Manual para Crear una Franquicia Exitosa

Todas las empresas del planeta afrontan una serie de desafíos a lo largo de su existencia que en ocasiones acaba definiendo la estructura y naturaleza de la compañía. Uno de esos puntos de inflexión es el cambio a un modelo de franquicias que ayude a continuar una expansión nacional o internacional que de otro modo sería imposible.

1. Define tu modelo de negocio

Lo primero y más elemental decisión a la hora de comenzar una expansión bajo el modelo de franquicia es determinar de forma clara en qué sector vas a realizar la actividad, definiendo qué productos y/o servicios vas a ofrecer a los emprendedores que deseen convertirse en franquiciados al calor de tu enseña. Es capital establecer qué objetivos pretendes lograr como franquiciador, tanto de índole financiera como en lo referente a los métodos de trabajo que van a definir tu actividad comercial.

El concepto en el que se base tu empresa debe ser fácilmente transmisible a través de un proceso de formación de franquiciados asequible y bien elaborado. En este sentido, has de tener en cuenta que cuando un empresario de éxito piensa en su negocio no solo lo hace en torno a las bondades de su producto o servicio, sino que es necesario aplicar los principios del llamado ‘marketing emocional’, apuntando directamente a las sensaciones que evoca tu negocio en tus clientes. Tu objetivo debería ser vender tu producto o servicio proporcionando además a tu cliente una sensación de placer y satisfacción al tiempo que relacione directamente ese sentimiento con tu marca.

Ejemplificando este concepto, las peluquerías y centros de estética no se limitan a ofrecer sus tratamientos, sino a ofertar a sus clientes el acceso directo a la belleza y el bienestar asociado intrínsecamente a estos servicios. Además debes pensar que este concepto de negocio debe poderse reproducir y ser fácilmente transmisible a través de la formación y en los manuales operativos para que todos los franquiciados puedan ponerlo en práctica.

2. Crea una imagen de marca fuerte y atractiva

Uno de los motivos por los que los emprendedores que desean franquiciarse eligen una marca u otra es la notoriedad y reputación que una determinada compañía tenga en su sector. En este sentido, ser solventes y contar con un modelo de negocio asentado no es suficiente para continuar con la expansión de tu empresa. Este reconocimiento dentro del mercado de la franquicia es una pieza fundamental de la estrategia en materia de imagen de cualquier compañía que se precie.

Si tu negocio no es conocido en el ámbito territorial en el que pretendes crecer quizá sea buena idea invertir en una buena campaña de marketing que incremente la visibilidad de tu negocio. Y no olvides registrar la marca, el logotipo y el eslogan de tu empresa salvaguardando tus derechos en materia de uso y propiedad. Asimismo, será necesaria la creación de un manual de imagen que sirva de referente único en materia estilística de cara a que tus franquiciados tengan una guía que seguir a la hora de aplicar tus directrices a su negocio.

Entre los aspectos que debería cubrir este manual se encuentran la utilización de letreros luminosos, la indumentaria, el material publicitario oficial, el uso de vehículos y la decoración del local, por mencionar algunos.

3. Inscribe tu empresa en el Registro de Franquiciadores

Es absolutamente imprescindible inscribir de manera oficial tu compañía en el registro de franquiciadores a través de la Dirección General de Comercio Interior, un servicio accesible a través de la página web del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. La obtención de los permisos necesarios para operar de manera legal es un requisito ineludible para cualquier empresa franquiciadora. Otro punto importante antes de empezar a franquiciar tu negocio es la inscripción de éste en el Registro de Franquiciadores para tener todos los permisos necesarios en regla cuanto antes.

El sistema de franquicias está regulado por el Real Decreto 429/2006 del 7 de abril, existiendo una revisión reciente contenida en el Real Decreto 201/2010 del 26 de febrero.

4. Establece tu sede central de franquicias

Coordinar toda una red de franquiciados no es tarea fácil si no se define de manera clara una estrategia de expansión territorial. En este sentido, establecer una central que actúe de nodo común para todos tus socios franquiciados es no solo una buena idea sino un paso elemental si quieres alcanzar el éxito. A través de esta sede central se deberá canalizar toda la información, apoyo y asistencia para todos tus franquiciados, haciendo más fácil la gestión y comunicación entre los distintos negocios de la empresa.

Un elemento importante que definirá la relación con tus socios será tu capacidad para gestionar y dirigir a un grupo de personas de una manera eficaz y profesional. Ya sea para tratar con empleados o franquiciados, siempre es recomendable contratar un servicio de consultoría para que te ayuden en este sentido. Explora el mercado de consultorías, investigando y certificando de antemano la profesionalidad de la empresa por la que te decantes.

5. Diseña un modelo financiero sólido

Cuando un futuro emprendedor comienza a interesarse por invertir en una compañía bajo el modelo de franquicia, uno de los primeros datos que desea conocer es cuánto le va a costar formar parte de una determinada enseña. Por lo tanto, como franquiciador, deberás establecer un modelo financiero bien definido realizando un estudio económico que te permita calcular de antemano cuáles serán los ingresos estimados tanto de tu empresa como de los negocios que franquicies. Este trabajo será de vital importancia de cara a decidir qué cifra han de realizar tus franquiciados en materia de derecho de entrada, royalties o canon publicitario.

Probablemente la gran duda encima de la mesa en toda negociación es el tiempo estimado que se tardará en recuperar la inversión inicial, un dato que debería ser lo más exacto posible con el objetivo de evitar futuras frustraciones al franquiciado y problemas de índole económico que no hagan sino enturbiar las relaciones entre socios y franquiciador.

6. Redacta el contrato de franquicia

Si decides franquiciar tu negocio habrás de firmar un contrato de franquicia con cada uno de los franquiciados que se unan a tu proyecto. Por consiguiente, elaborar de manera profesional, detallada y concisa un contrato que contenga los diferentes aspectos de la relación contractual entre franquiciador y socio es un requisito obligatorio. Este documento delimitará tanto los derechos como las obligaciones de cada una de las partes, siendo necesario abordar temas como las diferentes cuotas a pagar en materia de royalties y/o publicidad, la vigencia del contrato, la existencia o no de cláusulas de renovación, la exclusividad territorial, diferentes aspectos en materia de propiedad intelectual, las posibles sanciones aplicables y las cláusulas por término, cesión o transferencia del negocio, entre otras cuestiones.

Si no tienes experiencia en elaboración de contratos te recomendamos contratar los servicios de alguna asesoría legal que te ayude y guie en el proceso que definirá el documento legal vinculante más importante de tu proyecto.

7. Elabora los manuales de operación

Los manuales de operación son los documentos con los que trabajarán los franquiciados a tu empresa a la hora de saber cómo deben operar su negocio de acuerdo a tus estándares. Es por ello importante estandarizar en la medida de lo posible todos y cada uno de los procesos que se realicen en tu compañía con el objetivo de transmitirlos a todos tus socios de manera sencilla y clara. Dicho texto se encuentra normalmente inserto dentro del contrato de franquicia, y por su naturaleza didáctica deberán estar correctamente escritos siendo fácilmente entendibles además de estar actualizados, incluyendo cualquier modificación de última hora en los procesos y el modelo de negocio.

Algunos de los temas que tradicionalmente incluyen este tipo de documentos son los requisitos a cumplir antes de la apertura del local, la descripción de las distintas operaciones del negocio, información en materia de recursos humanos, seguridad, marketing e imagen corporativa, así como claves en torno al proceso de ventas. Dado que este documento destapa por completo el funcionamiento interno de la compañía su naturaleza es puramente confidencial, siendo habitual su entrega al franquiciado en concepto de depósito, siendo devueltos cuando la relación contractual finaliza.

8. Establece una buena relación con tus franquiciados

Además de los necesarios requisitos legales en materia de documentación, contratos, gestión y ejecución de procesos, tu negocio no conseguirá expandirse de manera exitosa si no construyes una relación cercana y provechosa con los franquiciados a tu marca. La inversión en una buena formación tiene un valor incalculable que a priori puede parecer intangible pero que definirá de manera absoluta el devenir de los negocios que se adhieran a tu empresa. Piensa en qué tipo de formación es la más conveniente, dónde se impartirá y quién correrá con los gastos. La realización de un organigrama que defina cada puesto de trabajo es asimismo recomendable.

Ofrecer apoyo y asistencia técnica a tus franquiciados no solo posibilitará el buen funcionamiento de sus negocios, sino a la postre el de la marca de manera global, algo que beneficiará a todas y cada una de las partes implicadas en el proyecto. Además, la comunicación es un elemento esencial para crear la confianza necesaria entre franquiciador y socio, evitando conflictos innecesarios que puedan afectar a la compañía. Trabaja con tus franquiciados y hazles sentir que la empresa central está ahí para ayudarlos en todo lo necesario.

9. Construye una amplia red de proveedores

Si deseas operar tu negocio de manera solvente deberás determinar de antemano qué materias primas, productos, servicios o equipos necesitarás para hacer funcionar tu empresa. Es por ello necesario hacerse con una buena red de proveedores a nivel local o nacional con el objetivo de contar con acuerdos que a la postre te otorguen ventajas competitivas con respecto a tu competencia. Una buena relación comercial con tus proveedores te posibilitará conseguir sus productos o servicios a precios asequibles, algo que puede llegar a definir tu margen de beneficios ayudándote a crecer junto a tus franquiciados.

La franquicia se caracteriza por un método de explotación, que es denominado know-how o saber-hacer que es el elemento que diferencia a la franquicia de otras fórmulas de asociacionismo comercial. Este saber-hacer lo componen un conjunto de conocimientos prácticos no patentados, que permiten al franquiciador transmitir al franquiciado la filosofía corporativa de su empresa, base de su éxito empresarial. Para cualquier empresa, crear unas señas de identidad es la base fundamental de su negocio, ahora bien, para una franquicia es indispensable desarrollar un concepto de negocio de éxito, verificarlo, probarlo en la práctica, describirlo y recogerlo en soportes que nos permitan su transmisión a terceros. Nada de lo mencionado puede quedar en manos de la improvisación.

Este know-how que transmite el franquiciador al franquiciado en forma de manuales operativos debe provenir de la propia experiencia y haber sido verificado por él, así como estar protegido, esto es, debe ser secreto para el resto del ámbito empresarial.

Estrategias para crear una franquicia rentable

Si estás pensando franquiciar tu negocio para crecer, lo primero que debes hacer es definir el modelo de franquicia correctamente. El modelo de franquicia no puede ser una réplica exacta al original, al menos en la parte de operativa interna y procedimientos ya que ahora el modelo de franquicia dependerá de una Central franquiciadora que hasta ahora no existía como tal. Si quieres saber cómo crear una franquicia, deberás pensar en la estrategia y objetivos a lograr a corto, medio y largo plazo: “Sin una hoja de ruta, será imposible alcanzar una meta”.

La estrategia para crear una franquicia debe ir enfocada a cómo crecer en franquicia en un territorio o país, y cómo hacer rentable una franquicia: el modelo de franquicia debe ser rentable para el franquiciador y para el franquiciado.

Objetivos al crear una franquicia:

• Objetivos personales: Franquiciar un negocio, implica un logro personal y profesional, ver tu negocio replicado en diferentes partes del país o incluso del mundo. Implica un reconocimiento de marca y un premio a un saber hacer.
• Objetivos económicos: Franquiciar es rentable, pero debe serlo para todos. Lo más importante que debes saber es que necesitas estructurar muy bien el modelo financiero de la central y del franquiciado para que ambas partes se beneficien del sistema de franquicias.
• Objetivos a largo plazo: Tenemos que pensar dónde queremos llegar, nuestra meta. Tiene que ser objetiva y realista, y una vez fijada, analizar los medios y recursos que vamos a necesitar para llegar a ella. Muchos franquiciadores plantean el crecimiento en franquicia para vender posteriormente la cadena de franquicia a un inversor, un fondo o un competidor.

La importancia de la marca

Todos los empresarios están orgullosos de su marca, pero si quieres crear una franquicia, debes crear una imagen de marca potente, potenciarla, y hacerla crecer. La marca es lo que menos valora un franquiciado al inicio de la expansión de franquicias, pero a largo plazo, es el principal activo de una cadena de franquicias. Un franquiciado valora la marca en el momento en que por llamarse así, los clientes le entran por la puerta del negocio… Es necesario invertir de forma permanente en campañas de marketing locales y nacionales para darte a conocer la marca.

Como franquiciador, debes cuidar especialmente el uso de la marca desde que tomes la decisión de franquiciar un negocio, y al crear el modelo de franquicia debes hacer que todos los franquiciados participen de este cuidado. La marca no sólo es el rótulo del establecimiento: crear una marca para franquiciar implica que la marca se trasmita al cliente final a través de soportes físicos e intangibles.

Información clave para la franquicia

La información que debemos tener para crear una franquicia, es aquella que vamos a que entregar a nuestros futuros franquiciados en algún momento del proceso de negociación de franquicias. La información no se entrega de golpe, hay un proceso por el cual el franquiciado va avanzando en su toma de decisión y el franquiciador va entregando documentación (cada vez más confidencial) del modelo de negocio en franquicia. En resumidas cuentas dicha información será la comercial o dossier (nuestra tarjeta de presentación), el plan de negocio o Business Plan del franquiciado, el contrato de franquicia que recoja los derechos y obligaciones del franquiciado y franquiciador y el manual operativo de franquicias, que recogerá toda la operativa del negocio de forma detallada y confidencial.

Estructura de la central de franquicia

La gestión de una organización bajo la fórmula de la franquicia cuenta con elementos específicos, como son la estructura de la central, la selección de los franquiciados y los recursos necesarios para establecer la relación de franquicia.

La central de franquicia debe contar con el equipo humano necesario para desarrollar las actividades propias de la franquicia. La central en sus inicios puede funcionar con un equipo humano reducido; el incremento del número de unidades franquiciadas implicará mayores recursos destinados a la asistencia y a la prestación de servicios.

Áreas clave de la central de franquicia:

• Dirección de la franquicia / Dirección de expansión
• Administración
• Compras
• Dirección de centros piloto
• Recursos humanos
• Departamento jurídico
• Marketing

Selección de franquiciados

Cada enseña requiere un perfil específico de franquiciado. Una vez que el franquiciador determina la descripción de las características que debe tener el franquiciado, hay que proceder a la especificación del puesto. Una correcta selección de los franquiciados resulta fundamental en el éxito de la cadena franquiciada. Para una correcta selección se hace imprescindible dotarse de un conjunto amplio de candidatos con garantía.

Fuentes de candidatos a franquiciados:

• Comerciantes independientes
• Franquiciados actuales
• La franquicia como fórmula de autoempleo, o como reconversión profesional

Medios para el reclutamiento de franquiciados:

1. Medios de comunicación (prensa, radio, televisión)
2. Anuarios
3. Ferias
4. Páginas de Internet
5. Contacto directo con posibles franquiciados

Proceso de selección de franquiciados

Una vez culminada la fase de reclutamiento, y una vez provistos de un número idóneo de candidatos, se procede a la selección entre los mismos. Instrumentos utilizados en la selección:

• Impresos de solicitud
• Entrevistas
• Tests
• Carta o declaración de intenciones
• Formación

Análisis financiero

El análisis financiero tiene como misión estimar con la mayor precisión posible la viabilidad del negocio que se pretende transmitir al franquiciado. Es importante que los datos económicos utilizados en la creación del Plan de Negocio se fundamenten todo lo posible en apreciaciones objetivas, estadísticas globales de los centros piloto y, en cualquier caso, en la experiencia previa.

Manuales de franquicia

Para el desarrollo de una franquicia es necesario incluir un conjunto de documentos conocidos como manuales de franquicia. Estos documentos operativos constituyen los pilares sobre los que se basará la transmisión del saber hacer de la franquicia y deben formar parte del contrato de franquicia. Además, asegurarán el buen funcionamiento por parte del franquiciado.

Los manuales de franquicia son un compendio que se presenta como documentos esenciales de toda consultoría de franquicia para franquiciar un negocio. Es en la manualización donde se logra plasmar las actividades fundamentales de la franquicia. No solo deben facilitar el conocimiento sobre el modelo de negocio, además, los manuales de franquicia deben permitir al franquiciado encontrar respuesta a la mayor parte de las dudas e interrogantes.

Tipos de manuales de franquicia:

• Manual de apertura
• Manual de operaciones
• Manual de recursos humanos
• Manual de imagen corporativa
• Manual de mantenimiento

Ventajas y desventajas de la franquicia

La principal ventaja es que se trata de un modelo contrastado, lo que aumenta las probabilidades de éxito. Otras ventajas es el acceso a formación relacionada con el ámbito de negocio que suele proporcionar el franquiciado. Como principal desventaja tenemos el canon de franquicia. Por otro lado, también puede resultar una desventaja la poca flexibilidad que se otorga a las franquicias para gestionar su propio negocio.

Requisitos para abrir una franquicia

Los requisitos para abrir una franquicia se especifican en el contrato de franquicia que firmarán franquiciado y franquiciador. El franquiciado debe ceñirse escrupulosamente a las directrices que marca el franquiciador. Normalmente, las franquicias que han tenido éxito exigen a los franquiciados que mantengan aquellos parámetros que le han permitido convertirse en una marca de referencia. El franquiciador puede añadir requisitos de ubicación. El contrato de franquicia es el que establece todas las cuestiones legales que deben tenerse en cuenta al abrir este tipo de negocio.

Aspectos clave del contrato de franquicia:

• Pago de canon o royalties
• Vigilar las reglas que especifican ciertas obligaciones a la hora de gestionar el negocio
• Exigencia de control diario de facturación o ingresos

Pasos finales para la apertura de la franquicia

Una vez has llegado hasta aquí, ¡enhorabuena! No obstante, aún te quedan algunas tareas que tachar de la lista. Nuevamente la ayuda de un asesor te facilitará estas gestiones. Además, contarás con la red de proveedores de tu franquiciador.

La actividad comercial en régimen de franquicia se regula por el Real Decreto 201/2010 del 26 de febrero. En él se determina que el contrato de franquicia es un acuerdo por el que una empresa (franquiciadora) concede a otra (franquiciada) el derecho de explotar su sistema de comercialización de productos y/o servicios. comerciales, manuales de operación, etc.

Una vez superada la fase más difícil, pero la apertura de tu franquicia te presentará un exigente reto: la gestión diaria de tu negocio. En esta situación, harías bien en confiar en un software de facturación y gestión en la nube que reduce drásticamente el tiempo dedicado a controlar tus cuentas y permite controlar tus cuentas de forma más eficaz.