Local Afecto y Coworking: Guía Completa del Modelo 037

Saber cómo rellenar el modelo 037 y descifrar su lenguaje administrativo es uno de los primeros retos de los autónomos y empresarios al iniciar un negocio. El modelo 037 es la declaración censal simplificada que se utiliza para darse de alta como autónomo en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores de Hacienda, así como para comunicar cualquier cambio en los datos o darse de baja en el censo. Es la versión simplificada del modelo 036, que también sirve para pymes y no solo para autónomos.

Para aquellos que ya tienen experiencia en obligaciones fiscales, el modelo 037 siempre estará ahí para comunicar a Hacienda cualquier cambio en nuestra actividad económica, rellenando las casillas acertadas.

Presentación del Modelo 037: Opciones y Detalles

Tienes tres opciones para presentar este formulario:

• Telemáticamente con certificado electrónico: en el registro electrónico de la Agencia Tributaria, en 10 días hábiles desde la presentación del modelo, a través del sistema identificativo con clave personal. Así que, elijas la opción que elijas, debes hacer el trámite en la página web de la AEAT.
• En persona: en una oficina de la Agencia Tributaria.

Es muy recomendable obtener el certificado digital, pues muchos datos se rellenan automáticamente y la sede electrónica de la AEAT facilita los trámites. Si hacemos una referencia a “la fecha establecida” o “la fecha del día”, normalmente hace referencia al mismo día en que se hace la presentación del modelo 037. Sin embargo, en algunas ocasiones, y dependiendo de cada negocio, esto podría cambiar.

Estructura del Modelo 037: Casilla por Casilla

El modelo 037 consta de 5 apartados para recoger información sobre la actividad económica que vamos a declarar (alta o modificación):

1. Causas de presentación
2. Identificación
3. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)
4. Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
5. Retenciones e ingresos a cuenta
6. Declaración de actividades económicas y locales

En cada apartado, las casillas pueden estar agrupadas según el tipo de información que recogen.

1. Causas de Presentación

En este primer apartado se indica el motivo de la presentación del modelo y los datos fiscales del declarante. Lo primero es indicar nuestros datos identificativos: nombre, apellidos y NIF para iniciar la declaración.

• Casilla [101]: NIF.
• Casilla [102]: Apellidos.
• Casilla [103]: Nombre.

A) Alta

• Casilla [111]: Se marca si la causa de presentación es dar de alta una nueva actividad económica, ya sea por primera vez o para darse de alta nuevamente.

B) Modificación

Para indicar que vamos a cambiar algún aspecto de nuestra actividad:

• Casilla [142]: para cambiar datos de contacto.
• Casilla [122]: para modificar el domicilio fiscal.
• Casilla [124]: modificar o dar de baja las notificaciones de la Agencia Tributaria.
• Casilla [125]: modificación de otros datos identificativos, como el dominio o el porcentaje de afectación de la vivienda habitual para el negocio.
• Casilla [127]: para comunicar cambios en la actividad y modificar el epígrafe del IAE.
• Casilla [131]: modificación de datos relativos al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
• Casilla [132]: modificación de datos relativos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
• Casilla [136]: modificación de datos relativos a retenciones e ingresos a cuenta.

C) Baja

• Casilla [150]: Se marca si se presenta el modelo 037 para comunicar la baja de una actividad económica.
• Casilla [151]: para elegir una serie de posibilidades que ocasionan la baja de la actividad como cese o defunción.
• Casilla [152]: para indicar la fecha efectiva de la baja.

2. Identificación

Este apartado recoge los datos de la persona física objeto de alta o modificaciones de actividad. Tendremos que introducir datos como el NIF, nombre y apellidos, domicilio fiscal y domicilio para notificaciones (solo en caso de que sea distinto al anterior). Si tienes el certificado digital, muchos de estos datos se completan automáticamente.

• Casilla [A4]: NIF.
• Casilla [A5]: primer apellido.
• Casilla [A6]: segundo apellido.
• Casilla [A7]: nombre.
• Casilla [A8]: nombre comercial, si lo tuviéramos.
• Casilla [A9]: alta o baja como emprendedor de responsabilidad limitada (ERL).
• Casilla [A10]: fecha de inscripción o baja como ERL en el registro mercantil.
• Casilla [27]: sitio web de nuestra actividad.
• Casilla [A28]: prefijo de país (en España es +34).
• Casilla [A29]: teléfono móvil de contacto para avisos de la AEAT.
• Casilla [A26]: dirección de correo electrónico para avisos de la AEAT.

Domicilio fiscal o residencia habitual

• Casilla [A11]: tipo de vía del domicilio fiscal.
• Casilla [A12]: nombre de la vía pública.
• A13-A26: datos de la dirección (número, bloque, puerta, localidad, provincia, código postal, etc.).
• Casilla [A39]: indicador de referencia catastral.
• Casilla [A30]: referencia catastral de nuestro domicilio fiscal.

Domicilio fiscal a efectos de notificaciones (si es distinto)

• Casilla [A40]: baja del domicilio fiscal a efecto de notificaciones.
• A41-A55: datos de la dirección (tipo de vía, nombre, número, localidad, provincia, código postal, etc.).
• Casilla [A59]: destinatario de las notificaciones.
• Casilla [A60]: calidad de la persona que actúa (representado, apoderado o familiar).

También se pueden indicar los datos por apartado de correos.

Finalmente, en la parte inferior se indican los datos para la firma: lugar, fecha, y la calidad del firmante (interesado, representante, etc.).

3. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

En este apartado se indica la situación tributaria en relación con el IRPF, incluyendo el método de estimación y la obligación de pagos fraccionados.

Pagos Fraccionados del IRPF

• Casilla [600]: alta o baja en la obligación de pagos fraccionados de IRPF (presentación del modelo 130 trimestralmente).
• Casilla [602]: fecha de inicio de la obligación de pagos fraccionados del IRPF.
• Casilla [601] y [603]: casillas particulares para miembros de una entidad en régimen de atribución de rentas.

Método de Estimación Objetiva (Módulos)

• Casilla [604]: solicitar el alta en el método de estimación objetiva del IRPF.
• Casilla [605]: para renunciar a este método.
• Casilla [606]: revocación del método de estimación objetiva.
• Casilla [607]: por exclusión del método.
• Casilla [615]: baja del método de estimación objetiva del IRPF.
• Casilla [616]: fecha de efecto, que debe coincidir con la fecha de presentación del modelo.

Método de Estimación Directa Normal

(Solo para actividades que superan los 600.000 euros de facturación anual):

• Casilla [608]: alta en el método de estimación directa normal del IRPF.
• Casilla [617]: para darse de baja.
• Casilla [618]: indicar la fecha de efecto de alta o baja en este método.

Método de Estimación Directa Simplificada

(El más común en autónomos):

• Casilla [609]: alta en el método de estimación directa simplificada.
• Casilla [610]: renuncia.
• Casilla [611]: revocación.
• Casilla [612]: exclusión.
• Casilla [619]: para darse de baja de este método de estimación directa simplificada.
• Casilla [650]: fecha de efectividad de la acción.

Casillas para modificaciones

• Casilla [613]: para comunicar una renuncia o revocación del método de estimación por módulos y pasar a una estimación objetiva.
• Casilla [614]: para actividades en el método de estimación directa del IRPF que, previamente tributando por módulos, han excedido el plazo de Hacienda para hacer otro cambio.

4. Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

En este apartado se comunican las obligaciones y el régimen de IVA aplicable a la actividad.

A) Información de Obligaciones

• Casilla [501]: solo para actividades no sujetas o exentas de aplicar IVA en sus facturas.

B) Inicio de Actividad

• Casilla [502]: si se han vendido productos o servicios antes o de forma simultánea a adquirir un bien para el negocio.
• Casilla [503]: fecha del día en curso si se marca la 502.
• Casilla [504]: si se han adquirido provisiones (y pagado IVA por ello) antes de empezar a vender (ej. ordenador, mesa, mercancías).
• Casilla [505]: fecha actual.
• Casilla [506]: para los que ya están registrados e inician una actividad distinta.
• Casilla [507]: fecha actual, si aplica la modificación de la casilla anterior.
• Casilla [508]: si se han marcado la 504 o la 506.

C) Regímenes de IVA

• Régimen general: Casilla [510] (alta o baja).
• Régimen de recargo de equivalencia: Casillas [550] (incluido), [554] (excluido), [558] (renuncia), [562] (revocación) y [566] (baja).
• Régimen simplificado de IVA (módulos): Casillas [517] (incluido), [529] (excluido), [549] (renuncia), [573] (revocación) y [561] (baja).
• Régimen de agricultura, ganadería y pesca: Casillas [534], [538], [542], [546] y [570].

D) ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios)

• Casilla [582]: alta en el ROI.
• Casilla [583]: baja en el ROI.

Al inscribirse, se podrán aplicar las reglas del IVA intracomunitario.

E) Actividades exentas de IVA

En las actividades exentas de IVA no se pueden deducir los gastos. Estos son casos muy poco frecuentes entre los autónomos.

F) Diferimiento del Pago del IVA a la Importación

Uno de los requisitos es estar inscrito en el Redeme: casillas [530] (para acogerse), [531] (para renunciar) y [736] (fecha de alta o renuncia). También incluye la llevanza de los libros del IVA a través de la sede electrónica de la AEAT.

5. Retenciones e Ingresos a Cuenta

Si se va a contratar personal, se deben rellenar las casillas [700] y [720], con la fecha del contrato de trabajo, lo que implica presentar el Modelo 111. Además, si se va a alquilar un local para la actividad, se seleccionan las casillas [702] y [722], con la fecha del contrato del alquiler, y se deberá presentar el Modelo 115.

6. Declaración de Actividades Económicas y Locales

Desde esta sección se informa a la Agencia Tributaria la actividad y el establecimiento que se va a usar:

A. Actividad

Tipo y código de actividad, si es empresarial, profesional, y su correspondiente epígrafe de IAE.

B. Local afecto y su importancia en el coworking

Hacienda quiere saber dónde trabajas. En la casilla [412] escribe la referencia catastral. De la casilla [413] a la [418] se ha de señalar el tipo de vía, el nombre de la calle, número, piso, puerta, provincia y código postal. En la casilla [423], el grado de afectación, es decir, el porcentaje del espacio que vas a usar para trabajar. Por ejemplo, si tu vivienda tiene 100 metros cuadrados y tu habitación de trabajo ocupa 15 metros cuadrados, indica 15 %. Los suministros tienen un límite de deducción del 30 % en el IRPF, y se aplica sobre el grado de afectación. La casilla [427] sirve para informar de la baja. La casilla [430] está pensada para comunicar alguna variación (por ejemplo, en el grado de afectación, si has cambiado de habitación para trabajar).

El IAE es un impuesto que como autónomo no debes pagar. Sin embargo, se puede estar dado de alta en una actividad empresarial sin ser una empresa.

Domiciliación Fiscal y Local Afecto en Coworking

Cuando comienzas tu actividad como autónomo, la elección de tu domicilio fiscal es uno de los aspectos más importantes. La domiciliación fiscal es la dirección física que un autónomo comunica a la Agencia Tributaria como lugar de referencia para fines legales y tributarios. Todo autónomo en España que realice una actividad económica debe declarar un domicilio fiscal en el momento de su alta en Hacienda.

Ventajas y Desventajas de Distintos Domicilios Fiscales

• Domicilio personal:
  • Inconvenientes: Tu dirección personal aparece en todas las facturas, registros oficiales y documentación.
  • Ventajas: Puede reflejar una dirección comercial real.
• Coworking:
  • Ventajas: Refleja una dirección comercial real, sin exponer tu domicilio personal. La gestión de correspondencia y notificaciones está incluida. Una dirección profesional gana aún más peso si puedes usarla también para recibir clientes o proveedores.

Para autónomos y pequeñas empresas, la consideración de un local como indirectamente afecto tiene impactos concretos: incrementa cargas administrativas, puede suponer mayor cuota del IAE y modificar deducciones o la aplicabilidad de bonificaciones locales.

El fenómeno del coworking ha introducido complejidades: un profesional que ocupa un puesto fijo y factura desde ahí podría considerarse que tiene un local afecto, mientras que un usuario ocasional no. El subarrendamiento o la cesión también complican la calificación: si subarriendas una sala y se utiliza como parte integral de tu actividad, sigue formando parte de tu red de locales afectos.

La normativa permite usar una dirección como domicilio fiscal si tienes un contrato válido con el espacio y puedes demostrarlo. Es completamente legal siempre que cuentes con un contrato que justifique el uso de la dirección. No necesitas esperar a un periodo fiscal determinado para cambiar el domicilio fiscal.

Tabla: Implicaciones del Local Afecto en el IAE

Errores Comunes y Cómo Evitarlos

• No puedes usar la dirección de un amigo, familiar o conocido como domicilio fiscal si no tienes un contrato legal que lo respalde.
• Si cambias de casa o de espacio de trabajo y no actualizas tu domicilio fiscal en Hacienda mediante el modelo 036 o 037, estarás incumpliendo una obligación censal.
• Los domicilios fiscales deben ser ubicaciones físicas con capacidad para recibir notificaciones y, en caso de inspección, verificar tu presencia o actividad.
• El domicilio fiscal debe figurar en tus facturas.

Desde la perspectiva financiera, una subida de cuota del IAE puede afectar al flujo de caja. Por eso es recomendable que autónomos y pymes planifiquen con antelación: revisen contratos de alquiler, evalúen la necesidad real del espacio y consideren alternativas como el uso compartido, externalización logística o subcontratación de servicios. Además, la documentación adecuada facilita la defensa en caso de inspección y evita sanciones que, para una pyme, pueden ser gravosas.

Si detectas que existe un local que debería considerarse indirectamente afecto y no lo declaraste, o si la administración te reclama una inclusión que consideras indebida, hay pasos administrativos concretos que puedes seguir. Regularizar de manera voluntaria suele ser menos costoso que esperar a una inspección.

Al firmar un contrato de coworking o alquiler, deja claros los usos permitidos, la responsabilidad fiscal y la duración del contrato. Define si el local se destina a actividad principal o auxiliar y si se permite subarrendar. Incluye cláusulas que permitan ajustar la situación en caso de inspección y exige que el arrendador facilite documentación que acredite la titularidad y las cargas. Además, mantén registros de entrada/salida de mercancía y facturación que demuestren el uso efectivo.