Errores críticos en la gestión de recursos humanos en PYMES y cómo superarlos

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) a menudo enfrentan desafíos únicos en el área de recursos humanos debido a sus limitados recursos financieros y de personal. Sin embargo, abordar estos desafíos de manera efectiva es esencial para el crecimiento y éxito a largo plazo de la empresa. La gestión de los recursos humanos en las PYMES representa su activo más importante. Unos trabajadores motivados y comprometidos con la visión del negocio pueden marcar una gran diferencia. Por lo tanto, es crucial prestar atención a la gestión de los recursos humanos y evitar errores que pueden resultar costosos, ya sea por el incremento de la rotación de personal, demandas legales, afectación de las ventas o daño a la reputación como empleador.

Las PYMES suelen crecer rápido y con recursos limitados, lo que convierte la gestión de RR.HH. en un terreno lleno de riesgos. No porque tengan una fuerza de trabajo más pequeña que una empresa de mayor tamaño, esto significa que gestionarla va a ser más sencillo. Un error en nómina, contratos o cumplimientos puede generar multas, pérdida de talento y frenar la expansión.

Errores comunes en la gestión de RR.HH. en PYMES

Los dueños de pequeñas y medianas empresas (PYMES) usualmente tienen que desempeñar múltiples funciones, desde la contabilidad de la empresa hasta la gestión de recursos humanos. Estos errores en la gestión de Recursos Humanos pueden tener consecuencias devastadoras para la compañía, desde acciones legales hasta altos costos de rotación de personal.

1. Proceso de selección de personal deficiente

Generalmente, la gestión de los RR.HH. en las PYMES queda en manos del propietario del negocio, quien termina contratando a personas que le han recomendado o le han causado una buena impresión sin realizar un proceso de selección exhaustivo para encontrar al candidato idóneo. Contratar a una persona que no está cualificada para el puesto suele suponer un gran coste para tu empresa, por lo que deberías dedicar más tiempo y recursos a la selección de personal. Verifica los datos de los candidatos, pide referencias y haz entrevistas en profundidad. Si no te sientes capacitado, puedes externalizar este servicio dejándolo en manos de empresas especializadas en la selección y gestión de recursos humanos.

Según un estudio de la consultora CareerBuilder de 2013, la media en PYMES ronda los 30.000 euros por cada empleado por errores en la contratación. La solución para evitar los pasos en falso a la hora de emplear a nuevos trabajadores pasa por contar con un proceso de contratación coherente en todos los sentidos. Para empezar, la descripción del trabajo a realizar debe ser precisa. De esa forma se podrá atraer al talento de calidad. Esta explicación debe incluir todo: credenciales, salario, obligaciones, tareas del empleado e información de la compañía y proyectos futuros. Después, se precisa una entrevista personal en la que se compruebe que la persona es la indicada y que su currículo responde a la realidad. Todo este proceso no se puede hacer con prisas.

En el encuentro también se deben valorar otro tipo de conocimientos, no solo los teóricos del puesto de trabajo. Es fundamental saber si el entrevistado se adaptará a la cultura de la compañía y también es conveniente descubrir por qué pretende entrar a trabajar en una PYME. Como se puede comprobar, este proceso no es sencillo y lo mejor es contar con la ayuda de colaboradores para llevarlo a cabo. Al final, las mejores contrataciones son las que decide un equipo.

2. Ausencia de planes de formación para empleados

La gestión del talento en las PYMES sigue siendo su talón de Aquiles, incrementando la rotación del personal y afectando a la productividad. Un plan de formación interna mejorará la cualificación de los trabajadores y su motivación, generando un sentimiento de pertenencia con la empresa que aumentará su periodo de permanencia. Como resultado, tu PYME podrá adaptarse mejor a los cambios del entorno, será más competitiva y brindará productos o servicios de mejor calidad. Invertir en los empleados es invertir en la empresa. La formación es la vía más fácil para obtener beneficios de la gente que trabaja con usted.

Según Sebastian Lasarte, Country Manager de Teach on Mars, “la formación de colaboradores, de socios externos o de clientes es el principal problema de las PYMES”. Los fundadores de la empresa, que conocen los procesos antiguos, han de adaptarse a los nuevos. Y, por su parte, los recién llegados “están más perdidos en una nueva organización que tienen que descubrir, impregnarse de su cultura, entender cómo funciona y al mismo tiempo, gestionar su nuevo cargo”. Todo ello repercute en una pérdida de tiempo, que afecta directamente a la productividad.

3. Falta de un plan de integración para nuevos empleados (Onboarding)

En la mayoría de las PYMES, la integración de los nuevos empleados ocurre al azar, lo cual limita su productividad. Se estima que un trabajador necesita entre 3 y 12 meses, en dependencia de la complejidad del trabajo que desempeña, para alcanzar el máximo de su productividad, según reveló el Institute for Corporate Productivity. Un buen plan de integración acelerará ese proceso y reducirá a la mitad los costes. Tus empleados podrán adaptarse más rápido a la cultura organizacional y dominarán antes su trabajo, de manera que comenzarán a contribuir antes a la empresa.

4. Ausencia de descripción de cargos y funciones

Muchas veces las PYMES van contratando personal a medida que lo necesitan, por lo que no cuentan con un organigrama que especifique los cargos y funciones de los diferentes miembros de la organización. Ello puede dar pie a un solapamiento de tareas y funciones, así como a un desaprovechamiento de los recursos humanos, que terminará afectando a la productividad. Al contrario, una empresa con una adecuada gestión de los recursos humanos, en la que cada empleado tenga claras sus tareas, funciones y responsabilidades, será mucho más competitiva y facilitará la toma de decisiones rápidas ya que no habrá dobles mandos. Una empresa debe comunicar regularmente todos los cambios que puedan surgir en el entorno laboral. Una de las carencias más habituales viene de la indefinición que suele tener la plantilla sobre la labor a realizar. Por eso es conveniente que existan unas normas preestablecidas, una especie de manual del empleado, para que nadie se sienta perdido.

5. No tener un inventario de recursos humanos

El inventario de recursos humanos es una herramienta de gestión de personal muy poderosa que muy pocas PYMES usan pero que puede ayudarles a planificar con bastante precisión la rotación del personal para disminuir sus costes. Con el inventario de recursos humanos podrás detectar el talento y encontrar a candidatos que puedan ocupar puestos clave dentro de tu organización. También te servirá como base para mejorar la escala retributiva de los trabajadores según su rendimiento, cualificación y aptitudes.

6. Enfoque reactivo ante problemas del personal

La gestión de los recursos humanos en las PYMES suele ser reactiva, lo cual significa que se actúa cuando surgen los problemas, en vez de tomar medidas para evitar su aparición. Ese enfoque suele generar un clima laboral negativo y puede aumentar los costes, además de exponerte a acciones legales por parte de los empleados. Por eso es fundamental contar con un plan de prevención de riesgos laborales y un plan de mejora del clima laboral que contemple un canal de comunicación eficaz. Si tienes empleados cuyo desempeño está mostrando problemas, no los ignores esperando que estos problemas desaparezcan por su cuenta. Debes implementar evaluaciones de desempeño con planes de correcciones para que tus empleados sepan en qué áreas deben mejorar. Del mismo modo, asegúrate de lidiar con los problemas que aparezcan de forma inmediata, no esperes.

7. Desconocimiento de la normativa laboral

En recursos humanos, hay muchas leyes que la mayoría de dueños de PYMES desconocen, y el hacerlo puede ser extremadamente dañino para tu empresa. Asegúrate de familiarizarte con leyes referentes a:

• Discriminación laboral
• Sobre tiempo y salarios mínimos
• Discriminación por edad y género
• Discapacidades
• Diferencias de pagos en base a géneros
• Seguridad laboral
• Discriminación por embarazos
• Inmigración

Nunca asumas que las leyes de trabajo no aplican para tu compañía. Ignorarlas puede generar costos muy altos para tu pequeña o mediana empresa.

8. Confundir empleados con contratistas

¿Conoces la diferencia entre un contratista, empleado tiempo completo, y empleado a medio tiempo? Si la respuesta es no, deberías familiarizarte con estos términos. El departamento de relaciones laborales al igual que las entidades que se encargan de regular impuestos, tienen requisitos estrictos para diferentes tipos de empleados. No trates de clasificar a tus empleados como contratistas simplemente para evadir los beneficios. Las responsabilidades y el salario de los empleados son los que determinan si son o no empleados permanentes. El problema surge cuando el emprendedor pretende un nivel de implicación similar o unas exigencias parecidas entre los empleados o los contratistas. No se deben confundir nunca estos dos términos. A ambos se le paga por un servicio. Pero un miembro de una plantilla es mucho más que un externo y eso es algo que se debe tener en cuenta en la gestión de las personas.

Estrategias clave para abordar los desafíos de RR.HH. en PYMES

Abordar los desafíos de recursos humanos en PYMES con recursos limitados requiere creatividad y enfoque estratégico. Para hacer frente a los desafíos con los que se encuentran las PYMES que cuentan con recursos limitados, es importante conocer qué tipo de medidas y/o acciones se pueden llevar a cabo para conseguirlo.

1. Priorización de tareas

Con recursos limitados, es muy importante identificar y priorizar las tareas esenciales en recursos humanos.

2. Tecnología y automatización

Implementar sistemas de gestión de recursos humanos y nóminas puede optimizar procesos, reducir errores y ahorrar tiempo. Apostando por la digitalización y automatización de procesos clave. Desde la contratación y onboarding, pasando por sistemas de performance review y offboarding. Invirtiendo en sistemas integrados que combinen RR.HH., nómina y contratos. Nunca se es demasiado pequeño para integrar en tu equipo un buen SIRH.

Las PYMES no explotan al máximo el potencial de estas tecnologías porque son nuevas herramientas y que no se conocen aun todos sus campos de aplicaciones. Las herramientas que puedes utilizar para gestionar datos en tu empresa son variadas. Sin embargo, una plataforma centralizada es lo ideal. Esta te permitirá recolectar, visualizar y administrar datos desde un solo lugar, así como también recopilar documentos de compliance y presentación de impuestos, reduciendo las posibilidades de error humano.

Por ejemplo, una gran empresa puede “invertir en software que automaticen los procesos de gestión como nóminas, planificación, gestión del talento, formación, etc.”. Esto ayuda en los procesos internos, los agiliza y facilita, pero las PYMES tienen dificultades para acceder a este tipo de herramientas de automatización.

Aquí tienes una tabla comparativa de los beneficios de la automatización en RR.HH. para PYMES:

3. Flexibilidad laboral

La flexibilidad laboral puede ser una herramienta de gran valor para retener y motivar a los empleados.

4. Cultura organizacional positiva

Trabajar a favor de una cultura organizacional positiva puede tener un impacto significativo en la satisfacción y retención de empleados.

5. Redes de Colaboración Empresarial

Participar en redes empresariales locales puede ofrecer oportunidades de compartir recursos humanos con otras PYMES.

6. Adopción de buenas prácticas de compliance

Adoptar buenas prácticas de compliance desde el inicio evita riesgos legales y financieros. Asegúrate de que todos tus contratos estén sujetos a la normativa laboral vigente del país en donde operes. Solución: usar contratos localmente validados y garantizar prestaciones mínimas. Así, aseguras claridad, estructura y protección jurídica. Además de reducir riesgos de multas, demandas o sanciones, también estarás creando un buen ambiente laboral y de crecimiento empresarial.

7. Implementar sistemas de performance review accesibles y transparentes

Esto evita que los empleados tengan una experiencia pobre, con acciones que no aportan ningún valor, sino más bien, que contribuyen a que no quieran permanecer en tu equipo. No saber qué es lo que se espera de ellos y cómo están desempeñando sus funciones solo provoca una gran incertidumbre. Evaluar el desempeño por competencias facilita un proceso integral de revisión del desempeño que se alinea con los objetivos de la organización al enfocarse tanto en los logros como en las áreas de desarrollo de cada empleado.

8. Centralizar datos de empleados en una herramienta única

Apóyate en la tecnología que favorezca el manejo de datos y documentos de tu fuerza de trabajo, como un SIRH. Con ella podrás obtener información precisa y en tiempo real sobre el número de trabajadores o tendencias en la gestión de payroll.

La visión a futuro y la digitalización para las PYMES

Vivimos en un entorno de constante cambio. La forma de trabajar, las herramientas con las que se trabaja han cambiado sustancialmente en los últimos años. Las empresas han tenido que ir adaptando sus metodologías a la actualidad. Han visto cómo incorporar nuevas tecnologías en sus procesos y establecer nuevos canales de venta es fundamental para su supervivencia. Sin embargo, parece que las PYMES se han olvidado de los recursos humanos. “La falta de visión de futuro hace que las PYMES actualmente no reaccionen a tiempo y como es debido a los constantes cambios del entorno”, subraya Pablo García Ansola, CEO de aTurnos. Las empresas las componen personas, por lo que todos los cambios que se planteen deben empezar por ellos.

Motivar a los empleados es fundamental para que una PYME funcione. La tecnología puede ayudar a conseguirlo. Por ejemplo, el creador de aTurnos propone tener un “Smart Contract para cuando se llegue a objetivos liberar un pago de forma automática”. Esto es algo muy motivante para un trabajador, que ve, de manera medible, sus propios logros.

También se pueden utilizar este tipo de herramientas para todas las tareas de la empresa. De manera que la comunicación entre directivo, compañeros e, incluso, proveedores sea más fluida. Esto, además, favorece y activa las relaciones entre clientes y proveedores, lo que ayuda a que los tiempos no se demoren.

Nuevas tecnologías que han de explotar las PYMES

El Big Data o el Blockchain son herramientas que pueden ayudar mucho a las PYMES a gestionar sus recursos humanos ahorrando costes y de forma eficaz. “Desde aTurnos estamos trabajando ya en esta tecnología para crear contratos inteligentes que liberen por ejemplo pagos de nóminas, pagos de pluses, validación de aptitudes, etc.”, tal y como destaca Ansola, refiriéndose al blockchain.

Uno de los errores fundamentales cuando se gestiona una PYME es pensar que, por su tamaño, la automatización, centralización y otras prácticas que contribuyen a mejorar los procesos de RR.HH. están reservadas para las grandes empresas. Subestimar aspectos como el cumplimiento de normativas o la administración manual de nóminas, solo porque no es una multinacional, tiende a verse reflejado en su estrategia operativa y afectar su crecimiento.