Ventajas y Desventajas del Transporte Propio o Subcontratado para PYMES

En toda empresa en crecimiento, y especialmente en las PYMES, surge la pregunta fundamental sobre la mejor opción para su transporte: ¿una flota propia o una tercerizada? Esta decisión estratégica puede influir significativamente en la productividad, el bienestar del personal y la imagen corporativa. A continuación, analizaremos en profundidad las ventajas y desventajas de cada modelo para ayudar a tomar una decisión informada y estratégica.

La Importancia de la Flota Vehicular en la Logística

La flota vehicular es el conjunto de vehículos con los que cuenta una empresa para desarrollar sus funciones logísticas. Un aspecto clave a considerar es el impacto logístico que una flota de transporte puede tener en la eficiencia operativa. Al tener control sobre los vehículos, las empresas pueden optimizar rutas, reducir tiempos de espera y mejorar el cumplimiento de horarios. Esto no solo mejora la eficiencia del trabajo, sino que también puede llevar a una mayor satisfacción laboral, ya que los empleados pueden llegar a tiempo a sus destinos sin depender de servicios de transporte externos que a menudo son impredecibles.

La gestión de flotas es un pilar fundamental en cualquier estrategia logística. Las empresas que deben mover mercancías de manera constante se enfrentan a una decisión clave: ¿operar con una flota propia o subcontratar el servicio de transporte?

Flota Propia: Control y Personalización

Como su nombre lo indica, esta flota de vehículos pertenece a la empresa. Su rentabilidad dependerá del uso que se le dé. Los costos dependen del uso que la empresa emplee.

Ventajas de la Flota Propia

• Control directo: Una flota propia otorga a la empresa un control total sobre sus operaciones logísticas. Desde el mantenimiento de vehículos hasta la selección de rutas, la empresa puede adaptar cada aspecto según sus necesidades específicas. La gestión acompaña todo el proceso, desde la elección hasta la compra de los vehículos.
• Mayor flexibilidad y capacidad de adaptación: Contar con vehículos propios proporciona mayor capacidad de reacción ante pedidos urgentes o cambios en la planificación. La capacidad de adaptarse rápidamente a cambios en la demanda o en la naturaleza de la carga es una ventaja crucial. Una flota propia permite ajustes ágiles en términos de horarios, rutas y capacidad de carga.
• Autonomía y toma de decisiones: Una flota propia también ofrece más autonomía en la resolución de problemas, lo que facilita mucho el trabajo de los responsables de la empresa en cuestión. Como el vehículo también pertenece a la empresa, la toma de decisiones en relación con el mismo también se facilita y con menos restricciones.
• Imagen de marca: El uso de vehículos identificados con la marca puede fortalecer la presencia y la visibilidad de la empresa. Esto puede ser especialmente relevante en sectores donde la imagen de marca es un diferenciador clave. Una flota bien mantenida y profesional puede proyectar una imagen de seriedad y responsabilidad. Además, al utilizar vehículos de marca propia, la empresa puede incrementar su visibilidad y reconocimiento en el mercado, creando una conexión más fuerte con su audiencia objetivo. Las empresas que cuentan con su propia flota de vehículos generan más credibilidad y un servicio más seguro a los ojos del público.
• Ahorro a largo plazo: Esta es una de las mayores ventajas de tener tu propia flota, ya que con el tiempo puedes reducir costos en tu proceso y no tienes que pagar un servicio externo mensual. Desde el punto de vista fiscal, las flotas propias también tienen ventajas. Esto sucede ya que el 100% de tus gastos son deducibles, principalmente gastos con depreciación de activos, lo que no genera pérdida económica y reduce directamente la base de cálculo del Impuesto a la Renta y Contribución Social.
• Arrendamiento como opción: No es necesario comprar un vehículo, existe la opción de arrendarlo. La inversión es un 30% menor en comparación con la compra. El costo financiero es 17% menor en comparación con la adquisición por crédito, además otorga beneficios fiscales ya que permite deducir las rentas mensuales y así reducir la carga fiscal. Y también siempre se podrá tener camiones recientes sin descapitalizarse.
• Centralización de la gestión: Con flota propia, la confiabilidad en los procesos y la gestión son mayores, ya que ambos tienen lugar en su propia empresa y pueden ser monitoreados de cerca.
• Ausencia de restricción de kilometraje: Al gestionar la compañía su propia flota de vehículos, no existe limitación de cuántos kilómetros se pueden realizar al mes. Esto también da más libertad a la gestión de flotas propias para ampliar el alcance de sus servicios, así como la cantidad, lo que redunda en más beneficios para la empresa.
• Prevención de siniestros: Con la libertad de decisión que conlleva poseer una flota, es más fácil implementar estrategias como la prevención de siniestros. Esto puede ocurrir principalmente a través del entrenamiento de manejo defensivo y la cultura de seguridad, factor que reduce en gran medida la ocurrencia de colisiones e infracciones de tránsito.

Desventajas de la Flota Propia

• Altos costos iniciales y operativos: Establecer y mantener una flota propia implica inversiones considerables en vehículos, mantenimiento, seguros y personal. El costo inicial y el mantenimiento de una flota de transporte propia pueden ser significativos. Además, los costos operativos recurrentes, como salarios y combustible, pueden ser significativos. Los vehículos se deprecian con el tiempo.
• Mantenimiento de los vehículos: Al contar con flota propia, el mantenimiento de los vehículos también pasa a ser responsabilidad de la gerencia, la cual debe monitorear de cerca y seguir estrictamente todas las revisiones para evitar mayores gastos con el desgaste de los autos. Generalmente requieren de costos adicionales como gastos en mantenimiento o reemplazo de vehículos.
• Gastos en personal: También podrían considerarse costos relacionados a los conductores, los cuales incluyen procesos de contratación, sueldos y entrenamiento. Se requiere personal adicional para administrar y operar los vehículos, lo que puede generar más gastos y responsabilidades.
• Riesgo de obsolescencia: La rápida evolución tecnológica en el sector de transporte podría hacer que una flota propia se vuelva obsoleta más rápidamente.
• Carga administrativa: La administración de una flota de transporte propia requiere tiempo y recursos. Esta carga administrativa puede resultar en la dispersión de esfuerzos que podrían haberse enfocado en el crecimiento del negocio.

Flota Subcontratada: Flexibilidad y Reducción de Costos

Son vehículos que no pertenecen a la empresa, pero que son necesarios para cumplir las funciones del proceso logístico. La flota tercerizada ofrece prácticamente los mismos beneficios de la flota propia, pero por muchos menos costos y responsabilidades.

Ventajas de la Flota Subcontratada

• Reducción de costos fijos y en la implementación: Al tercerizar, las empresas pueden evitar los costos fijos asociados con una flota propia. El pago por uso o por envío puede resultar más rentable, especialmente en periodos de demanda variable. No requiere de una gran cantidad de dinero inicial, ya que no es necesario comprar los coches. Con una flota externalizada, la empresa sólo paga por los servicios utilizados.
• Enfoque en el core business: Externalizar el transporte de carga permite a la empresa centrarse en sus competencias principales. La gestión de la logística puede no ser la especialidad de todas las empresas, y acudir a un tercero permite un enfoque más agudo en su área de experiencia.
• Acceso a experiencia y mejores prácticas: Las empresas de transporte suelen tener una experiencia considerable en logística y pueden aportar mejores prácticas y eficiencias que podrían no ser evidentes para una empresa sin experiencia en el transporte. Los operadores logísticos especializados disponen de amplias redes de transporte, cobertura geográfica y experiencia técnica.
• Flexibilidad: Te ahorras costos de mantenimiento, reparación y sustitución de vehículos, al igual que el combustible. Evitas involucrarte en procesos de reclutamiento de conductores. Todo lo que atañe a los recursos humanos de estos trabajadores corre a cuenta de la empresa que ofrece el alquiler. No representa un costo fijo, ya que solo se paga en función del uso.
• Mayor productividad y libertad para centrarte en otras actividades: El tiempo que dedicas a gestionar tus propias flotas y controlar todos los procesos ahora lo puedes centrar en otras actividades de la empresa. Principalmente en la calidad de los servicios prestados.
• Reemplazo de autos: Con una flota subcontratada, es poco probable que su empresa esté inactiva, ya que la mayoría de las empresas de alquiler tienen autos reservados en sus sucursales para uso de emergencia de sus clientes. De esa forma, en caso de imprevistos, su empresa no deja de producir y prestar sus servicios.
• Buena imagen a los clientes: Las flotas subcontratadas, cuando son adhesivas, también pueden dar una buena imagen a los clientes. Además de brindar un servicio extra, los autos siempre están en buenas condiciones, ya que la depreciación del vehículo no es un problema de la empresa, lo que definitivamente deja una buena impresión en los clientes. Además, las flotas subcontratadas suelen estar siempre renovando sus coches y comprando vehículos nuevos que emiten menos contaminantes y consumen menos combustible, lo que también ayuda a la sostenibilidad.

Desventajas de la Flota Subcontratada

• Pérdida de control: Al tercerizar, la empresa cede parte del control operativo. Problemas como retrasos imprevistos o daños en la carga pueden ser más difíciles de gestionar directamente. Se puede perder parte del control operativo y de la calidad del servicio entregado al cliente.
• Dependencia de proveedores externos: La fiabilidad de los proveedores de servicios logísticos es crucial. Dependiendo demasiado de terceros puede exponer a la empresa a riesgos relacionados con la calidad del servicio y la capacidad de respuesta a las demandas cambiantes. La empresa depende del rendimiento y la disponibilidad del proveedor de servicios de alquiler de vehículos.
• Menor alcance de los servicios: Cuando las empresas se vuelven dependientes de vehículos subcontratados, los problemas de alcance de los servicios pueden ser recurrentes. El mayor problema enumerado en esto con seguridad es la restricción de kilometraje.
• Menos autonomía sobre la operación: Con menos tareas para su empresa, su libertad de elección y participación en las operaciones está algo restringida, quedando solo el proceso de inspección.

Análisis de Costos y Beneficios

Para determinar si tener una flota de transporte propia o subcontratada es una decisión viable, es esencial realizar un análisis profundo de costos y beneficios. Este análisis debe incluir todos los gastos asociados a la compra, mantenimiento y operación de los vehículos, así como los beneficios tangibles e intangibles que la flota podría aportar a la empresa.

En primer lugar, los costos directos deben ser considerados. Esto incluye la adquisición de los vehículos, los seguros, el mantenimiento y el combustible. Además, hay que tener en cuenta los costos indirectos, como la administración del personal encargado de la flota y la posible pérdida de productividad durante el tiempo que los empleados pasan gestionando o utilizando estos vehículos. Un análisis detallado puede ayudar a identificar áreas donde se pueden optimizar los gastos.

Por otro lado, los beneficios de tener una flota de transporte propia o subcontratada también deben ser evaluados. Estos pueden incluir un aumento en la productividad, la mejora en la satisfacción de los empleados y la capacidad de personalizar el transporte según las necesidades específicas de la empresa. Un transporte adecuado puede llevar a un mejor rendimiento general de los empleados, lo cual es un aspecto crucial en la cultura organizacional. Al final del análisis, las empresas deberían ser capaces de determinar si los beneficios superan los costos y si la inversión es justificable.

Comparativa de Costos: Flota Propia vs. Subcontratada

Consideraciones Clave para la Decisión

Escoger entre una flota propia o tercerizada siempre dependerá de las necesidades y exigencias de tu empresa. No es cuestión de que exista una opción mejor que otra, sino más conveniente. A medida que la empresa crece surge la pregunta si se necesita contar con una flota propia o tercerizada.

Para elegir la mejor opción para su gestión, se deben tener en cuenta muchos factores, tales como:

• Salud financiera
• Tipo de negocio
• Impacto de la autonomía (o falta de ella) en los resultados.
• ¿Cuántas entregas diarias tengo?
• ¿Busco un servicio de entrega de calidad que me diferencie de la competencia?

En muchas ocasiones, para una empresa grande que cuenta con buen presupuesto es más rentable contar con una flota propia, porque además podría destinar parte de esta flota a alquilarla a otras empresas. Muchas veces los costos en tecnología y herramientas para brindar un servicio de calidad en transporte son muy altos y no siempre son parte del negocio central de la empresa. Si bien la flota propia te brinda un mayor control sobre tu proceso de logística, una flota tercerizada hace el trabajo con los mismos resultados pero con menor costo. Lo que se ahorra la empresa en costos de transporte, lo puede invertir en costos de producción y de atención al cliente.

Consideraciones Legales y de Seguridad

La implementación de una flota de transporte propio también implica una serie de consideraciones legales y de seguridad que las empresas deben tener en cuenta. Es fundamental cumplir con todas las normativas de tráfico y seguridad vial. Esto incluye asegurarse de que todos los vehículos estén registrados y asegurados correctamente, lo que puede implicar una inversión significativa en pólizas de seguro que cubran tanto los vehículos como a los empleados que los utilizan.

Además, la seguridad de los empleados es una prioridad. Las empresas deben establecer políticas claras sobre el uso de los vehículos, incluyendo normas de conducción, procedimientos en caso de accidentes y protocolos para el mantenimiento regular de la flota. La capacitación del personal que conducirá los vehículos es esencial para minimizar riesgos y garantizar un entorno seguro.

Por último, las empresas deben considerar las implicaciones medioambientales de mantener una flota de transporte. La elección de vehículos más ecológicos puede ser una opción que no solo cumpla con las normativas, sino que también mejore la imagen de la empresa en un mercado cada vez más consciente del medio ambiente.

Beneficios para los Empleados

Los beneficios de una flota de transporte, ya sea propia o tercerizada, para los empleados son variados y pueden tener un impacto significativo en su satisfacción laboral. Uno de los aspectos más positivos es la reducción del estrés asociado con los desplazamientos. Al contar con un transporte organizado y eficiente, los empleados pueden llegar a sus lugares de trabajo sin preocuparse por las complicaciones del transporte público o las condiciones del tráfico.

Además, el acceso a una flota de transporte puede mejorar la puntualidad. La reducción de llegadas tardías no solo mejora la eficiencia, sino que también crea un ambiente de trabajo más positivo y colaborativo. Finalmente, tener un transporte propio puede mejorar la percepción de la empresa entre los empleados. Una flota de transporte bien gestionada puede ser vista como un valor agregado que muestra que la organización se preocupa por su bienestar.

Alternativas a la Flota de Transporte Propia

Si una flota de transporte propio no parece ser la mejor solución para una empresa, existen varias alternativas que pueden ser igualmente efectivas. Las empresas pueden establecer acuerdos con compañías de transporte local para garantizar que sus empleados tengan acceso a servicios confiables y seguros. Esto puede reducir significativamente los costos de inversión y mantenimiento asociados con una flota propia. Al día de hoy hay empresas de transporte institucional que pueden ofrecer servicios como rutas programadas, análisis de horarios, y con unidades modernas con choferes capacitados que pueden ofrecer un servicio de calidad a precios convenientes.

La flota tercerizada dedicada es aquella cuyo uso se destina de manera exclusiva para la empresa que contrata. La no dedicada la encontramos en el día a día en empresas como los couriers o servicios de paquetería, que si bien prestan el servicio a la compañía, no lo hacen exclusivamente.

Contexto del Mercado en México

Hay muy buenas noticias para las armadoras y distribuidores de camiones de carga en México y es que durante julio se vendieron 4 mil 334 vehículos pesados al menudeo, 42.8% más que lo registrado para el mismo mes de 2022, además de ser la variación más grande para un séptimo mes desde hace cinco años, de acuerdo con el Instituto Nacional de Geografía y Estadística. En la misma línea, la Asociación Nacional de Productores de Autobuses, Camiones y Tractocamiones (Anpact), dio a conocer que de enero a agosto de este año se comercializaron 35 mil 553 unidades en el país, una cifra que representa un aumento del 38.4%. De este total, 30 mil 82 unidades fueron camiones de carga y tractocamiones, lo que significó un aumento del 33.1% si se compara con los 22 mil 607 de los mismos meses del año pasado. Ante este crecimiento en la producción y venta de unidades de carga, las empresas que requieren mover sus productos se harán el planteamiento si deben adquirir vehículos propios o si deben tercerizar el servicio de transporte.

De acuerdo con el estudio, impulsado por el Consejo Nacional de Ejecutivos en Logística y Cadena de Suministro (ConaLog), para las pymes, el costo logístico promedio de sus operaciones representa un 28.0% de sus ventas, comparado con el 9.7% en las empresas grandes.