Cuentas Anuales Abreviadas para PYMES: Simplificación y Ventajas

¿Sabías que no todas las empresas tienen la obligación de presentar las mismas cuentas anuales? El Plan General Contable ofrece a los negocios más pequeños la posibilidad de presentar en el Registro Mercantil un modelo simplificado de su contabilidad, lo que puede aligerar significativamente su carga burocrática.

Las pequeñas y medianas empresas pueden presentar un formulario abreviado de las cuentas anuales ordinarias y cumplir de forma mucho más sencilla con la obligación de depositar su contabilidad cada año. Este formulario puede suponer una importante descarga administrativa para las empresas, además de un ahorro de costes por todos los informes o auditorías que no estarán obligadas a realizar.

Si todavía no sabes qué son las cuentas anuales abreviadas, en qué se diferencian de las ordinarias o qué empresas pueden presentar este formulario simplificado, sigue leyendo.

¿Qué son las Cuentas Anuales Abreviadas?

Las cuentas anuales son un conjunto de documentos financieros que resumen la actividad económica de una empresa durante un ejercicio contable y unifican los principales libros contables que cualquier empresa debe llevar al día. En este formulario se resume toda la contabilidad de los negocios, que deben elaborar, aprobar en Junta y depositar ante el Registro Mercantil. En este documento que se publica cada año, cualquier persona o entidad interesada puede consultar rápidamente la situación económica y contable de la empresa: desde sus deudas y activos, hasta sus ingresos y gastos, pasando por los beneficios o incluso los movimientos de efectivo.

Todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, están obligadas a depositar y hacer públicas sus cuentas anuales. Sin embargo, no todos los negocios tienen que presentar su contabilidad a través del mismo formulario. Algunas empresas pueden publicar un modelo mucho más simple, con menos información y más fácil de elaborar.

El Boletín Oficial del Estado (BOE) publica cada año tres tipos de cuentas anuales:

• Cuentas anuales ordinarias
• Cuentas anuales abreviadas
• Cuentas anuales PYME

Las cuentas anuales abreviadas -y también las cuentas para pymes- son modelos que reúnen la contabilidad anual de la empresa, pero de manera mucho más simplificada. Estos formularios se diferencian de las cuentas anuales ordinarias por el detalle de la información que contienen.

De hecho, las pymes que pueden presentar las cuentas anuales a través del modelo abreviado no solo pueden ahorrar mucho tiempo al tener que detallar menos sus libros contables, sino que además tienen que elaborar menos informes e incluso tienen la posibilidad de quedar exentos de presentar algunos documentos como el estado de flujos de efectivo, que es obligatorio en las cuentas ordinarias. Estas cuentas anuales abreviadas permiten a las empresas completar y publicar muchas menos páginas de su contabilidad y presentar una información menos detallada y desglosada.

¿Para qué sirven las Cuentas Anuales Abreviadas?

Las cuentas anuales abreviadas están reguladas en el Real Decreto 1514/2007, de 16 de Noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad. Esta ley se ha ido actualizando para facilitar la llevanza de la contabilidad entre todas las empresas, pero especialmente entre las pymes.

Habitualmente, los pequeños negocios no tienen departamentos específicos para realizar auditorías e informes y llevar constantemente actualizada toda la contabilidad. Por ello, el Plan General Contable incluyó hace años un formulario «abreviado» de cuentas anuales, en el que la información que hay que incluir es mucho menos detallada.

Además, los negocios que cumplen los límites de facturación y demás requisitos para poder elaborar estas cuentas están obligados a incluir en el formulario menos libros contables que las demás. Las cuentas anuales abreviadas tienen por objetivo, en primer lugar, simplificar uno de los trámites más costosos para las empresas, que es la elaboración y presentación de la contabilidad anual. Estos formularios tienen decenas de páginas y, en el caso de las cuentas ordinarias, hay que rellenar cientos de apartados detallando todas la información financiera de la empresa, sus resultados o sus movimientos de liquidez.

Los formularios simplificados eliminan muchos de estos epígrafes e incluso exigen presentar menos libros. Por ejemplo, los negocios que presentan sus cuentas anuales abreviadas -o el modelo pyme- no tienen que incluir en ellas el Estado de Flujos de Liquidez. De igual manera, tampoco están obligados a publicar su estado de cambios en el patrimonio neto, que será voluntario para los negocios que pueden presentar cuentas abreviadas.

Estas exenciones y la simplicidad del formulario abreviado aligeran mucho las cargas burocráticas de las pequeñas empresas y también les permiten ahorrar dinero por todos los trámites que no deberá hacer su gestor, así como por las auditorías e informes de los que están exentos y que suponen un coste importante al contratar empresas externas que los realicen.

Diferencias entre Cuentas Anuales Normales y Abreviadas

Tanto las cuentas anuales normales como las abreviadas están incluidas en el Plan General Contable y se han ido actualizando a través de distintas normativas. La última actualización de estos formulario se llevó a cabo en el Real Decreto Ley 602/2016, que establece los requisitos de las cuentas anuales ordinarias y abreviadas, y también del formulario de cuentas para pymes. Tanto este modelo para pequeñas empresas como las cuentas anuales se diferencian del formulario ordinario en la cantidad de información que hay que completar.

Los modelos de cuentas anuales abreviadas se diferencian de las cuentas ordinarias en, al menos, tres aspectos:

• Simplicidad: las cuentas anuales abreviadas solicitan información mucho más general, con menos detalle en cada apartado y con menos datos desglosados.
• Menos costes de gestión: en las cuentas anuales abreviadas no se exigen muchos de los trámites y auditorías obligatorias para las grandes empresas que presentan la contabilidad ordinaria.
• Se exigen menos libros contables: las empresas que presentan sus cuentas anuales abreviadas están obligadas a incluir tres libros contables en vez de cinco, ya que pueden quedar exentas de presentar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo, obligatorios para las empresas que depositan las cuentas anuales ordinarias.

Las diferencias en la simplicidad entre ambos documentos se pueden ver en muchos apartados de las cuentas anuales. Por ejemplo, en el balance de situación abreviado, en lugar de exigir un desglose completo de todas las partidas del activo, pasivo y patrimonio neto, se solicita esta información de forma mucho más resumida y hay algunos puntos que directamente desaparecen o se agrupan con otros. Lo mismo sucede con la cuenta de pérdidas y ganancias abreviadas o la memoria.

La siguiente tabla resume las diferencias clave:

Requisitos y Límites para Presentar las Cuentas Anuales Abreviadas

Los modelos de cuentas anuales abreviadas son una gran ventaja para los pequeños negocios que tengan permitido presentar su contabilidad en estos formularios. Sin embargo, no todas las empresas pueden beneficiarse de estos formularios simplificados.

Según el Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre, por el que se modifica el Plan General de Contabilidad, hay un modelo abreviado para distintos apartados de las cuentas anuales, como puede ser la cuenta de pérdidas y ganancias. Para cada uno de ellos, la ley establece los siguientes umbrales y requisitos que deben cumplir las pymes para depositar este formulario:

1. Balance, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria abreviados:

Podrán presentar estos tres libros contables en su versión abreviada las sociedades que a la fecha de cierre del ejercicio cumplan al menos, dos de las siguientes circunstancias:

• Que la totalidad de las partidas del activo no supere los 4.000.000 euros. Se entenderá por «activo total» el total que figure en el modelo del Balance.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8.000.000 euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

2. Cuenta de pérdidas y ganancias abreviada:

Podrán presentar estos dos libros contables en versión abreviada las sociedades en las que, a la fecha de cierre del ejercicio, concurran al menos dos de las siguientes circunstancias:

• Que el total de las partidas del activo no supere los 11.400.000 euros. Se entenderá por «activo total» el total que figure en el modelo del Balance.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 22.800.000 euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 250.

La ley no prevé un modelo abreviado del estado de flujos de efectivo. Sin embargo, las empresas que cumplan los requisitos para presentar el balance o la memoria en la versión simplificada, estarán exentas de presentar este modelo. Además, si cumplen esas condiciones, el Estado de patrimonio neto también será voluntario para ellas.

En cuanto a los requisitos, cualquier sociedad que cumpla los anteriores umbrales de facturación podrá formular sus cuentas en el modelo abreviado. Eso sí, si en la fecha de cierre del ejercicio un negocio deja de cumplir dos de las circunstancias anteriores, no podrá volver a beneficiarse de los formularios abreviados hasta que vuelva a cumplir estos requisitos durante, al menos, dos ejercicios seguidos. No basta con cumplirlo un solo año (salvo la excepción que verás justo debajo). Hay que cumplir dos de los tres límites, no necesariamente los tres.

En el primer año desde la constitución, transformación o fusión, la sociedad puede presentar abreviado si al cierre de ese ejercicio cumple al menos dos de los tres límites indicados, sin esperar al segundo año. Además, las sociedades que formen parte de un grupo empresarial que formule cuentas consolidadas no podrán acogerse a este formato abreviado.

Estos criterios se aplican a empresas individuales, sociedades limitadas y sociedades anónimas que no estén obligadas a auditar sus cuentas.

¿Qué documentos componen las Cuentas Anuales Abreviadas?

Normalmente, las cuentas anuales reguladas en el Plan General de Contabilidad incluyen los siguientes documentos:

• Balance: este documento sirve para presentar la posición patrimonial de la empresa marcando la diferencia entre activo, pasivo y patrimonio neto.
• La cuenta de pérdidas y ganancias: este libro sirve para presentar los resultados del año correspondiente a la diferencia que hay entre ingresos y gastos en un ejercicio.
• Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio: este documento sirve para presentar todos los cambios en el patrimonio neto y el estado de los ingresos y gastos reconocidos.
• Un estado de flujos de efectivo: este documento sirve para reflejar el origen y destino de los movimientos en las partidas de activo que representan el efectivo y otros activos líquidos equivalentes.
• La memoria: se trata de un resumen que debe recoger la información fundamental de todos los demás documentos contables que conforman las cuentas anuales.

Sin embargo, y como excepción, los negocios que presentan las cuentas anuales abreviadas pueden quedar exentos de presentar el estado de cambios del patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. Por ello, las empresas que cumplan los requisitos de facturación para presentar sus cuentas anuales abreviadas en cada apartado solo deberán incluir en este documento:

• Balance abreviado: ofrece una imagen del patrimonio empresarial en un momento determinado. En este modelo solo es necesario presentar las partidas principales del activo y del pasivo, sin el nivel de detalle exigido en el formato clásico. En el activo se incluyen elementos como el inmovilizado, las existencias, los deudores y la tesorería. En el pasivo se reflejan los fondos propios y las deudas a corto y largo plazo.
• La cuenta de pérdidas y ganancias abreviada: resume el resultado del ejercicio mediante los ingresos y los gastos. En el modelo abreviado, las partidas se agrupan en categorías generales como la cifra de negocios, los gastos de personal o las amortizaciones. Se eliminan apartados más complejos como el resultado de operaciones interrumpidas o el desglose de los ingresos financieros.
• Memoria abreviada: incluye información adicional necesaria para interpretar correctamente los documentos anteriores. Aunque está simplificada respecto al modelo completo, sigue siendo obligatorio indicar, entre otros aspectos, los criterios contables aplicados, los movimientos del inmovilizado y la información sobre deudas con vencimiento superior al año. Es frecuente pensar que en abreviado “no hace falta detallar” operaciones con socios o administradores. Sí hace falta cuando sean relevantes y, sobre todo, si no se han hecho a precios de mercado.

Contenido de la Memoria Abreviada

La memoria contable es uno de los libros obligatorios que debe formular una empresa junto al libro diario y al de inventarios y balances y depositar en el Registro Mercantil. El Código de Comercio, el Plan General de Contabilidad y la Ley de Sociedades de capital definen a la memoria como el “estado financiero cuyo objeto fundamental es el de ampliar y comentar el contenido del resto de documentos que integran las cuentas anuales de la sociedad, esto es, balance y cuenta de pérdidas y ganancias en las pymes, a los que se le añaden Estado de cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujos de efectivo en las grandes empresas”.

La información a incluir en la memoria dependerá de si estamos ante el modelo normal o el abreviado (o del de pymes). Existe un “modelo oficial “para cada uno de ellos que la sociedad deberá cumplimentar, si bien este establece un mínimo exigible que se podrá reducir o ampliar. En aquellos casos en que se considere necesario para permitir un mejor conocimiento de la actividad de la empresa o de su situación económica se deberá indicar cualquier información en la memoria no incluida en el modelo.

La memoria abreviada debe contener, al menos, la siguiente información:

1. Actividad de la empresa: Domicilio y forma legal de la empresa, descripción de la naturaleza de la explotación y principales actividades. Información sobre pertenencia a un grupo de sociedades y moneda funcional.
2. Bases de presentación de las cuentas anuales: Declaración explícita de imagen fiel, razones excepcionales para no aplicar disposiciones legales, informaciones complementarias necesarias, principios contables no obligatorios aplicados, aspectos críticos de valoración y estimación de incertidumbre. También debe incluirse información sobre cambios en criterios contables y corrección de errores.
3. Normas de registro y valoración: Criterios contables aplicados para inmovilizado intangible, material e inversiones inmobiliarias, permutas, activos y pasivos financieros, inversiones en empresas del grupo, instrumentos de patrimonio propio, existencias, transacciones en moneda extranjera, impuestos sobre beneficios, ingresos y gastos, provisiones y contingencias, gastos de personal, subvenciones, combinaciones de negocios y negocios conjuntos.
4. Inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias: Análisis del movimiento durante el ejercicio de cada epígrafe y sus amortizaciones acumuladas y correcciones valorativas por deterioro. Información sobre arrendamientos financieros.
5. Activos financieros: Análisis del movimiento durante el ejercicio y de las cuentas correctoras de valor. Información sobre activos financieros valorados por su valor razonable y sobre instrumentos financieros derivados.
6. Pasivos financieros: Información sobre el importe de las deudas que venzan en los cinco años siguientes, deudas con garantía real, y detalles de impagos de préstamos.
7. Fondos propios: En caso de sociedades anónimas, importe del capital autorizado y número, valor nominal y precio medio de adquisición de acciones propias.
8. Situación fiscal: Gasto por impuesto sobre beneficios corriente y cualquier otra información fiscal significativa.

Un tip que os damos es utilizar un ERP contable para simplificar y agilizar la elaboración de la memoria. En la presentación digital de cuentas se puede optar por realizar la memoria en forma de texto libre o realizarla en forma normalizada. En el primer caso la memoria se puede escribir con cualquier procesador de texto y grabar en alguno de los formatos de fichero que admite el Registro Mercantil (PDF, TXT, TIFF o JPEG).

Por el contrario, en la memoria normalizada, toda la información contenida en la memoria se va a tratar individualmente, casilla por casilla, y se va a grabar en formato XBRL junto con el modelo de Cuentas anuales. La memoria normalizada está disponible en el programa a partir del ejercicio 2009 en el modelo PYMES y a partir del ejercicio 2010 en el modelo Abreviado. No se contempla la realización de esta modalidad de memoria para el modelo Normal.

Otros tipos de Cuentas Anuales Simplificadas para PYMES

Con el objetivo de simplificar todavía más las obligaciones contables de los pequeños negocios se puso en marcha el Plan General de Contabilidad para pymes, una normativa que flexibiliza la ley contable para adaptarla a la realidad de los pequeños negocios. A raíz de esta normativa nació también un modelo de cuentas anuales similar a las cuentas abreviadas y específico para pequeños negocios y microempresas.

Este formulario se basa en el mismo concepto que las cuentas anuales abreviadas: simplificar la contabilidad para los negocios que no pueden invertir tanto tiempo y dinero en sus trámites contables. El modelo abreviado y el modelo pymes son muy similares, aunque el modelo para pymes puede ser algo más sencillo de realizar que el formulario abreviado. En todo caso, los negocios que cumplan los requisitos para presentar ambos modelos, pueden elegir entre depositar sus cuentas con uno u otro. Es más, se les permite presentar una parte de su contabilidad -por ejemplo, el balance- con un formulario y otra parte -por ejemplo, la cuenta de pérdidas y ganancias-, con otro.

Podrán formular sus cuentas anuales en el modelo para pymes todas las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:

• Que el total de las partidas del activo no supere los 4 millones de euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8 millones de euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

Es decir, las empresas que cumplan esta situación son consideradas como pequeña o mediana empresa y pueden presentar sus cuentas como tal ante el Registro Mercantil.

Presentación de Cuentas Anuales: Plazos y Proceso

Las cuentas anuales resumen la actividad económica de un negocio durante un ejercicio contable. Muestran información esencial sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos y son obligatorios para todas las sociedades mercantiles. De hecho, deben ser depositados anualmente en el Registro Mercantil. Así mismo, las cuentas anuales deben presentarse en el Registro Mercantil una vez que han sido formuladas y aprobadas por los administradores y socios.

Los plazos para la presentación son los siguientes:

1. Formulación: El plazo para la formulación de las cuentas anuales, tanto para pymes como para grandes empresas, es de tres meses desde el cierre del ejercicio contable, que en la mayoría de casos coincide con el 31 de diciembre. Es decir, los administradores tienen hasta el 31 de marzo del año siguiente para formular las cuentas.
2. Aprobación: Una vez formuladas, las cuentas deben ser aprobadas por la junta general de socios en los seis meses posteriores al cierre del ejercicio. Por tanto, la aprobación debe hacerse como máximo antes del 30 de junio.
3. Depósito: Finalmente, el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil debe realizarse en el plazo de un mes tras su aprobación, es decir, antes del 30 de julio.

Si quieres evitar sanciones o posibles bloqueos en tu actividad empresarial, no permitas que venzan estos plazos. En este punto también queremos hacer otra matización, dado que ya estamos plenamente inmersos en la era digital: el depósito de cuentas puedes hacerlo tanto presencialmente como de forma telemática.

Para la presentación de las cuentas anuales, es necesario:

• Cumplimentar la instancia de presentación que se proporciona en el Registro o descargar y utilizar el programa de generación de instancias.
• Asegurarse de que las cuentas anuales estén firmadas por todos los administradores o certificar ese extremo en el Certificado del acta de la Junta.

Es fundamental que tanto pymes como grandes corporaciones cumplan las normativas para evitar problemas con las autoridades fiscales y el Registro Mercantil. Elegir el modelo adecuado de cuentas anuales es crucial para cumplir con las obligaciones legales de tu empresa de manera eficiente.