oportunidades tendrás, atrayendo nuevos clientes, también es cierto que debes tener claros los recursos a tu disposición.

Es importante aclarar si tienes la capacidad de ofrecer un servicio online y presencial. Una vez que establezcas estos puntos, es el momento de decidir el tipo de clientes en los que se enfocará tu negocio. De esta forma, podrás especializarte, ofreciendo así un servicio de mejor calidad y adquiriendo más experiencia, lo que a su vez atraerá a más clientes del tipo en el que te has enfocado. También te hará más sencilla la tarea de mantenerte al día con las últimas actualizaciones relacionadas con el servicio que ofreces, las normativas y demás cambios que van a asegurar que mantengas el interés de posibles clientes en tus servicios.

También tendrás que investigar bien el ámbito geográfico y empresarial para tomar mejores decisiones. Elaborar un plan de empresa, incluso si tu despacho de abogados es muy pequeño al principio, te ayudará a controlar mejor todos los pormenores y te servirá para marcar el camino a seguir.

Formalización y Aspectos Legales

Para poder ejercer por cuenta propia en España, es necesario darse de alta como autónomo. También debes estar inscrito/a en el Colegio de Abogados que corresponda (dependiendo de dónde ubiques tu despacho) y estar al corriente de todas las cuotas requeridas.

Otra decisión importante que tendrás que tomar al montar tu despacho de abogados tiene que ver con la forma jurídica del negocio. Si decides iniciar esta andadura empresarial por tu cuenta, sin contar con nadie más, puedes convertirte en autónomo o autónoma. Por otro lado, si cuentas con varios socios, la opción de constituir una sociedad mercantil puede ser interesante. Es importante estudiar bien las distintas opciones, con sus pros y contras. Por ejemplo, la contabilidad es más sencilla como profesional autónomo, pero el modo de responder frente a las deudas es distinto al de la sociedad limitada. Aunque todos los socios deben compartir objetivos y responsabilidades para que la asociación pueda funcionar.

Consideraciones Financieras

Por otro lado, hay que tener en mente los gastos mensuales que va a generar el despacho: suministros (agua, luz, internet, etc.), seguros, cuotas de autónomos. Si lo necesitas, hay distintas formas de obtener financiación. Además de las posibles ayudas o subvenciones que puedan existir, los bancos suelen ofrecer programas de financiación y préstamos en estas circunstancias.

En cuanto a la fijación de tus honorarios, puedes establecer tus precios con libertad (teniendo en cuenta las tarifas orientativas a las que tengas acceso). Además, puedes optar por una retribución fija, por horas, periódica.

La Elección del Espacio de Trabajo: Coworking y Smart Working

Encontrar una buena localización es algo fundamental a la hora de montar un bufete de abogados. Es posible que al principio no dispongas de mucho capital para invertir en este tipo de espacios. En estos casos conviene elegir oficinas ya acondicionadas (que no requieran obra) u optar por otras posibilidades, como un coworking. El coworking se ha consolidado como una solución innovadora para profesionales que buscan un espacio de trabajo flexible, equipado y sin los costes fijos de una oficina tradicional. Pero, ¿es el coworking una buena opción para los abogados?

El Smart Working, o trabajo ágil o inteligente, se basa en el uso de las Tecnologías de la Comunicación e Información (TIC´S), poniéndolas a disposición de los trabajadores con la finalidad de aumentar la rentabilidad y la eficacia, conseguir una disminución en los costes empresariales, y favorecer la conciliación de la vida personal y laboral. En esta modalidad de prestación de servicios, el empresario pone a disposición del empleado una serie de medios y herramientas tecnológicas, que no sólo consisten en dispositivos electrónicos (como ordenadores, tablets o smartphones) sino también abarcan servicios digitales como internet, intranets, correo electrónico, cloud computing o redes sociales, a fin de que el trabajador no tenga que estar siempre presente en la sede física de la empresa, pudiendo realizar sus tareas desde otros lugares y con sus propios horarios.

El SMART WORKING ahonda más aún en los términos de flexibilidad, autonomía del trabajador y confianza, aprovechando para ello las grandes oportunidades que concede la revolución tecnológica que estamos viviendo. Con una inversión en telefonía móvil y ordenadores portátiles, los abogados pueden trabajar en el horario que elijan o necesiten, y desde el lugar en que se encuentren, accediendo a las bases de datos jurídicas, a los sistemas de gestión corporativa, y realizando sus comunicaciones con los Tribunales sin más sujeción que la derivada de los plazos procesales y el cumplimiento de sus compromisos con los clientes. En este sentido, la autonomía que la tecnología proporciona al abogado puede ser aprovechada ventajosamente por la firma en múltiples aspectos.

Ventajas del Coworking para Abogados

El coworking ofrece una serie de beneficios que pueden ser atractivos para los abogados:

• Reducción de Costes: Una de las principales razones por las que muchos profesionales y empresas optan por el coworking es el importante ahorro en costes fijos. Al rentar un espacio de trabajo compartido no es necesario cubrir los costos de renta de una oficina privada, mantenimiento, internet, mobiliario o servicios básicos.
• Imagen Profesional ante los Clientes: Contar con una oficina bien ubicada, con salas de juntas equipadas y áreas de recepción, brinda una imagen de seriedad y confianza. Un abogado que recibe a sus clientes en un entorno profesional transmite seguridad, lo cual es fundamental en la construcción de relaciones de confianza en el ámbito legal.
• Flexibilidad en Horarios y Espacios: Los espacios compartidos permiten elegir el tipo de área que mejor se adapte a las necesidades del momento: desde escritorios individuales para trabajo personal, hasta salas privadas para reuniones y asesorías. Esta flexibilidad es ideal para abogados con agendas variables y que requieren adaptarse a diferentes escenarios.
• Networking y Colaboración: Una de las características del coworking es su potencial para generar relaciones profesionales. Estar rodeado de otros emprendedores y profesionales facilita la creación de nuevas conexiones, la generación de oportunidades de negocio y el aprendizaje de otros sectores. En un coworking u oficina compartida es posible crear alianzas estratégicas con otros abogados o profesionales de sectores complementarios como contadores, u otros especialistas, lo cual enriquece la práctica legal y facilita la recomendación de clientes.
• Productividad: Según Harvard Business Review, los espacios de coworking mejoran la satisfacción y productividad de los trabajadores al ofrecer ambientes flexibles y colaborativos. La presencia de otros trabajadores motivados puede influir positivamente en tu rendimiento.
• Servicios Incluidos: Los coworkings suelen ofrecer una gama de servicios que mejoran tu experiencia laboral sin que debas preocuparte por la gestión ni asumir costes adicionales. Estos espacios compartidos ofrecen herramientas que en una oficina tradicional representarían un costo elevado: internet de alta velocidad, proyectores, pantallas, áreas de descanso, impresoras y, en muchos casos, servicios adicionales como recepción de documentos o llamadas.

En definitiva, el coworking puede ser una excelente opción para abogados que buscan flexibilidad, ahorro y oportunidades de networking. El ejercicio del derecho está en constante evolución, y los abogados independientes o despachos pequeños enfrentan el reto de competir en un mercado dinámico, con grandes firmas y recursos limitados. Una de las soluciones más prácticas y accesibles para impulsar su crecimiento es optar por un espacio de trabajo compartido. Estos entornos ofrecen mucho más que un lugar físico: representan una oportunidad de optimizar costos, proyectar profesionalismo y fomentar nuevas conexiones.

Desventajas del Coworking para Abogados

A pesar de sus ventajas, el coworking también presenta algunos inconvenientes que los abogados deben considerar:

• Privacidad Limitada: Uno de los principales inconvenientes de los espacios de coworking es la limitada privacidad que ofrecen, especialmente en las zonas abiertas o “hot desks”. El temor a la fuga de información corporativa y el acceso a dicha información por parte de terceros no autorizados puede plantear una grave ruptura en la confidencialidad que los clientes depositan en la firma, y, en definitiva, generar graves daños de contenido económico y/o reputacional.
• Distracciones: La convivencia con otros profesionales, por muy interesante que sea, también puede generar distracciones.
• Cultura Empresarial: Para las organizaciones que valoran su identidad interna, trabajar en un entorno compartido puede dificultar la construcción de una cultura empresarial fuerte y cohesionada.
• Costes Ocultos: Aunque el coworking es más económico que una oficina tradicional en muchos casos, también puede convertirse en una opción cara si no se planifica bien su uso. Algunos coworkings cobran aparte por el uso de salas de reuniones, el escaneo de documentos, las impresiones, los casilleros o incluso el café.
• Personalización Limitada: Otro aspecto que puede ser limitante para ciertas empresas es la imposibilidad de personalizar el entorno.

Factores a Considerar al Elegir un Espacio de Coworking

La elección entre un espacio de coworking y una oficina tradicional depende de las necesidades de cada abogado o firma legal. Aquí hay algunos factores a considerar:

• Ubicación: Un coworking ideal debería estar estratégicamente situado para facilitarte el día a día. ¿Está cerca de tu casa? ¿Bien conectado por transporte público? ¿Hay opciones de aparcamiento?
• Servicios: Los servicios que ofrece el espacio también son esenciales. Algunos coworkings incluyen lo básico: escritorios, wifi y café. Pregúntate: ¿qué necesito para trabajar bien cada día?
• Comunidad: Uno de los pilares del coworking es la posibilidad de generar conexiones profesionales. Algunos espacios son más activos y colaborativos, mientras que otros mantienen un ambiente más silencioso o corporativo.
• Costes: Es fundamental que analices bien los costes reales. Algunos coworkings cobran aparte por el uso de salas de reuniones, el escaneo de documentos, las impresiones, los casilleros o incluso el café.
• Cultura: La cultura del coworking -su estilo, sus normas de convivencia, su estética, su filosofía de trabajo- debe ir en sintonía con la cultura de tu empresa o tu proyecto personal.

Tipos de Espacios de Coworking

Existen diversas modalidades de coworking que se adaptan a diferentes perfiles profesionales, necesidades de negocio y culturas laborales:

• Coworking Tradicional: Es la forma más pura del concepto. Los autónomos y las startups representan uno de los públicos más habituales del coworking.
• Coworking Especializado: Dirigidos a profesionales de un mismo sector o empresas con actividades similares, agrupándolas en un mismo espacio.
• Coworking Corporativo: Las grandes empresas dedicadas a espacios colaborativos ofrecen espacios más amplios y especialmente diseñados para grandes firmas con decorados corporativos, entre otros servicios.

Puestos Flexibles

Los puestos de trabajo flexibles son perfectos para trabajadores nómadas. Los trabajadores nómadas son todos aquellos que están equipados tecnológicamente para trabajar en cualquier lugar y que realmente lo hacen. No tienen oficina fija.

Ventajas de los Puestos Flexibles:

• Un mejor balance entre la vida privada y profesional.
• Aumenta tu red de contactos.
• Más opciones.
• Compartir conocimientos.
• Profesionalización.
• Menos costes de tu infraestructura.
• Menos traslados desde tu casa a la oficina.
• Aumento de la productividad.
• Saludable.

Desventajas de los Puestos Flexibles:

• No eliges el diseño de la oficina.
• Menos privacidad.
• Concentración.