Lecciones Aprendidas en la Gestión de Equipos: Claves para la Mejora Continua

Los entregables no son lo único valioso que puedes obtener de un proyecto. Independientemente de si la iniciativa es un éxito rotundo, un fracaso total o algo intermedio, siempre tienes la oportunidad de aprender. Recopilar y documentar de manera eficaz las lecciones aprendidas puede ser difícil. En este artículo, explicaremos cómo poner en práctica este modelo para documentar las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos y equipos.

¿Qué son las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos y equipos?

Las lecciones aprendidas se definen como el conocimiento adquirido en base a las experiencias que se dan durante la realización de uno o varios procesos durante el ciclo de vida de un proyecto. El término lecciones aprendidas se refiere a la experiencia que obtiene al participar y completar un proyecto. El propósito de documentar y aplicar las lecciones aprendidas es fomentar la mejora en las mejores prácticas para futuros proyectos.

Descubres algo nuevo en cada proyecto, pero al implementar un modelo de lecciones aprendidas te aseguras de recopilar y procesar esa información para compartirla con otros equipos. Además, al crear un informe de lecciones aprendidas, tendrás un documento que todos los miembros del equipo pueden consultar para mejorar en los próximos proyectos.

Estos recursos se pueden compartir con otros gerentes que trabajan en iniciativas parecidas o con miembros del equipo que están iniciando proyectos similares. Compartir las lecciones aprendidas entre equipos es una excelente manera de evitar que ocurran los mismos errores. No solo tú puedes aprender de los errores del proyecto; con un informe de lecciones aprendidas, todos los demás también pueden hacerlo.

Puedes documentar las lecciones aprendidas en cualquier momento durante el cronograma del proyecto. De hecho, dependiendo de la complejidad del trabajo, es una buena idea incluir una etapa de lecciones aprendidas al final de cada fase de gestión del proyecto. Así, podrás registrar la información cuando aún está fresca y evaluar qué salió bien, qué no y qué puedes aprender.

Diferentes modelos de lecciones aprendidas

Es posible que ya hayas implementado esta técnica con un nombre diferente. Los equipos de Ingeniería a menudo la llaman los 5 porqués y la utilizan para identificar la causa raíz del fracaso de un proyecto. Los equipos Scrum realizan retrospectivas al final de un sprint, mientras que algunos equipos de proyectos llevan a cabo una sesión post mortem. Lo importante es recopilar la información y compartirla con todos. Independientemente de cómo decidas llamarla, intenta organizar al menos una sesión de lecciones aprendidas por proyecto.

Lecciones Aprendidas del Equipo Scrum

Las Lecciones aprendidas del Equipo Scrum son fundamentales para la mejora continua, una piedra angular de la filosofía ágil y del marco Scrum. En cualquier proyecto, los errores y desafíos son inevitables. El proceso de reflexión y aprendizaje es esencial para el crecimiento del Equipo Scrum. Se trata de un equipo autoorganizado, lo que significa que no depende de la dirección externa para determinar cómo debe realizar su trabajo. Esta autonomía es poderosa, pero conlleva la responsabilidad de asegurarse de estar operando de la manera más efectiva posible.

Las lecciones aprendidas no solo se refieren a los errores. También pueden surgir de los éxitos del equipo. Si un enfoque o técnica particular resulta ser especialmente efectivo, es vital que el equipo lo reconozca y considere cómo puede replicar ese éxito en el futuro. Un aspecto esencial de las lecciones aprendidas es que deben ser compartidas y comprendidas por todo el equipo. No es suficiente que un miembro individual reconozca un error o éxito; todo el equipo debe estar al tanto y comprometerse a realizar cambios según sea necesario. La ceremonia de retrospectiva en Scrum es un momento designado para discutir y documentar estas lecciones aprendidas. Sin embargo, la mentalidad de aprendizaje continuo debe estar presente en todas las actividades del equipo. Las lecciones aprendidas son identificadas y compartidas por todo el Equipo Scrum, que incluye al Scrum Master, el Product Owner y el equipo de desarrollo. Esta reflexión se lleva a cabo durante la retrospectiva al final de cada sprint.

Ejemplos de lecciones aprendidas en un equipo Scrum:

• Durante un sprint, el equipo se dio cuenta de que la falta de claridad en las historias de usuario les llevó a hacer suposiciones incorrectas.
• Un miembro del equipo introdujo una nueva herramienta de gestión de tareas que mejoró la eficiencia.
• Al revisar su velocidad, el equipo se dio cuenta de que eran más productivos durante las mañanas.
• Un error en el código pasó desapercibido hasta las etapas finales del sprint.

Los 5 pasos del modelo de lecciones aprendidas

Si es la primera vez que pondrás en práctica este proceso, sigue estos cinco pasos para asegurarte de recopilar, documentar y compartir la información del proyecto de manera clara y fácil de consultar.

1. Identificación

En esta etapa -que consta de tres pasos- identificas las lecciones aprendidas del proyecto para documentarlas en el próximo paso.

Paso 1: Realizar una encuesta de las lecciones aprendidas

Inmediatamente después de que se finaliza un proyecto -o al final de una fase significativa en iniciativas más grandes-, envía una encuesta de lecciones aprendidas a cada miembro del equipo que participó. De esta manera, recibirás comentarios relevantes, ya que aún tienen presente el proyecto. Luego, recopila toda esa información para obtener una visión general de lo que todos aprendieron. La encuesta es una de las etapas más importantes del proceso. Una excelente manera de capturar las lecciones aprendidas es encuestando a las personas que trabajan en el proyecto y observando el proyecto.

Paso 2: Programar una reunión de las lecciones aprendidas

Antes de la sesión, designa un moderador. Idealmente, esta persona no debe ser el gerente del proyecto, así los miembros del equipo se sienten cómodos para hablar libremente. Pide al líder del equipo o a un miembro de un equipo adyacente que lleve adelante la reunión. Después de programar la sesión de lecciones aprendidas, el moderador debe compartir cualquier información previa del proyecto para asegurarse de que todos estén alineados, por ejemplo, la documentación de planificación, como el plan del proyecto o los objetivos. Si el proyecto era complejo, también puede compartir el cronograma y los logros.

Paso 3: Realizar la reunión

Además de la encuesta, organiza una sesión de lluvia de ideas en vivo para todos los miembros del equipo, así podrán ampliar las lecciones aprendidas. Durante esta reunión, es importante que formules estas tres preguntas:

• ¿Qué salió bien?
• ¿Qué salió mal?
• ¿Qué se puede mejorar?

Las reuniones de lecciones aprendidas deben tener un formato similar y, por lo general, comenzar con una agenda indicada. Hágale saber a su equipo qué temas se abordarán y qué espera que aporten. A continuación, invite a un debate en grupo sobre las lecciones aprendidas durante el proyecto y asegúrese de que haber asignado a alguien para que tome nota y redacte las actas.

2. Documentación

El objetivo principal de este proceso es compartir los aprendizajes con todo el equipo. Deberás crear un informe detallado con todos los datos del proyecto y las notas de la charla, así como un resumen ejecutivo de las lecciones aprendidas para que las partes involucradas clave del proyecto lo revisen. Un documento de lecciones aprendidas son los resultados recopilados de las encuestas y los aportes de los miembros del equipo a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Es importante registrar estas observaciones iniciales, para que pueda acceder a ellas más adelante.

Estructura del informe de lecciones aprendidas

• Resumen ejecutivo
• Resumen de los descubrimientos
• Encuestas de las lecciones aprendidas
• Recomendaciones detalladas

3. Análisis

Analiza y pon en práctica las lecciones aprendidas para que otros puedan aprovecharlas o usarlas en los próximos proyectos. Esto es especialmente relevante si llevas a cabo este proceso en la mitad del proyecto. Explora la información de la encuesta para mejorar de forma eficaz el proyecto para las próximas fases. Si implementas las lecciones aprendidas al final de un proyecto, usa la fase de análisis para obtener información e identificar las oportunidades antes de comenzar el próximo.

4. Almacenamiento

Almacena las lecciones aprendidas en un repositorio central con acceso para todos, como una herramienta de gestión de proyectos. Con una fuente centralizada de información, los líderes de proyectos pueden acceder a todo lo que compartes y prepararse mejor para sus proyectos.

5. Recuperación

Si estás trabajando en un proyecto similar, busca un informe de lecciones aprendidas de un proyecto anterior para evitar cometer los mismos errores. Estos informes deben compartirse en una fuente centralizada de información que todos los gerentes de proyectos puedan consultar antes de comenzar el proceso de planificación.

Plantilla para la encuesta de lecciones aprendidas

Durante la primera etapa de una sesión de lecciones aprendidas, debes enviar una encuesta para obtener información útil por parte del equipo del proyecto. Aunque también debes hablar sobre el proyecto en persona, la encuesta es una parte fundamental para asegurarte de obtener información precisa y aprender de tus proyectos.

A continuación, incluimos un ejemplo de una plantilla de encuesta genérica sobre las lecciones aprendidas que puedes usar para cualquier proyecto. Indica cuán de acuerdo estás con cada una de las siguientes afirmaciones. Si seleccionas ‘En desacuerdo’ o ‘Muy en desacuerdo’, proporciona más información para ayudarnos a mejorar la planificación de los próximos proyectos.

Importancia de las Lecciones Aprendidas

Al documentar las lecciones aprendidas puedes identificar y transmitir el conocimiento institucional. En lugar de reinventar la rueda en cada iniciativa, los miembros del equipo y los líderes del proyecto tienen una idea clara de qué funcionó, qué no y qué se puede mejorar. Además, aprovechar las lecciones aprendidas en el pasado para mejorar el trabajo del equipo a futuro te permite empezar el proyecto con el pie derecho.

Las organizaciones que capturan y utilizan las lecciones aprendidas de proyectos anteriores pueden evitar más fácilmente los errores, repetir sus éxitos y minimizar los riesgos en el trabajo futuro. Según la Oficina de Estadísticas Laborales, aproximadamente la mitad de las empresas nuevas fracasan en los primeros cinco años. Una empresa que se compromete a documentar y mejorar sus procesos tiene muchas mejores probabilidades de sobrevivir que una que no lo hace.

Al identificar las lecciones aprendidas, puedes capitalizar tus éxitos y tomar nota de tus errores. Aprender de la experiencia: Aproveche su éxito y evite errores del pasado. Identificar áreas de ineficiencia: Elimine los procesos redundantes y optimice los esfuerzos futuros. Documente los procesos: Permita que los futuros equipos utilicen su experiencia en su beneficio. Demuestre crecimiento: Demuestra la productividad y los resultados con informes organizados que se remontan a proyectos anteriores. Mejore la comunicación: Involucre a su equipo en el proceso desde el primer día.

Desafíos y Mejores Prácticas en la Implementación

Cuando implemente procesos de lecciones aprendidas con tu equipo, es probable que se enfrente a algunos desafíos.

Desafíos Comunes:

• Futura implementación: Puede ser un desafío implementar las lecciones que ha aprendido en futuros proyectos.
• Gestión del tiempo: Cuando tiene un plazo ajustado, encontrar el tiempo para reunir los comentarios de su equipo puede parecer imposible.
• Organización: Las notas escritas a mano o fotos de notas pueden dificultar la organización y búsqueda.
• Culpar: Es importante evitar culpar a cualquier miembro del equipo por los errores. El cuestionario debe ser anónimo para un equipo que no está acostumbrado a compartir cosas malas.

Mejores Prácticas:

• Reunir información con frecuencia: Encueste a su equipo y organice reuniones informales. Defina registros oportunos con los miembros de su equipo. Organice reuniones informales entre reuniones formales y cree un sistema de recopilación de comentarios semanales o mensuales, dependiendo del alcance de su proyecto.
• No eche la culpa: El equipo tiene éxito y comete errores en conjunto. Intenta encontrar a alguien que facilite la sesión. Si estoy ejecutando la sesión, debe ser con un equipo que confíe plenamente en mí para obtener comentarios honestos. Especialmente si se trata de un proyecto que no salió muy bien, use un facilitador.
• Cierre el bucle: Realice una retrospectiva del proyecto para finalizar las operaciones. No tenga miedo de implementar las lecciones aprendidas en el mismo proyecto, en lugar de esperar hasta el siguiente. De hecho, una señal de que un gerente de proyectos es eficaz es saber cuándo necesita orientar un proceso en una dirección diferente. Es fundamental tener en cuenta las mejores prácticas para su equipo único.
• Comuníquese con claridad: Consulte con frecuencia con el equipo y mantenga abiertas las líneas de comunicación.
• Empoderar a los empleados: Delegue las tareas de manera adecuada y aplique plazos realistas. Empodere a sus empleados para que vayan más allá gracias a una plataforma flexible, diseñada para satisfacer las necesidades de su equipo y capaz de adaptarse cuando esas necesidades cambien.
• Elogie a menudo: Hágale saber a su equipo cuándo hizo algo bien.
• Mejore su trabajo: Tome comentarios y úselos para mejorar.
• Describa el panorama general: Defina sus expectativas con claridad.
• Asegurarse contra el riesgo: Examine las áreas de alto riesgo.

El director del proyecto debe promover continuamente la realización de las lecciones aprendidas durante todo el proyecto. Demostrar el código de conducta deseado para realizar y compartir la información de una manera profesional a través de las herramientas establecidas.