Inventario para PYMES: Definición y Gestión Eficaz

El inventario se ha convertido en una herramienta indispensable para cualquier negocio. Al fin y al cabo, brinda la posibilidad de conocer en todo momento los bienes y productos disponibles, lo que es imprescindible para garantizar su buen funcionamiento.

En el ámbito empresarial, el inventario es un pilar fundamental para el control y la gestión eficiente de los recursos. A lo largo de este artículo, exploraremos en profundidad qué es un inventario, cómo se elabora de manera efectiva, los tipos más comunes, y la importancia de herramientas como Excel y software especializados para su correcta gestión.

¿Qué es un Inventario?

El inventario es un registro detallado y organizado de todos los bienes, materiales y productos que posee una empresa, persona o institución en un momento determinado.

Un inventario es el proceso mediante el cual una empresa registra y controla sus bienes materiales y financieros en un momento determinado. Este registro incluye todo tipo de activos, desde productos terminados y materias primas, hasta mobiliario, maquinaria y recursos financieros.

¿Para qué Sirve un Inventario?

Como es obvio, el propósito principal de un inventario es mantener un control efectivo sobre los bienes y recursos que posee la empresa.

Un buen manejo del inventario permite identificar excesos, carencias y pérdidas, ayudando a la empresa a evitar problemas como la falta de stock, el sobrealmacenamiento o la obsolescencia de productos.

Nos permite conocer con exactitud qué artículos están disponibles para la venta, cuáles están en proceso de producción o cuáles necesitan ser reabastecidos.

Por su parte, la realización de inventario también es útil para detectar pérdidas, robos, productos deteriorados y fallos humanos.

En primer lugar, porque permite valorar los activos disponibles, lo que es clave para determinar la viabilidad económica de cualquier negocio.

Por su lado, tener un inventario actualizado es de utilidad para el departamento de contabilidad a la hora de garantizar el cumplimiento de normativas en vigor y de realizar auditorías. Incluso para elevar la eficiencia operativa del negocio.

Tipos de Inventario

En nuestro quehacer contable y de gestión empresarial, diferenciamos distintos tipos de inventario, cada uno con una finalidad y características específicas:

• Inventario de materia prima: Incluye todos los materiales que se utilizan en la fabricación de productos.
• Inventario de productos en proceso: Compuesto por todos aquellos artículos que se están elaborando en la línea de producción. En este inventario es donde se registran todos los materiales que ya no son materias primas pero tampoco están acabados. El valor económico de estos materiales aumenta conforme la producción avanza.
• Inventario de productos terminados: Se refiere a los productos ya elaborados y listos para ser entregados o vendidos al cliente.
• Inventario de mercancías: Es el conjunto de bienes adquiridos por la empresa para su venta sin haber sufrido transformación.
• Inventario de Suministros de Fábrica.
• Inventario de materiales de embalaje: esto incluye las materias primas, los componentes y los productos terminados necesarios para empaquetar sus productos para diferentes mercados y clientes.
• Inventario de mantenimiento, reparación y operación (MRO): abarca materiales, equipos y suministros esenciales necesarios para las actividades operativas y de mantenimiento.

Además de estos 3 tipos de inventarios de empresa también es importante conocer el inventario de productos en almacenes externos o en tránsito.

La clasificación se realiza con base en la función asignada a los bienes que se quieren inventariar. Puede ser en tránsito, si ya han sido solicitados al proveedor, pero aún no han llegado al almacén de la empresa, o de reserva, si ya se encuentran en él.

Gestionamos estos distintos tipos de inventario con el objetivo de optimizar las operaciones de la empresa, cumplir con los plazos de entrega y satisfacer la demanda de los clientes de manera eficiente.

Otros tipos de inventario:

• Inventario físico: es el recuento manual o automatizado de los productos almacenados. Este tipo de inventario se realiza para verificar las cantidades reales de mercancías y detectar posibles diferencias con los registros contables.
• Inventario contable: este tipo de inventario está relacionado con el valor económico de los bienes. Incluye datos financieros de las existencias, permitiendo un control sobre el valor monetario de los recursos almacenados.
• Inventario de activos: se refiere al listado detallado de los bienes tangibles e intangibles que posee una empresa.

¿Cómo se Realiza un Inventario?

El proceso de realizar un inventario es crucial para llevar un control exacto y organizado de los bienes de una empresa. Un inventario bien estructurado permite conocer las existencias reales, detectar pérdidas, optimizar el almacenamiento y planificar las compras de manera efectiva.

Para entender mejor cómo se elabora un inventario de manera efectiva, a continuación se muestra un ejemplo detallado, paso a paso.

1. Planificación: este primer paso consiste en la definición del objetivo del inventario y del alcance que tendrá. Antes de comenzar el conteo, es fundamental definir el alcance del inventario. Esto incluye definir el alcance del inventario (productos terminados, materia prima, maquinaria, etc.), asignar responsables para cada sección y establecer una fecha concreta para su realización.
2. Preparación: después, llega el momento de preparar el espacio en el que se va a realizar el inventario, para lo cual será necesario ordenarlo y hacer que sea lo más accesible posible. Lo ideal es clasificar los productos por categorías y poner etiquetas distintivas. Una correcta organización del almacén facilita el proceso de conteo.
3. Recuento: ahora toca contar físicamente los productos y verificar las cantidades existentes y sus condiciones. En esta fase, se realiza el conteo físico de cada artículo, verificando cantidades y estado de conservación. Los datos se registran en un documento o sistema digital, especificando el tipo de producto, la cantidad y su ubicación.
4. Registro y verificación: una vez contados los bienes, llega el momento de comparar los resultados con los anotados en el sistema y de corregir posibles divergencias.
5. Una vez completado el inventario, es el momento de analizar los resultados y de efectuar los ajustes que sean oportunos. También es importante determinar cuándo se realizará el siguiente.
6. Informe de inventario: finalmente, se elabora un informe detallado con los resultados del inventario.

El Inventario en la Empresa

El inventario no es solo una lista o un recuento físico de productos; es una herramienta de gestión clave. Nos permite hacer una evaluación precisa del estado de nuestras existencias, lo cual es esencial para la planificación y toma de decisiones estratégicas.

Un inventario bien gestionado nos ayuda a evitar la sobreproducción o el exceso de stock, así como la escasez de productos, situaciones ambas que podrían afectar negativamente la rentabilidad y flujo de efectivo de la empresa.

Metodologías para Valorar el Inventario

Existen diferentes metodologías para la valoración del inventario que adaptamos según la naturaleza y necesidades de nuestra empresa. Las más utilizadas son:

• El método FIFO (First In, First Out): Según este método, los primeros productos en entrar al inventario son también los primeros en salir. Es útil para productos perecederos o sujetos a obsolescencia. Este es el método que se suele emplear en los almacenes de alimentos. Consiste en vender en primer lugar los productos más antiguos (los que primero entraron). En este caso, se da prioridad a determinados artículos.
• El método LIFO (Last In, First Out): Aquí, los últimos productos en ser almacenados son los primeros en venderse. Aunque no es el más común en España debido a su regulación contable, algunas empresas lo utilizan según la legalidad de su país. Al contrario que el anterior, consiste en sacar del stock los artículos más recientes.
• El método del costo promedio ponderado: Calcula un costo promedio para todos los productos del inventario, asignando ese costo a cada unidad. Es efectivo para productos homogéneos. En el método de coste promedio, el coste del inventario se determina dividiendo el coste total de los bienes disponibles para la venta entre el número total de unidades en existencia.
• El método de identificación específica: Se utiliza para productos de alto valor unitario, donde cada artículo tiene un seguimiento y valoración individual. A su vez, con el método de coste específico se registra el coste real de cada unidad de inventario.
• El NIFO (Nest In First Out): valoramos nuestras existencias por su coste de reposición, es decir, por lo que nos va a costar comprarlas en el futuro.

Escogemos la metodología que mejor se ajuste a nuestra política de gestión de inventarios y que cumpla con los requisitos legales de contabilidad vigentes.

Sistemas de Gestión de Inventario

En la era tecnológica en la que nos encontramos, contamos con sistemas de gestión de inventario que automatizan y facilitan este proceso. Desde software básicos hasta soluciones integrales en la nube, estas herramientas nos permiten monitorizar las existencias en tiempo real, reducir errores manuales, y mejorar la precisión en nuestras operaciones.

Para poder llevar a cabo un buen control del stock y monitorizar mejor los activos que la organización tiene en sus inventarios, existen diferentes métodos.

• El sistema de inventario ABC, que consiste en organizar los productos del almacén con base en la importancia que tienen para la compañía. Este tipo de sistema permite a los negocios distinguir los productos en su stock de inventario y enfocarse en administrarlos en función de su valor. Su objetivo principal es ayudar a aprovechar al máximo la inversión mínima, sin desperdiciar recursos ni inventario. El sistema clasifica las acciones en tres categorías: A, B y C, según los ingresos. El método ABC es similar al sistema de análisis con el mismo nombre. Está dividido en esas tres categorías. La A se relaciona con los artículos de mayor consumo. La categoría B hace referencia a productos de consumo medio. Deben ser controlados de forma periódica para que no formen parte de la categoría A y C. Por último, la C abarca la mercancía que presenta un bajo consumo, por lo que su reposición es poco frecuente.
• El sistema de inventario continuo o permanente, que consiste en actualizar en tiempo real el stock del que se dispone. Bajo un sistema de inventario permanente, las cuentas de inventarios y las bases de datos se actualizan automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto. El desarrollo del inventario permanente ha sido posible gracias a las aplicaciones informáticas, pues requiere unos medios superiores al inventario físico. Estos sistemas hacen un seguimiento al instante de cada movimiento del inventario y envían actualizaciones electrónicas a las bases de datos centrales desde cualquier lugar. Además, hay que hacer hincapié en que la realización de un inventario permanente no exime a la empresa de la necesidad de hacer un recuento físico periódico para comprobar y ajustar las diferencias detectadas por causa de deteriores, pérdidas y/o robos.
• El sistema de inventario periódico, que es aquel en el que se hace un recuento de los productos cada cierto tiempo, normalmente una o dos veces al año. No rastrea el inventario diariamente, sino que permite a las empresas conocer los niveles de inventario inicial y final durante un determinado período de tiempo. Con este método la empresa no lleva un registro continuo del stock, sino que se realiza el conteo de existencias al final del periodo o ejercicio y los resultados se recogen en los informes financieros. Es costoso, porque muchas veces implica paralizar la actividad de la empresa para llevar a cabo el recuento físico de la mercancía.
• Sistema Q o de cantidad fija: en este sistema deberemos tener un control continuo de nuestro inventario y realizar pedidos para renovarlo cuando alcance un punto de pedido.
• Sistema P o de periodo fijo: si utilizamos este sistema vamos a realizar compras y pedidos en periodos de tiempo predeterminados (cada semana, cada quince días, cada mes, etc.) por lo que compramos cuando toca comprar.

Control de Calidad

Antes de vender productos a los clientes, es esencial que las empresas comprueben minuciosamente todo el inventario en busca de defectos o de cualquier otro problema potencial. El inventario debe inspeccionarse a medida que llega a las instalaciones de su almacén, pero también se debe priorizar el control de calidad en todos sus procesos de manipulación, almacenamiento y envío.

Ejemplos Prácticos para Entender un Inventario

• Ejemplo de la industria alimentaria: Una empresa de productos lácteos mantiene un inventario de materia prima que incluye leche, suero y cultivos. Además, gestionan un inventario de productos en proceso para los yogures en distintas etapas de fermentación y un inventario de productos terminados listos para la distribución. La correcta administración de estos inventarios es crucial dado la rápida caducidad de sus productos.
• Ejemplo del sector retail: Una tienda de ropa gestiona principalmente inventario de mercancías. Antes de una temporada alta como puede ser la Navidad, asegura tener suficiente stock de aquellos productos más populares. Utiliza un software que le ayuda a prever la demanda y ajustar las compras para no incurrir en excesos que resulten en descuentos de fin de temporada o en escasez que pueda llevar a perder ventas.
• En este ejemplo, supongamos que tienes una tienda de electrónica. En este sector, es importante realizar un buen control de stock. Para hacer un inventario de los productos en stock, identifícalos por marca, modelo y número de serie. Luego, utiliza etiquetas o códigos de barras para codificarlos y contabilizarlos físicamente.
• En este segundo caso, imaginemos una tienda de alimentos. Es fundamental asegurarse de que la mercancía se mantenga en buenas condiciones. Además, un buen control de inventario reduce el riesgo de merma en los productos. Primero, clasifícalos por nombre, fecha de caducidad y cantidad con etiquetas. Posteriormente contabilízalos. Eso sí, recuerda ir actualizando el registro regularmente para asegurarte de que no haya productos caducados en stock.
• Por último, un ejemplo para una tienda de joyas. Aquí será fundamental la seguridad y el acceso controlado. Para un inventario de los productos de alto valor que tienes en stock, categorízalos por nombre, marca, modelo, número de serie y precio. Después, tras el conteo físico, debes establecer un sistema de seguridad adecuado para proteger esos productos.

Desde el almacén hasta las manos del cliente, las estrategias y herramientas de gestión de inventarios exitosas ayudan a su empresa a brindar experiencias excepcionales a los clientes.

STEL Order: Software para la Gestión de Inventarios

La gestión de inventarios se ha convertido en un pilar fundamental para cualquier empresa que busque optimizar sus recursos y evitar pérdidas por descontrol de stock. STEL Order es un software de gestión integral diseñado para, entre otras cosas, simplificar y optimizar el control de inventarios en empresas de cualquier tamaño.

Alertas de stock mínimo: El software permite configurar alertas para evitar la falta de productos críticos.

Informes detallados y personalizables: Genera reportes personalizados sobre el estado del inventario, la rotación de productos, las entradas y salidas, y el valor económico de las existencias.

Rotación de Existencias

Otro aspecto muy importante de la gestión del inventario de una empresa es la rotación de existencias. Con ella podemos evitar problemas que afecten al stock y, por tanto, aumentar la satisfacción de los clientes y reducir las pérdidas derivadas de, por ejemplo, roturas o caducidad.

La otra definición hace referencia a la cantidad de veces que un artículo o producto pasa por su proceso comercial. Para gestionar correctamente esta actividad en tu compañía tienes que calcular la tasa de rotación de existencias de cada producto.

También se puede calcular el periodo medio de almacenamiento del stock para saber con exactitud cada cuánto tiempo se repone el almacén.

Si el ratio obtenido es bajo quiere decir que los productos tardan más tiempo en reponerse, que no se vende como se debería o que hay un stock excesivo en la empresa.

En definitiva, a la hora de gestionar la rotación de existencias y hacer que juegue en favor de tus resultados, es importante saber cómo realizar los cálculos esenciales y cómo interpretarlos correctamente.

Sistemas de control de inventario

Existen dos sistemas de control de inventarios: periódico, que se lleva a cabo administrativamente y permanente, que se realiza periódicamente mediante el recuento físico.

Consejos para tu inventario

Hacer un inventario es, especialmente cuando se cuenta con un gran stock, una tarea laboriosa y prolongada. Para evitar que el conteo, la medición y el pesaje sean un caos, lo más acertado es llevar a cabo una buena planificación y ejecutarlo de forma estructurada.

El primer paso es la programación de una fecha, seguidos de la compilación del personal, pero incluso con la ejecución de la tarea en sí, este no habrá terminado.

Plazo: el momento indicado para hacer el inventario

No existe un momento obligatorio para la realización del inventario, más bien dependerá de la organización interna de la empresa, de la funcionalidad y, en algunos casos también, de la temporalidad.

Esto no significa que la legislación de total libertad al empresario sobre el momento en que debe realizar el inventario.

Como mencionamos anteriormente, el empresario tiene cuatro meses, contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio, para elaborar los libros contables. Y, como en la mayoría de los casos el cierre del ejercicio coincide con el año natural, el plazo suele empezar a contar a partir del 31 de diciembre y se extiende hasta el 30 de abril.

Personal: organiza a los trabajadores correctamente

Ten presente que deberás planificar al personal con suficiente antelación. Además, es muy probable que tengas que contratar a asistentes para que te echen una mano con el inventario, con las ventajas e inconvenientes que esto entraña.

Por un lado, supondrá un aumento de los costes y del tiempo, ya que estos trabajadores no conocen tu empresa y seguramente nunca antes hayan realizado un recuento de existencias.

La ventaja es que el tiempo y los costes pueden traducirse en rapidez a la hora de llevar a cabo el inventario. Además, necesitarás formar equipos y establecer áreas de trabajo.

De esta manera, conseguirás que no se pase nada por alto. Si no vas a llevar a cabo tú mismo esta tarea, es aconsejable que determines qué persona será la encargada de la gestión del inventario.

Preparación: trabajo previo, inventario rápido

Incluso antes de empezar con el inventario propiamente dicho, debes ordenar el almacén y las zonas de trabajo. Pues si el día señalado tus trabajadores se dedican a ordenar y limpiar el recuento se extenderá demasiado y el ánimo caerá por los suelos.

Los días previos a la fecha elegida ocúpate no solo de ordenar sino de agrupar productos en lugares determinados y de estructurarlos.

Es conveniente también diferenciar las áreas de trabajo a través de cinta adhesiva de colores, por ejemplo.

Asegúrate de que pones a disposición de los trabajadores todo el material de trabajo que sea necesario: blocs de notas, cúter, pesas, calculadoras y -a pesar de la obviedad- grandes cantidades de bolígrafos para tus trabajadores.

Conclusión

Como ves, la buena gestión del inventario de almacén de tu empresa es clave. Digitalizar la gestión del inventario es esencial. Existen numerosos programas de gestión de inventarios. Una forma sencilla de digitalizar la gestión de inventarios es utilizando hojas de cálculo como Excel. El escaneo de códigos de barras puede ser otra buena forma de agilizar y digitalizar la gestión de inventarios en toda clase de negocios.

Es importante clasificar los diferentes tipos de inventarios. El inventario es un activo para la empresa y se registra en los libros contables como tal. En el método de coste promedio, el coste del inventario se determina dividiendo el coste total de los bienes disponibles para la venta entre el número total de unidades en existencia. A su vez, con el método de coste específico se registra el coste real de cada unidad de inventario.