Libro Blanco: Espacios de Coworking y la Transformación del Entorno Laboral

Admitámoslo: en los últimos años, el trabajo híbrido se ha convertido en la norma, y estamos asistiendo a una adopción masiva y desinhibida del teletrabajo. Lo que antes era una opción de emergencia se ha convertido, en el espacio de unos pocos meses, en una comodidad apreciable, y ahora en un requisito para muchos empleados. No parece haber vuelta atrás. Sin embargo, esto tiene un impacto significativo en las tasas de ocupación de oficinas. Las empresas observan con amargura un gran número de espacios vacíos, por los que están pagando un alto precio. En consecuencia, el nomadismo gana terreno de forma espectacular en las empresas y reduce progresivamente la influencia del puesto de trabajo fijo. Ante este fenómeno, las empresas deben reinvertir de forma más estratégica.

La flexibilidad y el teletrabajo se convierten en una palanca causa-efecto de importantes dimensiones como el medio ambiente, la movilidad de las grandes urbes, la conciliación, la tecnología e incluso el ámbito legal. Como a día de hoy ya no hay que desplazarse a las instalaciones de la empresa todos los días, el uso tradicional de las oficinas se transforma. Las costumbres de trabajo han ido evolucionando en los últimos años y cada vez más empresas han optado por nuevas formas de trabajar. Los empleados ya no tienen por qué desplazarse hasta las instalaciones de la empresa para hacer su trabajo, sino que ahora pueden trabajar desde casa o desde un espacio de coworking.

¿Qué es un espacio de coworking?

El coworking representa una revolución en la forma de entender el trabajo para emprendedores y profesionales independientes. Se trata de un espacio compartido donde autónomos, empresarios, emprendedores y startups pueden desarrollar su actividad en un entorno colaborativo. El modelo ha evolucionado mucho en los últimos años y se ha convertido en una opción cada vez más extendida. Si quisiéramos definirlo podríamos decir que es un espacio físico donde coinciden profesionales con diferentes perfiles y estructuras empresariales. Sus propias características generan un ambiente que fomenta la apertura y la comunidad. Esto sucede porque su base es compartir y enriquecer las experiencias y proyectos de quienes desarrollan su actividad en ellos.

¿Qué hace a un coworking respecto a una oficina tradicional o la posibilidad de trabajar desde tu propia casa? Principalmente, por un lado, la comunidad que se forma y las oportunidades que se construyen. Por otro, y no menos importante, que los costes se reparten. Es por ello que han crecido como espacios donde la colaboración y la innovación se entrelazan para impulsar proyectos de emprendimiento. Para quienes buscan mejorar sus recursos, el coworking representa una alternativa ideal por su dinamismo.

Características principales de los espacios de coworking

Estos espacios ofrecen una serie de elementos que los diferencian frente a las oficinas tradicionales y que son el fundamento de su atractivo para los emprendedores:

• Flexibilidad: Ofrecen planes que se adaptan a las necesidades de todo tipo de profesionales, desde un autónomo que no necesita un puesto fijo hasta una empresa que busca equilibrar los gastos de una oficina privada con espacios compartidos. Los emprendedores pueden ajustar su espacio de trabajo según el crecimiento de su negocio, sin atarse a contratos de larga duración.
• Comunidad: Promueven la creación de comunidades profesionales al poner a disposición áreas y eventos que facilitan el networking. Esta interacción con trabajadores de diversos sectores permite compartir conocimientos y experiencias.
• Servicios e infraestructura: Cuentan con todos los servicios necesarios para comenzar a trabajar desde el primer día: internet de alta velocidad, impresoras, salas de reuniones, espacios para eventos, zonas de descanso y, en algunos casos, servicios adicionales como cafetería o áreas de cocina.

Tipos de espacios de coworking

En función de las necesidades específicas de cada emprendedor, existen diferentes tipos de coworking:

Coworking fijo

Es utilizado por empresas o profesionales que buscan un espacio estable donde realizar su actividad habitual. No implica estar atados a contratos de arrendamiento o hipotecas, y ofrece la posibilidad de dejar materiales, dispositivos y documentación en la zona asignada.

Coworking sectorial y multisectorial

Los sectoriales están enfocados en un área profesional específica, mientras que los multisectoriales están abiertos a cualquier tipo de perfil profesional.

Otros tipos

Existen también modalidades como el coworking nómada (para profesionales que viajan constantemente), el pop-up coworking (espacios esporádicos para proyectos concretos), o los espacios abiertos y semiabiertos, según la distribución de las áreas comunes y privadas.

Aspectos contractuales del coworking

El contrato de coworking no está regulado específicamente. No obstante, como todo contrato, debe reflejar unas condiciones generales acordadas bajo la relación formal de las partes implicadas. Cualquier contrato de coworking debe incluir varios elementos:

• Título que especifique que es un contrato de servicios de coworking.
• Datos de las partes implicadas (coworker y coworking).
• Duración del contrato.
• Prestaciones de los servicios que ofrece (mobiliario, conexión a Internet, recepción de correo, sala de reuniones, servicios extras...).
• Horario y modo de acceso.
• Precio y forma de pago.
• En ocasiones, cláusulas de confidencialidad entre los miembros respecto a la actividad profesional y proyectos.

Es fundamental que el contrato indique claramente qué está incluido en el precio y qué servicios son opcionales. También deben incluirse cláusulas sobre confidencialidad, reglamento interno, responsabilidad del coworker de cumplir con sus obligaciones fiscales y administrativas, protección de datos y causas para la resolución del contrato.

Ventajas fiscales y económicas del coworking para emprendedores

Cada vez más emprendedores apuestan por el coworking y, entre otras cosas, lo hacen por las ventajas fiscales y económicas que ofrece. ¿Sabías que puedes deducirte parte del alquiler o los suministros? Te contamos los principales beneficios de apostar por este modelo.

Deducción de gastos

Una de las grandes ventajas es la posibilidad para las sociedades y los autónomos deduzcan sus gastos. El coworking ofrece una única factura deducible, ya que se considera como local de trabajo u oficina. Ahora bien, para que dicho gasto se pueda deducir, deben cumplirse ciertos requisitos:

• El gasto debe ser necesario para el desarrollo de la actividad económica.
• Debe existir una afectación principal a la actividad profesional, es decir, que se utilice para obtener un rendimiento para la actividad que se desarrolla.
• Es necesario que exista justificación documental, es decir, una factura emitida a nombre del autónomo o la empresa, con todos los datos fiscales, contrato con el proveedor y justificantes de pago.
• Registro contable adecuado. Debe anotarse en el libro de gastos deducibles para autónomos o contabilización conforme al Plan General de Contabilidad.

Domicilio fiscal

Trabajar en un coworking permite establecer el domicilio fiscal de la empresa en su dirección. Esto es especialmente útil para los autónomos, ya que pueden separar su dirección particular de la profesional, centrando toda la mensajería profesional en un espacio diferente.

Ahorro de costes

Supone un importante ahorro económico frente al alquiler de oficinas tradicionales. Al compartir gastos como los servicios básicos, internet y limpieza, los emprendedores pueden reducir significativamente sus costes fijos. Además, no es necesario realizar una inversión inicial en mobiliario ni asumir el mantenimiento del espacio.

Beneficios adicionales del coworking

Networking y oportunidades de negocio

Uno de sus mayores beneficios es la posibilidad de establecer contactos profesionales y generar oportunidades de negocio. Los espacios de coworking suelen organizar eventos, talleres y actividades de networking que permiten a los emprendedores conocer a otros profesionales con los que pueden colaborar, intercambiar servicios o iniciar nuevos proyectos conjuntos.

Productividad y bienestar laboral

Favorecen un ambiente propicio para el trabajo enfocado y la concentración. Su diseño está pensado para fomentar la colaboración y la interacción entre profesionales. Además, la presencia de una comunidad diversa puede servir como fuente de inspiración y motivación. Los espacios de coworking también contribuyen al bienestar laboral al ofrecer entornos diseñados para estimular la creatividad y la innovación, con elementos ergonómicos y áreas de relax que priorizan la comodidad y la salud de los usuarios.

Sostenibilidad y responsabilidad ambiental

Trabajar en un coworking contribuye a reducir el consumo de energía, las emisiones de CO2 y optimizar los recursos. El hecho de compartir espacios disminuye la huella ecológica y se promueven prácticas más respetuosas con el medio ambiente. Además, muchos espacios de coworking han puesto en marcha prácticas como el uso de materiales reciclados, sistemas de iluminación LED y sensores de movimiento para reducir el consumo de energía, entre otros.

La transformación de las oficinas tradicionales

Oficinas flexibles, teletrabajo, coworking… estas nuevas modalidades de trabajo transforman el uso tradicional de las oficinas. En cuanto a las empresas que todavía se mantenían férreas al sistema de presencialidad tradicional, la crisis provocada por la COVID-19 las obligó a sumarse al cambio. Así que, como a día de hoy ya no hay que desplazarse a las instalaciones de la empresa todos los días, ¿qué uso se les puede dar a las oficinas?

De lugar de trabajo a espacio de reuniones e intercambio

A consecuencia del teletrabajo y de la proliferación de herramientas colaborativas, el espacio de trabajo es cada vez más virtual. Según varios estudios, el teletrabajo además aumenta la productividad y el compromiso de los trabajadores. El concepto de tener un lugar fijo en la oficina está cada vez más pasado de moda debido al éxito de las oficinas flexibles. Sin embargo, una de las funciones de la oficina sigue en pie entre tanto cambio: ser un lugar para socializar, un lugar de encuentros e intercambio. Es previsible que las oficinas se conviertan en centros en los que los trabajadores se encuentran con sus compañeros, participan en reuniones de negocios o asisten a las presentaciones más importantes. El espacio físico se convierte en la personificación de la identidad de la empresa; como indica Ludovic Delaisse, Director Ejecutivo de Cushman & Wakefield France y especialista en la gestión de bienes inmuebles de espacios profesionales: “Es el corazón de la empresa, el lugar en el que convergen valiosas interacciones sociales”. Ahora más que nunca, la oficina se ha convertido en el símbolo de la cultura corporativa, un lugar de cohesión social en el que se crea un sentimiento de inclusión; además es también el escaparate de la empresa en el que se recibe a los visitantes. Por esta razón es fundamental que las oficinas actuales sean accesibles, flexibles y polivalentes. El fin de esta política es conseguir que la gente quiera ir al trabajo a estas oficinas nuevas y modernas, y que sientan que es su lugar; además, es una forma de mejorar la marca de la empresa.

Replantear el diseño de la oficina para optimizar el espacio de trabajo

Mientras el teletrabajo es muy popular entre los empleados, cada vez más empresas se decantan por oficinas flexibles o trabajo híbrido como una solución de futuro. Con menos empleados en la oficina no hace falta reservar una mesa para cada uno de ellos; el espacio que se ahorra hace posible crear espacios más adaptados a las necesidades actuales, incluida la vida social en el trabajo. El plan de planta abierta (usado durante mucho tiempo) ya no tiene apoyos; es preciso plantear una nueva forma de organizar los espacios. Antes había un deseo de condensar y compartimentar los espacios de trabajo, pero las inconveniencias causadas por este tipo de distribución dieron problemas. Además, el concepto del bienestar del empleado ha surgido y puesto en duda el diseño de planta abierta. Ahora es el momento de la interacción social en un ambiente agradable. Los beneficios clave de esta estrategia son:

• Bienestar del empleado
• Team building
• Productividad y calidad del trabajo mejoradas
• Libertad de creatividad
• Búsqueda de nuevos talentos

En la era de las oficinas flexibles y el teletrabajo, el diseño de planta abierta carece ya de sentido. Salas de recepción, de reuniones, cafeterías, espacios para concentrarse y relajarse entre dos sesiones de trabajo productivo… son solo algunos de los nuevos usos de las oficinas.

Nuevos espacios de trabajo

Dentro de las empresas se están definiendo y desarrollando soluciones de transformación de los espacios de trabajo basadas en las nuevas necesidades de los empleados a fin de crear nuevos espacios de intercambio y reuniones. Los espacios de trabajo del futuro serán una mezcla de zonas para que cada empleado pueda encontrar el sitio ideal dependiendo de sus necesidades del momento: debate, creación, concentración…

Mesas de trabajo intercambiables y oficinas flexibles

Como sabemos, las oficinas están cambiando: los empleados ya no tienen asignado un puesto, situación que comúnmente se conoce como hot desk (mesas de trabajo intercambiables), y el concepto de oficina flexible está en auge. Su base es simple: los puestos de trabajo los ocupan personas diferentes en momentos diferentes; además de reducir la cantidad de espacio necesaria (y por tanto reducir costes), permite al personal elegir su espacio según con quién necesiten trabajar, lo que beneficia a un entorno de trabajo ágil.

Espacios colaborativos

Las salas de reuniones no van a desaparecer, solo necesitan actualizarse. En los nuevos espacios de trabajo hay tanto grandes salas, que acogen a todo el personal, como espacios más pequeños, muy adecuados para trabajos por proyectos, lluvias de ideas en grupos pequeños y reuniones más confidenciales. Estos espacios deben ser una fuente de inspiración.

Salas para relajarse

El tiempo que pasan los empleados en el trabajo es importante, no se les pueden negar los descansos. Tomarse un buen descanso hace que la gente recargue las pilas y sea más eficiente. Las salas de descanso son también lugares en los que fortalecer relaciones sociales y desarrollar la creatividad; son la representación del bienestar en el trabajo.

Flexibilidad en el trabajo

La creación de nuevos espacios en la empresa están ligados a la posibilidad de trabajar fuera de la oficina, ya sea en casa, desde un coworking o incluso en otro lugar. Combinar el trabajo en la oficina con el teletrabajo parece ser la mejor opción, sobre todo para reducir los riesgos relacionados con el trabajo sedentario, y las nuevas tecnologías lo hacen posible. Estos son los beneficios tanto para el empleado como para la empresa:

• Reducir los gastos (se necesita menos espacio para los equipos, menos gastos de transporte para el empleado).
• Reducir la huella de carbono (menos viajes).
• Potenciar la productividad (mejorar el bienestar y la motivación, y reducir la fatiga).

Uso de oficinas en empresas europeas (Informe Workthere, Julio de 2022)

Según el mismo informe, la media de uso de las oficinas por parte de los empleados ronda el 66 %.

¿Es el coworking la mejor opción para tu emprendimiento?

La única respuesta posible a esa cuestión es que depende de tus necesidades. El coworking se ha consolidado como una alternativa especialmente atractiva para emprendedores y profesionales independientes. Sin embargo, la decisión de utilizar un espacio de coworking debe basarse en un análisis detallado de las necesidades específicas de cada proyecto empresarial.

Entre los factores que debes considerar están la ubicación estratégica del coworking, el precio y las promociones disponibles, los servicios que prestan, el tamaño y tipología de las salas, la fiabilidad de las tecnologías implementadas, el soporte técnico y la atención personalizada, y la posibilidad de celebrar eventos.

No cabe duda de que el coworking ofrece multitud de ventajas para los emprendedores. Sin embargo, también presenta algunos inconvenientes como la posible falta de privacidad para temas confidenciales u horarios más rígidos en términos de apertura y cierre.