Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) en Viajes de Negocios: Más Allá del Ahorro

La gestión efectiva de viajes corporativos es esencial para muchas empresas. No solo se trata de organizar itinerarios y reservas, sino también de evaluar cómo estos viajes afectan el rendimiento de la compañía. Los Key Performance Indicators (KPIs), o Indicadores Clave de Rendimiento, son herramientas cruciales para medir y evaluar la eficacia de tu programa de viajes corporativos.

La Evolución de la Gestión de Viajes Corporativos

Durante años, muchas empresas han medido el éxito de su programa de viajes casi exclusivamente en términos de ahorro. Reducir costes, negociar mejores tarifas o ajustar presupuestos ha sido el objetivo principal. Sin embargo, un programa de viajes maduro no solo controla el gasto, también aporta eficiencia operativa, mejora la experiencia de las personas, reduce riesgos y genera valor estratégico. Medir bien no significa medir más, sino medir mejor.

Un programa de viajes evoluciona por etapas, desde una gestión básica, centrada en la operativa, hasta un modelo avanzado, integrado en la estrategia empresarial. La movilidad empresarial ya no se mide solo en kilómetros o noches de alojamiento. Hoy, las compañías más competitivas gestionan sus desplazamientos con la misma precisión que cualquier otra inversión estratégica. Para hacerlo bien, necesitan datos. Estos indicadores ofrecen una visión objetiva sobre el impacto económico, logístico y humano de la movilidad. Contar con KPIs de movilidad bien definidos permite a las empresas pasar de la gestión reactiva a la gestión estratégica.

En BCD Travel ayudamos a las organizaciones a ir más allá del ahorro, diseñando programas de viajes basados en datos, con indicadores alineados a los objetivos del negocio.

¿Qué son los KPIs y por qué son esenciales en los viajes de negocios?

Aunque los KPIs forman parte habitual del vocabulario empresarial, queremos recordar qué significan. En español, hablamos de Indicadores Clave de Rendimiento (Key Performance Indicators, en inglés). Controlar los KPIs en la gestión de viajes de negocios permite:

• Controlar y optimizar los gastos: Los KPIs hacen posible la identificación de excesos o ineficiencias para así ajustar el presupuesto.
• Medir la eficiencia operativa: Los KPIs permiten mejorar procesos internos, reduciendo demoras y mejorando la experiencia del viajero.

Para evaluar si los viajes de empresa son rentables o no, la medición de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) es esencial. Estas métricas proporcionan datos concretos que ayudarán a tu empresa a tomar las decisiones informadas. Los KPIs de movilidad y satisfacción son mucho más que cifras: son la brújula que guía la estrategia de desplazamientos corporativos.

Tipos de KPI en la Gestión de Viajes Corporativos

Existen diferentes tipos de KPI que se pueden utilizar en la gestión de viajes corporativos. Estos indicadores evalúan el impacto financiero de los desplazamientos, miden la eficacia de la gestión logística y administrativa, y consideran el componente humano que es esencial en la movilidad corporativa.

• Indicadores Financieros: Miden los costos asociados a los viajes, como el costo promedio por viaje y el ahorro conseguido mediante negociaciones y descuentos.
• Indicadores de Calidad y Experiencia: Evalúan la satisfacción de los empleados con los servicios de viaje, lo que incluye la calidad del alojamiento, el transporte y la atención al cliente.
• Indicadores de Negocio y Cumplimiento: Analizan el cumplimiento de las políticas de viaje y la eficacia de la gestión de reservas.
• Indicadores de Sostenibilidad: Miden la huella de carbono de los viajes y el impacto ambiental, fomentando prácticas de viaje más sostenibles.

Infografía: Principales categorías de KPIs para una gestión integral de viajes de negocios.

La siguiente tabla resume las categorías principales de KPI en la gestión de viajes:

Principales KPIs para una Gestión Estratégica de Viajes

Para gestionar eficazmente los viajes corporativos, es esencial utilizar KPI que permitan medir y optimizar diferentes aspectos del proceso. Estos indicadores ofrecen una perspectiva valiosa para mejorar la eficiencia y la sostenibilidad de la gestión de viajes.

KPIs Financieros y de Rentabilidad

Como expertos en gestión de viajes corporativos, en Ween recomendamos comenzar por el KPI de rentabilidad, es un indicador clave que mide de forma directa qué tan eficientemente una empresa o acción específica está generando beneficios frente al gasto realizado. Es un reflejo del éxito de la empresa, sin rentabilidad no hay sostenibilidad a largo plazo.

• Coste por viaje:

  Este KPI representa el gasto promedio que la empresa realiza por cada desplazamiento, incluyendo todos los gastos asociados (dietas, alojamiento, transporte, eventos, seguros de viaje…). El control del coste por reserva a lo largo del tiempo permite identificar posibles tarifas ocultas y tendencias estacionales que podrían ayudar a reducir el gasto. Lo relevante no es solo que el coste sea bajo, sino que sea coherente con el tipo de viaje, el destino y los objetivos del desplazamiento. Permite detectar excesos o desviaciones en tiempo real y comparar viajes similares para identificar gastos innecesarios.

  Fórmula: Gasto total en viajes corporativos / Número total de viajes

• ROI por visita comercial:

  Este KPI permite analizar si las inversiones realizadas en viajes -como transporte, alojamiento, dietas y tiempo del personal- generan beneficios tangibles para la empresa. Justifica las visitas frente a dirección financiera, permite saber con datos concretos si una visita comercial genera más valor de lo que ha costado y facilita la priorización de visitas que aporten mayor valor, brindando la oportunidad de detectar qué visitas no son rentables.

  Fórmula: (Beneficio neto generado por la visita - Coste total del viaje) / Coste total del viaje

• Relación entre coste y oportunidades generadas:

  Este KPI permite entender cuántas oportunidades comerciales se generan por cada euro invertido en viajes. Muestra en qué regiones o segmentos se obtienen más oportunidades por menos inversión.

  Fórmula: Coste total de los viajes / Número de oportunidades generadas

• Gasto medio por viajero:

  Este KPI ayuda a detectar variaciones entre departamentos, equipos o destinos. Permite analizar el gasto promedio por persona y detectar excesos.

  Fórmula: Gasto total / Número de empleados que han viajado

• Cumplimiento de presupuesto por departamento:

  Este KPI permite tener una visión del presupuesto gastado por cada área y mantener un control financiero de qué gasta cada una de ellas en viajes. Ayuda a evitar desviaciones que afectan al presupuesto general de la empresa y permite redefinir presupuestos de forma más realista.

  Fórmula: (Gasto real del departamento / Presupuesto asignado) x 100

• Ahorros por descuentos en viajes de empresa:

  Una de las mejores formas que tienen las organizaciones de reducir costes es conseguir descuentos en viajes de empresa. Para saber qué porcentaje ahorras con las tarifas para empresas existentes, resta a la tarifa media del mercado tu tarifa con descuento.

  Fórmula: (Tarifa media del mercado - Tarifa con descuento) / Tarifa media del mercado * 100%

KPIs de Eficiencia Operativa y Cumplimiento de Políticas

Llevar las facturas al día es fundamental, pero no es lo único importante cuando se trata de medir y controlar los gastos de viaje. Los KPIs vinculados a la política de viajes son esenciales para evaluar su rentabilidad. Medir el cumplimiento y la eficacia de la política es crucial para asegurar el control, la consistencia y la eficiencia en cada euro gastado.

• Anticipación media de reserva:

  Este KPI mide con cuánta antelación se realizan las reservas. Impacta directamente en el coste y en la disponibilidad de opciones. Cuando la mayoría de los viajes se reservan con poca antelación, suele haber un impacto negativo en el presupuesto y una mayor carga operativa. Las reservas anticipadas suelen resultar en costos más bajos y una mejor planificación logística.

  Fórmula: (Fecha de salida - Fecha de reserva) / Número total de reservas

• Tiempo medio de aprobación de viajes:

  Este KPI es clave para evaluar la eficiencia de los procesos internos relacionados con la gestión de los viajes. Mide cuántas horas y días transcurren desde que un empleado solicita un viaje hasta que este es aprobado. Permite optimizar la planificación e identifica si hay retrasos innecesarios en el proceso de validación de viajes.

  Fórmula: (Fecha de aprobación - Fecha de solicitud) / Número de solicitudes

• Porcentaje de reservas fuera de política de viajes:

  Este KPI nos indica cuál es el porcentaje de reservas que se hacen sin respetar la política de viajes de la empresa. Permite detectar desviaciones que generan sobrecostes y facilita tomar medidas correctivas. Analizar los motivos de las excepciones y las áreas donde se producen más desviaciones permite detectar problemas de diseño, comunicación o adopción.

  Fórmula: (Número de reservas fuera de política / Total de reservas) × 100

• Porcentaje de reservas realizadas a través de canales autorizados:

  Este KPI asegura que los empleados siguen los procesos establecidos y que la empresa mantiene el control sobre los costes, condiciones y datos de los viajes. Un bajo uso de las herramientas indica falta de adopción, problemas de usabilidad o desconocimiento. Su cálculo permite la centralización de las reservas, refuerza el control de la gestión y facilita la generación de informes.

  Fórmula: (Número de reservas hechas en canales autorizados / Total de reservas) × 100

• Porcentaje de excepciones aprobadas:

  Este KPI permite medir cuántas solicitudes que no cumplían con la política de viajes han sido aceptadas. Permite controlar el impacto financiero que tienen estas excepciones y se pueden identificar patrones (si hay un departamento o tipos de viajes que generan muchas excepciones).

  Fórmula: (Número de excepciones aprobadas / Total de solicitudes de excepción) × 100

• Índice de aprobación automática vs. manual:

  Este es un indicador clave de rendimiento que compara cuántas solicitudes se aprueban sin intervención humana frente a las que requieren revisión. Detecta procesos que se pueden automatizar, ahorra tiempo y mejora la experiencia del usuario.

  Fórmula (automáticas): (Número de aprobaciones automáticas / Total de aprobaciones) × 100

• Tasa de adopción de la herramienta de reserva preferente:

  Este KPI mide el porcentaje de personas que viajan por trabajo que utilizan tu actual herramienta de reservas online. Cuando las tasas de adopción son bajas, hay que investigar el motivo. Una tasa de adopción baja suele deberse a problemas con la experiencia del usuario o a la falta de opciones de reserva.

• Frecuencia de cambios y cancelaciones:

  Este KPI mide la frecuencia de cambios de itinerario y cancelaciones. Además de controlar la frecuencia de los cambios y las cancelaciones, también puedes fijarte en el momento en que se producen. Analizar los datos te ayudará a afinar tus políticas de viajes actuales.

• Número de informes de incidentes de viaje:

  Este KPI evalúa la cantidad de incidentes reportados durante los viajes, como retrasos, problemas de seguridad y otras contingencias. Un programa avanzado no elimina los imprevistos, pero sí responde mejor a ellos. Los incidentes notificados son vitales para garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados.

KPIs de Experiencia del Viajero y Seguridad

El componente humano es esencial en la movilidad corporativa. Más del 84% de los empleados afirma que los viajes de trabajo son "importantes" o "muy importantes" para su satisfacción laboral. La seguridad no siempre se mide, pero debería hacerlo.

• Nivel de satisfacción del viajero:

  Este KPI evalúa la comodidad y el bienestar de los colaboradores durante sus viajes corporativos. Esto incluye aspectos como la calidad de los vuelos, el alojamiento y la facilidad para gestionar gastos. Un programa de viajes maduro escucha, ajusta y evoluciona. Para evaluar los KPI de experiencia del personal, envía encuestas periódicas de satisfacción después de cada viaje. Incluye preguntas específicas sobre cómo resultó el proceso de reserva, el transporte, el alojamiento y el viaje en general.

• Seguridad y cumplimiento de protocolos:

  Indicadores como la localización activa de empleados en destino, el seguimiento de alertas o el cumplimiento de protocolos son fundamentales para evaluar la madurez del programa. Cuanto mayor es la visibilidad y la capacidad de respuesta ante situaciones de riesgo, más sólido es el modelo de gestión. Como parte de tus procesos corporativos de evaluación y prevención de riesgos, debes disponer de procesos claros que, en caso de emergencia, te permitan contactar con quienes están de viaje. Con este KPI de cumplimiento de la política de empresa, puedes crear una puntuación de cumplimentación para los perfiles de viajeros online.

La seguridad es un pilar fundamental en la gestión de viajes de negocios.

KPIs de Sostenibilidad y Responsabilidad Corporativa (RSC)

Medir el impacto medioambiental de los viajes de negocios es esencial para cualquier empresa que aspire a operar de forma responsable y sostenible. Los viajes de trabajo, aunque necesarios para el desarrollo comercial y la conexión entre equipos, suponen una fuente significativa de emisiones de CO₂ y otros impactos negativos sobre el medio ambiente. Incorporar KPIs específicos permite cuantificar estos efectos, facilitar la toma de decisiones estratégicas orientadas a la sostenibilidad y fomentar una cultura corporativa más consciente.

• Huella ecológica generada por los desplazamientos corporativos:

  Este KPI de sostenibilidad permite evaluar el impacto medioambiental global de los viajes de negocios realizados por la empresa. Esta métrica es clave para tomar decisiones informadas que contribuyan a reducir el impacto ambiental de la organización y avanzar hacia objetivos de sostenibilidad más ambiciosos. Refuerza la reputación corporativa como empresa comprometida con el medio ambiente y atrae talento con conciencia ecológica, alineado con valores sostenibles y responsables.

  Fórmula: Total de emisiones generadas / Número total de viajes

• Emisiones de CO₂ por viajero o por viaje:

  Este KPI de sostenibilidad os ayudará a cuantificar la huella de carbono generada por persona o por trayecto. Permite tomar decisiones para minimizar emisiones, visibiliza la huella individual y conciencia a ser más sostenibles en la empresa. Utiliza calculadoras de la huella de carbono como Greenly para hacer un seguimiento de las emisiones y crear estrategias de descarbonización personalizadas.

  Fórmula: (Distancia del viaje (km) x Factor de emisión del medio de transporte (Kg CO2/km)) / número de viajeros

• Porcentaje de viajes realizados en medios sostenibles:

  Este KPI refleja el grado en que una organización está adoptando hábitos de transporte respetuosos con el medio ambiente. Fomenta el uso de alternativas más limpias y eficientes como el uso de trenes, vuelos directos, coches compartidos, etc., y contribuye a la reducción de emisiones.

  Fórmula: (Número de viajes en medios sostenibles / Número total de viajes) × 100

• Número de viajes evitados gracias a reuniones virtuales:

  Este KPI permite evaluar la eficiencia de las políticas de teletrabajo, estimar la reducción de emisiones de CO₂ y calcular ahorros en tiempo y costos de transporte. Contribuye al ahorro de costes y a la reducción directa de emisiones.

  Fórmula: Número de reuniones virtuales que habrían requerido desplazamiento físico

Implementación y Seguimiento de los KPIs

Medir KPIs no tiene sentido si no se interpretan en contexto. El ahorro sigue siendo importante, pero no debe analizarse de forma aislada. Un coste más bajo no siempre implica una gestión mejor. La clave está en analizar los KPIs de forma conjunta. Un error habitual es medir sin actuar.

Para implementar y seguir estos KPI de manera efectiva, se deben utilizar herramientas y software especializados en la gestión de viajes. Estas herramientas permiten la recopilación de datos en tiempo real, facilitando el análisis y la generación de informes. Es crucial establecer un proceso de implementación claro y ajustar continuamente los KPI para reflejar los objetivos empresariales y las necesidades cambiantes.

La interpretación de los datos recolectados a través de los KPI es esencial para la toma de decisiones. Analizar estos datos permite identificar áreas de mejora, optimizar costos y mejorar la experiencia de viaje de los empleados. Por ejemplo, si se detecta un alto porcentaje de reservas fuera de política, se pueden implementar medidas correctivas para mejorar el cumplimiento.

El cálculo de los KPI de viajes es más eficaz cuando se realiza a lo largo del tiempo. En primer lugar, tendrás que recopilar y compilar los datos de las personas de los sistemas de reservas de tu empresa. El análisis a largo plazo de los datos de quienes viajan permite identificar las tendencias emergentes y las áreas que necesitan mejoras. Una política clara y completa es la base de la gestión de viajes, por lo que debe revisarse y actualizarse periódicamente. Con la ayuda de herramientas de gestión de viajes, tu empresa puede centralizar los datos de quienes viajan para hacer un seguimiento más preciso de las métricas. También es posible automatizar tareas, lo que mejora la eficiencia. Por último, elige soluciones de viajes como Booking.com for Business o Ween que simplifican el proceso de reserva y gestión.

Ejemplo de un dashboard para el seguimiento y análisis de KPIs de viajes de negocios.

Beneficios de una Gestión de Viajes basada en KPIs

Medir y gestionar los viajes corporativos mediante KPI ofrece numerosos beneficios, desde el control de costos hasta la mejora de la satisfacción del empleado y la sostenibilidad. A medida que las empresas adoptan tecnologías avanzadas para el seguimiento y análisis de estos indicadores, la gestión de viajes se vuelve más eficiente y alineada con los objetivos estratégicos de la organización.

Establecer objetivos realistas, hacer seguimiento periódico y comunicar los resultados internamente ayuda a consolidar una cultura de mejora continua. Implementar un sistema robusto de KPI para la gestión de viajes no solo ayuda a mantener el control sobre los gastos, sino que también mejora la experiencia de los empleados y promueve prácticas de viaje sostenibles. Al centrarse en los indicadores clave correctos y utilizar herramientas avanzadas para el seguimiento y análisis de datos, las empresas pueden transformar sus programas de viajes en una ventaja estratégica que impulsa el éxito empresarial a largo plazo. Implementar y ajustar estos KPI de manera continua asegura que la gestión de viajes sea siempre optimizada y eficaz, contribuyendo al éxito global de la empresa.