Módulos ERP para Consultoras: Guía Completa para la Optimización Empresarial

Hoy en día, es muy habitual oír hablar de un sistema de gestión ERP, de hecho, es el software con mayor demanda por parte de las empresas. Los estudios así lo confirman, dando como resultado un 50% de demanda en software ERP. Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de planificación de recursos empresariales. Sirve para automatizar los procesos de la empresa y facilitar las tareas administrativas y la toma de decisiones. Esto es una ventaja significativa para las empresas, ya que les permite tomar decisiones rápidamente e incluso prever posibles errores y evitarlos.

Un software ERP sirve para todo tipo de empresas, tanto pequeñas como grandes y para cualquier sector. Existen ERP para cualquier tipo de empresa, desde las pequeñas y medianas a las multinacionales, y también para cada tipo de sector en el que se desarrolla la compañía.

¿Qué es un ERP Modular?

Los ERP están integrados por diferentes módulos que corresponden a cada departamento de una empresa. Esto permite que las empresas adquieran solo los módulos ERP que necesitan para su empresa. Con el software ERP, todos los departamentos de una compañía están integrados. Quizás antes había un programa concreto para cada departamento, pero ahora, disponemos de una única base de datos que centraliza todo el flujo de información que se genera en cada departamento.

Los módulos de un ERP son las extensiones que permiten que esta herramienta tenga diferentes funcionalidades. Estos módulos no son vistos como aplicaciones diferentes, aunque cada uno tiene usos distintos y puede implementarse por separado, ajustándose de manera precisa a las necesidades de cada sector o negocio. Cada módulo está conectado al núcleo del sistema ERP, por lo que el sistema mantiene una fuente única de datos, incluso cuando la empresa agrega nuevos módulos.

El objetivo básico de utilizar un sistema de planificación de recursos empresariales es proporcionar un repositorio central para toda la información que comparten las diversas áreas del ERP y mejorar el flujo de datos en toda la organización. Como es natural, el uso de un módulo de gestión de proyectos es común en industrias donde se lleven a cabo múltiples proyectos, como la construcción y el sector industrial.

Ventajas de los ERP Modulares

Desde un inicio, los sistemas ERP modulares fueron ganando terreno, ya que permitían obtener solo lo que se necesitaba y no tener que pagar por extras innecesarios. Se estima que el 20% de las funciones dan como resultado el 80% del valor para los usuarios, por lo que es importante contar con un partner experimentado capaz de acotar qué es lo que realmente necesita.

Otro motivo por el cual las empresas eligen softwares modulares es para poder realizar implementaciones por fases. Así, primero implementan las más esenciales para su actividad (y que necesitan con más urgencia). Lo mejor del software ERP modular es que una empresa puede crecer y agregar funcionalidad para nuevos modelos de negocio manteniendo la misma base.

Hoy en día, no solo es factible ir adquiriendo y poniendo en marcha un ERP por módulos, sino que es cada vez más frecuente disponer de ellos en modo Software como Servicio (SaaS). Esto añade gran flexibilidad y escalabilidad a las soluciones, ya que añadir módulos y usuarios es bastante sencillo.

Tipos de Módulos ERP

La funcionalidad de ERP está organizada en capacidades específicas, a menudo denominadas módulos. Estos módulos están diseñados para atender las necesidades de departamentos concretos de la empresa, como finanzas, compras, cadena de suministro, recursos humanos, etc. Los equipos distribuidos acceden a una plataforma de ERP central para que todas las personas utilicen el mismo sistema.

Módulos Comunes

Los módulos de un ERP están compuestos por funcionalidades que están relacionadas entre sí. Estas funcionalidades permiten automatizar y desarrollar actividades concretas de las empresas. La mayoría de las soluciones de ERP incorporan en primer lugar las finanzas y posteriormente añaden capacidades adicionales, en función de las prioridades de tu negocio, tu sector y los cambios en las condiciones de mercado.

1. Módulo de Gestión Financiera: Es la base de todo sistema de ERP. Gracias al seguimiento de las cuentas a pagar y cobrar, y de la asistencia que te brinda para gestionar el libro mayor, este módulo pone el foco en tu situación y perspectiva financiera actual. La automatización desempeña un papel crucial. El módulo financiero automatiza las tareas relacionadas con la facturación, los pagos a proveedores, la gestión de gastos, la administración de activos y la contabilidad de negocios conjuntos, entre otras cosas.
2. Módulo de Compras: Mejora tu capacidad para comprar los productos o los materiales que necesitas para fabricar o vender productos. Automatiza, supervisa y analiza ofertas al tiempo que ayuda a preparar y enviar pedidos de compra. Básicamente, contar con el módulo adecuado simplifica las compras de manera integral ya que racionaliza las adquisiciones y el gasto, y mejora la forma en que gestionas la compra directa de materiales y la contratación de servicios. También ayuda a que el departamento de administración pueda llevar un control financiero de los materiales que se compran. Dos de sus funcionalidades más conocidas son: portal de proveedores y purchase-to-pay (P2P).
3. Módulo de Cumplimiento y Gestión de Riesgos: Utiliza la inteligencia artificial (IA) y machine learning para mejorar los controles financieros. Con las capacidades de gestión de riesgos, puedes seguir cumpliendo los requisitos, ya que automatiza diversos procesos como la generación de informes de separación de funciones y la concesión y el control del acceso de los usuarios.
4. Módulos de Gestión de la Cadena de Suministro (SCM): Supervisan cómo los productos y los bienes pasan por la cadena de suministro: desde los proveedores principales y secundarios hasta fabricantes, pasando por distribuidores, minoristas o consumidores. Los sistemas de gestión de la cadena de suministro permiten determinar los niveles óptimos de existencias y el aprovisionamiento de artículos en cada ubicación en función de las previsiones de demanda, evitando así los excedentes y los desabastecimientos.
5. Módulos de Gestión del Rendimiento Empresarial (EPM): Mejoran los procesos que facilitan que tu empresa elabore planes, presupuestos, previsiones e informes acordes a su rendimiento. Fomentan una planificación conectada (frente a la antigua planificación aislada por departamentos) ya que ofrecen una visión unificada de la planificación financiera, operativa y de las líneas de negocio.
6. Módulo de Fabricación: Con un módulo de fabricación, tu empresa podrá planificar y gestionar los ciclos de producción con más facilidad. Con los módulos actuales puedes desplegar una fabricación mixta, es decir, utilizar una combinación de procesos, como la fabricación discreta y por procesos, en lugar de limitarte a un único tipo.
7. Módulos de Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM): Permiten gestionar a los clientes mejorando los procesos de ventas y marketing, especialmente los que fomentan la captación de oportunidades potenciales de venta. Entre las capacidades que se deben buscar en los módulos de CRM se incluyen la gestión de contactos, el seguimiento de comunicaciones, la supervisión de oportunidades o clientes potenciales, el historial de pedidos, la emisión de tíckets, la creación de ofertas y la productividad de los agentes de ventas. El CRM permite organizar toda la información sobre tus clientes y tu interacción con ellos.
8. Módulo de Gestión de Capital Humano (HCM) / Recursos Humanos (HRM): Contiene registros detallados de todos los empleados, incluidas revisiones del desempeño, descripciones de puestos, selecciones de beneficios y cifras de asistencia o vacaciones. El módulo de recursos humanos automatiza múltiples tareas, como los horarios de los empleados, la contratación y la gestión de nóminas.
9. Módulo de Gestión de Proyectos: Este módulo mejora la gestión de proyectos con herramientas de visualización compartidas que ayudan a realizar un seguimiento de los programas, los presupuestos y los recursos. Puedes conformar el equipo de proyecto adecuado aplicando filtros de búsqueda en función de cargos, competencias y ubicaciones. También mejora la gestión de presupuestos, ya que estandariza la forma de registrar los costes en todos los departamentos de la empresa.
10. Módulo de Análisis de ERP: Proporcionan insights del libro mayor sobre la rentabilidad y aceleran el proceso de cobro, lo cual redunda en la mejora de los flujos de efectivo. También mejora las cuentas a pagar, ya que permite que los equipos financieros realicen el seguimiento de los importes atribuidos a proveedores que se han abonado a tiempo y de los que incurren en demoras para determinar la urgencia del pago.
11. Módulo de Gestión de Inventario: Con el módulo de gestión de inventario, las empresas se aseguran de gestionar el stock. Tanto si es materia prima para producción o productos finales para la venta. De esta forma, una empresa puede controlar no tener excesivo stock de un ítem ni demasiado poco como para no poder trabajar.
12. Módulo de Gestión de Almacenes: Permite conocer la ubicación de tu stock dentro de uno o varios almacenes y cuál ha sido su recorrido. Esto es importante para sectores cuyos almacenes funcionan como parte de producción.
13. Módulo de Gestión de Producción: Ayuda a las empresas a llevar un mejor control de sus procesos de fabricación.
14. Módulo de Inteligencia de Negocios (Business Intelligence, BI): Sirve para analizar los datos empresariales y, así, poder tomar decisiones estratégicas y operativas.
15. Módulo de Ventas: Sirve para controlar los pedidos de los clientes, gestionar los equipos comerciales y crear las estrategias para aumentar las ventas.
16. Módulo de Gestión Documental: Se encarga de almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización.
17. Módulo de Gestión de Calidad: Ayuda a que el trabajo se realice siempre de una forma uniforme y de alta calidad. También, tiene como propósito conseguir la máxima calidad de un producto, de un proceso de producción, o de un servicio u organización.
18. Módulo de E-commerce: Es cada vez más importante debido a la apertura del mercado digital. Se trata de la gestión de las ventas online a través de un webshop (ya sea Magento, WooCommerce u otro).
19. Módulo de Gestión de Transporte (TMS): Es usado por empresas que tienen sus propios vehículos de transporte.
20. Módulo de Servicios de Gestión de Campo (Field Service): Es especialmente útil para aquellas empresas que desarrollan su actividad en el terreno del cliente. Con ayuda de este módulo, se hace: creación y seguimiento de órdenes de trabajo, mantenimiento, reparaciones, consulta del inventario, planificación de citas, etc.
21. Módulo de Trazabilidad: Es uno de los módulos que indicábamos al inicio como Verticales. Un ejemplo son las empresas de alimentación que por imperativo legal necesitan controlar la trazabilidad de sus productos a través de lotes y fechas de caducidad.
22. Módulo de Cartera: Este módulo permite la previsión de cobros y pagos complementando el módulo de finanzas. Nos permite disponer de amplia información de análisis de previsiones.

Clasificación de Módulos

A la hora de elegir un ERP, podemos distinguir varios tipos de módulos en función de sus funcionalidades:

• Básicos: Son los módulos que necesita toda empresa para gestionar su actividad sin importar su tamaño y sector. Un ejemplo de módulo básico es el de Finanzas o el CRM. Cualquier empresa tendrá que gestionar su contabilidad, controlar gastos o gestionar clientes para su funcionamiento.
• Opcionales: Son aquellos módulos que, aún siendo generales, sólo son necesarios para ciertas empresas. Por ejemplo, una empresa que fabrica por stock necesitará un módulo de gestión de inventario.
• Verticales: Son aquellos que están especialmente diseñados para un sector concreto. Es decir, si una empresa se dedica a la fabricación de máquinas, necesitará un módulo de producción. No obstante, si se trata de una empresa de servicios financieros, no tiene sentido que la empresa tenga un módulo de producción.

El Papel de las Consultoras ERP

Instalar un software ERP puede parecer algo muy complicado que puede frenar a algunas empresas de hacerlo. En realidad, es una labor que requiere de conocimientos sobre como hacerlo, la forma y el tiempo de instalación. Por ello existen consultoras que se especializan en la implantación de un sistema ERP.

Implementar un ERP es un paso importante, pero por sí solo no garantiza resultados. Muchas empresas caen en el error de pensar que el software resolverá automáticamente sus problemas internos, cuando en realidad todo depende de cómo se analicen y definan los procesos previamente.

En este escenario, el consultor ERP se convierte en una figura clave dentro de la transformación digital. Su papel va mucho más allá de la parte técnica: conecta las necesidades del negocio con las capacidades del sistema, asegurando que la implementación tenga sentido desde el punto de vista operativo.

De forma práctica, un consultor ERP se encarga de:

• Analizar los procesos actuales para detectar ineficiencias y puntos de mejora.
• Definir cómo deben adaptarse los flujos de trabajo antes de automatizarlos.
• Seleccionar la herramienta adecuada, evaluando distintos proveedores de ERP como SAP, Oracle o Microsoft Dynamics.
• Supervisar la implementación de software, alineándola con los objetivos del negocio.
• Asegurar una correcta estructuración de datos, clave para una buena toma de decisiones.

Beneficios de contar con un experto en la implementación

Trabajar con un consultor ERP aporta ventajas claras durante todo el proceso. Si estás valorando este tipo de proyecto, contratar un consultor ERP no solo reduce riesgos, sino que permite adaptar el sistema a las necesidades reales del negocio desde el inicio.

• Personalización real: adapta el sistema a las necesidades de la empresa, y no al revés.
• Reducción de errores: evita fallos críticos en la migración de datos y configuración del sistema.
• Ahorro de tiempo: acelera la adopción del ERP y reduce la curva de aprendizaje del equipo.

Para conocer bien lo que un proveedor de ERP puede hacer en su caso es importante hacerle una serie de preguntas. ¿Cuántas implantaciones de ERP (exitosas) ha realizado? ¿Qué clientes tiene? ¿Qué técnicos realizarán la implantación? No es fácil elegir un proveedor ERP. Es una de las decisiones más importantes de la empresa.

El diagnóstico inicial consiste en realizar un análisis de la situación actual del negocio con el fin de establecer cuáles son las necesidades de la empresa. Lo primordial es detectar qué funciones se necesitan cubrir. Tras el diagnóstico inicial, es el momento de determinar hasta qué punto los módulos básicos satisfacen las necesidades de la empresa.

ERP Modular en la Nube

Hoy en día, no solo es factible ir adquiriendo y poniendo en marcha un ERP por módulos, sino que es cada vez más frecuente disponer de ellos en modo Software como Servicio (SaaS). La nube implica numerosas ventajas en el despliegue y explotación de soluciones ERP. En primer lugar, facilita la integración entre módulos, y su acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento. Igualmente, hace más sencillo incorporar otras herramientas, como aplicaciones CRM, Inteligencia de negocio o comercio electrónico. Los servicios de base de datos e infraestructuras forman el núcleo de la solución, lo que facilita su puesta en marcha y actualización continuada. Por último, la nube añade una gran flexibilidad y escalabilidad, siendo una opción idónea para empresas con perspectivas de crecimiento.

En resumen, las soluciones ERP en la nube son más económicas, amigables, más fáciles de personalizar y se actualizan de forma constante. Los costes típicos son licencias / suscripción (SaaS), implantación y consultoría, integraciones, migración de datos, formación y mantenimiento.

Casos de Uso y Aplicaciones

Actualmente, hay muchas empresas que implementan softwares ERP modulares. Esto se debe a que los softwares modulares son escalables. Por tanto, si crecen en el futuro, siempre pueden contratar módulos adicionales.

Debido a su actividad, una empresa de carne puede requerir un sistema ERP con contabilidad y finanzas, producción, gestión de inventarios, CRM, gestión documental y BI. De esta forma, puede controlar toda su producción, para tener la materia prima necesaria siempre lista para hacer frente a los pedidos de los clientes. Además, gracias a los módulos básicos de contabilidad y finanzas, pueden llevar en interno la contabilidad de la empresa sin tener que acudir a una asesoría.

La adquisición de un software modular puede ser la solución para una empresa de producción de envases. Esta empresa necesitará un sistema ERP con los módulos de contabilidad y facturación, gestión de pedidos de clientes, gestión de proveedores y MRP. Además, cabe la posibilidad de integrar softwares especializados con sistemas modulares de ERP. De esta forma, pueden controlar todas las áreas de la empresa, sin tener que contratar un software específico para cada necesidad. Por eso, como su actividad es la producción, la empresa de fabricación de envases puede adquirir un software especializado MES e integrarlo con el ERP. Así, consigue obtener un sistema lo más central posible, sin tener que quedarse con un módulo MES que no cubría todas sus necesidades.

Atención: cuanto más grande la empresa, más módulos e integraciones con otros softwares se requerirá. Esto significa que el coste de la implementación del software ERP también será mayor.

Un software ERP que debe estar preparado, sobre todo, para la gestión de proyectos, contabilidad, CRM y gestión de informes, entre otras. Se trata de un ERP que nace de la planta de producción y cubre todas las necesidades de una empresa desde la planificación de compras, el diseño e ingeniería de producto y por todos los procesos productivos, hasta la logística.

Microsoft Dynamics 365 como Ejemplo de ERP Modular

La empresa Microsoft es uno de los fabricantes que ofrece su software con paquetes de módulos. Su software ERP Dynamics 365 Business Central tiene dos planes: Essentials y Premium.

El plan Essentials incluye los módulos de administración financiera, ventas, marketing, entrega, compras, pagos a proveedores, inventario, planificación de suministro y disponibilidad, gestión de proyectos y gestión de almacenes. Este plan cuesta 59€ por usuario completo al mes.

El plan Premium incluye todos esos módulos y gestión de servicios y fabricación.

Esta integración se optimiza en soluciones Dynamics 365, que cuenta con un “Modelo común de datos” conocido como Dataverse, que facilita enormemente que las aplicaciones ‘hablen’ entre sí, además de simplificar el desarrollo de aplicaciones móviles y la automatización de flujos de trabajo con las herramientas Power Automate. Las soluciones ERP en la nube como Microsoft Dynamics 365 son más económicas, amigables, más fáciles de personalizar y se actualizan de forma constante. Por si fuera poco, la plataforma Microsoft Azure sobre la que corre cuenta con la máxima seguridad disponible en el mercado.

A continuación, se presenta una tabla comparativa de los planes de Microsoft Dynamics 365 Business Central:

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