El Coste Real de la Nómina para una PYME: Más Allá del Salario Bruto

La mayoría de las empresas tienen que enfrentarse a la decisión de contratar empleados en un momento dado si quieren crecer y hacer frente a nuevos desafíos. Contratar nuevo talento representa mucho más que el salario que aparece en el contrato. Si eres gestor o dueño de una empresa, sabrás que el coste de contratar a un trabajador no es únicamente el sueldo que percibe el propio empleado. Este coste va mucho más allá del salario bruto.

Además del sueldo bruto que le otorgaremos al empleado, hay que tener en cuenta una serie de factores que determinarán lo que le cuesta a la empresa contratar a ese trabajador. Entender este desglose es clave para una planificación financiera precisa. Evidentemente, no contamos aquí a los trabajadores autónomos, para los que una empresa se limitaría a pagar una factura por sus servicios y no le supondría un coste mensual como es el de un asalariado.

¿Qué es el Coste de un Trabajador?

Este término del “coste de un trabajador” supone el total que va a tener que abonar mensualmente una empresa por ese trabajador. Se divide principalmente en dos sumas diferenciadas:

• Salario en bruto: Es la retribución bruta mensual. De ella, el trabajador obtendrá su salario neto mensual después de descontar la parte proporcional de IRPF y Seguridad Social. Esto es, en definitiva, la suma que percibirá en su cuenta bancaria mensualmente.
• Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa: Estos se determinarán por los coeficientes de cotización a la Seguridad Social, como veremos más adelante.

Además de estas dos cuantías, habrá que incluir en el coste total del trabajador otro tipo de gastos indirectos que vendrán determinados por la prestación de servicios por cuenta ajena del trabajador. Estos podrían ser, por ejemplo, las pagas extra, gastos de formación o seguros como el de prevención de riesgos laborales.

Salario Bruto vs. Coste Real para la Empresa

No. El salario bruto es solo una parte del coste laboral. Para la empresa, el coste real incluye también las cotizaciones sociales obligatorias y otros gastos necesarios para que la persona pueda trabajar correctamente. Como regla general, el coste total para la empresa suele ser entre un 30% y un 35% superior al salario bruto del trabajador, dependiendo del tipo de contrato y los complementos. Para que un trabajador reciba 1000 euros netos, el salario bruto debe ser aproximadamente 1300 euros, dependiendo de las retenciones de IRPF.

Responsabilidades de una Empresa al Contratar un Trabajador

Siempre que una empresa contrate a un trabajador, debe darle de alta en la Seguridad Social. Para ello, la propia empresa debe haber solicitado lo que se conoce como Código de Cuenta de Cotización, tras inscribirse en la Seguridad Social en el régimen que le corresponda. Una vez tenga esa cuenta de cotización ingresará ahí el importe de los seguros sociales de los trabajadores. Además, el contrato de trabajo del nuevo empleado se ha de presentar en el INEM, una vez dado de alta el trabajador. Obviamente, cada mes la empresa tendrá que ingresar las cotizaciones sociales del trabajador, eso sí, al mes siguiente del devengo de cada nómina.

Cotizaciones a Cargo de la Empresa

Las cotizaciones empresariales combinan tramos fijos y uno variable según la actividad, y se aplican sobre el salario bruto. Para calcular la cuota de la Seguridad Social que se debe pagar la empresa por una nueva contratación, es fundamental conocer su base de cotización, que se deriva del salario bruto (incluyendo el prorrateo de pagas extra). Sobre esta base se aplican los tipos de cotización vigentes. A continuación, se detallan los principales conceptos:

• Contingencias comunes: El 23,60% del salario bruto. Cubre incapacidad temporal/bajas y otras prestaciones sanitarias; es el tramo fijo principal. Su función es cubrir las incapacidades temporales o permanentes derivadas de accidentes o enfermedades asociadas de forma directa al puesto de trabajo.
• Contingencias profesionales (AT y EP): El tipo varía según el CNAE de la empresa. Este porcentaje varía en base a lo que se indique en la tabla de cotización que disponga cada actividad. Es el tramo variable (≈1,5%-≈7% según CNAE) y explica la horquilla de coste total habitual del 32%-38% sobre el bruto. Incluye:
  • Incapacidad temporal derivada de accidente de trabajo o enfermedad profesional: 0,8 %.
  • Incapacidad, muerte y supervivencia derivadas de accidente de trabajo o enfermedad profesional: 0,7 %.
• Prestaciones por desempleo: El 5,50% para los contratos indefinidos y el 6,70% para los temporales. Financia las prestaciones por desempleo; el tipo mayor en temporales incrementa ligeramente el coste total.
• Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): El 0,20%. Se trata de un organismo público que garantiza el pago de salarios e indemnizaciones en caso de que la empresa se declare insolvente. Cubre salarios e indemnizaciones si la empresa entra en insolvencia.
• Cotización por formación profesional: 0,60%. Financia la formación bonificada de la plantilla; se aplica sobre la base de cotización.
• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) en 2024: 0,75%. Recargo finalista que se suma a los anteriores sobre la misma base.

A este esquema general para calcular el coste de la Seguridad Social a cargo de la empresa, hay que hacerle algunas precisiones. En ciertos casos, se aplican normas especiales. Las horas extraordinarias tienen su propia cotización. Los contratos temporales de menos de 30 días tienen una cotización adicional. Los trabajadores que, por edad, podrían estar jubilados, no generan cotizaciones ni a su cargo ni al de la empresa por la mayoría de las contingencias.

Como ya hemos mencionado, una parte de lo que la empresa debe pagar por un empleado acaba en seguros sociales (cotización a la Seguridad Social). Este monto está destinado a cubrir las siguientes situaciones:

• Enfermedad común, baja por maternidad (y también la baja por riesgo durante el embarazo), accidentes no laborales y jubilación (contingencias comunes).
• Accidentes laborales y enfermedades profesionales.

Aparte de los seguros sociales, un empleador ha de contar con un plan de prevención de riesgos laborales que determinará los riesgos que, durante su actividad profesional, puede tener el empleado y los medios a poner en práctica para evitarlos. Además, los convenios colectivos de determinadas actividades laborales o profesionales pueden contemplar la obligación de que la empresa tenga que contratar seguros de accidentes, o incluso de vida, para el trabajador.

Los contratos indefinidos tienen cotizaciones por desempleo más reducidas (5,50%) que los temporales (6,70%), pero pueden generar costes de indemnización más elevados en caso de extinción. El convenio colectivo sectorial o de empresa establece los salarios mínimos por categorías profesionales, que pueden ser superiores al Salario Mínimo Interprofesional.

Tabla de Cotizaciones a la Seguridad Social a Cargo de la Empresa (2024)

Las cifras se basan en porcentajes estimados para 2026. Solo para uso orientativo. No usar para contabilidad oficial.

Ejemplo Práctico de Coste para la Empresa (2026)

Vamos a suponer el caso más simple. Para 2026, el Salario Mínimo Interprofesional (SMI) en España se ha fijado en 1.221 € brutos mensuales en 14 pagas, lo que equivale a 17.094 € brutos anuales.

Consideremos un salario bruto de 1.800 €. Aplicando los porcentajes de cotización de la tabla anterior (aproximadamente un 32,15% en total para contratos indefinidos), el coste de la Seguridad Social a cargo de la empresa sería de aproximadamente 578,70 €.

Por tanto, el coste total del trabajador para la empresa con un salario bruto de 1.800 € sería:

• Salario Bruto: 1.800 €
• Cotizaciones Empresa: 578,70 €
• Coste Total Mensual para la Empresa: 2.378,70 €

Como es obvio, también habrá que tener en cuenta si el empleado cobra su salario en 12 o en 14 pagas, así como los posibles complementos no salariales a los que tenga derecho (dietas, por ejemplo).

¿Cuánto recibe el Estado del salario?

El empleador paga el salario más cotizaciones Y el empleado paga impuestos de su salario. Esta es la imagen completa:

Salario bruto: 3500 € (Salario acordado)Cotizaciones empresa: 1125 €Retenciones empleado: 227 €IRPF (est.): 840 €Salario neto (est.): 2433 € (Al bolsillo)Total impuestos y cotizaciones: 2192 €Tasa impositiva total del coste total del empleador

Flujo de dinero: Costes del empleador → ¿A dónde va el dinero?

• Neto al empleado
• Impuestos empleado
• Cotizaciones empresa

Cotizaciones a Cargo del Trabajador

Entender las nóminas de un trabajador puede no ser fácil, especialmente la diferencia entre salario bruto y neto. Principalmente, y para explicar finalmente con un ejemplo práctico cuánto cuesta un trabajador a una empresa, tenemos que conocer qué cotizaciones corresponden al propio empleado:

• Contingencias comunes: 4,70% del sueldo bruto.
• Cotización por formación: 0,10%.
• Cotización por desempleo: 1,55% en contratos indefinidos y 1,60% en contratos temporales.

La cantidad total de estas cotizaciones es de un 6,35% del sueldo bruto. A esto habrá que añadir el coste del MEI que asume el empleado, que es de 0,15%. Por lo que el total a descontar sería 6,50%.

Además de ello, del salario bruto de un trabajador hay que realizar la pertinente retención del IRPF. Hablamos de un porcentaje variable que aumenta en función de los ingresos del trabajador en cuestión. También influyen otros factores como puede ser las personas al cargo y el estado civil.

Otros Costes Asociados a la Contratación de Personal

Más allá de los conceptos que acabamos de citar, contratar a un trabajador puede tener otros costes asociados para la empresa. Además del cálculo principal, existen otros costes adicionales muy importantes a la hora de realizar una nueva contratación.

Dentro de los costes indirectos encontramos:

• Proceso de reclutamiento y selección: Implica una inversión significativa en tiempo y recursos. Esto incluye los costes de publicar ofertas en portales de empleo, el tiempo del equipo de RRHH y de las personas responsables dedicado a entrevistas, y los posibles honorarios de agencias de selección. Dar de alta a una persona empleada al inicio del contrato también conlleva ciertos costes, que la empresa debe sumar al total para obtener el gasto por persona empleada.
• Medios materiales y software: Un empleado que teletrabaja ha de contar con un ordenador, un monitor y otros dispositivos informáticos que le permitan llevar a cabo sus tareas. En el entorno digital actual, cada nueva incorporación suele requerir acceso a software específico, licencias de programas (diseño, programación, ofimática) y herramientas de comunicación interna.
• Formación: La formación inicial y continua del empleado.
• Beneficios no salariales: Otros aportes sociales como seguro médico privado, tiques de comida, bonos de transporte y planes de pensiones, entre otros, siempre y cuando estén contemplados en las políticas de la empresa o en el convenio colectivo de aplicación.
• Pagas extras y vacaciones: Como es obvio, también habrá que tener en cuenta si el empleado cobra su salario en 12 o en 14 pagas. Cuando una persona se va de vacaciones, la empresa sigue pagando su salario, pero, en muchos casos, también necesita cubrir sus funciones con un contrato temporal o mediante horas extras de otras personas empleadas.
• Indemnizaciones por despido: Dependiendo del tipo de contrato y la antigüedad de la persona empleada, las indemnizaciones por despido también deben considerarse en el coste potencial del profesional. Tanto en el caso de que el contrato termine por despido como al final de un contrato temporal, la empresa puede estar obligada a pagar una indemnización a la persona empleada.
• Costes organizativos: Con cada nueva contratación, hay un pequeño cambio organizativo que implica nuevos flujos de información y órdenes. Sin embargo, llegado un cierto tamaño, aquel en el que esas ventajas ya están suficientemente aprovechadas, las contrataciones pueden, aunque no siempre, suponer un coste organizativo.

Factores que Influyen en el Coste Total de un Trabajador

Hay muchos factores que influyen en el precio a pagar por un empleado. El coste para la empresa de un trabajador es un gran punto de atención, especialmente para los pequeños negocios en expansión. Además del sueldo, la empresa debe asumir costes como contingencias comunes, desempleo, formación profesional, FOGASA, MEI y contingencias profesionales.

• Salario bruto: El importe del salario bruto es la base para el cálculo de las cotizaciones y retenciones. Cuanto mayor sea el salario, mayor porcentaje se destinará a pagar cotizaciones sociales e impuestos al Estado.
• Tipo de contrato: Los contratos temporales tienen cotizaciones por desempleo más elevadas que los indefinidos.
• Convenio colectivo: El convenio colectivo sectorial o de empresa establece los salarios mínimos por categorías profesionales, que pueden ser superiores al Salario Mínimo Interprofesional. Determina el salario base, los complementos salariales, las pagas extra, los pluses y otras condiciones laborales aplicables a cada categoría profesional.
• Actividad de la empresa (CNAE): El porcentaje de las contingencias profesionales varía según el Código Nacional de Actividades Económicas (CNAE).
• Antigüedad del trabajador: Es frecuente que las empresas paguen más a los trabajadores con mayor antigüedad, ya no como reflejo de una mayor productividad, sino, sobre todo, con el fin de mantener el orden.
• Bonificaciones a la contratación: Existen numerosas bonificaciones a la contratación que pueden reducir significativamente los costes laborales.
• Productividad laboral: La teoría dice que deberíamos incorporar empleados mientras el valor de la productividad que sume el último de ellos supere al coste de que trabaje para la empresa. El objetivo debe ser elevar su productividad. Sin embargo, la productividad de cada empleado es muy difícil de medir. Depende de la del equipo en el que desarrolle su labor y, a su vez, influye en ella.

Gestión y Optimización de los Costes Laborales

Conocer el coste completo de cada persona trabajadora te permitirá tomar decisiones estratégicas informadas y optimizar tu presupuesto de recursos humanos sin comprometer el crecimiento de tu pyme. Para llevar a cabo una correcta gestión financiera, la empresa debe conocer en detalle los costes reales asociados a cada una de las personas trabajadoras que la integran, así como al total de la plantilla.

La importancia de conocer estos costes radica en varios puntos:

• Optimización presupuestaria: Identificar los costes reales permite a las empresas elaborar presupuestos más exactos, lo que facilita la planificación financiera y la adecuada asignación de los recursos.
• Toma de decisiones informada: Con datos precisos sobre los costes de personal, las empresas pueden tomar decisiones más informadas sobre futuras contrataciones o cambios en la estructura organizativa.
• Evaluación de la rentabilidad: Comprender los costes permite a las compañías analizar la rentabilidad de cada persona en relación con su productividad.
• Optimización de recursos: Permite identificar recursos ociosos. En algunos casos, la contratación de personal permite que estos se deterioren menos o más despacio. Es decir, lo que te gastas en el nuevo trabajador podría ser compensado con ahorros en otras partidas.
• Cumplimiento legal: Asegura que la empresa cumpla con todas las obligaciones laborales y fiscales.
• Transparencia y compromiso: Una gestión transparente de la nómina mejora la confianza y el compromiso de los empleados.
• Competitividad salarial: Permite a las empresas ofrecer salarios competitivos sin exceder su presupuesto.

Puesto que los costes laborales representan una parte significativa del presupuesto de la empresa, optimizar esta inversión es un objetivo común. En este sentido, es fundamental no comprometer el bienestar del personal empleado ni la calidad del trabajo.

Estrategias para Reducir Costos de Nómina

Puedes minimizar los costos de nómina y maximizar la productividad utilizando estas tácticas simples:

1. Automatizar tareas: La automatización de la nómina utiliza tecnología para gestionar tareas de nómina que normalmente realizarías manualmente, como el seguimiento del tiempo, el cálculo de impuestos y la dispensación de salarios.
2. Dar acceso a los miembros del equipo a su información: Permitiendo que los miembros del equipo gestionen su propia información. La administración es más sencilla cuando el personal puede actualizar sus datos de forma independiente, lo que permite a tu equipo de RR. HH. dedicar más tiempo a otras tareas y aumenta la productividad.
3. Seleccionar cuidadosamente a tu proveedor de nómina: Compara proveedores y elige uno que se adapte a tus necesidades y ofrezca servicios adicionales, como la gestión de beneficios para empleados y servicios de RR. HH. Elegir un único proveedor para una gama de servicios ahorra dinero y simplifica los flujos de trabajo.
4. Contratar personal freelance: Una alternativa a la contratación tradicional.
5. Fomentar el teletrabajo: Puede reducir costes de infraestructura.
6. Realizar un buen control de horas: Para evitar el pago de horas extras innecesarias.

Una nueva incorporación resulta rentable cuando el valor añadido que aporta supera su coste total en un período razonable, normalmente inferior a 12 meses. En definitiva, el control de los costes laborales de un negocio tiene algo de ciencia y algo de arte. Debe basarse en datos, criterios y argumentos sólidos.

En el caso de contratos a tiempo parcial, el cálculo se hace exactamente de la misma manera que con un trabajador a tiempo completo, solo que de manera proporcional.

Herramientas y Servicios de Nómina

Una gestión de nóminas efectiva es esencial para un negocio, y también un gasto. Los costos de los servicios de nómina se suman rápidamente, por lo que los dueños de negocios necesitan saber qué influye en estos costos antes de poder tomar las mejores decisiones posibles para sus empresas. Un servicio de nómina es un proveedor externo que gestiona la nómina para las empresas. Estos proveedores se encargan de tareas esenciales y que consumen mucho tiempo, lo que ahorra tiempo a los propietarios de la empresa y a sus equipos.

Funciones Típicamente Proporcionadas por los Proveedores de Nómina:

• Cálculo de nómina
• Depósitos directos
• Cumplimiento fiscal
• Seguimiento de asistencia de empleados
• Administración de beneficios
• Informes
• Presentación de altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores e inscripción de empresas ante la Tesorería General de la Seguridad Social.
• Elaboración de las nóminas.
• Cumplimentación de los documentos de cotización (modelos TC1 y TC2) mediante el Sistema RED.
• Cálculo de retenciones, certificado, modelos AEAT, 111 trimestral y 190 anual.
• Gestión de partes de accidentes laborales.

Estructura de Precios de los Servicios de Nómina

Comprender cómo se establece el precio del procesamiento de nómina te ayudará a elegir el mejor proveedor para tu empresa. Aquí te presentamos algunas estructuras de precios comunes:

• Por frecuencia: El costo total depende del número de transacciones requeridas. Esta estructura de precios es la más común y es ideal para empresas con horarios de nómina predecibles.
• Por empleado por mes (PEPM): Cobra una tarifa mensual fija por el software y los servicios más una tarifa fija por trabajador. Esta estructura permite ejecuciones ilimitadas de nómina, por lo que puedes pagar a los miembros del equipo con más frecuencia sin gastos adicionales.
• Precio fijo: Algunos proveedores de nómina ofrecen una tarifa mensual fija sin tarifa por empleado. Esta opción simple puede simplificar la elaboración del presupuesto para tu negocio.
• Tarifas de software: Si prefieres un enfoque de "hazlo tú mismo", puedes comprar software de nómina para pagar a tus empleados. Por lo general, el software de nómina requiere una tarifa mensual o anual más costos adicionales por empleado.

El costo de un servicio de nómina varía según el tamaño de tu negocio y la cantidad de soporte que necesites. Los precios suelen comenzar en aproximadamente $39 mensuales, pero pueden costar significativamente más. Te recomendamos comparar para obtener las mejores cotizaciones.

Factores que Influyen en el Costo de los Servicios de Nómina

• Número de empleados: Debido a que los proveedores de nómina a menudo cobran una tarifa por empleado, tus costos de nómina crecen junto con tu equipo.
• Frecuencia de pago: Los días de pago más frecuentes generalmente conllevan tarifas más altas.
• Funciones requeridas: Los costos de la nómina varían según las características que necesite tu negocio.
• Costos de depósito directo: Muchos empleados prefieren el depósito directo, pero los proveedores de nómina a menudo cobran más por configurar y mantener esta opción.

Maximiza la eficiencia de la nómina con herramientas especializadas. Hay calculadoras online que te permiten calcular las cotizaciones del empleador, impuestos del empleado y salario neto para ver el coste total de contratación.