Memoria Abreviada y Cuentas Anuales para PYMES: Una Guía Completa para la Simplificación Contable

Las cuentas anuales son un conjunto de documentos financieros que todas las empresas deben presentar al final de cada ejercicio para informar sobre su situación patrimonial y sus resultados económicos. Son un requisito obligatorio para todas las empresas en España, ya que reflejan su salud financiera y cumplen con las normativas legales. Sin embargo, no todas las empresas deben presentar el mismo tipo de cuentas. El Plan General Contable da la posibilidad a los negocios más pequeños de presentar en el Registro Mercantil un modelo simplificado de su contabilidad con el que pueden aligerar su carga burocrática.

¿Qué son las Cuentas Anuales Abreviadas?

Las cuentas anuales abreviadas son formatos que recopilan la contabilidad anual de la empresa, presentada de manera simplificada. Son una versión simplificada de las cuentas normales que también busca aligerar la burocracia para las empresas pequeñas y medianas. Estas cuentas anuales abreviadas permiten a las empresas completar y publicar muchas menos páginas de su contabilidad y presentar una información menos detallada y desglosada.

La Resolución de 18 de mayo de 2023 publicó con algunos cambios los modelos de cuentas anuales ordinarias, abreviadas y para pymes que debieron depositar en el Registro Mercantil todas las empresas antes del 30 de Julio.

Propósito de las Cuentas Anuales Abreviadas

Las cuentas anuales abreviadas tienen por objetivo simplificar uno de los trámites más costosos para las empresas, que es la elaboración y presentación de la contabilidad anual. Los formularios simplificados eliminan muchos de estos epígrafes e incluso exigen presentar menos libros. Esto supone una importante descarga administrativa para las empresas, además de un ahorro de costes por todos los informes o auditorías que no estarán obligadas a realizar.

Además, los negocios que cumplen los límites de facturación y demás requisitos para poder elaborar estas cuentas están obligados a incluir en el formulario menos libros contables que las demás. Por ejemplo, los negocios que presentan sus cuentas anuales abreviadas -o el modelo pyme- no tienen que incluir en ellas el Estado de Flujos de Liquidez.

Diferencias entre Cuentas Anuales Normales y Abreviadas

Las cuentas anuales normales y las abreviadas se diferencian en al menos tres aspectos:

• Simplicidad: Las cuentas anuales abreviadas solicitan información mucho más general, con menos detalle en cada apartado y con menos datos desglosados.
• Menos costes de gestión: En las cuentas anuales abreviadas no se exigen muchos de los trámites y auditorías obligatorias para las grandes empresas que presentan la contabilidad ordinaria.
• Se exigen menos libros contables: Las empresas que presentan sus cuentas anuales abreviadas están obligadas a incluir tres libros contables en vez de cinco, ya que pueden quedar exentas de presentar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo, obligatorios para las empresas que depositan las cuentas anuales ordinarias.

Las diferencias en la simplicidad entre ambos documentos se pueden ver en muchos apartados de las cuentas anuales. Por ejemplo, en el balance de situación abreviado, en lugar de exigir un desglose completo de todas las partidas del activo, pasivo y patrimonio neto, se solicita esta información de forma mucho más resumida y hay algunos puntos que directamente desaparecen o se agrupan con otros. Lo mismo sucede con la cuenta de pérdidas y ganancias abreviadas o la memoria.

Requisitos y Límites para Presentar las Cuentas Anuales Abreviadas

No todas las empresas pueden beneficiarse de estos formularios simplificados. Según el Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre, por el que se modifica el Plan General de Contabilidad, hay un modelo abreviado para distintos apartados de las cuentas anuales.

1. Balance, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Memoria Abreviados

Podrán presentar estos tres libros contables en su versión abreviada las sociedades que a la fecha de cierre del ejercicio cumplan, al menos, dos de las siguientes circunstancias:

• Que la totalidad de las partidas del activo no supere los 4.000.000 euros. Se entenderá por «activo total» el total que figure en el modelo del Balance.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8.000.000 euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

2. Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviada

Podrán presentar estos dos libros contables en versión abreviada las sociedades en las que, a la fecha de cierre del ejercicio, concurran al menos dos de las siguientes circunstancias:

• Que el total de las partidas del activo no supere los 11.400.000 euros. Se entenderá por «activo total» el total que figure en el modelo del Balance.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 22.800.000 euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 250.

La ley no prevé un modelo abreviado del estado de flujos de efectivo. Sin embargo, las empresas que cumplan los requisitos para presentar el balance o la memoria en la versión simplificada, estarán exentas de presentar este modelo. Además, si cumplen esas condiciones, el Estado de patrimonio neto también será voluntario para ellas.

Si en la fecha de cierre del ejercicio un negocio deja de cumplir dos de las circunstancias anteriores, no podrá volver a beneficiarse de los formularios abreviados hasta que vuelva a cumplir estos requisitos durante, al menos, dos ejercicios seguidos.

Tabla de Requisitos para Cuentas Anuales Abreviadas

Nota: Se deben cumplir al menos dos de las tres circunstancias para cada tipo de documento.

Documentos que Componen las Cuentas Anuales Abreviadas

Normalmente, las cuentas anuales reguladas en el Plan General de Contabilidad incluyen los siguientes documentos:

• Balance: Este documento sirve para presentar la posición patrimonial de la empresa marcando la diferencia entre activo, pasivo y patrimonio neto.
• La cuenta de pérdidas y ganancias: Este libro sirve para presentar los resultados del año correspondiente a la diferencia que hay entre ingresos y gastos en un ejercicio.
• Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio: Este documento sirve para presentar todos los cambios en el patrimonio neto y el estado de los ingresos y gastos reconocidos.
• Un estado de flujos de efectivo: Este documento sirve para reflejar el origen y destino de los movimientos en las partidas de activo que representan el efectivo y otros activos líquidos equivalentes.
• La memoria: Se trata de un resumen que debe recoger la información fundamental de todos los demás documentos contables que conforman las cuentas anuales.

Sin embargo, y como excepción, los negocios que presentan las cuentas anuales abreviadas pueden quedar exentos de presentar el estado de cambios del patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. Por ello, las empresas que cumplan los requisitos de facturación para presentar sus cuentas anuales abreviadas en cada apartado sólo deberán incluir en este documento:

• Balance abreviado
• La cuenta de pérdidas y ganancias abreviada
• Memoria abreviada

Otros Tipos de Cuentas Anuales Simplificadas para PYMES: El Modelo PYME

Con el objetivo de simplificar todavía más las obligaciones contables de los pequeños negocios se puso en marcha el Plan General de Contabilidad para PYMES, una normativa que flexibiliza la ley contable para adaptarla a la realidad de los pequeños negocios. A raíz de esta normativa nació también un modelo de cuentas anuales similar a las cuentas abreviadas y específico para pequeños negocios y microempresas.

Este formulario se basa en el mismo concepto que las cuentas anuales abreviadas: simplificar la contabilidad para los negocios que no pueden invertir tanto tiempo y dinero en sus trámites contables. El modelo abreviado y el modelo PYMES son muy similares, aunque el modelo para PYMES puede ser algo más sencillo de realizar que el formulario abreviado. En todo caso, los negocios que cumplan los requisitos para presentar ambos modelos, pueden elegir entre depositar sus cuentas con uno u otro.

Podrán formular sus cuentas anuales en el modelo para PYMES todas las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:

• Que el total de las partidas del activo no supere los 4 millones de euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8 millones de euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

Es decir, las empresas que cumplan esta situación son consideradas como pequeña o mediana empresa y pueden presentar sus cuentas como tal ante el Registro Mercantil.

Contenido Detallado de la Memoria Abreviada

La memoria abreviada, al igual que las cuentas anuales normales, tiene un contenido estructurado que debe seguirse rigurosamente. A continuación, se detallan los puntos principales que la componen:

1. Actividad de la empresa

En este apartado se describirá el objeto social de la empresa y la actividad o actividades a que se dedique. Se incluirá el domicilio y forma legal de la empresa, así como una descripción de la naturaleza de la explotación y sus principales actividades. En caso de pertenecer a un grupo de sociedades, se informará sobre el nombre y domicilio de la sociedad dominante que haya formulado las cuentas consolidadas. Si existe una moneda funcional distinta del euro, se indicarán los criterios tenidos en cuenta para su determinación.

2. Bases de presentación de las cuentas anuales

La empresa deberá hacer una declaración explícita de que las cuentas anuales reflejan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados. Se informará sobre razones excepcionales por las que no se han aplicado disposiciones legales contables, informaciones complementarias necesarias, principios contables no obligatorios aplicados y aspectos críticos de la valoración y estimación de la incertidumbre. También se detallarán cambios en estimaciones contables significativas, incertidumbres importantes que puedan afectar la continuidad de la empresa y, en su caso, la no elaboración bajo el principio de empresa en funcionamiento.

Se incluirá información comparativa, explicando razones excepcionales que justifiquen la modificación de la estructura de los documentos del ejercicio anterior, causas que impiden la comparación y la adaptación de los importes. Se identificarán elementos recogidos en varias partidas. Finalmente, se proporcionará una explicación detallada de los ajustes por cambios en criterios contables y corrección de errores realizados en el ejercicio.

3. Normas de registro y valoración

Se indicarán los criterios contables aplicados en relación con diversas partidas, incluyendo:

• Inmovilizado intangible: Criterios de capitalización, amortización y correcciones valorativas por deterioro.
• Inmovilizado material: Criterios sobre amortización, correcciones valorativas por deterioro y su reversión, capitalización de gastos financieros, costes de ampliación, modernización y mejoras, costes de desmantelamiento o retiro, y criterios sobre la determinación del coste de los trabajos efectuados por la empresa para su inmovilizado. Se precisarán los criterios de contabilización de contratos de arrendamiento financiero y otras operaciones de naturaleza similar.
• Inversiones inmobiliarias: Criterio para calificar terrenos y construcciones como inversiones inmobiliarias, especificando los criterios señalados para el inmovilizado material.
• Permutas: Criterio seguido y justificación de su aplicación, en particular, las circunstancias que han llevado a calificar una permuta de carácter comercial.
• Activos financieros y pasivos financieros: Criterios empleados para la calificación y valoración, reconocimiento de cambios de valor razonable, naturaleza de los activos y pasivos financieros designados como a valor razonable, criterios aplicados para determinar la existencia de evidencia objetiva de deterioro y su registro, así como los criterios contables aplicados a activos financieros con condiciones renegociadas. También se incluirán los criterios empleados para el registro de la baja de activos y pasivos financieros.
• Inversiones en empresas del grupo, multigrupo y asociadas: Criterio seguido en la valoración de estas inversiones y el aplicado para registrar las correcciones valorativas por deterioro.
• Ingresos o gastos procedentes de las distintas categorías de activos y pasivos financieros: Criterios empleados para su determinación (intereses, primas o descuentos, dividendos, etc.).
• Instrumentos de patrimonio propio en poder de la empresa: Criterios de valoración y registro de empleados.
• Existencias: Criterios de valoración, precisando los seguidos sobre correcciones valorativas por deterioro y capitalización de gastos financieros.
• Transacciones en moneda extranjera: Criterios de valoración y de imputación de las diferencias de cambio, y en caso de cambio en la moneda funcional, la razón de dicho cambio.
• Impuestos sobre beneficios: Criterios utilizados para el registro y valoración de activos y pasivos por impuesto diferido.
• Ingresos y gastos: Criterios generales aplicados, en particular, en relación con las prestaciones de servicios realizadas por la empresa.
• Provisiones y contingencias: Criterio de valoración, tratamiento de las compensaciones a recibir de un tercero y descripción general del método de estimación y cálculo de cada uno de los riesgos.
• Gastos de personal: Criterios empleados para su registro, en particular, el referido a los compromisos por pensiones.
• Subvenciones, donaciones y legados: Criterio empleado para su clasificación y, en su caso, su imputación a resultados.
• Combinaciones de negocios: Criterios de registro y valoración empleados.
• Negocios conjuntos: Criterios seguidos por la empresa para integrar en sus cuentas anuales los saldos correspondientes al negocio conjunto en que participe.
• Transacciones entre partes vinculadas: Criterios empleados.

4. Inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias

Se presentará un análisis del movimiento durante el ejercicio de cada uno de estos epígrafes del balance y de sus correspondientes amortizaciones acumuladas y correcciones valorativas por deterioro de valor acumuladas. Se detallará el saldo inicial, entradas, salidas y saldo final. Se especificará la información relativa a inversiones inmobiliarias, incluyéndose además una descripción de las mismas. Para arrendamientos financieros y otras operaciones de naturaleza similar sobre activos no corrientes, se precisarán el coste del bien en origen, duración del contrato, años transcurridos, cuotas satisfechas en años anteriores y en el ejercicio, cuotas pendientes y, en su caso, el valor de la opción de compra.

5. Activos financieros

Se presentará para cada clase de activos financieros no corrientes un análisis del movimiento durante el ejercicio y de las cuentas correctoras de valor originadas por el riesgo de crédito. Cuando los activos financieros se hayan valorado por su valor razonable, se indicará si el valor razonable se determina tomando como referencia precios cotizados en mercados activos o se estima utilizando modelos y técnicas de valoración, señalando los principales supuestos. Se indicará el valor razonable y las variaciones en el valor registradas, por categoría de activos financieros. Con respecto a los instrumentos financieros derivados, se informará sobre la naturaleza y las condiciones importantes. Se incluirá un cuadro que refleje los movimientos del patrimonio como consecuencia de los cambios de valor razonable de los instrumentos financieros. Para empresas del grupo, multigrupo y asociadas, se informará sobre el importe de las correcciones valorativas por deterioro registradas en las distintas participaciones.

6. Pasivos financieros

Se revelará información sobre el importe de las deudas que venzan en cada uno de los cinco años siguientes al cierre del ejercicio y del resto hasta su último vencimiento, figurando separadamente para cada uno de los epígrafes y partidas relativos a deudas. Se informará sobre el importe de las deudas con garantía real, con indicación de su forma y naturaleza. En relación con los préstamos pendientes de pago, se informará de los detalles de cualquier impago del principal o de los intereses que se haya producido durante el ejercicio, el valor en libros en la fecha de cierre y si el impago ha sido subsanado o se han renegociado las condiciones del préstamo antes de la fecha de formulación de las cuentas anuales.

7. Fondos propios

Se informará sobre el importe del capital autorizado por la junta de accionistas para que los administradores lo pongan en circulación, indicando el periodo al que se extiende la autorización. También se incluirá el número, valor nominal y precio medio de adquisición de las acciones o participaciones propias en poder de la sociedad o de un tercero que obre por cuenta de ésta, especificando su destino final previsto.

8. Situación fiscal

Se informará sobre el gasto por impuesto sobre beneficios corriente.