Requisitos Legales para PYMES en España: Guía Completa para Emprendedores

En España, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) son el motor económico del país, representando alrededor del 98% del tejido empresarial. A pesar de su omnipresencia, no todo el mundo sabe concretar lo que es una PYME, por paradójico que parezca.

¿Qué se considera una PYME?

De acuerdo con la Unión Europea (UE), una empresa es una entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerce una actividad económica, entendiendo por actividad económica la venta de productos o servicios a un precio dado o en un mercado directo o determinado. De manera específica, se define a las PYMES (en el Reglamento 651/2014 de la Comisión Europea) como empresas que ocupan a menos de 250 personas y cuyo volumen de negocios anual no excede de 50 millones de euros o su balance general anual no excede de 43 millones de euros.

Además, los profesionales autónomos tienen la consideración de PYMES cuando cumplan con los criterios del número de empleados e importes financieros y ejerzan actividad económica. Este criterio de clasificación permite identificar qué tipo de PYME es una empresa y los requisitos que debe cumplir. Los criterios para ser una PYME que se utilizan en el ámbito empresarial van más allá del número de trabajadores, la facturación anual en millones de euros o el balance.

Las PYMES se clasifican en tres categorías principales:

• Microempresas
• Pequeñas sociedades
• Medianas empresas

Para saber en qué rango se encuentra una empresa, es fundamental llevar una contabilidad clara y actualizada. Uno de los principales criterios para determinar si eres una PYME es el número de empleados y los ingresos anuales. Es importante tener en cuenta que estos límites pueden variar ligeramente según el país. En España, por ejemplo, se aplican los criterios establecidos por la Unión Europea.

Mr. Wonderful: Un ejemplo de crecimiento PYME

Mr. Wonderful se ha convertido en un ejemplo para PYMES, ya que ha sabido aprovechar las redes sociales para crecer y expandir su negocio de papelería y hogar. Aunque inicialmente era una pequeña empresa, el crecimiento constante ha llevado a Mr. Wonderful a cumplir con los requisitos o criterios de una mediana empresa.

Ventajas y Obligaciones de ser una PYME

Ser una PYME tiene una serie de ventajas respecto a una gran empresa, pero también algunas desventajas. Cumplir con los requisitos para ser PYME y poner en marcha un negocio sólido no siempre es un proceso sencillo. Un buen asesoramiento evita errores costosos en los trámites de constitución y garantiza que tu empresa cumpla con todas las normativas vigentes.

Entre los beneficios de ser una PYME se incluyen:

• Ayudas y subvenciones específicas.
• Incentivos para empresas tecnológicas e innovadoras.
• Posibilidad de acceder a programas como el "Kit Digital" para digitalizar empresas con subvenciones.
• Beneficiarse de tipos impositivos reducidos, deducciones especiales por inversión o creación de empleo.

A cambio, ser una PYME conlleva para sus gestores un abanico de obligaciones, principalmente tributarias, que es necesario conocer para cumplir debidamente con los requerimientos que pide la Administración. Estas obligaciones incluyen:

• Figurar correctamente en el Registro Mercantil.
• Llevar una contabilidad acorde a la normativa vigente.
• Presentar las cuentas anuales.
• Cumplir con la normativa relacionada con el Impuesto de Sociedades, el IVA, retenciones y pagos a cuenta.

A medida que tu empresa crezca, es probable que en algún momento supere los límites de empleados o facturación para ser considerada PYME. Cuando esto ocurra, pasarás a ser considerado una gran empresa. Lo importante es estar atento a tu evolución y ser consciente de cuándo estás cerca de superar los límites.

10 Pasos para Constituir una PYME en España

El año pasado se crearon 102.169 nuevas empresas en España, lo cual significa que la actividad emprendedora registró su tercer máximo histórico desde el año 2008. Si tú también estás pensando en abrir una empresa, te explicamos los requisitos y pasos para formalizar su constitución, de forma que puedas comenzar a facturar lo más rápido posible.

1. Elige la forma jurídica

El primer paso para abrir una empresa es decidir su forma jurídica, la cual dependerá de factores como la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto, el número de socios y la responsabilidad legal que estás dispuesto a asumir. De esa elección también dependerán las obligaciones fiscales y de contabilidad que asumirás, así como la inversión económica inicial para la constitución de la empresa. Las formas jurídicas más habituales son la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada. No obstante, también se puede constituir una empresa como autónomo, es decir, como persona física.

• Sociedad Anónima (SA): Requiere al menos un socio y un capital mínimo de 60.000 euros. Las siglas S.A. se incluirán obligatoriamente en la denominación de la empresa.
• Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL): Requiere un capital mínimo de solo un euro y puede crearse con un solo socio. El capital está dividido en participaciones indivisibles y acumulables.
• Sociedad Limitada Unipersonal (SLU): Si no tienes socios, puedes crear una SLU para restringir tu responsabilidad fiscal al capital aportado.
• Sociedad Cooperativa: Necesitarás al menos tres socios y estos ejercerán al mismo tiempo como trabajadores de la empresa. El capital social mínimo depende de la regulación autonómica y del sector de actividad.
• Emprendedor de Responsabilidad Limitada (ERL): Una persona física que lleva a cabo una actividad económica y cuya responsabilidad es ilimitada ante terceros.
• Empresario Individual (Autónomo): Una opción para constituir una empresa como persona física.

2. Obtén la certificación negativa del nombre

Entre los requisitos para montar una empresa se encuentra obtener la certificación negativa del nombre que hayas elegido para tu negocio. Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal. Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro. Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses. Transcurrido este periodo de tiempo, si no has inscrito la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, el nombre quedará libre y otras entidades podrán reclamarlo. De hecho, la certificación negativa tiene una vigencia de tres meses, prorrogable por otros tres, el tiempo necesario para realizar el resto de los trámites legales para constituir la empresa.

3. Redacta los estatutos sociales

Los estatutos sociales rigen el funcionamiento de la empresa y, aunque se pueden modificar posteriormente, lo ideal es dejarlos claros desde el inicio para evitar posibles controversias entre los socios. Deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, domicilio social, duración prevista, objeto social y público al que se dirige. También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones; es decir, su división entre los socios y formas y circunstancias de los traspasos. Los estatutos sociales también deben incluir la estructura organizativa de la empresa, indicando desde cómo se administrará hasta qué retribución recibirá el administrador. Señalarán, además, cómo se votan las decisiones y cómo se distribuyen los beneficios y pérdidas entre los socios, cuál será el fondo de reserva y por qué causas y cauces se puede disolver la sociedad.

4. Abre una cuenta bancaria a nombre de la empresa

Uno de los requisitos para montar una empresa consiste en aportar un capital social mínimo. Según el tipo de sociedad que constituyas, tendrás que depositar ese dinero en una cuenta bancaria a nombre de la empresa. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. En el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, el capital mínimo que establece la ley es de 3.000 euros, mientras que para las sociedades anónimas esa cifra asciende a 60.000 euros. En cambio, para las sociedades cooperativas, el capital social mínimo depende de la regulación autonómica y del sector de actividad, aunque normalmente oscila entre 1.500 y 3.000 euros.

5. Solicita el número de identificación fiscal en la Agencia Tributaria

El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un código alfanumérico que tendrás que usar en todos los documentos relacionados con tu negocio, tanto para la constitución de la sociedad como para la presentación de impuestos y la facturación de la actividad. Para obtener el NIF, tendrás que rellenar el modelo 036, que puedes presentar telemáticamente en la Agencia Tributaria. Recibirás un NIF provisional con el que puedes comenzar a facturar y en un plazo de seis meses te proporcionarán el definitivo, cuando presentes una copia de la escritura de constitución de la sociedad.

6. Firma la escritura pública ante notario

Si tienes socios, tendréis que acudir ante un notario para firmar la escritura pública de constitución de la sociedad. Tendrás que presentar una serie de documentos, entre ellos los estatutos sociales, la certificación negativa del nombre de la empresa expedida por el Registro Mercantil Central, la certificación bancaria del depósito del capital social y los documentos de identificación de cada uno de los socios. Cabe aclarar que, si los socios están casados en régimen de separación de bienes, tendrán que presentar las capitulaciones matrimoniales. Si están casados en régimen de gananciales, el cónyuge tendrá que acudir a la firma de la escritura pública. Si la aportación al capital social de alguno de los socios no es dineraria, deberá presentar una relación de los bienes en la que se desglose su descripción y valoración, así como la cantidad de acciones o participaciones que se atribuyen a esa aportación. Cuando se trata de bienes inmuebles, por ejemplo, tendrá que presentar los datos registrales.

7. Inscribe la empresa en el Registro Mercantil

El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen. De hecho, todas las sociedades deben estar inscritas en el Registro Mercantil. Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo. Deberás presentar todos los documentos que acrediten la constitución de la sociedad, como la escritura pública y el NIF. Y no olvides legalizar los libros de sociedades. Para realizar este trámite tienes un plazo de dos meses desde el momento en que firmes la escritura de la constitución.

8. Date de alta en IAE

El Impuesto de Actividades Económicas (IAE) se aplica a todas las PYMES y autónomos que desempeñan una actividad profesional, empresarial o artística en España. Por consiguiente, para abrir una empresa tienes que tramitar el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas en la Agencia Tributaria, indicando la actividad empresarial que vas a desarrollar, un trámite que puedes hacer de manera presencial en las sedes físicas o directamente online. Si vas a ejercer como administrador de la sociedad, también tendrás que darte de alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA, donde figurarás como autónomo societario. Ten en cuenta que los autónomos societarios no pueden acogerse a las bonificaciones para autónomos y que tu cuota de la Seguridad Social será más alta que la de los autónomos inscritos en el régimen general.

9. Registra patentes y marcas

Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Necesitas registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Tu marca es uno de los activos intangibles de tu negocio y cuando la registras, la proteges para que otras empresas o personas no puedan usarla, lo cual aporta un valor añadido a tu actividad. Por otra parte, registrar la patente te ofrecerá la titularidad y derecho exclusivo de explotación, impidiendo que terceros puedan plagiarla o usarla sin tu consentimiento.

10. Obtén el certificado electrónico

La Administración está apostando cada vez más por los medios electrónicos, por lo que el último paso para crear una empresa en España consiste en obtener el certificado electrónico para tu negocio, el cual te facilitará muchos trámites y te ahorrará muchísimo tiempo.

Importancia del Asesoramiento Financiero

Contar con el apoyo de un asesor financiero especializado puede marcar una gran diferencia desde el inicio. Un profesional te ayudará a elegir la forma jurídica más adecuada, optimizar tu carga fiscal, gestionar correctamente la contabilidad y aprovechar las ayudas o subvenciones disponibles para PYMES. Además, un buen asesoramiento evita errores costososen los trámites de constitución y garantiza que tu empresa cumpla con todas las normativas vigentes.

Marco Legal de las PYMES en España

La regulación de las PYMES en España se rige por diversas leyes y reales decretos, garantizando un marco legal que las define y protege.

Normativa Clave:

• Definición de PYME: Anexo I del Reglamento (UE) Nº 651/2014 de la Comisión de 17 de junio de 2014.
• Medidas para la modernización de la Administración Pública: Real Decreto-ley 36/2020, de 30 de diciembre.
• Creación y crecimiento de empresas: Ley 18/2022, de 28 de septiembre.
• Regulación del Registro Mercantil: Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio.
• Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas: Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre.