ERP: Rompiendo las cadenas de la dependencia de plataforma

El software ERP (Enterprise Resource Planning) se ha consolidado como una solución centralizada muy popularizada en los últimos años. Este software trabaja con una base única de datos, optimizando y automatizando diversidad de procesos. Los sistemas ERP constituyen la columna vertebral de la mayoría de los minoristas (de cierto tamaño), ya que centralizan las finanzas, los recursos humanos, la cadena de suministro y las compras. Una forma fácil de entender el ERP es imaginar a la empresa como un cuerpo humano. Al igual que un cuerpo, tiene procesos centrales que son vitales para su salud y funcionamiento -en lugar de sueño y digestión, piense en cadena de suministro y ventas-. Si bien muchos de estos procesos se llevan a cabo de forma independiente, siguen estando vinculados en el modo en que impactan en el cuerpo -o el negocio- en su conjunto.

Los humildes inicios del ERP tienen más de un siglo de antigüedad, bajo la forma de un sistema de fabricación basado en papel para cronogramas de producción. A principios de la década de 1960, las empresas de fabricación comenzaron a adoptar aplicaciones de negocio computarizadas. Estas aplicaciones pioneras dieron lugar al desarrollo de soluciones dedicadas e independientes, tales como el procesamiento de pedidos de venta y la planificación de necesidades de material (MRP), las cuales el nuevo software finalmente pudo integrar dentro de un único sistema que impulsó la eficiencia operativa. Las velocidades de internet más rápidas y las nuevas herramientas de desarrollo de software han revolucionado aún más las suites de ERP. Los sistemas de ERP actuales incluyen tecnologías de inteligencia artificial (IA) tales como la GenAI y los agentes y asistentes de IA.

Sin embargo, una de las diferencias más destacables reside en que, pese a que un ERP es un sistema informatizado que gestiona, procesa y planifica recursos, todavía no consigue digitalizar por completo todas las actividades, sobre todo las relacionadas con la actividad productiva de la empresa.

La dependencia de plataforma en el entorno ERP

Cuando hablamos de una plataforma independiente, nos referimos a un sistema que puede correr en cualquier clase de sistema operativo. Es lo contrario de dependiente de la plataforma, que se refiere al software que solo se ejecuta en un sistema operativo o plataforma de hardware. Un ejemplo de software independiente de plataforma es Microsoft Windows, que también se ejecuta en sistemas Mac. Debido a que el software independiente de la plataforma funciona en diferentes entornos informáticos, las empresas no tienen que mantener varias versiones de un tipo de programa.

Los software independientes son especialmente útiles para los emprendedores y las compañías pequeñas que quizás no cuentan con un presupuesto muy alto para invertir en plataformas y tecnologías. Pueden instalar un mismo software en varias máquinas y sistemas operativos, en lugar de comprar varias versiones de un mismo programa.

Beneficios de una plataforma independiente

• Tienen mayor alcance ya que no existen limitaciones para que no funcionen en distintos sistemas operativos.
• El mantenimiento de estas plataformas independientes es mucho más fácil, porque las actualizaciones aplican para todos los dispositivos en los que esté corriendo el software.
• El código de la plataforma independiente se ajusta mejor a los diferentes sistemas operativos, garantizando una apariencia uniforme.

Por otro lado, la dependencia del proveedor hace referencia a una situación en la que el coste de cambiar a otro proveedor es tan alto que el cliente está prácticamente obligado a continuar con el proveedor original. Esta dependencia del proveedor puede darse mucho más en el caso de los sistemas alojados en la nube, lo que genera preocupación: Tener los datos alojados fuera del entorno de la empresa provoca que se pierda cierto control sobre los datos. Además, también puede pasar que no haya interoperabilidad ni posibilidad de portar los datos porque: falten de puntos de integración con el sistema actual porque el proveedor no lo facilite; haya problemas de incompatibilidad por el formato de los datos propietarios del proveedor; entre otros.

Para evitar llegar a este punto, se recomienda: implementar un software open-source, ya que así la compañía tendrá la libertad de trabajar con el código de la forma en que desee, sin depender de un proveedor tecnológico; y que todas tus soluciones tecnológicas no vengan de un mismo proveedor.

Tipos de implementación de sistemas ERP

Un sistema de ERP tiene cuatro tipos comunes de implementación:

1. Basada en la nube: Con un ERP en la nube, el software reside en un servidor remoto de terceros. Se accede a través de internet como un servicio por suscripción (SaaS), donde el proveedor de software gestiona mantenimiento, actualizaciones y seguridad en nombre de la empresa.
2. On-premise: Es el modelo tradicional para implementar software de ERP, el cual permite el mayor nivel de control. El software normalmente se instala in situ en el centro de datos de una empresa.
3. De dos niveles: Las empresas que atraviesan cambios operativos importantes -tales como fusiones, expansiones o adquisiciones- suelen optar por un modelo de dos niveles. Por ejemplo, el ERP de nivel 1 puede ser un servidor on-premise en la sede central de la organización principal, y el ERP de nivel 2 puede ser un sistema subsidiario basado en la nube que gestiona funciones locales o especializadas.
4. Híbrida: Un modelo híbrido es un tipo de sistema ERP de dos niveles que combina la implementación on-premise y en la nube para darles a las empresas la flexibilidad de elegir la mejor implementación para cada aplicación.

Las ventajas de implementar un sistema de ERP varían dependiendo del modelo de implementación. Una plataforma de última generación permite a los CXO gestionar sus finanzas y su personal en un solo sistema, así como adaptarse a los cambios en las operaciones y procedimientos y tomar decisiones basadas en datos con mayor rapidez, agilidad y precisión. El futuro de la ERP se encuentra en la nube.

El ERP en la nube: la solución a la dependencia de plataforma

El ERP en la nube es un software para planificación de recursos empresariales que se implementa en la nube en lugar de hacerlo on-premise. La nube brinda un entorno ideal para el ERP, ya que es una plataforma accesible, confiable y altamente escalable para software de misión crítica. El software como servicio (SaaS) permite a los usuarios suscribirse y usar software de aplicación en la nube, en lugar de tener que comprar el hardware o licenciar el software. Simplemente compra este software a un proveedor en la nube por una tarifa de suscripción mensual y el servicio se le entrega a través de Internet.

Las empresas modernas requieren soluciones que no solo sean escalables y flexibles, sino también inteligentes y conectadas. Los sistemas de ERP basados en la nube, como Dynamics 365, están transformando el funcionamiento de las empresas. A diferencia de los sistemas locales tradicionales, los sistemas de ERP basados en la nube ofrecen a las empresas la capacidad de acceder a sus datos y herramientas desde cualquier lugar, lo que garantiza agilidad y resistencia. Las aplicaciones empresariales modulares que componen Dynamics 365 permiten a las organizaciones adaptar sus sistemas de ERP a sus necesidades específicas, con un acceso sin problemas a herramientas y características adicionales a medida que evolucionan las demandas empresariales. Esta flexibilidad hace que el software de ERP basado en la nube sea especialmente valioso para las organizaciones que navegan por las demandas de un marketplace que cambia rápidamente.

Ventajas de la transición a la ERP en la nube

• Escalabilidad: Un sistema de ERP basado en la nube crece con su negocio, lo que proporciona acceso sin problemas a características y capacidad adicionales a medida que se expanden sus necesidades. Los sistemas de diseño modular, como Dynamics 365, garantizan que puede agregar o ajustar aplicaciones sin revisar todo el sistema.
• Ahorro de costes: Reduzca los gastos de TI con menores costes de hardware y modelos de suscripción de pago por uso.
• Información en tiempo real: Los análisis basados en inteligencia artificial ofrecen visibilidad de los datos en tiempo real, lo que le ayuda a tomar decisiones informadas más rápido. Con Dynamics 365, las herramientas de análisis avanzado y Power BI ofrecen información útil en toda la empresa.
• Seguridad mejorada: Las características de seguridad y las herramientas de cumplimiento integradas protegen los datos empresariales confidenciales, lo que garantiza la tranquilidad. Dynamics 365 protege sus operaciones con la seguridad de nivel empresarial de Microsoft.
• Facilitar la colaboración: Las soluciones de ERP basadas en la nube conectan a los equipos en todas las zonas geográficas, lo que fomenta la colaboración con acceso centralizado a herramientas y datos compartidos. Dynamics 365 se integra perfectamente con Microsoft 365, lo que permite flujos de trabajo simplificados y una comunicación mejorada.

Según un estudio citado por McKinsey & Company, para 2025 se prevé que en todo el mundo se llegarán a generar aproximadamente 463 exabytes al día. Un exabyte es aproximadamente la cantidad de datos que se generó al día en 2012, 250 millones de DVD de información, o una quinta parte de todas las palabras pronunciadas a lo largo de la historia de la humanidad. Sin embargo, los sistemas de contabilidad del pasado funcionan en gran medida como hojas de cálculo, que no se diseñaron para manejar la cantidad de datos que producen las empresas en la actualidad, y mucho menos para permitir la obtención de insights interactivos a partir de ellos. Una plataforma de última generación permite a los CXO gestionar sus finanzas y su personal en un solo sistema, así como tomar decisiones basadas en datos con mayor rapidez, agilidad y precisión.

La evolución de la inteligencia artificial en los sistemas ERP

La inteligencia artificial sigue redefiniendo el funcionamiento de las empresas. Estas son algunas tendencias e innovaciones emergentes que es probable que den forma al futuro de ERP:

1. Capacidades predictivas avanzadas: Los sistemas de ERP basados en inteligencia artificial seguirán refinando el análisis predictivo, lo que ayudará a las empresas a prever todo, desde las tendencias del mercado hasta las demandas operativas con mayor precisión. Esto podría incluir anticipar cambios en el comportamiento de los clientes, planificación avanzada de la demanda para minimizar los residuos y optimizar el inventario, y predecir las necesidades de mantenimiento en la fabricación.
2. Experiencias de usuario hiperpersonalizadas: Los sistemas de ERP podrían ofrecer interfaces más adaptadas con tecnología de inteligencia artificial, entre las que se incluyen: paneles personalizados, interacciones fluidas mediante comandos de voz y procesamiento de lenguaje natural, y la capacidad de automatizar tareas rutinarias en función de sus preferencias y comportamientos individuales.
3. Procesos de optimización automática: La inteligencia artificial y el aprendizaje automático podrían hacer que los sistemas de ERP sean más autónomos, lo que les permitiría identificar ineficiencias, implementar mejoras mediante agentes de inteligencia artificial, adaptar automáticamente los flujos de trabajo a las condiciones cambiantes y aprender continuamente de los datos para mejorar el rendimiento general del sistema.
4. Integración más profunda de la informática perimetral y el Internet de las cosas (IoT): Los sistemas de ERP futuros se integrarán profundamente con las tecnologías IoT para habilitar la supervisión y administración en tiempo real de los recursos físicos, usar la informática perimetral para procesar los datos localmente y admitir sectores como la fabricación, la logística y el comercio minorista.
5. Herramientas de inteligencia artificial colaborativas: Los sistemas de ERP podrían incorporar herramientas de inteligencia artificial diseñadas para la colaboración, como asistentes con tecnología de inteligencia artificial que recomiendan estrategias basadas en objetivos de equipo compartidos, características de administración de proyectos mejoradas y herramientas de traducción en tiempo real.
6. Seguimiento de sostenibilidad y medio ambiente, social y gobernanza (ESG): Los sistemas de ERP mejorados para inteligencia artificial ayudarán cada vez más a las empresas a realizar un seguimiento y optimizar sus esfuerzos de ESG mediante información en tiempo real sobre el consumo energético, compatibilidad con el cumplimiento de las normativas de sostenibilidad e identificación de oportunidades para reducir las huellas de carbono.
7. Integración de cadena de bloques para la transparencia: La tecnología de cadena de bloques podría convertirse en un componente principal de los sistemas de ERP, lo que mejoraría la transparencia entre cadenas de suministro, la seguridad en transacciones financieras y la comprobación de la integridad de los datos para los informes normativos.
8. Estrategia basada en inteligencia artificial y toma de decisiones: Los sistemas de ERP futuros podrían actuar como asesores estratégicos, usando inteligencia artificial para simular posibles resultados de decisiones empresariales, optimizar estrategias de precios y recursos, y proporcionar planificación de escenarios.

Los asistentes digitales, como los bots conversacionales, facilitan que ERP interactúe con muchos otros sistemas, aumente la productividad de los empleados guiando las tareas de soporte al cliente y a los empleados, proporcionando respuestas instantáneas, ofreciendo análisis más rápidos y haciendo recomendaciones inteligentes. Al mejorar una aplicación ERP con información enriquecida y en tiempo real a partir de los datos de transmisión IoT, su organización puede obtener más visibilidad, estadísticas y eficiencia mediante la fabricación inteligente, el mantenimiento predictivo, la logística conectada, la seguridad en el lugar de trabajo y la experiencia del cliente conectada. Cuando el ritmo de crecimiento de la actividad requiere una colaboración segura entre varias partes, se necesita una solución que reúna a todos, en tiempo real, para compartir datos. La cadena de bloques proporciona un marco de colaboración para compartir datos fiables. Obtén más información sobre las tecnologías de IA, asistentes digitales, IoT y de cadena de bloques que se integran directamente en las aplicaciones de Oracle SaaS ERP.

Las empresas inteligentes utilizan la inteligencia artificial (IA) preintegrada en sus modernas aplicaciones SaaS ERP para automatizar operaciones, impulsar la innovación y tomar decisiones más inteligentes. La innovación en ERP es continua, ya que las organizaciones exigen soluciones cada vez más robustas y ágiles. Junto con la automatización de tareas y la entrega de información estratégica, la IA generativa empodera a los usuarios que no son de TI facilitando la interacción con su sistema de ERP mediante comandos y consultas en lenguaje natural.

Consideraciones clave al elegir un ERP

Decidir cuál es el mejor ERP para una empresa es un paso importante, ya que debe cumplir con las expectativas de una gestión integral. A la hora de escoger un ERP, es importante tener en cuenta su flexibilidad para integrarse con otros sistemas específicos que se utilicen o que se puedan necesitar en un futuro, como podrían ser sistemas de business intelligence o tiendas virtuales. Otro punto interesante es el de la conectividad con plataformas estándar como Microsoft Office o aplicaciones del sector y, en definitiva, que el ERP tenga la flexibilidad suficiente a nivel de datos y funcionalidades, y que no sea estático o cerrado.

Factores a considerar

• Necesidades de la empresa: Identificar los problemas que esperamos solucionar con el software. ¿Realizamos nuestra actividad en un sector concreto? ¿Nuestro ERP requiere de funcionalidades muy concretas?
• Áreas de implantación: Para implantar un ERP la empresa debe definir dónde se utilizará el software, quién accederá a su uso, y escenarios de trabajo, así como los objetivos que se quieren alcanzar en cada una de ellas.
• Flexibilidad e integración: La flexibilidad de un sistema de ERP le permite integrarse con una amplia gama de productos de software utilizando conectores o adaptadores personalizados, tales como interfaces de programación de aplicaciones (API).

El software de ERP puede ayudar a una pequeña empresa a ir más allá de las hojas de cálculo y gestionar de manera eficiente todos los aspectos de su crecimiento -desde ventas y relaciones con el cliente hasta finanzas y operaciones-. El software de ERP diseñado para empresas medianas y subsidiarias se beneficia con analíticas incorporadas, implementación rápida y mejores prácticas para docenas de procesos de negocio. Las herramientas de ERP para el mercado medio ayudan a las empresas en crecimiento a escalar y competir, incluso con recursos limitados. Las grandes empresas con operaciones globales o subsidiarias necesitan un sólido sistema de ERP líder en el mercado que tenga IA, machine learning y analíticas incorporados -y automatización inteligente para transformar modelos y procesos de negocios-.

Muchas organizaciones, especialmente las más pequeñas, suelen comenzar a utilizar herramientas simples e independientes para gestionar sus procesos de negocio, como QuickBooks u hojas de cálculo de Excel. Si gestionar las actividades cotidianas, p. ej., el cierre de libros, lleva cada vez más tiempo, la causa puede ser el uso de demasiadas aplicaciones dispares. Si diferentes departamentos están usando sus propias aplicaciones y procesos para realizar las tareas, probablemente estén dedicando demasiado tiempo a ingresar datos duplicados. Si las unidades de negocio dedican todo su tiempo únicamente a mantener el funcionamiento del negocio, entonces no hay capacidad para aprovechar oportunidades o innovaciones potenciales.

Ejemplos de módulos y funcionalidades ERP

Un sistema de software de ERP es un conjunto de aplicaciones o módulos integrados para gestionar los procesos de negocio centrales de una empresa. Los módulos de ERP se integran dentro de un único sistema completo y comparten una base de datos en común para optimizar procesos e información en toda la empresa. Las empresas seleccionan y eligen la solución de módulos que desean -por ejemplo, finanzas, logística, compras corporativas y RR. HH.- y pueden agregar y escalar según sea necesario.

Pero ¿qué más puede hacer nuestro ERP por el negocio?

• CRM: El Customer Relationship Management puede ser un módulo o bien puede estar integrado con nuestro ERP. A nivel conceptual, hay diferencias entre CRM y ERP: el primero da soporte y forma interacciones con contactos y clientes, y permite planificar acciones comerciales con total trazabilidad.
• Gestión de autoventa y preventa: Pensada para que el equipo de ventas pueda realizar sus gestiones en cualquier momento y lugar, desde una tablet o smartphone.
• Gestión de proyectos: Facilita la gestión de proyectos en cualquier área funcional que requiera un control de recursos.

Nexus Integra fue creada para integrar todos los sistemas y tecnologías de una industria y así ofrecer poder de gobierno sobre todos los datos de valor de una empresa. En Wolters Kluwer llevamos décadas desarrollando software de gestión para la empresa, a medida de todas sus necesidades y siempre actualizado a cualquier cambio normativo como la Ley Crea y Crece o la Ley Antifraude, para que no tengas que preocuparte por ello. a3ERP, el software ERP diseñado para la pyme, que permite gestionar las diferentes áreas de tu empresa de forma fácil y ágil. Intuitivo y fácil de usar, te permite generar informes que te ayudarán a tomar las mejores decisiones en tu negocio y crecer en funcionalidades al ritmo que tu empresa necesite, al integrarse con soluciones estándar del mercado. a3innuva ERP: el software ERP online que permite a integrar la contabilidad, facturación y los procesos clave en un único entorno al que, además, puede tener acceso la asesoría.

Impacto del ERP en diferentes industrias

La forma en que las organizaciones utilizan su software de ERP varía significativamente dependiendo de la industria.

En el sector minorista, las decisiones de inversión relacionadas con los sistemas centrales rara vez son sencillas. Es una decisión crucial. Los minoristas no se ganan la fidelidad de los clientes con mejores sistemas financieros. Se la ganan ofreciendo un cumplimiento fiable y flexible, una experiencia coherente en todos los canales y una promesa al cliente predecible. Al implementar primero un sistema de gestión distribuida de pedidos (DOM), los minoristas obtienen un impacto comercial inmediato: mayor conversión, menores costes de cumplimiento y mayor satisfacción del cliente. Todo ello mientras se reduce el riesgo de cualquier futura migración de ERP al desacoplar la promesa y el cumplimiento de los procesos administrativos.