Cómo Gestionar una Pyme: Guía Completa para el Éxito Empresarial en España

Las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) son el corazón de la economía española, representando alrededor del 98 % del tejido empresarial. Con su capacidad para generar empleo y fomentar la innovación, estas empresas desempeñan un papel crucial en el crecimiento y desarrollo del país. Sin embargo, emprender y dirigir una empresa, del tamaño que sea, no es tarea fácil. En este artículo, exploraremos los aspectos básicos de la gestión de PYMEs y proporcionaremos consejos prácticos para llevar tu negocio hacia el éxito.

Para poner en marcha una pyme no basta con tener una buena idea y un poco de suerte. Se necesita una sólida planificación y estrategia, así como un conocimiento riguroso del mercado en el que se trabaja. Además, es crucial cumplir con las regulaciones y leyes, llevar un control financiero preciso, gestionar eficientemente a los empleados y aprovechar el potencial de Internet.

¿Qué se considera una Pyme? Requisitos y Clasificación

En España, las PYMEs se clasifican en microempresas, pequeñas sociedades y medianas empresas, según criterios que van más allá del número de trabajadores, la facturación anual en millones de euros o el balance. Este criterio de clasificación permite identificar qué tipo de pyme es una empresa y los requisitos que debe cumplir.

Para ser reconocida como pyme en España, tu empresa debe figurar correctamente en el Registro Mercantil. Además, entre los requisitos para pymes más básicos está la obligación de llevar una contabilidad acorde a la normativa vigente y a presentar las cuentas anuales. Cumplir con los requisitos para pymes en España implica ajustarse a límites en cuanto a número de trabajadores, facturación y balance anual.

Más allá de cumplir con los requisitos de una pyme, esta tipología de empresa ofrece diversos beneficios, como ayudas y subvenciones específicas, incentivos para empresas tecnológicas e innovadoras, y ventajas fiscales en el Impuesto de Sociedades, IVA, retenciones y pagos a cuenta.

A continuación, presentamos una tabla con los criterios de clasificación de PYMEs en España, que te ayudará a determinar en qué categoría encaja tu negocio:

Pasos para Crear una Pyme en España

El año pasado se crearon 102.169 nuevas empresas en España, lo cual significa que la actividad emprendedora registró su tercer máximo histórico desde el año 2008, superando la barrera de las 100.000 nuevas constituciones en un ejercicio, según reveló Axesor. Tras la caída de la actividad empresarial provocada por la pandemia, una recuperación económica más rápida y sólida de lo previsto ha incitado al optimismo, de manera que muchos emprendedores se han animado a poner en marcha sus ideas de negocio. Si tú también estás pensando en abrir una empresa, te explicamos los requisitos y pasos para formalizar su constitución, de forma que puedas comenzar a facturar lo más rápido posible.

Una manera fácil de hacer los trámites es a través de los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE). En Servicios para Emprender encontrarás entidades públicas y privadas que ofrecen puntos PAE, en los cuales la tramitación no tiene ningún coste y la constitución se realiza en un tiempo mínimo.

Aquí te presentamos los 10 pasos fundamentales para crear una empresa en España:

1. Elige la forma jurídica: El primer paso para abrir una empresa es decidir su forma jurídica, la cual dependerá de factores como la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto, el número de socios y la responsabilidad legal que estás dispuesto a asumir. De esa elección también dependerán las obligaciones fiscales y de contabilidad que asumirás, así como la inversión económica inicial para la constitución de la empresa. Si no tienes socios, puedes crear una sociedad limitada unipersonal (SLU) para restringir tu responsabilidad fiscal al capital aportado. En cambio, si vas a asociarte con otras personas, podrías crear una sociedad de responsabilidad limitada (SL). Otra posibilidad es crear una sociedad anónima (SA), cuyo capital puede ser fraccionado en acciones y repartido entre los socios, o una sociedad cooperativa, en cuyo caso necesitarás al menos tres socios y estos ejercerán al mismo tiempo como trabajadores de la empresa.
2. Obtén la certificación negativa del nombre: Entre los requisitos para montar una empresa se encuentra obtener la certificación negativa del nombre que hayas elegido para tu negocio. Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal. Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro. Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses.
3. Redacta los estatutos sociales: Los estatutos sociales rigen el funcionamiento de la empresa y, aunque se pueden modificar posteriormente, lo ideal es dejarlos claros desde el inicio para evitar posibles controversias entre los socios. Deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, domicilio social, duración prevista, objeto social y público al que se dirige. También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones; es decir, su división entre los socios y formas y circunstancias de los traspasos.
4. Abre una cuenta bancaria a nombre de la empresa: Uno de los requisitos para montar una empresa consiste en aportar un capital social mínimo. Según el tipo de sociedad que constituyas, tendrás que depositar ese dinero en una cuenta bancaria a nombre de la empresa. En el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, el capital mínimo que establece la ley es de 3.000 euros, mientras que para las sociedades anónimas esa cifra asciende a 60.000 euros.
5. Solicita el número de identificación fiscal en la Agencia Tributaria: El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un código alfanumérico que tendrás que usar en todos los documentos relacionados con tu negocio, tanto para la constitución de la sociedad como para la presentación de impuestos y la facturación de la actividad. Para obtener el NIF, tendrás que rellenar el modelo 036, que puedes presentar telemáticamente en la Agencia Tributaria. Recibirás un NIF provisional con el que puedes comenzar a facturar y en un plazo de seis meses te proporcionarán el definitivo, cuando presentes una copia de la escritura de constitución de la sociedad.
6. Firma la escritura pública ante notario: Si tienes socios, tendréis que acudir ante un notario para firmar la escritura pública de constitución de la sociedad. Tendrás que presentar una serie de documentos, entre ellos los estatutos sociales, la certificación negativa del nombre de la empresa expedida por el Registro Mercantil Central, la certificación bancaria del depósito del capital social y los documentos de identificación de cada uno de los socios.
7. Inscribe la empresa en el Registro Mercantil: El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen. Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo.
8. Date de alta en IAE: El Impuesto de Actividades Económicas se aplica a todas las pymes y autónomos que desempeñan una actividad profesional, empresarial o artística en España. Por consiguiente, para abrir una empresa tienes que tramitar el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas en la Agencia Tributaria, indicando la actividad empresarial que vas a desarrollar.
9. Registra patentes y marcas: Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Necesitas registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Tu marca es uno de los activos intangibles de tu negocio y cuando la registras, la proteges para que otras empresas o personas no puedan usarla, lo cual aporta un valor añadido a tu actividad.
10. Obtén el certificado electrónico: La Administración está apostando cada vez más por los medios electrónicos, por lo que el último paso para crear una empresa en España consiste en obtener el certificado electrónico para tu negocio, el cual te facilitará muchos trámites y te ahorrará muchísimo tiempo.

Claves para la Gestión Exitosa de una Pyme

Gestionar una pyme no es tarea sencilla. Necesitas tener conocimientos en varias áreas esenciales del negocio, como contabilidad, fiscalidad, el área laboral o legal. Antes de pensar en cómo crecer, hay que sentar unas buenas bases. Aquí te presentamos algunas claves fundamentales:

1. Planificación y Estrategia

Toda empresa exitosa comienza con una sólida planificación y estrategia. Definir tu visión, misión y objetivos a corto y largo plazo es esencial. Deberás concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial. Éste deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: Deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia.
• DAFO: Tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: Para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.

Una vez ya has analizado la viabilidad de tu proyecto empresarial con el plan de empresa, es el momento de revisar cuáles son los pasos necesarios que tienes que hacer a nivel legal y jurídico, para poder constituir tu negocio.

2. Gestión Financiera

Llevar un control financiero preciso es fundamental para la gestión de PYMEs. Mantén registros detallados de ingresos y gastos, emite facturas correctamente y haz un seguimiento riguroso de tu flujo de efectivo. Los gastos fijos pueden llegar a constituir un cuello de botella asfixiante. Por eso, conviene separar muy bien aquello que es básico para que el negocio funcione de lo que es accesorio.

Calcula bien cuánto necesitas para poner en marcha el negocio y mantenerlo durante los primeros meses. Es posible que inicialmente necesites capital para poner en marcha tu pyme. Aparte de la propia inyección económica que tú puedas aportar, quítate el miedo de encima y busca inversores: préstamos bancarios, ayudas públicas, ayudas de familiares…

3. Cumplimiento Legal y Contable

Cumplir con las regulaciones y leyes es crucial para el buen funcionamiento de tu PYME. Regístrate adecuadamente, obtén los permisos necesarios y comprende las obligaciones fiscales. Legalizar tus libros de sociedades, tanto contables, mercantiles como fiscales, en el Registro Mercantil es un paso ineludible.

Lleva al día tu contabilidad y tus impuestos. Evitarás sustos y tendrás una visión clara del estado del negocio. Desde el inicio es clave tener bajo control los trámites fiscales, contables y laborales. De lo contrario, puedes enfrentarte a multas o recargos por incumplimiento.

4. Gestión de Recursos Humanos

Si cuentas con empleados, es vital gestionarlos de manera eficiente. Cumple con las normativas laborales, elabora contratos claros y establece políticas internas. Es importante contar con el mejor apoyo posible en una aventura empresarial. Por eso, busca trabajadores de talento que crean en tu idea, que la apoyen y que sean profesionales y de confianza.

Una empresa barcelonesa familiar con 30 años de trayectoria y 140 empleados que fabrica envases alimentarios rígidos, orientada desde sus inicios a la internacionalización, tiene como política de RR HH contratar personal -sobre todo para puestos clave- de diferentes nacionalidades, personas que conocen mucho mejor la cultura, mercado, hábitos de consumo, etc. Cuenta con personal de ventas originario de Alemania, Suiza, Francia, Rusia, un jefe de mantenimiento uruguayo, una directora de calidad de Sri Lanka… Estas personas aportan a la empresa conocimientos que favorecen la proximidad con los entornos geográficos donde exportamos, distintas formas de pensar, hacer y trabajar. Gracias a ello tienen una visión global muy rica del mercado.

Encontrar socios cuyos conocimientos, experiencia y capacidad inversora complementen los propios es una opción interesante, tanto en una fase inicial como en la etapa de crecimiento. La selección de los socios es clave, ya que muchas empresas rentables desaparecen por problemas surgidos entre los mismos.

5. Marketing y Presencia Digital

En la era digital, tener una presencia en Internet es esencial. Aprovecha el potencial de Internet para tu negocio, creando una página web atractiva con la que darte a conocer y crearte una reputación online. Usa las redes sociales para llegar a tu público objetivo.

Mr. Wonderful se ha convertido en un ejemplo para pymes, ya que ha sabido aprovechar las redes sociales para crecer y expandir su negocio de papelería y hogar. Aunque inicialmente era una pequeña empresa, el crecimiento constante ha llevado a Mr. Wonderful a cumplir con los requisitos o criterios de una mediana empresa.

El boca a oído es esencial para el éxito. No solo es importante la buena relación calidad/precio, hay otros factores que explican el éxito. No siempre la mejor publicidad es la de televisión o radio. Los clientes, sobre todo si son de gran tamaño, constituyen una excelente herramienta de ventas. Nada hay que atraiga más a un comprador que la atención que le presta el vendedor. El cliente quiere información, asesoramiento profesional, que le presten atención y se interesen por sus problemas.

6. Innovación y Adaptación

El entorno empresarial es dinámico, por lo que la innovación y la adaptación son esenciales. Innovar no es una opción, es una necesidad. No pares, mantente al día con las novedades de tu sector. La economía, los negocios y la sociedad cambian a un ritmo constante y tu nueva empresa nunca debe quedarse atrás.

Cuando las cosas empiezan a ir mal para una pyme, ¿por qué no quedarse con lo mejor de la empresa y utilizarlo para reformular el negocio sobre una mejor estrategia? Un empresario, por ejemplo, cuando la fábrica de jamones y embutidos familiar en la que trabajaba no pudo sobrevivir a la crisis del sector y tuvo que ser vendida, lo que no vendió fue las marcas.

7. Networking y Colaboración

Establecer conexiones sólidas en el mundo empresarial puede abrir puertas a nuevas oportunidades. Participa en eventos, ferias y encuentros de networking para ampliar tu red de contactos. Otro de tus objetivos pasa por crear una red sólida de personas de confianza, estableciendo relaciones con potenciales clientes, socios, proveedores, competidores indirectos… Trabajar el networking te ayudará a crecer empresarialmente.

Un ex trabajador de Indra y formador en Ingeniería de Sistemas de Información desarrolló su estrategia de negocio con estos elementos: calidad, teletrabajo, una red de profesionales de similar perfil y una marca común. Cuando se quedó sin trabajo, comenzó a ofrecer sus servicios como consultor independiente. Muy pronto, volvía a impartir cursos sobre tecnologías de la información (TI), empezando por sus clientes anteriores. Aliándose con otros en igual situación, unieron esfuerzos bajo una marca, lo que confería una mayor sensación de solidez y generaba mayor confianza en los clientes potenciales.

8. Gestión del Riesgo y Crecimiento Sostenible

Nadie está exento de enfrentar crisis. Prepárate para situaciones difíciles mediante la elaboración de un plan de crisis y continuidad. Medir los riesgos es fundamental. Las empresas que se enfocan hacia la internacionalización necesitan una gran cantidad de información acerca de sus mercados objetivo.

Es importante dejar estos temas en manos expertas. Son muchos los expertos que aconsejan no sobredimensionar la empresa, un error muy habitual que ha contribuido a destruir muchas organizaciones en los últimos años. Es preferible partir de un tamaño modesto, y crecer racionalmente, que empezar a lo grande para al final darte cuenta de que has consumido tu presupuesto de tres años en un solo ejercicio.

A medida que tu PYME crezca, enfócate en un crecimiento sostenible. La diversificación de la oferta es parte crucial de la etapa de crecimiento de una empresa. La gestión de PYMEs requiere un enfoque equilibrado en la planificación estratégica, la gestión financiera, el cumplimiento legal y la innovación constante. Mantén una mentalidad abierta, busca asesoramiento cuando sea necesario y nunca subestimes el poder del networking y la adaptabilidad.

Asesoramiento Experto para tu Pyme

No tienes que saber de todo. Resulta muy complicado estar al día y tener conocimientos en todas las áreas del negocio. La clave está en el asesoramiento, y cuanto antes lo consigas, mejor. Por eso, cuenta con el equipo de profesionales expertos de la gestoría online para pymes de Infoautónomos. A todos los niveles. En nuestra empresa de BPO en Madrid contamos con expertos en todas las áreas del negocio.

Además de en todas estas áreas, el gestor de una pyme debe tener también un conocimiento riguroso del mercado en el que trabaja. La información nos permite adaptar la estrategia de marketing global a la realidad de cada mercado. También es muy importante conocer a fondo la idiosincrasia de los países a los que queremos ir: historia, costumbres, religión, forma de hacer negocios, relaciones con nuestro país, etc. Dejar los objetivos de tu empresa restringidos a tu localidad, tu región o incluso tu país es una estrategia muy poco competitiva.

Cometimos el error de creer que el target al que queríamos acceder sabía español e inglés suficientes. Nuestro socio local nos insistía en que nuestros cursos debían estar en el idioma portugués. Lo cierto es que, al final, nos dimos cuenta de que si no traducíamos los cursos al portugués, poco venderíamos en Brasil. Sin información no hay negocio. El activo más importante en un proceso exportador es la información. Es impensable hacer negocios en el exterior sin la información suficiente. Y más hoy en día, con Internet.