La Legalidad del Coworking en España: Requisitos, Normativa y Viabilidad

El coworking, un modelo de trabajo colaborativo que ofrece flexibilidad y reduce costes, ha experimentado un crecimiento exponencial en España. Cada vez más propietarios de locales pequeños se plantean nuevos usos, como un coworking para espacios que no encajan con el comercio tradicional. La transformación de tiendas en oficinas flexibles, despachos compartidos o pequeños centros de trabajo se ha convertido en una opción real para dar salida a superficies reducidas, especialmente en barrios consolidados y zonas urbanas con alta actividad profesional.

En este contexto, el coworking de pequeño formato destaca por su capacidad para generar ingresos estables sin necesidad de grandes superficies ni inversiones desproporcionadas. Sin embargo, antes de adaptar un local a este uso, es imprescindible conocer los requisitos técnicos y legales, así como los metros mínimos necesarios para que el proyecto sea viable. Aunque en España no existe una regulación específica para coworking, sí hay normas claras sobre lugares de trabajo, accesibilidad, seguridad y licencias que determinan qué locales pueden destinarse a esta actividad y en qué condiciones.

¿Existe una superficie mínima legal para un coworking?

En España no existe una normativa estatal específica que establezca los metros mínimos para un coworking. Jurídicamente, este tipo de espacios se encuadra dentro del uso terciario de oficinas o servicios, por lo que su apertura depende de la normativa general aplicable a los lugares de trabajo y de las ordenanzas municipales.

Esto implica que no existe una “licencia de coworking” como tal. El ayuntamiento correspondiente evaluará la compatibilidad urbanística del local y exigirá el cumplimiento de las normas de seguridad, accesibilidad, evacuación, instalaciones y salubridad propias de cualquier centro de trabajo. En la práctica, el coworking se tramita como oficina, centro de negocios o actividad similar.

Por tanto, más que una superficie mínima legal específica, lo determinante es que el local permita cumplir las condiciones técnicas exigidas para su uso como espacio laboral compartido.

Metros mínimos por persona: qué recomiendan los estándares profesionales

Aunque la normativa no fija una ratio concreta para coworking, sí existen referencias ampliamente aceptadas en el diseño de oficinas que sirven para calcular la capacidad de un espacio y garantizar comodidad y funcionalidad.

En espacios de trabajo abiertos modernos se manejan habitualmente las siguientes cifras orientativas:

• Entre 6 y 8 m² por persona en coworking abierto
• Entre 4 y 6 m² por usuario en puestos flexibles o rotatorios
• Entre 8 y 10 m² por trabajador en oficinas abiertas convencionales

Estas cifras se refieren al área de trabajo directa. Cuando se incluyen zonas comunes -salas de reuniones, recepción, áreas de descanso, circulación-, la superficie total necesaria por usuario aumenta de forma significativa. Reducir demasiado los metros por puesto puede provocar incomodidad, ruido excesivo y baja calidad percibida, factores que influyen directamente en la ocupación y la rentabilidad del negocio.

Requisitos legales mínimos de espacio en los lugares de trabajo

El marco normativo clave en España es el Real Decreto 486/1997, que establece las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo. Esta normativa es de aplicación a oficinas y, por extensión, a coworkings.

Entre los requisitos más relevantes destacan:

• Superficie libre mínima aproximada de 2 m² por trabajador
• Volumen mínimo de unos 10 m³ por persona
• Altura habitual mínima en oficinas de alrededor de 2,5 metros
• Condiciones adecuadas de ventilación, iluminación y temperatura

Además, la norma exige servicios higiénicos suficientes, agua potable, mantenimiento adecuado y condiciones constructivas que permitan la evacuación segura en caso de emergencia.

Estos valores representan el umbral mínimo legal. En la práctica, un coworking que se limite a estos parámetros difícilmente resultará atractivo para el mercado.

Tamaño mínimo viable de un coworking en un local pequeño

Desde el punto de vista inmobiliario y de negocio, la viabilidad depende de la capacidad para ofrecer un servicio funcional y competitivo. En el mercado español actual pueden identificarse tres formatos habituales de coworking en función de la superficie:

Micro-coworking (aprox. 40-80 m²)

Permite normalmente entre 2 y 8 puestos de trabajo, dependiendo sobre todo de la superficie útil real y de los servicios obligatorios del local. En espacios cercanos a 40 m² -una vez descontados aseo, zonas de paso, accesos y posibles requisitos de accesibilidad- lo habitual es poder instalar únicamente 2-3 puestos de trabajo cómodos, pudiendo llegar a 4 en configuraciones muy optimizadas. A partir de unos 60-80 m², la capacidad aumenta de forma significativa, permitiendo entre 5 y 8 puestos con condiciones más adecuadas de privacidad, ergonomía y seguridad. Este formato suele ofrecer servicios básicos (Internet, climatización, mobiliario profesional) y, en algunos casos, una pequeña mesa para reuniones puntuales o videollamadas. Es el modelo más frecuente cuando se reconvierten locales pequeños de barrio o despachos a pie de calle.

Coworking compacto (80-150 m²)

Permite aproximadamente entre 8 y 18 puestos de trabajo, dependiendo del grado de compartimentación y de si se incluyen oficinas cerradas. Con estas superficies ya resulta viable incorporar una sala de reuniones independiente, zonas diferenciadas para trabajo individual y pequeños espacios de apoyo, lo que mejora notablemente su atractivo para autónomos y equipos reducidos. Este rango suele considerarse el tamaño mínimo para un coworking plenamente funcional desde el punto de vista comercial.

Centro de coworking completo (más de 200 m²)

A partir de unos 200 m² es posible desarrollar un espacio con alta capacidad y servicios avanzados, incluyendo múltiples salas de reuniones, áreas comunes amplias, zonas de descanso y oficinas privadas. Este formato compite directamente con centros de negocios y permite ofrecer soluciones para empresas de mayor tamaño.

La siguiente tabla resume los formatos de coworking según su superficie y capacidad:

Requisitos técnicos imprescindibles para abrir un coworking

Más allá de los metros, existen condiciones obligatorias para cualquier local destinado a uso laboral.

Licencia de actividad municipal

El ayuntamiento debe autorizar el uso del local como oficina o centro de servicios. Para ello suele exigirse un proyecto técnico redactado por un profesional competente que acredite el cumplimiento de la normativa urbanística y técnica. La actividad del coworking se basa en el alquiler de espacios de trabajo, ya sean puestos fijos, oficinas, salas de reuniones o un escritorio por horas. Te recomendamos que te informes en el ayuntamiento dónde vayas a desarrollar la actividad. No existe como tal una licencia exclusiva para el Coworking, por lo que tendrás que establecer cuál será tu actividad principal y basar en ella la solicitud de la licencia correspondiente. Tal vez el local dispone de una licencia previa, si este fuera el caso deberás comprobar si con esa licencia es suficiente o si tienes que empezar de cero y solicitar una nueva. Si fuera suficiente, simplemente tendrías que hacer un cambio de titularidad. En el caso de que no te valga, tendrás que pedir los servicios de un perito o ingeniero que pueda realizarte el proyecto que tienes que presentar en el ayuntamiento de la localidad donde esté ubicado el local.

Seguridad contra incendios y evacuación

El local debe disponer de recorridos de evacuación adecuados, señalización, alumbrado de emergencia y, en su caso, sistemas de protección contra incendios conforme al Código Técnico de la Edificación y a la normativa autonómica. Además, para la obtención de la licencia de actividad, el local deberá cumplir con la normativa de protección contra incendios y de accesibilidad del municipio.

Accesibilidad

La normativa de accesibilidad obliga a garantizar el acceso y uso por personas con discapacidad. Dependiendo de la superficie y del aforo, puede ser obligatorio disponer de aseo adaptado y eliminar barreras arquitectónicas.

Instalaciones y condiciones ambientales

Un coworking debe contar con suministro eléctrico suficiente, climatización, ventilación adecuada y conectividad de alta velocidad. Estos elementos no solo son necesarios para cumplir la normativa, sino también para ofrecer un entorno de trabajo competitivo. A la hora de elegir la ubicación, debes tener en cuenta que el local debe contar con la licencia, los certificados energéticos y las instalaciones básicas (agua, luz, aire) según lo que marque la normativa vigente. Evita la realización de las obras que puedan lastrar tu puesta en marcha.

Factores clave de rentabilidad en locales pequeños

El éxito de un coworking de pequeño tamaño no depende únicamente de los metros disponibles. Otros elementos influyen de forma decisiva en su ocupación y sostenibilidad económica:

• Ubicación y accesibilidad del local
• Demanda profesional en el entorno inmediato
• Calidad del diseño interior y acústico
• Flexibilidad de contratación
• Servicios incluidos (salas, impresión, recepción, etc.)

Los coworkings de proximidad bien gestionados pueden alcanzar altas tasas de ocupación incluso con superficies reducidas, especialmente cuando ofrecen una alternativa profesional cercana a la oficina tradicional. Los coworking no paran de reinventarse, existiendo actualmente muchos espacios que ofrecen otros servicios paralelos a su actividad principal: restaurantes, aulas formativas o guarderías son algunos de los ejemplos.

Impuestos y suministros al arrendar un local para coworking

Otro de los aspectos a tener en cuenta a la hora de arrendar un local son los impuestos y retenciones que debes pagar como inquilino, siendo un 19%. Adquirir un local por medio de arrendamiento presenta un problema, y es que la facturación de luz, agua, gas y demás suministros, quedan a nombre del arrendador. El desarrollo de la actividad empresarial no se ve afectado por esto, pero en términos fiscales, el hecho de no tener las facturas a nombre de la empresa te perjudica bastante. Lo más común es anexar la factura de suministro al contrato de alquiler con el dueño del local e incluir el cambio de titularidad.

¿Qué IAE debo presentar?

Otra de las cuestiones que más dudas genera en estos primeros pasos es la siguiente: ¿Qué epígrafe del IAE corresponde cuando se ofrecen muchos servicios adicionales como son secretaría, recepción, reprografía, teléfono, conexión a internet, electricidad, agua corriente, así como el uso de mobiliario y herramientas necesarias? La Dirección General de Tributos ha contestado (Consulta nº V3457-16 de 20 Julio 2016) que en un centro de trabajo en el que distintos autónomos, PYMES y aficionados artísticos podrán realizar su actividad compartiendo el mismo espacio y los mismos equipamientos, debería darse de alta en las siguientes rubricas de la sección primera:

• Por la explotación del centro de trabajo y sus equipamientos, cesión de espacios a terceros, en el epígrafe 861.2 “Alquiler de locales industriales y otros alquileres”.
• Por la prestación de servicios de secretaria y recepción, en el epígrafe 849.6 “Servicios de colocación y suministros de personal”.
• Por la prestación de servicio de reprografía, si el contenido efectivo de esta actividad consiste en la reproducción de textos o imágenes por procedimientos tales como multicopistas, offset, fotocopias por procedimientos fotográficos, electrostáticos u otros, sistemas de reproducción de planos, microfilmación, etc. en cuyo caso estamos en presencia de una actividad industrial que corresponde clasificar en el epígrafe 474.3.
• Por uso del mobiliario, así como la cesión de distintos instrumentos de trabajo, rótulos de grabación, caballetes, taquillas etc, en el grupo 859 "Alquiler de otros bienes muebles n.c.o.p., (sin personal permanente)”.

Prevención de riesgos laborales en el coworking

Otras cuestiones que debes tener en cuenta, ya seas coworker o bien ofrezcas los servicios de coworking, son las relacionadas con la prevención de riesgos laborales, ya que desaparece el concepto de puestos estáticos clásicos. Por eso, a la hora de evaluar los riesgos laborales hay que tener en cuenta que no disponer de un puesto fijo, puede implicar mayores riesgos ergonómicos, ya que en algunos centros de coworking cada trabajador se sienta en aquellos sitios que queden libres, o incluso trabajando de pie.

Por otro lado, se debe prestar especial atención a los riesgos relacionados con las condiciones ambientales, las condiciones de temperatura, iluminación, acústica, entre otras. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales también se aplica a los modelos híbridos.

El Contrato de Coworking

En nuestro ordenamiento jurídico, el coworking no es más que un arrendamiento parcial de un local de negocio, entre un coworker y un propietario que le ofrece un espacio y unas instalaciones a cambio de un precio, que puede ser por horas, semanal o mensual. Además el coworker puede tener acceso a otros espacios dentro de la organización: servicios, instalaciones comunes para comidas, sala de reuniones, etc, siempre que estos términos se hayan establecido en el contrato.

La relación entre el coworker y el propietario no es una relación laboral sino mercantil porque el coworker no trabaja para el propietario, actúa por cuenta propia. Por su parte, el responsable no obtiene ningún beneficio del trabajo realizado por el coworker más allá del pago de la renta. El contrato es la base de la relación laboral y debe reflejar la realidad del puesto.

Comportamiento del coworker

El coworker debe informar al arrendador de cualquier incidencia que impida la prestación del servicio y permitir las reparaciones que sean necesarias. También es importante, predeterminar en el contrato las reglas de comportamiento que deben regir en el coworking, por ejemplo a modo de anexo establecido como un reglamento de comportamiento que los coworkers deben firmar y comprometerse a cumplir.

Ayudas y Subvenciones

Existen diversas ayudas y subvenciones proporcionadas por el Estado, las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos destinadas a la creación de empresas. Entre ellas se incluyen reducciones y bonificaciones a la Seguridad Social para Trabajadores Autónomos, bonificaciones por maternidad o paternidad, y ayudas para el cuidado de menores afectados por enfermedades graves. La tarifa plana de 80 euros es una medida que permite a los nuevos autónomos pagar una cuota mensual reducida durante el primer año de actividad, independientemente de sus ingresos reales. Esta bonificación se extiende por 12 meses adicionales si los ingresos netos no superan el Salario Mínimo Interprofesional (SMI). Para 2024, las cuotas de autónomos se ajustan según un nuevo sistema de cotización basado en ingresos reales.