Cómo Crear Códigos EAN en un Sistema ERP: Una Guía Completa

Un código de barras facilita la gestión de la información de su producto y agiliza las transacciones comerciales, siendo una de las herramientas más importantes para su negocio. Implementar un sistema de inventario con códigos de barras es una de las mejores formas de aumentar la eficacia de su proceso de gestión de existencias. La introducción manual de datos puede llevar una eternidad, mientras que con un escaneado rápido del código de barras solo se tarda un segundo. Esto significa que la recepción, la preparación de pedidos y la distribución llevarán mucho menos tiempo. Además, la introducción manual de datos conlleva un mayor riesgo de cometer errores. El uso de un escáner de códigos de barras es muy fácil de dominar y elimina en gran medida el riesgo de errores en la introducción de datos.

Los códigos EAN (European Article Number) fueron creados en los años 70 para estandarizar la identificación de productos a nivel internacional. Su objetivo era facilitar el intercambio de productos entre comerciantes y distribuidores, mejorando la eficiencia del proceso de ventas y distribución. EAN-13 es el tipo de código de barras más común de los códigos EAN y contiene 13 dígitos. Si la mayor parte de tu negocio se encuentra en Europa, el código de barras EAN es la mejor opción. Los códigos de barras EAN también se utilizan comúnmente en la industria minorista, como los códigos de barras UPC-A.

Los códigos de barras son una representación sencilla de datos en un formato legible por máquina que consta de patrones visuales y, a veces, también de números. Cuando se escanean los códigos de barras, el código que representan se introduce en un sistema informático que lo asocia a un producto específico. Existen dos grandes grupos de códigos de barras: los códigos de barras lineales o 1D y los códigos de barras 2D. Los códigos de barras lineales o códigos de barras 1D son la variante tradicional. Consisten en líneas paralelas en blanco y negro y se utilizan para transmitir una pequeña cantidad de información que se utiliza para la gestión de inventarios, envíos, seguimientos y pagos. Los códigos de barras 2D son la variante más moderna. Suelen ser cuadrados o rectángulos con dibujos en blanco y negro, pero también pueden ser de color. Los códigos de barras 2D pueden almacenar grandes cantidades de información ocupando menos espacio y son menos susceptibles de resultar ilegibles debido a daños. Otra mejora clave con respecto a sus predecesores lineales es que los códigos de barras 2D no requieren una base de datos.

Tipos de Códigos de Barras Comunes

• EAN (European Article Number): Equivalente europeo de los códigos UPC, el primer dígito adicional identifica el código del país de origen.
• UPC (Universal Product Code): Código de barras unidimensional de 12 dígitos utilizado principalmente en los Estados Unidos para productos minoristas y de consumo.
• Código 39: Utilizado en defensa y automoción, puede contener hasta 39 caracteres alfanuméricos y es a menudo utilizado internamente por las pequeñas empresas.
• Código 128: Utilizado en transporte y logística, es un código de ordenamiento y distribución de alta densidad que codifica texto numérico y alfanumérico.
• Código QR (Quick Response): Uno de los códigos 2D más comunes, destinado a los consumidores y a la comercialización. Admite códigos numéricos, alfanuméricos, bytes, binarios y jeroglíficos. Son gratuitos y están disponibles públicamente.
• DataMatrix Code: Populares para la logística y las operaciones, estos códigos bidimensionales son de pequeño tamaño, ideales para etiquetar objetos pequeños y son muy robustos y rápidos de leer.
• PDF417: Pueden almacenar grandes cantidades de datos (hasta 1,1 KB) y son ideales para aplicaciones gubernamentales como licencias de conducir.

Elegir el tipo adecuado de código EAN depende de varios factores relacionados con el producto y el mercado. Estos códigos forman parte de los distintos tipos GTIN.

Pasos para Crear Códigos EAN en un Sistema ERP

1. Obtener el Prefijo de Empresa GS1

Lo primero que debe hacer a la hora de implantar un código de barras es obtener el prefijo de su empresa. Para crear un código de barras válido para un uso comercial, tiene que asociarse en la organización GS1 de su país. Este prefijo de la empresa tendrá entre 4 y 5 dígitos y será único. Este código deberá formar parte del código de barras detrás del prefijo del país, para que así se pueda identificar a su empresa como la propietaria de ese producto concreto. La organización GS1 puede ofrecerle información detallada sobre la obtención del prefijo GS1 de empresa y cómo asignar los códigos de barras a sus productos.

AECOC es una de las mayores asociaciones empresariales del país y la única en que la industria, la distribución y los operadores intermedios trabajan en estrecha colaboración para aportar mayor valor al consumidor. AECOC nace en 1977 para la implantación del código de barras según los estándares internacionales de GS1, dotando así con un «lenguaje común» a los fabricantes y distribuidores del país. Somos el único organismo que ofrece códigos de barras en España oficiales del estándar GS1. A través de AECOC ACTIVATE, ofrecemos un servicio completo que facilita la creación y gestión de tus códigos de barras de manera eficiente, conforme a los estándares internacionales. Para formar parte de AECOC, deberás abonar una cuota de inscripción, que solo pagarás una vez, y una cuota anual en función de la facturación de tu compañía.

2. Asignar Códigos GTIN a sus Productos

Una vez que tenga su prefijo GS1 de empresa, podrá asignar códigos GTIN (Global Trade Item Number) a cada uno de sus productos. Cada producto puesto a la venta en Amazon necesita su propio número ASIN (Número de identificación estándar de Amazon) que se obtiene directamente de Amazon y se genera en función del número GS1 del producto: UPC, EAN o ISBN. Si necesita información detallada sobre cómo obtener los números ASIN, comuníquese directamente con Amazon.

Crear códigos distintos para cada uno de sus artículos. Se denominan códigos SKU (Stock Keeping Unit) y le permiten organizar, seguir y analizar mejor sus existencias. Luego, puede utilizar el sistema SKU y el software de código de barras para crear códigos de barras para sus artículos de inventario.

3. Seleccionar el Tipo y Especificaciones del Código de Barras

Una vez que tengas tus códigos GTIN, es crucial seleccionar el tipo adecuado, considerando las especificaciones requeridas según tu sector. El código de barras tiene que responder a unas especificaciones concretas. Debe cumplir una serie de requisitos referentes a las dimensiones, la ubicación y el color para que se pueda leer sin dificultades. La estética del código de barras debe ser una decisión consciente, ya que va a formar parte del packaging quiera o no. EAN-13 / UPC-A se pueden imprimir en muchos tamaños. En las especificaciones encontrará los posibles tamaños. El ancho de módulo nominal es 0.330 mm (optimizado para impresoras con 300 ppp sería de 0.339 mm). La especificación dice que "se utilizará una fuente claramente legible" para los textos legibles, y se recomienda OCR-B (según se define en ISO 1073-2) con una altura de 2,75 mm en tamaño nominal. Para usar una fuente OCR-A u OCR-B para crear códigos de barras UPC / EAN, puede recurrir a las fuentes gratuitas creadas por Matthew Skalas.

4. Generar los Códigos de Barras

Para generar un código EAN-13, debes seguir varios pasos sencillos que te permitirán crear códigos únicos para tus productos. Para generar códigos de barras GS1 que cumplan con los estándares internacionales y sea reconocido en todo el mundo, muchas empresas recurren a la contratación de servicios especializados o utilizan software dedicado. Un sistema de inventario de código de barras es un software dedicado o integrado que asigna códigos de barras a algunas o todas las partes del inventario de una empresa y las sincroniza automáticamente con un gestión de inventario más amplio o MRP. La mejor manera de incluir los lectores láser es mediante una red inalámbrica de radiofrecuencia que envía automáticamente la información.

Existen generadores de códigos de barras en línea que permiten crear fácilmente códigos de barras simplemente ingresando el número que necesita, sin requerir software. Se pueden descargar al instante en formatos JPG, PNG o SVG.

Al codificar caracteres especiales (como diéresis alemanas) en un código 2D, debe usar el juego de caracteres o la página de códigos adecuada. Algunos códigos de barras, como EAN, ISBN o UPC, solo codifican un número específico de caracteres. Si necesita compatibilidad con un mayor rango de caracteres, le recomendamos utilizar un código 128 o una simbología 2D. No es usual utilizar un dígito de control no estándar. Le recomendamos usar el valor por defecto y dejar que nuestro software calcule el dígito de verificación automáticamente. El carácter "^" de la propiedad formato indica la posición, en la que el dígito de control calculado se insertará automáticamente. El HIBC estándar distingue entre los formatos LIC y PAS. Los datos del código de barras se validan según el formato.

Para crear una secuencia de escape, tan solo introduzca la barra invertida seguida de una letra para seleccionar la función (p.ej., barra invertida seguida de t minúscula representa el TABULADOR, barra invertida seguida de n para ENTER). Nuestros programas de código de barras soportan un gran número de caracteres de control. Para codificar caracteres de control (y asegurar la correcta interpretación al leer el código de barras) compruebe permitir que se procesen las “secuencias de escape”.

La estructura de GS1 utiliza el Identificador de Aplicación. Para crear el tamaño correcto, le recomendamos que primero fije el ancho de módulo en un valor apropiado (p.ej. 0.339 mm) y luego recupere el tamaño completo con BCGetBarcodeSize / CalculateBarcodeSize. Luego utilice dicho tamaño para dibujar el código de barras. En propiedades de Data Matrix seleccione el formato EAN / GS1. Utilice la secuencia \F para codificar FNC1 como separador entre campos IA de longitud variable. FNC1 se utiliza como carácter separador para los campos de longitud variable al usar Identificadores de Aplicación GS1 estándar. No codifique \F como el primer carácter (esto producirá un formato de datos incorrecto).

5. Asegurar la Calidad de Impresión

Es fundamental asegurar la calidad de los códigos de barras para garantizar su legibilidad en diferentes entornos y dispositivos de escaneo. Un plan de calidad es la guinda del pastel para que su código de barras sea eficaz y, sobre todo, que perdure a lo largo del tiempo. Los productos de software de código de barras de TEC-IT le ayudan a crear códigos de barras perfectos al mostrar mensajes de error en lugar de la imagen de vista previa del código de barras.

6. Integración en un Sistema ERP

A la hora de elegir un software de sistema de inventario con código de barras, es recomendable implementar uno que tenga ventajas adicionales al código de barras. Hay muchas soluciones diferentes que le ayudan a crear códigos de barras y etiquetas, y a leerlos, pero tarde o temprano va a necesitar un software de gestión de inventarios o software de fabricación de recursos de planificación. Sin embargo, lo mejor sería utilizar un sistema ERP que vincule los datos de toda la empresa, para garantizar que la información necesaria llegue a las partes necesarias lo antes posible. Configure las SKU en el software y luego debería poder generar automáticamente códigos de barras y etiquetas para sus artículos de inventario, lotes de existencias, piezas de equipos y lugares de almacenamiento.

7. Capacitación del Personal y Mantenimiento

Ahora es el momento de instruir a sus empleados sobre el nuevo sistema de inventario por código de barras. Por suerte, los sistemas de códigos de barras son muy fáciles de entender. Lo principal que debe inculcar a su equipo es el uso constante del sistema, para registrar cada movimiento de inventario. Algunas soluciones (MRPeasy, por ejemplo) también permiten escanear códigos de barras con un smartphone. Ahora, cuando el sistema esté en funcionamiento, deberá crear un nuevo código de barras para cada nuevo material, producto, lote de existencias, pieza de equipo, etc. que entre en su inventario. Implementar un sistema de inventario con código de barras es una de las formas más sencillas de garantizar una mejor trazabilidad y eficacia. Lo más importante a la hora de implementar un sistema de inventario por código de barras es ser coherente. Sin entradas constantes, el sistema es prácticamente inútil.

Beneficios de Utilizar Códigos EAN y un Sistema ERP

La información introducida en su sistema de gestión de datos le permite analizar los datos en cuestión de segundos, proporcionándole una visión general coherente de los movimientos y estadísticas de su inventario, así como previsiones de ventas precisas. Llevar un registro meticuloso de sus movimientos de inventario, tanto de entrada como de salida, es una gran ayuda para su contabilidad. Utilizar un sistema de inventario por código de barras parece una forma infalible para mejorar la organización de su almacén. Los códigos de barras ayudan a eliminar gran parte de la introducción manual de datos, los errores humanos y el tiempo de búsqueda. Las entradas coherentes y de alta calidad que proporciona el sistema de códigos de barras le permiten analizar rápidamente grandes cantidades de datos y tener una visión general en tiempo real de lo que ocurre en su inventario y en su empresa en general.

Funciones de los Códigos de Barras

• Gestión de inventario: Codificar productos puede ayudar a los empleados del almacén a gestionar el inventario y conocer la ubicación de los productos, facilitando el cumplimiento de pedidos.
• Seguimiento de paquetes: Escanear el código de barras del paquete para obtener información detallada, incluidos los artículos internos, el tiempo de salida, el proceso de flujo de transporte, etc., para predecir el tiempo de llegada del paquete.
• Monitoreo de activos: Las empresas pueden utilizar códigos de barras para gestionar y rastrear activos en sus operaciones diarias, manteniendo un registro de su estado, ubicación y horarios de mantenimiento.
• Identificación de la factura: Los códigos de barras facilitan a los responsables financieros el acceso a la información de productos, clientes y pagos de pedidos relacionada con facturas.

Cada vez son más los mercados que se están beneficiando de las ventajas de utilizar los estándares GS1 para la identificación y venta de sus productos. Los principales marketplaces que operan en España, conscientes de la importancia de mejorar la información a lo largo de toda la cadena, han empezado también a utilizar nuestros identificadores. De esta forma, si creas un código de barras con nosotros, podrás comercializar tus productos en los principales Marketplaces del mercado a través de un sistema único y global. Entre las principales ventajas que esto conlleva, hará que puedas verificar tu catálogo de productos y reducir el riesgo de fraude. A través de la información del código de barras podrás conocer en todo momento la situación de un producto a lo largo de una cadena de suministro que a día de hoy es omnicanal.

Sistemas de Identificación Adicionales

Identificación de Dispositivo Único (UDI)

Identificación de Dispositivo Único (UDI) es un sistema mundial para el etiquetado uniforme de dispositivos médicos. El UDI sirve como clave en la base de datos de identificación de dispositivos únicos (UDID) que contendrá información sobre los productos. Los productos y el embalaje reciben los portadores de datos UDI que contienen el número de identificación. Las siguientes agencias están acreditadas por la FDA: Sistema GS1, Código de Barras de la Industria de la Salud (HIBC) e ISBT. Dependiendo de la agencia emisora, existen diferentes estructuras de datos (ver también ISO / IEC 15418). La estructura de GS1 utiliza el Identificador de Aplicación. El UDI-DI es un código numérico o alfanumérico único que identifica el artículo (datos estáticos). El UDI-PI permite la trazabilidad con datos como número de lote, fecha de caducidad, número de serie (datos dinámicos). El UDI-DI básico es el identificador principal de un modelo de producto asignado a nivel de unidad de uso del producto. Es el atributo más importante para los registros en la base de datos UDI y está incluido en las Declaraciones de conformidad de la UE.

Marcado de Identificación Única (UIM)

Los códigos UID se utilizan como un método de marcado permanente para dar a los dispositivos una identificación única. El marcado de identificación único (UIM, UID Marking, Item Unique Identification o IUID) forma parte del proceso de cumplimiento del Departamento de Defensa de los EE. UU. El Programa de Identificación Única es un sistema global de seguimiento de activos para productos. Una vez que se obtiene un ID de empresa único globalmente de uno de los emisores mencionados, los proveedores pueden numerar sus productos con "UID Construct 2". A menudo, se puede reutilizar el número de serie existente para este proceso. Los proveedores en los EE. UU. pueden usar el código CAGE como su ID de empresa. En otros países, la OTAN o GS1 pueden asignar ID de empresas.