Cómo Gestionar un Equipo de Construcción para el Éxito del Proyecto

Gestionar una constructora implica coordinar múltiples proyectos, equipos y costos en un mercado que cambia constantemente. Sin una buena organización, los retrasos, el desorden financiero y la falta de comunicación pueden frenar el crecimiento de tu empresa.

Claves para Optimizar la Gestión de tu Constructora

1. Control Financiero Claro y Actualizado

Si no tienes un sistema claro para registrar ingresos, egresos y costos por obra, es difícil saber la rentabilidad real de tu constructora. La solución es digitalizar tu administración con herramientas que permitan registrar pagos y facturas en tiempo real, visualizar la rentabilidad de cada obra con reportes automáticos y hacer proyecciones financieras para anticipar inversiones y pagos a proveedores.

2. Integra las Áreas de tu Constructora para Mayor Eficiencia

Si cada sector (operaciones, administración, ventas) trabaja por separado, la información no fluye bien y se generan retrasos o tareas duplicadas. Crea una estructura de trabajo donde todas las áreas estén conectadas: que ventas y administración tengan acceso al estado de cada obra, que los jefes de obra puedan cargar gastos y reportar avances, y que la gerencia pueda ver reportes en tiempo real y tomar mejores decisiones.

3. Mide el Rendimiento de Cada Obra con Indicadores Clave (KPIs)

Si no llevas métricas claras, es difícil saber si los proyectos son rentables y si el equipo está rindiendo bien. Define KPIs específicos como costos reales vs. presupuesto inicial, tiempo de ejecución vs. fechas planificadas, y desvíos y problemas detectados en cada etapa del proyecto. Diseña dashboards para ver estos indicadores en tiempo real y optimizar la gestión de tu constructora.

Herramientas Empresariales Fiables para la Gestión de Equipos

Las pequeñas y medianas empresas constituyen el 94% de todas las entidades comerciales de la industria de construcción. Dado el carácter altamente competitivo del mercado, es fundamental que las empresas tengan un as bajo la manga y ofrezcan a los clientes plazos de construcción ajustados y precios razonables. Para que esto sea posible, se necesitan procesos de trabajo bien establecidos en todas las etapas, ya que la construcción privada es una construcción de ciclo completo, que emplea a una gran variedad de especialistas. Las herramientas de gestión de servicios en campo pueden ayudar a coordinar el equipo con mayor eficacia.

1. Rastreador GPS para Controlar las Horas de Trabajo

Dado que las empresas de construcción llevan a cabo varios proyectos simultáneamente, es fundamental que los directores de proyectos sepan en qué obra está trabajando un empleado y si llega y sale a las horas que le han sido asignadas. Puede resultar bastante complicado controlar manualmente los movimientos de sus especialistas, además, estas comprobaciones suelen hacerse por teléfono, lo que rara vez proporciona resultados fiables.

Las aplicaciones con un rastreador GPS incorporado permiten saber a distancia dónde se encuentra el empleado en tiempo real y ver su historial de viajes. Otra herramienta útil es la geocerca, que permite marcar una obra en el mapa y controlar a distancia la llegada, la salida y las horas de trabajo de cada empleado, generando informes de geocerca para evaluar la disciplina del equipo.

2. Formularios Móviles para el Control del Rendimiento

La toma de decisiones rápida y el control constante de la calidad del rendimiento son cruciales en una obra de construcción. Los gerentes y los clientes no siempre tienen la oportunidad de estar presentes sobre el terreno, por lo que las empresas necesitan garantizar una comunicación fluida y herramientas que permitan informar a distancia sobre el trabajo realizado. Los formularios móviles permiten a los empleados proporcionar un informe detallado sobre lo que han hecho y adjuntar fotos o archivos de vídeo. La principal ventaja es que se puede elegir el formato que más convenga al equipo y los formularios enviados desde la obra llegarán instantáneamente al supervisor y estarán disponibles para su visualización en cualquier momento, pudiendo también enviarse por correo electrónico en formato PDF a los clientes.

3. Informes para el Seguimiento de la Productividad

Las empresas de construcción utilizan el análisis de diferentes maneras: para obtener información financiera, para prever riesgos o para identificar los factores que afectan a las ganancias. Aparte de los procesos globales, las empresas de construcción también necesitan realizar un seguimiento del progreso en la obra: cuánto tiempo duran ciertas etapas o si los miembros del equipo de construcción cumplen los plazos. Es posible evaluar el trabajo del personal a distancia, basándose en varios parámetros: el número de tareas completadas en el día, el tiempo pasado en la obra, las llegadas tardías, etc. Un cuadro de mando proporcionará estadísticas sobre las tareas completadas, indicará el kilometraje y visualizará una calificación de los constructores en función de la cantidad de trabajo que hayan realizado. Se pueden generar informes para hacer un seguimiento del progreso de las tareas, el rellenado de formularios móviles, la entrada/salida de geocercas y los viajes realizados.

Gestión de Equipos de Trabajo: Liderazgo y Eficiencia

Cuando hablamos de gestión de equipo en la construcción, nos referimos a un conjunto de procedimientos y técnicas que permiten organizar y liderar un equipo de trabajo dentro de una obra. Lograr estructurar un equipo de trabajo equilibrado requiere que las diferencias se contrarresten y los puntos fuertes se potencien. Una clave fundamental para ser un líder fuerte con una buena gestión de equipo es conocer la estructura organizacional de la empresa.

¿Qué es la Gestión de Equipos de Trabajo?

La gestión de equipos y recursos es el proceso de distribuir y gestionar el trabajo de forma eficiente en todo tu equipo para lograr un mayor rendimiento. Cuando se hace correctamente, la gestión de recursos maximiza el desempeño de los empleados y ayuda a disipar el caos, dejándolos a ti y a tu equipo satisfechos al terminar el día, en vez de sentirse abrumados. Los miembros del grupo se sentirán seguros con respecto al volumen de trabajo, por lo que habrá buenos resultados y más rápido. La gestión de equipos no es una ciencia exacta, aunque existen técnicas y software que puede ayudarte a realizar una buena gestión de equipos de trabajo. Pero, además, deberás tener en cuenta que una buena inteligencia emocional y otras cualidades como la escucha activa, te ayudarán a mejorar tu gestión de equipos.

¿Por Qué es Importante la Gestión de Equipos?

Las investigaciones recientes demuestran que el 80 % de los trabajadores del conocimiento a nivel global manifiestan sentirse sobrecargados y próximos al agotamiento. Además, cuatro de cada cinco (el 82 %) empleados dicen sentirse menos comprometidos con su trabajo cuando están estresados. La gestión de recursos permite distribuir el trabajo entre el equipo de manera más eficiente, no solo para disminuir el agotamiento y el estrés de los empleados, sino también para evitar que se sientan sobrecargados. Las herramientas de gestión de recursos brindan información en tiempo real sobre la carga de trabajo del equipo para gestionar los recursos de forma efectiva y promover el equilibrio.

En qué Consiste una Buena Gestión de Equipos

Una buena gestión de equipos es aquella que logra el equilibrio de cargas de trabajo entre los distintos miembros del equipo, preserva la motivación de todos y es capaz de identificar las fortalezas y debilidades de cada uno para mejorar el rendimiento y la productividad. Para lograrlo, es necesario:

• Que los miembros del equipo de trabajo tengan objetivos claros.
• Ayudar a aceptar la diversidad, fortalezas y debilidades de todos.
• Facilitar la comunicación entre los miembros y con el líder del equipo.
• Conocer bien el organigrama de la empresa, los roles y funciones de cada uno.

Pasos para Gestionar tu Grupo de Trabajo con Éxito

1. Recursos y Capacidad Productiva

Con el trabajo de tu equipo disperso entre múltiples herramientas, planes y briefs de proyectos diferentes, es difícil entender cuánto trabajo en total hace falta abordar. Saberlo es la clave para descubrir cuánto hace cada miembro del equipo o de qué se puede ocupar. Puedes superar eso y descubrir cuáles son los recursos reales de tu equipo si pones tus planes en orden:

1. Reúne una lista completa de aquellos proyectos y procesos de los cuales tu equipo es responsable.
2. Determina el alcance y el tiempo de trabajo para cada uno.
3. Desglosa los proyectos en tareas y flujos de trabajo más pequeños.
4. Prioriza el trabajo según la importancia y la urgencia.

Sin embargo, saber de cuánto trabajo hay que ocuparse es solamente la mitad de la ecuación en la gestión de equipos. También necesitarás saber qué disponibilidad tiene tu equipo y cada uno de los integrantes.

2. Asigna Recursos y Desglósalos de Forma Individual

Ahora que tienes un panorama general de todo lo que necesita hacer tu equipo, puedes descubrir quién se ocupará de qué trabajo y para cuándo lo hará. A pesar de que asignar las piezas individuales de trabajo puede parecer muy sencillo, en realidad puede ser bastante complicado. La asignación de recursos puede ayudarte a identificar y asignar los recursos disponibles a una iniciativa de manera eficaz. Consejos para equilibrar y gestionar los recursos:

• Asigna primero el trabajo de mayor prioridad.
• Equilibra las fechas de inicio y de entrega.
• Asegúrate de elegir a las personas correctas para cada tarea o proyecto.
• Incluye a tu equipo en la conversación.
• Siempre hazles saber por qué les asignas una tarea a ellos en particular.

3. Analízalo con el Equipo y Ajusta la Gestión de los Recursos Según Sea Necesario

Incluso los planes y los cronogramas de los proyectos mejor diseñados tropiezan con obstáculos y necesitarás estar preparado para hacer ajustes en tiempo real antes de no poder cumplir con un plazo. Para dar seguimiento a la forma en que cada miembro del equipo gestiona su carga laboral actual, sé proactivo y programa reuniones individuales con los miembros de tu equipo. Si esas reuniones evidencian que un miembro del equipo se siente abrumado con las responsabilidades, fíjate quién podría asumir algo más de trabajo. Cuando reasignes tareas o proyectos, asegúrate de comunicar a tu equipo los cambios para que entiendan por qué ahora hay una orientación diferente.

4. Mejora la Eficiencia de tu Equipo Cuando Tiene Mucho Trabajo

A pesar de centrarte principalmente en el panorama general, anima a tu equipo a desarrollar su propio sistema para la gestión de sus recursos. Cuando hay mucho por hacer es importante que hagan lo correcto y con eficiencia en pos de la mejora continua.

• Sugiere estrategias de gestión del tiempo que se adecúen a cada uno de los estilos individuales.
• Minimiza la cantidad de reuniones a las que tu equipo deba asistir.
• Colabora para que tu equipo entienda qué es la gestión de proyectos y cuánto tiempo les ahorra tener un plan organizado.

Optimización de Operaciones y Reducción de Riesgos

En un sector con márgenes estrechísimos, escasez de mano de obra, precios al alza y una competencia cada vez mayor, puede parecer que el mundo está en su contra. Pero si da un paso atrás y examina las operaciones de su empresa, es probable que encuentre algunas formas de trabajar de forma más inteligente en lugar de más dura para superar a sus competidores.

1. Aumenta la Eficacia y Reduce las Ineficiencias

A la larga, el tiempo perdido es dinero perdido, por lo que solucionar cualquier ineficiencia en su flujo de trabajo, ya sea en la oficina o sobre el terreno, contribuirá en gran medida a mejorar su negocio. Optimizar sus operaciones ayuda a su equipo a gestionar mejor su carga de trabajo, mantenerse organizado y reducir las repeticiones y las tareas administrativas innecesarias.

Gestión de Documentos

Una de las mayores cargas administrativas a las que se enfrentan los equipos de construcción es la gestión y organización de documentos. Hacer un seguimiento de los cambios en los planos, así como encontrar lo que se necesita en un gran conjunto de planos, puede llevar mucho tiempo y apartar al equipo de tareas más importantes. Las herramientas de colaboración sobre el terreno y de gestión de la construcción permiten organizar los documentos de la forma más conveniente para su equipo.

Seguimiento Fotográfico de la Obra

Las herramientas de colaboración sobre el terreno permiten adjuntar una foto directamente a la ubicación correcta en los planos, por lo que las fotos ya no quedan enterradas en el carrete de la cámara de un miembro del equipo. Ser capaz de localizar los problemas con imágenes ahorra tiempo y proporciona información clara a todas las partes interesadas.

Informes Diarios Automatizados

Tanto el personal de campo como la dirección del proyecto pueden agilizar los flujos de trabajo con informes diarios automatizados. Capture los datos rápidamente introduciendo problemas, fotos, archivos adjuntos, cualquier RFI pendiente e informes meteorológicos diarios. Su capataz también puede añadir fácilmente el seguimiento de la mano de obra, los visitantes de la obra, los equipos, los incidentes y las entregas. De vuelta a la oficina, los jefes de proyecto pueden analizar todos los datos de los informes diarios o exportarlos a un PDF u hoja de cálculo de marca para compartirlos con otras partes interesadas.

Planificador de Mano de Obra y Equipos

La planificación es crucial para que los proyectos se desarrollen sin contratiempos y para gestionar los presupuestos. Hay que planificar y asignar recursos como mano de obra y equipos a los trabajos para cumplir los plazos finales. Con una plataforma de gestión de la construcción, la planificación es mucho más sencilla. Puedes disponer de todos tus recursos en una sola vista para entender mejor dónde están asignados tus activos y verificar que puedes cumplir tus compromisos.

2. Reduce el Riesgo y Aumenta la Seguridad

Nadie quiere un pleito, pero por desgracia son habituales en la construcción. Apuntalarse para protegerse contra posibles litigios puede ayudarle a evitar los gastos legales y el tiempo perdido en la lucha contra las acusaciones. El riesgo también incluye los retrasos debidos a pérdidas de mano de obra o materiales, por lo que es crucial encontrar formas de evitar paradas imprevistas.

Seguimiento de la Actividad en la Obra

Utilizar su propio software de construcción para realizar un seguimiento de toda la actividad en la obra, en lugar de depender únicamente de la herramienta que el contratista general le exija que utilice, le garantizará el acceso a todos sus datos incluso después de que finalice el proyecto. Sin limitaciones, las herramientas de colaboración de campo permiten almacenar los datos todo el tiempo que los necesite, para que siempre pueda consultar los registros en caso de litigio. También evitará perder tiempo buscando los documentos apropiados cuando tenga sus archivos almacenados de forma organizada.

Planificación y Seguimiento

Con una planificación adecuada, puede mantener los proyectos dentro de los plazos previstos y reducir la necesidad de que las cuadrillas se apresuren y se pongan al día para no quedarse atrás, reduciendo así también los riesgos de seguridad. Utilice herramientas de colaboración sobre el terreno para anotar dónde deben depositarse las entregas de material y para que su cuadrilla pueda detectar problemas, como suministros que deben trasladarse al interior antes de que lleguen las inclemencias del tiempo, reduciendo así los residuos y la necesidad de esperar a que se produzcan sustituciones.

3. Aumenta los Márgenes de Beneficio

Un factor importante para seguir siendo competitivo es aumentar los márgenes de beneficio. Si puede mantener sus precios en línea con los de sus competidores y, al mismo tiempo, conservar una mayor parte de sus ingresos, estará muy por delante. Por supuesto, una vez que se haya ganado una reputación de calidad y puntualidad, es posible que también pueda aumentar sus precios, con lo que también aumentarán sus beneficios.

Análisis de Proyectos

Los completos cuadros de mando de la plataforma de gestión de la construcción permiten a los responsables de la empresa ir un paso por delante. Los elementos visuales de fácil comprensión proporcionan detalles de un vistazo sobre el estado de los proyectos y cualquier problema que surja. Los datos centralizados facilitan la concentración en el panorama general sin necesidad de indagar en la maleza. Puede tomar decisiones rápidas y fundamentadas para mantener la buena reputación de su marca entre los clientes.

Tiempo Ahorrado

El esfuerzo que dedica a aumentar la eficacia y reducir los riesgos libera tiempo para que su equipo trabaje de forma más inteligente. Podrán hacer más con menos y centrarse más en la calidad y la precisión, con lo que los trabajos se completarán más rápidamente sin dejar de cumplir los requisitos de excelencia de la empresa. Más trabajo conduce a mayores beneficios, y a medida que su prestigio aumenta a los ojos de los contratistas generales, estarán dispuestos a pagar más por su trabajo de calidad garantizada. A medida que aumente la eficacia, reduzca el riesgo y aumente sus beneficios, empiece a licitar más y a tomar decisiones más selectivas durante la fase previa a la construcción, de modo que su equipo pueda dedicar su tiempo a trabajar en proyectos que haya identificado como especialmente rentables para su empresa.

Optimizar la gestión de tu constructora no significa trabajar más, sino trabajar mejor. Con la estructura, las herramientas y la mentalidad adecuadas, es posible mantener el control, reducir los retrasos y mantener cada trabajo en movimiento sin problemas. La estandarización de los procesos y la obtención de visibilidad en tiempo real en todas las ubicaciones no solo aumenta la eficiencia, sino que también fortalece la seguridad y la responsabilidad.