Libros Obligatorios para Empresarios en España: Guía Completa

En el complejo entorno empresarial actual, comprender las obligaciones contables y legales es crucial para cualquier empresario en España. Desde la llevanza de libros contables hasta la auditoría obligatoria, cada aspecto tiene su importancia y sus requisitos específicos. Todo empresario, ya sea autónomo o una sociedad, debe mantener una contabilidad ordenada.

Llevar la contabilidad actualizada y con datos exactos es imprescindible para que las empresas puedan tomar decisiones de cara a su futuro, pero también para cumplir con sus obligaciones fiscales y evitar sanciones. Los libros contables para empresa tienen una serie de peculiaridades que es importante conocer, para evitar caer en errores al gestionarlos.

En el ámbito mercantil, la Ley impone la llevanza de determinados libros, como una exigencia legal que afecta a todo empresario y particularmente a toda sociedad, con sus especialidades cuando se trata de una sociedad de capital.

Según el artículo 25 del Código de Comercio (CCo), todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios y cuentas anuales y otro diario.

Pero hay más libros. Los libros obligatorios para todo empresario, y, en consecuencia, para toda sociedad mercantil, son:

• Libro de inventarios y cuentas anuales, exigencia del CCom.
• Libro diario, exigencia del CCom.
• Libro de Actas, exigencia del CCom.
• Libros fiscales, exigencia de las normas fiscales.

Asimismo, la legislación de Cooperativas establece la obligación de llevar un LIBRO REGISTRO DE APORTACIONES AL CAPITAL (así la Ley (estatal) de 16 julio 1999 de Cooperativas.

¿Qué son los libros contables para empresas?

Los libros contables son documentos que dejan constancia de todas las operaciones de carácter económico y fiscal que una empresa lleva a cabo: compras de materia prima, abono de facturas de sus clientes, inversiones en nuevos activos, etc. A través de los libros, lo que se hace es poner en orden la información relativa a esas transacciones, a fin de poder hacer un seguimiento de las mismas.

Por tanto, un libro contable ordena y archiva la información económica de la compañía. Revisando esta información es posible hacerse una idea exacta de cuál es la situación económica de ese negocio. En el caso de Hacienda, el análisis de la documentación le permite asegurarse de si la entidad está o no al día en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.

¿Para qué sirven los libros contables?

El registro de toda la información contable permite a las empresas:

• Controlar sus finanzas: los libros facilitan el conocer de manera detallada las operaciones financieras y económicas que se han llevado a cabo. Cuanto más al tanto se está de los ingresos, los gastos, los activos, los pasivos y el capital empresarial, más fácil es asegurarse de que la gestión económica se está haciendo bien.
• Tomar decisiones de manera informada: a través de la información financiera registrada en los libros contables de la empresa, se pueden detectar áreas de mejora y planificar la utilización de recursos de una manera más eficiente.
• Cumplir sus obligaciones legales: llevar los libros contables no es una opción, sino una obligación impuesta legalmente, y cuyo incumplimiento acarrea sanciones.
• Demostrar su transparencia: unas cuentas claras consiguen que posibles socios e inversores confíen más en la empresa.
• Agilizar su planificación fiscal: los libros contables son herramientas esenciales de cara a la presentación de los impuestos. A través de la información recogida en los mismos, resulta más sencillo hacer las correspondientes declaraciones y autoliquidaciones, y con menos margen para el error.

Podríamos decir que, al llevar los libros contables de la empresa, la organización está cumpliendo con una obligación legal. Pero, en realidad, está yendo mucho más allá, está trabajando en el control de sus finanzas, lo cual es esencial para la sostenibilidad del negocio.

¿Cuáles son los libros obligatorios para empresas?

Para que puedas entenderlo un poco mejor, vamos a agrupar los libros obligatorios en tres categorías: libros contables, libros fiscales y libros mercantiles.

Libros contables obligatorios para las empresas

Como hemos expuesto, los libros contables permiten hacer un registro de las transacciones financieras. Ayudan a las empresas a cumplir con sus obligaciones fiscales, pero también con obligaciones contables tan importantes como la de elaborar balances de forma periódica.

Libro Diario

Registra de manera cronológica las transacciones que va realizando la empresa. Especificando: fecha, descripción de la operación, cuenta afectada, importe deudor y acreedor. El registrar las operaciones día a día permite tener un mayor control de la contabilidad y detectar de manera temprana posibles errores.

El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.»

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Recoge la información contable relativa al ejercicio económico de una entidad mercantil, y tiene que elaborarse de conformidad con lo que establece el Plan General de Contabilidad.

Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. En este libro se transcribirán: Trimestralmente, los balances de comprobación de sumas y saldos. Anualmente el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

Su contenido debe incluir:

• Un balance inicial detallado (primer estado contable)
• Balances de sumas y saldos de comprobación de periodicidad trimestral (como máximo) (segundo estado contable)
• Inventario de cierre del ejercicio (tercer estado contable)
• Ejemplar de las cuentas anuales (último estado contable) que contenga: balance de situación; cuenta de pérdidas y ganancias; estado de cambios en el patrimonio neto; memoria del ejercicio; estado de flujos de efectivo.

Importante: estos libros contables obligatorios para las empresas deben elaborarse en un plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio y, después, tienen que legalizarse en el Registro Mercantil. Para ello, hay que presentarlos de manera telemática en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Esto es, como muy tarde, el 30 de Abril.

No tener los libros contables legalizados no implica la aplicación de sanción, pero puede dificultar a la empresa el probar ciertas operaciones que consten registradas en los mismos, si tiene que pasar por una inspección o por un procedimiento judicial.

Libros fiscales

Son libros fiscales aquellos registros contables que contienen información financiera que resulta de relevancia a la hora de cumplir con las obligaciones que la empresa tiene con la Agencia Tributaria. Documentan y respaldan las transacciones realizadas que tienen implicaciones fiscales.

• Libro de facturas emitidas: recoge todas las facturas emitidas a lo largo del año que estén sujetas a IVA. El registro debe indicar el número de la factura, la fecha de expedición, los datos del destinatario, la base imponible, el tipo impositivo aplicado, la cuota de IVA y el importe total de la operación.
• Libro de facturas recibidas: es igual que el anterior, pero en este caso, recoge las facturas que la empresa ha recibido de sus proveedores.
• Libro de bienes de inversión: si la empresa adquiere bienes para su actividad que tengan un ciclo de vida superior al año, estas adquisiciones deben registrarse en este libro específico. Reseñando los datos de la factura y la forma en que se va a llevar a cabo la amortización. Por ejemplo, la entidad hará un asiento en este libro contable si compra un nuevo vehículo.
• Libro de operaciones intracomunitarias: solo es obligatorio cuando la empresa realice operaciones con otras entidades o profesionales radicados fuera de España, pero dentro del territorio de la Unión Europea.

Libros mercantiles

Son libros que recogen información referente a acuerdos internos dentro de la sociedad mercantil. Es la normativa que regula cada entidad mercantil la que determina de manera específica los libros que se deben llevar en cada caso concreto, pero vamos a repasar los más habituales.

• Libro de actas: refleja los acuerdos de las juntas generales, las especiales y los órganos de dirección. Toda sociedad debe realizar, al menos, un acta al año, la que corresponde a su junta general ordinaria. Las sociedades mercantiles llevarán también un libro de actas en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y Especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad.

Las sociedades mercantiles llevarán también un libro de actas en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y Especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de: Los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano Un resumen de los asuntos debatidos Las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, Los acuerdos adoptados Los resultados de las votaciones.

• Libro registro de socios, de sociedades o de acciones nominativas: registran la identidad de los propietarios de las participaciones en la sociedad y las transferencias de las mismas.

Toda sociedad de capital, si es o deviene sociedad unipersonal, debe tener el Libro de contratos con el socio único, pues el art. 16 LSC ordena que los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad deberán constar por escrito o en la forma documental que exija la ley de acuerdo con su naturaleza, y se transcribirán a un libro-registro de la sociedad que habrá de ser legalizado conforme a lo dispuesto para los libros de actas de las sociedades. En la memoria anual se hará referencia expresa e individualizada a estos contratos, con indicación de su naturaleza y condiciones.

A continuación, se presenta una tabla resumen con los libros obligatorios según el tipo de sociedad:

Diligenciado y legalización de los libros

El artículo 27 del Código de Comercio, establece que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro.

Desde 2013, la legalización de los libros contables debe realizarse en formato electrónico. Esto incluye no solo el Libro de Inventario y Cuentas Anuales y el Libro Diario, sino también cualquier otro libro obligatorio como los de actas o los de socios o acciones nominativas.

Los libros deben ser presentados en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal.

Forma de llevanza de los libros obligatorios

Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.

Conservación y pérdida de los libros

Por otro lado, el artículo 30 añade que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.

El Código de Comercio determina que los libros contables de la empresa y los documentos que justifican los asientos practicados deben guardarse durante seis años.

A pesar de que la legislación tributaria establece que bastaría con guardar la información durante cuatro años, puesto que este es el plazo de prescripción que se aplica con respecto a Hacienda. Por otro lado, existen delitos societarios cuyo plazo de prescripción puede ser más amplio. Por ello, se aconseja guardar la documentación durante un plazo de 10 años, incluso en aquellos casos en los que la sociedad o empresa deje de existir.

Valor probatorio

Los libros contables de la empresa bien elaborados y regularizados tienen valor probatorio ante los tribunales, tal y como señala el Código de Comercio. Por eso, es de vital importancia llevar al día estos libros que hemos visto que son obligatorios porque, además, así se evitan sanciones por parte de Hacienda.

Sanciones por no llevar los libros contables

Como decíamos antes, no legalizar los libros contables en el Registro Mercantil no lleva aparejada ninguna sanción. Pero, por disposición de la Ley General Tributaria, si una empresa no lleva los libros contables, se le impondrá una multa fija de 150 euros. Además, si se han omitido datos o se han reflejado de manera inexacta, se aplicará una sanción de entre 150€ y 6.00€.

Si la sociedad está inmersa en un concurso de acreedores y se acredita que ha incumplido su obligación de llevar la contabilidad, que lleva una doble contabilidad, o que hay irregularidades relevantes en sus libros, el concurso será declarado culpable.

Las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil del domicilio social dentro del mes siguiente a su aprobación. Estas cuentas incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y otros documentos relevantes como la memoria y, en su caso, el informe de auditoría.