Inspecciones de Hacienda en Pymes: Claves para Entender y Afrontar el Proceso

Las inspecciones administrativas forman parte del ciclo natural de control de la actividad empresarial. A lo largo de la vida de una empresa, es habitual que la Administración verifique si se están cumpliendo correctamente las obligaciones laborales, fiscales y de Seguridad Social. Una inspección no siempre significa que la empresa ha cometido una infracción.

La inspección que realiza la Agencia Tributaria en los negocios es una manera de comprobar que la empresa no defrauda dinero a las arcas públicas. Enfrentarse a una inspección de Hacienda pone nervioso a cualquier empresario, incluso si hace las cosas bien. Sin embargo, lo primero que se debe saber ante una inspección tributaria, aunque suene muy obvio, es que no hay nada que temer ya que se está en una fase aclaratoria y necesitan hacer comprobaciones de ingresos o gastos, declaraciones extemporáneas o no presentación de los impuestos.

La Agencia Tributaria (AEAT) se encarga de iniciar distintos tipos de procedimientos y actuaciones por su potestad supervisora y averiguaciones de no haber ocultación o evasión de impuestos, por ello la inspección de hacienda que más actividad realiza es aquella que afecta a autónomos o a pymes.

¿Por qué Hacienda puede inspeccionar su empresa?

Tanto la Inspección de Trabajo como la Inspección de Hacienda ponen especial atención en una serie de indicios estructurales que tienden a activar procedimientos de control con mayor frecuencia. Aquí se detallan los motivos más comunes por los que Hacienda puede iniciar una inspección:

Indicios estructurales que activan inspecciones:

• Inconsistencias en los registros de jornada o cotizaciones: Los registros de entrada y salida deben ser fidedignos y estar respaldados por sistemas que imposibiliten la manipulación.
• Denuncias de trabajadores o ex empleados: Las quejas formales presentadas por empleados o representantes sindicales ante el Ministerio de Trabajo pueden desencadenar actuaciones inspectoras, incluso si posteriormente no se demuestra irregularidad.
• Incoherencias entre ingresos declarados y movimientos bancarios: Uno de los factores que con mayor frecuencia dispara revisiones es la falta de concordancia entre lo que figura en la contabilidad fiscal y lo que se refleja en los extractos bancarios de la empresa. Desigualdad llamativa entre los beneficios declarados y la cantidad que se ingresa en el banco.
• Errores en la declaración de IVA o en las deducciones aplicadas: Errores reiterados o sistemáticos en la declaración de impuestos indirectos, como el IVA, derivados de cálculos incorrectos, modelos trimestrales descompensados o diferencias con el resumen anual, pueden derivar en inspecciones. Desajuste entre modelo anual y los modelos trimestrales.
• Gastos sin justificación documental adecuada: Las deducciones fiscalmente aceptables requieren soportes probatorios sólidos (facturas, contratos, justificantes de pago). Todo gasto deducible debe tener justificación directa con la actividad.
• Solicitud de devoluciones tributarias significativas: Devoluciones de IVA u otros saldos a favor de cuantía elevada que no se ajustan a la lógica de la actividad económica de la empresa son señales de alerta para Hacienda. Hacienda compara con tu histórico, con tu sector y con tus vecinos de actividad.
• Cruces de información con terceros y operaciones vinculadas: Hacienda realiza cruzamientos entre datos fiscales de proveedores, clientes y declarantes. Diferencias entre las cantidades declaradas de tu negocio respecto a tus clientes y proveedores.
• Solicitud del NIF intracomunitario: Si eres empresa o autónomo que solicita un NIF intracomunitario, esto provoca que la AEAT investigue las cuentas y negocios que realices en el extranjero y sea candidata para abrir una inspección.
• Negocio con pérdidas prolongadas: En el caso de que un negocio funcione con pérdidas un largo tiempo, hace desconfiar a la Agencia Tributaria sobre su actividad.
• Ayudas económicas en forma de subvención: Si tu empresa recibe una subvención económica, Hacienda será notificada y estará atenta a tu negocio.
• Inspección aleatoria: Hacienda hace inspecciones aleatorias a todas las empresas y pymes de España. Puede que todo esté en orden.

Hacienda hará especial hincapié en revisar los datos de Sociedades y comprobará si difieren de la media del sector. La información que Hacienda comparará abarca múltiples ámbitos, como el margen bruto y neto del negocio, los costes de aprovisionamiento, el volumen y el porcentaje de cobros realizados con tarjeta y en efectivo. Si la Agencia Tributaria detecta que una pyme presenta menor carga fiscal que otra de similar tamaño que opere en el mismo entorno económico se pondrá en marcha la maquinaria de inspección. Dicha maquinaria consiste en una acción de peinado, que no es otra cosa que visitas a las sedes de las empresas por parte de inspectores del Fisco, que extremarán la vigilancia en sectores más proclives al fraude fiscal y en donde se opere con dinero en metálico, de forma mayoritaria.

La documentación es el eje central de toda inspección. El registro diario de jornada es obligatorio y uno de los ámbitos más revisados. Un aspecto nuclear de cualquier inspección fiscal es comprobar que los ingresos declarados corresponden con la actividad real de la empresa y que los gastos deducidos están debidamente justificados documentalmente.

Gastos (no) deducibles: multas, sanciones y donativos. Impuestos autónomos y pymes I Ser Empresario

Deducir gastos es un derecho, sí. Pero también un riesgo si no se hace bien. ¿Un autónomo que deduce cenas en restaurantes top? Sospechoso. ¿Una pyme que mete en gastos el móvil del hijo del gerente? Todo gasto deducible debe tener justificación directa con la actividad. Y ojo con pasar de puntillas: Hacienda pide tickets, facturas, detalles. Un ejemplo real es una pequeña agencia que dedujo hasta las clases de yoga del equipo, resultando en inspección, sanción y varias semanas de papeleo.

Tabla de Indicios de Alerta de Inspección de Hacienda

¿En qué consiste una inspección de Hacienda?

El procedimiento de inspección consiste en la realización de un examen de documentos, libros, contabilidad principal y auxiliar, ficheros, facturas, justificantes, correspondencia con transcendencia tributaria, bases de datos informatizadas, programas, registros y archivos informáticos relativos a actividades económicas, así como mediante la inspección de bienes, elementos, explotaciones y cualquier otro antecedente o información que deba de facilitarse a la Administración o que sea necesario para la exigencia de las obligaciones tributarias.

Cuando Hacienda abre una inspección se encarga de investigar los movimientos y cuentas de una sociedad, para ello la Agencia Tributaria posee una serie de prerrogativas y potestades que le permiten detectar posibles irregularidades fiscales en las actividades profesionales de empresas y negocios. El proceso de inspección se inicia con el envío de una carta certificada, en la que se solicita documentación de los impuestos a investigar, y se incluye un modelo de representación para que el asesor envíe la información requerida a la Agencia Tributaria.

¿Puede Hacienda hacer una inspección sin previo aviso?

Sí, un inspector de Hacienda puede presentarse en una empresa sin previo aviso. La Ley General Tributaria permite a los funcionarios de Hacienda realizar actuaciones de inspección sin necesidad de notificación previa. La inspección podrá personarse sin previa comunicación en las empresas, oficinas, dependencias, instalaciones o almacenes del obligado tributario, entendiéndose las actuaciones con éste o con el encargado o responsable de los locales.

Sin embargo, si se acude a la respuesta dada por los tribunales de justicia, tal como expone la doctrina del Tribunal Supremo, que obliga a la Agencia Tributaria a no hacer registros domiciliarios sin previa notificación de comienzo de inspección, mediante autorización judicial, y por tanto cualquier actuación que no se haga con esas garantías se está vulnerando el principio de inviolabilidad del domicilio. En cualquier caso, si se va a producir una inspección en dependencias de la empresa, aunque sea sorpresiva, debe venir con la autorización de entrada en el domicilio de una empresa debe ser dentro de un procedimiento iniciado y notificado al inspeccionado, quedando acreditado cuáles serán sus actuaciones concretas y claras.

¿Cómo comunica Hacienda una inspección?

El procedimiento tributario de inspección tributaria se inicia con una notificación recibida en el domicilio fiscal, de forma fehaciente, en tiempo y forma. En general un procedimiento se tramita de la siguiente forma:

1. Fase 1: Inicio
   • De oficio y a instancia del obligado tributario.
2. Fase 2: Instrucción
   • Consiste en un desarrollo de derechos y facultades de los obligados tributarios, junto a la forma de documentar las actuaciones: Comunicaciones, Diligencias, Informes.
3. Fase 3: Final
   • El procedimiento administrativo puede concluir de distintas formas: Resolución (forma normal de finalización), Desistimiento y renuncia, Caducidad, Cumplimiento de la obligación.

Los pasos que da Hacienda al iniciar una investigación son los siguientes:

• Aviso: Siempre que se inicie una inspección por parte de Hacienda debe avisarse con tiempo suficiente, por ello nunca puede producirse una actuación inesperada o por sorpresa.
• Comparecencia: Si te han citado acude de forma puntual a la cita, muéstrate colaborativo y no a la defensiva o en situación que te perjudique como no mostrar datos o información que ayude a esclarecer la situación.
• Contabilidad: Si te cita la Dependencia de Gestión Tributaria, ten presente que este organismo no tiene potestad para pedirte la contabilidad de la empresa.
• Diligencias: Es la forma en que finaliza actuación por parte del inspector de Hacienda en forma de documentos públicos oficiales y que si no se está conforme se permite exponer tu punto de vista en forma de declaraciones. Posteriormente se entregará lo escrito para que lo leas y si se está conforme, se firma y sirve para dar tu conformidad.
• Estimaciones: Esta fase consiste en que Hacienda realiza una estimación de las cantidades que deberás ingresar si ha detectado algún error que se deba subsanar.
• Acta: Es la forma en que Hacienda finaliza el procedimiento, mediante el levantamiento del acta, en conformidad o en disconformidad.

La AEAT puede iniciar un proceso de verificación y comprobación de datos de dos maneras:

1. Por requerimiento: Para acceder a información y documentación de las operaciones y movimientos de todo o una parte de los ingresos e impuestos declarados por el contribuyente persona jurídica.
2. Por visita a la empresa: La labor inspectora consistirá en recabar una primera información para comprobaciones de si se ha producido algún tipo de ilegalidad fiscal. Estas inspecciones en las instalaciones de una empresa se producen de forma sorpresiva por denuncias anónimas de personas que forman o han formado parte de la propia empresa.

¿Cómo debe actuar si su empresa tiene una inspección de Hacienda?

Cuando Hacienda inicia una inspección, que puede ser en dependencias de la AEAT o mediante actuaciones con entrada en domicilio del negocio, los funcionarios solo pueden registrar las instalaciones y elementos de la oficina visibles al público, es decir, no puede acceder a ciertas áreas donde pone acceso restringido o privado. Si no se quiere permitir la entrada, se puede negar el acceso con esa autorización, pero si acuden con una orden judicial ya no solo no se les puede impedir la entrada sino que pueden registrar absolutamente todo. Sin ese mandamiento judicial firmado y comprobado se les puede impedir la entrada.

La inspección de hacienda por parte de los funcionarios debe hacerse presentando una autorización escrita del delegado de Hacienda de su zona o domicilio fiscal, por ello debemos solicitarla antes de su entrada, y al finalizar nos deben entregar copia del informe. Los inspectores no pueden comprobar nada hasta que esté presente el titular o apoderados de la empresa. En el inicio de las actuaciones debe estar presente el titular del negocio (Art. 147 LGT). Debe informarse el alcance y la naturaleza de la comprobación.

Si disponemos de expertos fiscalistas y se prefiere que estén presentes, deben esperar a que estos lleguen ya que es un derecho y debemos solicitarlo a la inspección. Esto puede suponer un retraso en el inicio de las actuaciones, pero dispondremos de más seguridad. Si se negaran, podemos alegarlo en el Acta de Comparecencia. Otro punto importante no es solo pedir la orden de investigación u orden judicial en su caso, hay que exigir a los agentes tributarios sus credenciales y que se identifiquen junto a los motivos de la visita y los documentos y datos que se van a solicitar. Las visitas deben realizarse en el horario comercial de la empresa, salvo que una orden judicial determine otra hora.

Preparación ante una inspección

Lo primero que las pymes deben tener en cuenta de las inspecciones de Hacienda es que son aleatorias, por lo que nada asegura que vaya a recibir la visita de los inspectores a pesar de que su documentación pueda presentar irregularidades. Pero una vez que se recibe la notificación hay que prepararse con rapidez, ya que, por lo general, el plazo es de poco más de una semana.

Documentación a preparar:

En ese tiempo el emprendedor y su equipo debe tener preparada una serie de documentos que son los que Hacienda pedirá. En concreto se trata de las declaraciones, las autoliquidaciones, cualquier solicitud que la empresa haya presentado en referencia a un tributo y las comunicaciones de datos. También hay que tener al corriente y preparada toda la contabilidad de la actividad empresarial, empezando por los libros de cuentas, facturas, archivos, etc. Es cierto que lo normal es que los inspectores no pidan toda esta información. Pero siempre es positivo tenerlo todo prepararlo por si fuera necesario. Tampoco estaría de más contar con el asesoramiento de algún experto fiscal para solucionar posibles errores que se hayan cometido y que hayan pasado desapercibidos.

Comportamiento durante la inspección:

Casi tan importante como la información aportada es el comportamiento que la empresa tenga durante el proceso de investigación. Con la idea de ofrecer una buena impresión, nada mejor que acudir con tiempo a la cita y mostrar predisposición a ayudar. Reflejar tranquilidad también suele ayudar, así como contestar a todas las preguntas que se realicen con educación.

Al finalizar el encuentro:

Es muy importante no caer en el error de que tras la inspección in situ se ha terminado el problema. Nada más lejos de la realidad, ya que el técnico de Hacienda puede haber cometido errores que deben atajarse para no crear males mayores. Con esta idea se deben estudiar con detalles los documentos llamados diligencias, que Hacienda le entregará tras la visita y que recogerán los hechos sucedidos. Es conveniente no firmar nada sin haberlo revisado correctamente. Lo mismo ocurre con las actas que también han de estudiarse, ya que aquí sí que se reflejan los posibles delitos que Hacienda pretende imputar a la empresa. Todo ello debe revisarse, ya que, si se da la conformidad a los documentos, luego no se podrá recurrir la sanción si es que la hubiera.

¿Cómo defenderse de una sanción injusta?

Con todo, puede darse la circunstancia de que todas las recomendaciones no hayan sido suficientes para evitar una sanción. En caso de considerar que es errónea, la pyme tiene dos opciones. La primera es interponer un recurso de reposición en el plazo de un mes desde la sanción para solicitar una segunda revisión. La segunda: presentar una reclamación administrativa. El plazo también es de un mes y debe solicitarse en un organismo desvinculado del proceso para asegurar la imparcialidad.

La Agencia Tributaria dispone de un plazo general de cuatro años para inspeccionar y revisar las obligaciones fiscales de una empresa. La Ley General Tributaria establece que el plazo actual para el procedimiento de inspección, que pasa de los doce meses actuales, a poder prorrogarse doce meses más.

Para evitar cualquier error en contabilidad que pueda alarmar a la Agencia Tributaria, es importante contar con asesores fiscales que mantengan en orden la información del negocio y eviten sorpresas e inspecciones de Hacienda. Rodéate de expertos y ten las cuentas claras. Habla con tu asesoría de confianza o busca una que entienda de pymes y autónomos.