Modelos de Organigramas para PYMES: Estrategia y Eficiencia Organizacional

En el mundo empresarial, la estructura y la organización son claves para el éxito. Los organigramas se erigen como herramientas esenciales para conocer a las personas que conforman la empresa y entender qué parte ocupa cada una de ellas en la compañía. El organigrama de empresa es un sistema que representa de manera visual y esquemática cada una de las estructuras organizativas que existen dentro de una organización.

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura de una empresa. Muestra la jerarquía y las funciones de los diferentes departamentos y empleados. Por lo tanto, es una herramienta clave para entender la organización y sus áreas y, además, se adapta a las necesidades específicas de lo que es cada PYME. Está demostrado que tener una estructura organizativa clara es esencial, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Un organigrama bien diseñado facilita la gestión interna y mejora la comunicación entre áreas y la eficiencia en la toma de decisiones.

Los diferentes tipos de organigramas no se limitan a reflejar las cadenas de mando existentes en la organización, sino que incluyen también las funciones asignadas a cada miembro de la empresa. Cada uno de los tipos de organigramas corresponde con un paradigma de gestión laboral pero todos ellos comparten las mismas características generales, entre las cuales destacan la claridad visual y la capacidad de adaptación a cualquier cambio en la organización. La existencia de numerosos tipos de organigramas asegura que cada modelo de negocio puede contar con el sistema de representación que mejor responda a sus particularidades. Benjamin Franklin dijo en su día que «por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora» y es una frase de lo más útil en el mundo empresarial.

Beneficios Clave de un Organigrama para PYMES

Implementar un organigrama en una empresa pequeña tiene múltiples beneficios que impactan directamente en la salud organizacional y la productividad:

• Claridad en la estructura: Un organigrama proporciona una visión clara de las relaciones jerárquicas y las responsabilidades de cada empleado y área.
• Mejora la comunicación: Facilita una comunicación más eficiente y transparente entre las áreas de la empresa, permitiendo a todos los miembros de la organización visualizar su lugar dentro del gran esquema.
• Eficiencia en la gestión: Permite conocer información clave para coordinar las diferentes áreas de negocio y es una forma eficaz de tener controlado en todo momento cuáles son las responsabilidades y jerarquías de todos los miembros que conforman la empresa.
• Planificación y crecimiento: Ayuda a los directivos a identificar tareas en curso y dimensionar el desarrollo de nuevas estrategias de negocio y proyectos, sentando las bases para un crecimiento acorde a la estructura y los planes de la empresa.
• Fomenta la transparencia y promueve valores corporativos: El organigrama también juega un papel clave en la promoción de los valores corporativos.
• Motiva y compromete: La experiencia del empleado aumentará ya que para el trabajador será más fácil conocer el orden de jerarquía, las responsabilidades de cada una, y las posibilidades de promoción dentro de la organización.
• Fácil detección de errores: Será mucho más fácil detectar errores típicos si no poseemos un organigrama claro.
• Reafirmación del liderazgo: Con un organigrama, los líderes podrán afianzar su posición de liderazgo al verse reflejado en una determinada posición. Además, la organización podrá visualizar de un vistazo a todos los responsables y comprobar que todo está funcionando correctamente.

En definitiva, la implementación y el mantenimiento eficaz de un organigrama es una inversión en la salud organizacional de tu empresa.

Tipos de Organigramas: Modelos Adaptados a Cada PYME

Existe una gran variedad de tipos de organigramas, asegurando que cada modelo de negocio puede contar con el sistema de representación que mejor responda a sus particularidades. Los diferentes tipos de organigramas están sujetos a la perspectiva de la compañía, por lo que es necesario llevar a cabo una evaluación de las necesidades organizativas para seleccionar la opción más adecuada en cada caso.

Organigrama Funcional o Estructural

La estructura organizativa funcional es la más habitual y, quizá, la más extendida entre las empresas. Consiste en agrupar a empleados por las funciones específicas que desempeñan, y cada departamento funciona de forma independiente. Este esquema arranca en los puestos de mayor responsabilidad (la dirección o el CEO, si corresponde) y se va desplegando de manera jerárquica hasta llegar a la base de la empresa. Así, cada una de las áreas funcionales o departamentos responden ante un director o vicepresidente que es responsable de todos sus subordinados. El organigrama funcional puede ser considerado como un organigrama vertical. Por ejemplo, el de marketing agrupa a todos los especialistas en el área; producción a todos los responsables del sector y el de venta reúne a todos los encargados de esa tarea. Se ordena según las capacidades de cada empleado con el objetivo de que todas las áreas funcionen bajo el enfoque global de la empresa y evitar inconvenientes que afecten a la productividad.

Organigrama Vertical o Lineal

El organigrama vertical suele ser el más utilizado, por su sencillez y porque se basa en la jerarquía para desarrollar la distribución; válido tanto para organizaciones pequeñas como de grandes dimensiones. Es considerado como uno de los organigramas empresariales más antiguos y clásicos. Este sistema de representación sobresale como uno de los tipos de organigrama de una empresa que mejor responden al objetivo de promover la productividad laboral de la plantilla. Partiendo de una premisa similar al del modelo anterior, el diagrama vertical muestra las relaciones jerárquicas existentes entre los diferentes departamentos. Su organigrama parte de un ámbito general, en el que se sugiere una estructura jerárquica, y expresa las áreas administrativas y su relación entre sí. Se representa como un organigrama vertical, una ramificación de relaciones de arriba hacia abajo. Las áreas de la organización se encuentran jerarquizadas de mayor a menor responsabilidad.

Organigrama Horizontal

La representación horizontal de la estructura organizativa de la empresa aporta algo más de cohesión y formalidad a las relaciones internas. La disposición lateral de este tipo de organigrama genera la sensación de que todas las áreas del negocio comparten una serie de objetivos comunes, facilitando la colaboración entre los agentes que se sitúan al mismo nivel. El organigrama horizontal se despliega de izquierda a derecha, apareciendo las personas con mayor jerarquía en el extremo izquierdo. Esta estructura aporta formalidad a la organización. Las columnas representan cada uno de los departamentos, y las líneas muestran la relación entre cada uno. Dependiendo de la comunicación y el tipo de relación entre las partes, incentiva los vínculos horizontales, fomentando una dinámica dialogística.

Organigrama Matricial

De la combinación de los dos tipos de organigramas anteriormente reseñados (vertical y horizontal) se obtiene el sistema matricial. El nombre de este tipo de organigrama se explica por el hecho de que todas las líneas convergen en la misma matriz, esto es, la cúpula de la empresa, que es el único nivel jerárquico que prevalece visualmente sobre el resto. Este modelo combina los enfoques funcional y por proyectos. La mayoría de los trabajadores estará en contacto continuo con ambas líneas.

Organigrama Mixto

De manera bastante similar a la del organigrama matricial, el sistema mixto incorpora elementos de los modelos verticales y horizontales. Este tipo de organigrama es una combinación del organigrama vertical y horizontal, fusionando ambos. Partiendo de un área principal y que actúa como director, se despliegan de arriba hacia abajo las diversas áreas y, de forma horizontal, los departamentos que la componen. Es uno de los tipos de organigrama de una empresa más complejos y que, al mismo tiempo, está encontrando un mayor eco entre las empresas de base tecnológica y de reciente creación. Este modelo mezcla elementos horizontales y verticales para mostrar mayores cantidades de unidades en la base de forma más sencilla.

Organigrama Jerárquico

El organigrama jerárquico se encuentra dentro de los verticales. Se basa exclusivamente en las cadenas de mando existentes en la empresa. Este es el modelo más simple y común, representando una estructura en la que cada empleado tiene un superior directo. Una particularidad de este modelo es que define los vínculos existentes entre cada departamento o área del negocio. Es un tipo de organigrama más flexible que introduce estructuras horizontales y verticales, y permite agilizar proyectos interdepartamentales.

Organigrama Circular

A diferencia de otros modelos, el organigrama circular toma como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía. Su estructura difumina las jerarquías, facilitando la integración entre áreas. Las plantillas de organigrama circular se pueden utilizar en ciertas organizaciones que eviten estructuras de jerarquía y consideren al cliente como el centro de su organización. Este organigrama se distribuye en círculos concéntricos comenzando por el centro, en el que se ubican los empleados de mayor responsabilidad. Las unidades de igual o menor jerarquía se van desplegando alrededor.

Organigramas Microadministrativos

Las microempresas, por sus dimensiones, suelen llevar organigramas microadministrativos en los que no hay una extensa estructura. Contrariamente a lo que cabría pensar, la disponibilidad de un organigrama empresarial no beneficia exclusivamente a los negocios de pequeño tamaño. Aunque no se cuente con una gran plantilla, cuando existen diferentes empleados o subordinados, siempre resulta útil para la gestión del día a día definir de manera visual las responsabilidades de cada área o las funciones que hay que cumplir.

Cómo Hacer un Organigrama: Pasos Esenciales

Hacer un organigrama de empresa requiere que el equipo de Recursos Humanos haga un análisis previo para después poder actuar. Aquí te presentamos los pasos esenciales para crear un organigrama eficaz:

1. Reúne información y haz un análisis de puestos: Es muy positivo utilizar los análisis de puestos que ya tengas realizados. Esto ayudará a crear las diferentes familias en torno a estos puestos de trabajo y sus responsabilidades. De esta forma podrás crear grupos de trabajo o departamentos sobre los que se irá formando la empresa.
2. Establece la cadena de mando: Conocer la cadena de mando es esencial. Se trata de determinar la jerarquía del trabajo y qué cometido y obligaciones tiene cada persona de la organización, niveles de mando y quién toma las decisiones. Es un punto esencial para facilitar la gestión de los Recursos Humanos.
3. Segmenta los departamentos: La creación de departamentos es esencial para la correcta organización empresarial. Se trata de una tarea propia del análisis de puestos. Si ya se han identificado puestos y tareas vinculadas, a partir de ahí se podrán crear familias de puestos y departamentos, que pueden funcionar de manera independiente o conjunta.
4. Asocia tareas y responsabilidades a cada grupo: Es necesario asociar tareas y responsabilidades concretas a cada grupo de empleados o departamento. De esta manera podrás detectar redundancias en el trabajo y si existen responsabilidades que se solapan.
5. Determina el ámbito de control: El ámbito de control se encuentra estrechamente relacionado con el concepto anterior. Tener esto definido ayuda a conocer la dependencia o independencia de cada empleado. Por lógica, una persona con un gran ámbito de control tendrá que dejar más libertad a los empleados.
6. Ve de arriba hacia abajo: Empieza por el CEO de la compañía y sigue con los cargos que dependen del Director Ejecutivo, los responsables de cada departamento, los mandos intermedios, etcétera. Hasta llegar a los niveles más bajos.
7. Asegúrate de que ofrece una visión global y facilita la toma de decisiones: Es muy relevante que el organigrama empresarial ofrezca una visión global y transparente de la compañía a todas las personas del equipo. Un organigrama bien elegido y adaptado a la organización ayuda a los directivos a localizar tareas, responsabilidades y nuevas estrategias. Un buen organigrama de trabajo permite a los directivos identificar tareas en curso y dimensionar el desarrollo de nuevas estrategias de negocio y proyectos.
8. Diseña un sistema visualmente claro y accesible: Puesto que el objetivo final de un organigrama es ilustrar las relaciones empresariales, el diseño será un punto clave. Debe contar con una maquetación fácil de comprender y utilizar, sobre todo cuando hablamos de organigramas digitales u online. Es muy importante que el organigrama sea accesible, para lo que es crucial que esté en formato digital.

Departamentos Esenciales en una PYME

Aunque cada PYME tiene sus necesidades particulares, existen departamentos habituales que son clave para su buen funcionamiento y crecimiento:

Herramientas para Crear Organigramas

Tienes a tu alcance diversas herramientas con las que diseñar y mantener tu organigrama actualizado. El software de organigrama empresarial de Bizneo HR resulta compatible con cualquier modelo de gestión de la plantilla. Con el software de organigramas de Bizneo HR podrás generar múltiples estructuras y jerarquías para tener una visión completa y desde todos los ángulos. Nuestro equipo de consultores ha creado una plantilla de organigrama en Excel que te ayudará a crear un organigrama sencillo con solo incluir el listado de trabajadores en tu empresa.

Otras herramientas populares incluyen:

• Lucidchart: Con un pack de funcionalidades muy completo, que permite importar datos desde otras aplicaciones para crear organigramas interactivos de forma rápida.
• Canva: Un generador de organigramas con plantillas que permite crear diseños tan completos como sea necesario.
• Creately: Tiene la particularidad de que se pueden trabajar los organigramas online.
• Edraw Orgcharting: Con este potente e innovador software, todo el proceso de crear un organigrama será sencillo y rápido. Edraw Orgcharting también te permite importar y exportar los archivos de datos para establecer la estructura organizativa.
• OpenHR: Con el software de OpenHR podrás crear tus propios organigramas con independencia del modelo de gestión organizativo. Esto facilitará la creación de organigramas flexibles para cada uno de los grupos de trabajo que tu empresa haya diseñado.

Al ser un organigrama de una empresa automatizado, no importa el tamaño de la empresa o la complejidad de las relaciones laborales. Lograrás un organigrama de una empresa exhaustivo y a medida en pocos clics y con actualización constante.

Mantenimiento y Futuro de las Estructuras Organizativas

Un riesgo común a todas las empresas cuya estructura organizacional va cambiando con el paso del tiempo -es decir, todas ellas- es el de no contar con un organigrama de una empresa permanentemente actualizado. Una vez creado, es fundamental mantener el organigrama actualizado para reflejar los cambios en la estructura de la empresa. En toda empresa el organigrama está sujeto a cambios. La estructura organizativa debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios en el mercado y en la estrategia empresarial.

Asegúrate de que el organigrama refleje los objetivos estratégicos de la empresa con todo detalle. Utiliza el organigrama como una herramienta de comunicación para asegurar que todos los empleados entiendan la estrategia de la empresa y su rol en ella y en su departamento concreto. Los negocios crecen junto a sus necesidades. Puede que aparezcan nuevos cargos o que, con la ayuda de nuevas tecnologías, los cargos existentes se amplíen para cubrir nuevas responsabilidades. Las estructuras organizativas deberían ser flexibles y capaces de evolucionar según sea necesario. Con nuevas herramientas, plataformas de formación y estrategias innovadoras, el futuro de los departamentos de PYMES no tiene límites.