La Transformación Digital en PYMES y Autónomos: Guía Esencial para el Éxito en la Era Digital

En el mundo empresarial actual, la transformación digital se ha vuelto esencial para la supervivencia y el éxito a largo plazo. Son muchas las empresas que han desaparecido y otras tantas más las que, por falta de adaptación, están en riesgo de desaparecer. La transformación digital es un tema que está de moda. Si tienes una PYME, o eres autónomo o freelance es muy posible que no sepas muy bien por dónde empezar a digitalizar tu negocio. La transformación digital es un concepto mucho más amplio, también mucho más estratégico, que evoluciona al ritmo vertiginoso de la tecnología, pero aún es un bebé en su tierna infancia y ha llegado para quedarse.

La Importancia de la Transformación Digital en las Empresas

La transformación digital va más allá de la simple adopción de tecnologías; implica una reconfiguración completa de los procesos y operaciones empresariales. Tienes que entender la transformación digital de tu empresa como un proceso gradual, continuo y que no termina nunca. Lo primero que tienes que tener en cuenta al elaborar un plan de transformación digital es que debe poner en el centro lo más importante de tu empresa: tu equipo y tus clientes. Cualquier estrategia de digitalización está condenada al fracaso si las personas que forman la empresa no están convencidas y comprometidas con el cambio. Por lo tanto, es fundamental lograr transmitir la importancia del cambio a tu equipo y conseguir su implicación.

Guía práctica para la digitalización

Una vez hayáis establecido las distintas áreas de mejora, es necesario decidir por dónde comenzar el proceso de transformación digital. Facilita el proceso de cambio. No intentes cambiarlo todo de golpe, incorpora los cambios poco a poco a través de un plan temporizado y mide, analiza y mejora constantemente. Siempre que puedas haz primero pruebas solo con una parte de tu equipo o tus clientes. Selecciona y adapta las herramientas a utilizar de modo que se adapten a tus necesidades y tu modo de trabajar, no al revés. Un sistema muy complejo no tiene por qué ser mejor. No pienses solo en el momento actual, ten en cuenta si las herramientas escogidas van a ser capaces de satisfacer tus necesidades a medio plazo. Otro de los aspectos a tener en cuenta al seleccionar una herramienta es si va a ser posible integrarla con otras herramientas que utilizas. Esto quiere decir que ambas herramientas se pueden comunicar entre sí.

Para ello, además de digitalizar tus procesos internos con herramientas como las que ya hemos visto, es necesario implementar sistemas que suplan la relación presencial de tu equipo. Estos sistemas te van a ayudar a trabajar mejor en equipo y a potenciar la colaboración. Además te van a permitir gestionar tu negocio desde cualquier lugar y posibilitan el teletrabajo, con grandes ventajas para tu empresa y tu equipo.

• Un sistema de comunicación: herramientas de mensajería, llamadas o videoconferencia.
• Un sistema de documentación: herramientas como suites de productividad, almacenamiento de documentos en la nube o bases de datos.

Presencia online: el escaparate de tu negocio

Contar con presencia online es un aspecto básico para la digitalización de tu negocio. Lo que no está en Internet no existe: es imprescindible que cuando tus clientes te busquen en Internet te encuentren.

• Página web: Es el modo estrella de conseguir visibilidad online. Recuerda que la web es el escaparate de tu negocio. Pero si no pasa nadie por tu calle te da igual tener el mejor escaparate del mundo.
• Redes sociales: Plataformas esenciales para la interacción y promoción.
• Google My Business: Es una herramienta de Google donde puedes rellenar una ficha con información de tu negocio para aparecer en Google Maps y en los resultados de búsqueda.
• Directorios web: Son listados de enlaces por temáticas.

Digitalización de procesos internos

Definir los procesos de tu empresa no es más que tener claro qué es lo que haces en tu día a día y cómo lo haces. Es importante que establezcas unas normas en la organización y gestión de tus actividades y que las cumplas. Esto no quiere decir que no puedas tener una cierta flexibilidad. Ten cuidado, porque querer ser demasiado flexible para poder adaptarte a todo puede ser contraproducente. Si dedicas demasiado tiempo a gestionar cada caso particular vas a acabar ofreciendo un peor servicio. Y volviendo locos a tus clientes y tu equipo. Tener tus procesos establecidos puede ayudarte a mejorar tu negocio solo por el hecho de tener una mayor claridad y orden en tus actividades. Otra de las ventajas es que te permiten crecer o poder delegar mucho más fácilmente.

¿Cómo podemos digitalizar todos estos procesos? En mi opinión, el enfoque más práctico es hacerlo a través de herramientas en la nube y SaaS (software como servicio). Algunas áreas clave a digitalizar incluyen:

• Compras y pagos online
• Gestión de reservas
• Contabilidad y facturación
• Gestión de clientes (CRMs)
• Planificación de recursos empresariales (ERP)

Automatización de operaciones

Una gran ventaja de digitalizar tus procesos es que podrás automatizar las operaciones para poner a la tecnología a trabajar para ti. Para poder automatizar un proceso es necesario que las herramientas digitales que implique se encuentren conectadas entre sí. Por lo tanto, a la hora de escoger una herramienta es importante tener en cuenta qué posibilidades de integración permite.

Las formas de integrar aplicaciones incluyen:

1. Integración directa mediante conectores o plugins.
2. Plataformas de automatización (ej. Zapier, Make).
3. A través de la API o Webhooks: Si no es posible integrar dos aplicaciones o crear una automatización de las dos formas anteriores, será necesario contratar los servicios de un programador que nos ayude a integrar y automatizar nuestros programas a través de su API o empleando Webhooks.
4. Aplicación no integrable: En este caso, se deben buscar soluciones alternativas o reevaluar la herramienta.

Análisis de datos y toma de decisiones

Para ello, es necesario implementar sistemas de recogida de datos, análisis y toma de decisiones basadas en esta información. En muchos casos, las herramientas que utilicéis dispondrán ya de un apartado de análisis o informes en las que podréis ver tableros o dashboards con información clave en vuestra actividad. Nunca ha sido tan fácil como ahora realizar estudios de mercado y conocer a tus clientes.

Marketing Digital y Optimización

Otro aspecto que puedes mejorar con la digitalización es la comunicación con el cliente. El marketing digital nació como un niño revolucionario y revoltoso que creció hasta convertirse en un adolescente que lo ponía todo en entredicho y que ya ha alcanzado su madurez. Algunas estrategias clave incluyen:

• Inbound marketing: Estrategia centrada en atraer clientes creando contenido valioso.
• SEO (Search Engine Optimization): Optimización de resultados de búsqueda. Técnicas para conseguir aparecer de forma orgánica en las primeras páginas de los resultados de búsqueda para una palabra clave.
• Publicidad en internet.
• Social media.

Modificación del modelo de negocio

Es posible que los cambios que las nuevas herramientas digitales te permiten realizar en tus procesos acaben posibilitando que tus productos o servicios cambien, de forma que la transformación digital puede terminar modificando tu modelo de negocio. Estos cambios pueden suponer nuevas líneas de negocio, como por ejemplo el caso de un gimnasio o un negocio de consultoría que deciden ofrecer de forma alternativa a sus servicios presenciales sesiones por videoconferencia.

Libros clave para la Transformación Digital de PYMES

Aprovechando la época navideña, traemos algunos libros que tratan los diversos aspectos relacionados con la transformación digital, ofreciendo una guía valiosa para PYMES y autónomos.

El enfoque de Leonard Pera

Con este libro sobre transformación digital, Leonard Pera pretende dotar a las PYMES y autónomos de este país de una herramienta útil que les ayude a realizar con éxito su proceso de digitalización. Con más de 10 años de experiencia ayudando a las PYMES en su transformación digital, Leonard reúne experiencias prácticas con método detallado para analizar y encontrar las mejores opciones para realizar tanto la digitalización interna como externa de las empresas.

Este libro es una guía imprescindible para sacar partido a las nuevas tecnologías, para poner a las personas en el centro y para redefinir los procesos, pero, sobre todo, te ayudará a definir una nueva estrategia, independientemente del tamaño de tu empresa. En este libro descubrirás que es la estrategia, y no la tecnología, la que impulsa la transformación digital.

Aborda todos los elementos de una consultoría de transformación digital, incluyendo:

• Sistemas de gestión ERP.
• Sistemas de gestión comercial CRMs.
• Monitorización Atribus.
• Atención al cliente.
• IoT e Industria 4.0.
• Servidores y cloud.
• Presencia web y ecommerce.
• SEO y publicidad en internet.
• Social media.