Optimiza la Gestión Financiera de tu Pyme con Plantillas de Balance de Situación en Excel

Gestionar una pyme o un negocio como autónomo implica llevar múltiples tareas al día: control de gastos, facturación, inventario, planificación de proyectos… Sin las herramientas adecuadas, esta labor puede volverse abrumadora y afectar la productividad. Algunos emprendedores y pequeñas y medianas empresas (pymes) tienen tantas emergencias diarias que acaban por sobrevivir como pueden a las tareas de facturación, contabilidad y gestión financiera y empresarial en general.

Como es lógico, te preocupa la viabilidad de tu negocio y quieres asegurar el orden en tu contabilidad. Lo mejor es tener los procesos bien definidos, y contar con las herramientas necesarias. Así se vuelve todo más ágil, previsible y organizado. Aquí es donde las plantillas de Excel se convierten en grandes aliadas. Personalizables y fáciles de usar, permiten automatizar procesos, organizar información y ahorrar tiempo en la gestión diaria.

Para ello, una de las opciones es utilizar hojas de cálculo de Microsoft Excel, Spreadsheets (Google Drive) o similar. En toda empresa hay que seguir una serie de rutinas para analizar su estado y evolución. Uno de los informes más importantes para valorar el estado real de un negocio es el balance de situación abreviado, variante del balance general más compacta y breve, pero igual de concisa y efectiva.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es la cuenta de balance de situación abreviado?
• ¿Cómo funciona nuestra plantilla de balance de situación abreviado?

¿Qué es el Balance de Situación Abreviado?

El balance de situación abreviado es una variante más corta y compacta del balance de situación que cumple exactamente el mismo cometido: mostrar la situación financiera de una empresa en un plazo de tiempo concreto. También se puede conocer como balance general abreviado. En este informe se muestra todo el patrimonio neto de un negocio en base a sus activos y pasivos, lo que hace que sea fundamental para cualquier análisis financiero.

¿Cómo Funciona una Plantilla de Balance de Situación Abreviado?

Hemos diseñado la plantilla de balance de situación abreviado para que tenga un funcionamiento muy sencillo. Rellena los campos de cada sección con los datos de tu negocio y ella se encargará de hacer los cálculos automáticamente. Solo necesita eso.

Pasos para Completar la Plantilla de Balance de Situación Abreviado:

Vamos a explicártelo paso a paso:

1. Activo No Corriente

La primera sección a completar es la de Activo No Corriente. Para tener este valor, necesario para el activo total, tienes que completar estos campos:

• Inmovilizado intangible.
• Inmovilizado material.
• Inmovilizado inmobiliarias.
• Inversiones en empresas del grupo y asociadas a largo plazo.
• Inversiones financieras a largo plazo.
• Activos por impuesto diferido.

2. Activo Corriente

Para obtener el valor del Activo Corriente, antes tienes que rellenar cada uno de estos campos:

• Activos no corrientes mantenidos para la venta.
• Existencias.
• Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar:
  • Clientes por venta y prestaciones de servicios.
  • Accionistas (socios) por desembolsos exigidos.
  • Otros deudores.
• Inversiones en empresas del grupo y asociadas a corto plazo.
• Inversiones financieras a corto plazo.
• Periodificaciones a corto plazo.
• Efectivo y otros activos líquidos equivalentes.

3. Total Activo

El Total Activo se obtiene de forma automática, ya que es la suma del Activo no Corriente y el Activo Corriente.

4. Patrimonio Neto y Pasivo

El Patrimonio Neto y Pasivo se obtiene a partir de los Fondos propios, los Ajustes por cambios de valor y las Subvenciones, donaciones y legados recibidos. Los dos últimos campos se deben rellenar manualmente. Ahora bien, para completar los Fondos propios, debes introducir los valores correspondientes a cada uno de los siguientes campos:

• Capital:
  • Capital escriturado.
  • Capital no exigido.
• Prima de emisión.
• Reservas.
• Acciones y participaciones en patrimonio propias.
• Resultados de ejercicios anteriores.
• Otras aportaciones de socios.
• Resultado del ejercicio.
• Dividendo a cuenta.
• Otros instrumentos de patrimonio neto.

5. Pasivo No Corriente

La sección de Pasivo No Corriente se calcula de forma automática, aunque para ello tienes que rellenar estos campos:

• Provisiones a largo plazo.
• Deudas a largo plazo:
  • Deudas con entidades de crédito.
  • Acreedores por arrendamiento financiero.
  • Otras deudas a largo plazo.
• Deudas con empresas del grupo y asociadas a largo plazo.
• Pasivos por impuesto diferido.
• Periodificaciones a largo plazo.

6. Pasivo Corriente

Para obtener el Pasivo Corriente, debes completar los siguientes campos:

• Pasivos vinculados con activos no corrientes mantenidos para la venta.
• Provisiones a corto plazo.
• Deudas a corto plazo:
  • Deudas con entidades de crédito.
  • Acreedores por arrendamiento financiero.
  • Otras deudas a corto plazo.
• Deudas con empresas del grupo y asociadas a corto plazo.
• Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar:
  • Proveedores.
  • Otros acreedores.
• Periodificaciones a corto plazo.

7. Total Patrimonio Neto y Pasivo

El Total Patrimonio Neto y Pasivo se obtiene automáticamente si has rellenado todos los campos anteriores, ya que es el resultado de la suma del Patrimonio Neto y Pasivo, el Pasivo No Corriente y el Pasivo Corriente.

Otras Plantillas de Excel Útiles para la Gestión de tu Pyme

Además del balance de situación, existen otras plantillas de Excel que pueden facilitar la gestión diaria de tu pyme:

• Plantilla de Ingresos y Gastos: Fundamental para poder llevar bien las cuentas.
• Plantilla de Flujo de Caja: Sirve para registrar los movimientos diarios de caja, esencial para la viabilidad de la empresa.
• Plantilla de Conciliación Bancaria: Deberás completarla continuamente para mantener tus cuentas al día.
• Plantilla del Libro de Cuentas: Donde se registran día a día todos los asientos contables de la empresa.
• Plantilla de Factura Empresarial: Para realizar y emitir facturas con agilidad.
• Modelo de Presupuesto de Ventas: Permite incluir el volumen de producción estimado y el coste por unidad de producto.
• Plantilla de Planeamiento de Compras: Para facilitar el cálculo de las compras necesarias.
• Plantilla de Control de Inventario: Permite contabilizar y controlar de forma sencilla el stock.
• Plantilla de Presupuesto: Hoja de Excel con espacio para los datos de la entidad que recibirá la cotización.
• Plantilla de Análisis DAFO: Para ordenar y priorizar conceptos importantes que ayudan a tomar decisiones estratégicas.
• Plantilla de Gestión de Tareas: Permite asignar de forma ágil tiempos máximos de realización y responsables para cada tarea.
• Plantilla de Registro de Jornada Laboral: Para controlar el registro de jornada laboral de los empleados.
• Plantilla de Calendario con Agenda: Herramienta útil para organizar fechas importantes, reuniones, eventos y tareas diarias o mensuales.
• Plantilla de Base de Datos de Empleados: Solución práctica para centralizar y gestionar la información clave del personal de una empresa.
• Plantilla de Calendario de Vacaciones: Herramienta esencial para gestionar y visualizar los periodos de descanso del personal en una empresa.

Alternativas a las Plantillas de Excel: Software de Contabilidad

Si bien las plantillas de Excel son útiles, considera utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita integrar y automatizar todas las tareas. Con un programa como Holded podrás, además, integrar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás. Algunos programas de este tipo permiten asimismo realizar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás.

Dónde Descargar Plantillas de Excel

Puedes descargar plantillas desde sitios web oficiales como Microsoft Office o desde otros sitios especializados. Después, puedes editar la hoja de cálculo y adaptarla a tus necesidades. Puedes guardar las plantillas de Excel en una carpeta en local en tu ordenador, o bien en tu smartphone o tablet.

Compatibilidad con Otros Programas

Sí, en general, las plantillas de Excel en formato .xlsx o .xls son compatibles con otros programas como Google Sheets, LibreOffice Calc y Numbers de Apple. Sin embargo, algunas funciones avanzadas o macros pueden no ser compatibles o requerir ajustes.

Cómo Abrir una Plantilla de Excel en Google Sheets

Sube la plantilla de Excel a Google Drive. Después, abre el archivo y haz clic en ‘abrir con Google Sheets’.

Dónde Aprender Más

Por supuesto, hay muchos tutoriales en YouTube y también cursos en plataformas como Udemy.

En resumen, las plantillas de balance de situación en Excel son una herramienta valiosa para cualquier pyme que busque optimizar su gestión financiera. Descarga una plantilla y empieza a tomar el control de tus finanzas hoy mismo.