Fases Clave en la Implantación y Mantenimiento de un ERP

La implantación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es un proceso que transforma la manera en que una empresa opera y gestiona sus recursos. Desde la planificación inicial hasta la puesta en marcha, cada etapa es crucial para el éxito del proyecto. Un ERP no se instala, se implanta, y su mantenimiento continuo es vital para asegurar su eficiencia a largo plazo.

Es importante destacar que la inversión inicial en la adquisición y aplicación de un sistema ERP es considerable, tanto en términos de esfuerzos humanos como de recursos financieros. Sin embargo, después de una implementación exitosa, el sistema pasa al modo de mantenimiento y las organizaciones comienzan a obtener valor de su inversión. Este artículo detalla las fases de la implantación y el mantenimiento de un ERP, abordando su complejidad y la importancia de una gestión adecuada.

Fases de la Implantación de un ERP

La planificación, definición y estructuración del proyecto para implantar un ERP es vital para alcanzar el éxito, siendo importante determinar qué necesita la empresa y qué objetivos se desean alcanzar con el nuevo sistema. Además, es imprescindible contemplar las incidencias o problemas que puedan presentarse en las diferentes fases de la implementación. La definición y planificación del proceso de implantación de un ERP se pueden realizar mediante diversos enfoques, según la metodología de gestión de proyectos que se emplee (cascada, ágil, Scrum…), reflejando una ruta a seguir, señalando las fases que deberán ejecutarse en estricto orden, una tras otra, siempre que se haya completado la fase anterior.

1. Evaluación y Planificación Inicial

Antes de sumergirnos en un proyecto de implantación, la empresa tiene que hacer ciertos deberes. El primer paso de todos es revisar y evaluar los procesos comerciales existentes e identificar las áreas de mejora. Esto significa crear los documentos que expliquen cómo se ejecutan las diversas actividades de la organización, quiénes llevan a cabo estas actividades, los subprocesos o tareas que conforman cada proceso. El planteamiento inicial define lo que queremos hacer y el alcance del mismo. En esta primera parte de las fases de implantación del ERP se deben establecer los recursos técnicos y humanos necesarios para el proyecto.

• Evaluación de las necesidades: Identificar áreas de mejora y determinar los requisitos técnicos y funcionales del sistema ERP a implantar.
• Planificación del proyecto: Concretar y documentar todos los puntos, incluyendo el alcance, los recursos y los objetivos.

2. Selección del ERP y Diseño

Una vez que las necesidades están claras, se investiga y elige el sistema ERP que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. Para esto, el equipo de proyecto trabaja de la mano con el proveedor, pudiendo determinar las características del sistema, las funcionalidades, el diseño, siempre asegurándose de que el ERP sea flexible y fácil de usar. Se aborda la posible migración de los datos, un factor crítico que se debe priorizar durante la instalación.

3. Desarrollo y Configuración

La fase de desarrollo es la etapa crítica de la implementación del nuevo sistema. Siguiendo con lo establecido en la fase anterior, llegamos a la instalación y configuración de la herramienta a utilizar para la implementación del ERP. Aquí se desarrollan nuevos elementos previstos, como la inclusión de funcionalidades que permiten automatizar ciertas tareas, y se realiza la migración definitiva de los datos en el entorno de producción. Por supuesto, la migración debe haber sido validada en fases anteriores, por lo que esta no puede dar lugar a errores en este momento. Se prepara y adecua el entorno productivo, configurando menús, roles y permisos de usuarios.

Tabla de Tareas en la Fase de Desarrollo y Configuración

4. Pruebas y Validación

La siguiente fase comprende la comprobación y validación del sistema ERP, mediante un conjunto de pruebas. La finalidad es detectar cualquier falla o problema para realizar las correcciones pertinentes y garantizar el funcionamiento óptimo del software. Es importante que en la comprobación participen representantes de diversos roles. Esto es muy útil para detectar fallos tanto en la simulación del proceso como en la comunicación entre roles. Una vez se ha culminado con la primera parte de las fases de implantación del ERP, es momento de validar todas las acciones realizadas para comprobar que vayan de acuerdo a los resultados deseados.

5. Capacitación y Formación

Aunque las nuevas generaciones cada vez tienen más facilidad para dominar las nuevas herramientas digitales, está claro que nadie sabe usar un nuevo ERP de la noche a la mañana. Es necesario motivar a los integrantes del equipo para que puedan participar de la experiencia real del ERP y se preparen para el dominio total del programa. Pasada la capacitación inicial, cada persona debe realizar las operaciones de práctica en el sistema todos los días para reforzar los conocimientos adquiridos.

6. Puesta en Marcha y Estabilización

Dentro de las fases de la implantación ERP, como en cualquier proyecto, llega la puesta en marcha. La elección de la fecha se realiza durante la etapa de planificación, y se procede a la autorización y estabilización. Esta fase consiste en monitorear continuamente el sistema durante varios días posteriores a la implantación. Una vez finalizadas las fases de implantación del ERP en la empresa, llegó el momento de su liberación final. Es conveniente programar una fase de acompañamiento y formación.

Mantenimiento y Evolución del ERP

Después de un período prolongado, debido a los cambios en el paradigma empresarial y tecnológico, se hace cada vez más difícil y costoso mantener y ampliar el sistema. Los ciclos de vida de los ERP, que abarcan de 5 a 10 años de vida útil efectiva, a menudo se confunden con el ciclo de vida de la implementación de ERP.

1. Optimización Post-Implementación

Después de que el sistema esté en funcionamiento, habrá un período de adaptación. Debido al uso del nuevo sistema, los usuarios empezarán a encontrar pequeños detalles a mejorar o ciertos aspectos que no se tuvieron en cuenta en la implantación. La implementación de un software ERP es un proceso constante, tomando en cuenta que tu propia empresa en crecimiento no para de evolucionar, esto trae nuevas necesidades y requerimientos.

2. Mantenimiento Continuo

Este es el período más largo del ciclo de vida, cuando la organización comienza a darse cuenta del valor de su inversión. Los usuarios se familiarizarán y empezarán a ser dueños del sistema. Se pueden realizar mejoras, como nuevos informes, diferentes flujos de trabajo, localización de impuestos, etc. El mantenimiento estará cubierto por un acuerdo de nivel de servicio dependiendo de las necesidades de la empresa. Para un sistema complicado, puede haber un proveedor externo que ayude en el mantenimiento.

Una forma de mantener un programa ERP eficiente es capacitando a los usuarios. Crea en tu empresa un equipo con colaboradores dispuestos y capacitados para llevar a cabo estas jornadas de aprendizaje.

3. Extensión del Valor

Esta fase se solapa con la fase de mantenimiento. Los procesos de negocio nuevos o modificados requieren cambios menores o moderados en el sistema. Puede haber grandes cambios en el escenario, tales como la implementación de un nuevo sistema de contabilidad, adquisiciones/reestructuraciones, o la ampliación del sistema con productos adicionales, como un Customer Relationship Management (CRM) y Business Intelligence (BI). Paralelamente a los cambios empresariales, también se producen cambios tecnológicos.

Aparecen nuevos lanzamientos y versiones para plataformas tecnológicas como Sistemas Operativos o Bases de Datos. Los proveedores de ERP publican parches y versiones de sus productos a intervalos regulares que deben incorporarse al sistema existente. Esto generalmente implica esfuerzos menores o modestos. Pero, el problema surge cuando muchos objetos de software fueron personalizados durante la implementación.

4. Decadencia del Sistema y Reimplementación

Para una empresa, la necesidad del negocio y el requerimiento tecnológico, continúan evolucionando. El coste, la complejidad y la dificultad para modificar y actualizar el sistema frenan la evolución del mismo. Arreglar el sistema existente no es más viable y proporciona un rendimiento decreciente. Finalmente, se llega a la fase de reimplementación, similar a la fase de despliegue inicial. Sin embargo, las organizaciones están mejor organizadas ahora y el proceso inicial se llevará a cabo de manera más profesional.

Consideraciones Adicionales para el Mantenimiento del ERP

Las empresas cambian constantemente, por lo que no sería raro que la tuya desarrollara nuevas formas de planificarse, nuevos productos, etc. Finalmente, la parte más cambiante de las empresas es la información que necesitan para tomar las decisiones adecuadas en el momento adecuado, por lo que el desarrollo de informes y la implementación de una herramienta de inteligencia de negocios es algo que a corto plazo estarán considerando.

El éxito de la implantación del ERP también depende de que el usuario pueda comprender la tecnología y de que disponga de una guía para solucionar o superar las incidencias o resolver las dudas que se presenten durante el uso del sistema. Dependiendo de la especialización técnica que se requiere para solventar las incidencias, existen diversos niveles de soporte.

• Soporte básico: Técnicos que solucionan problemas comunes y notifican al usuario.
• Soporte avanzado: Compuesto por técnicos especialistas.
• Soporte especializado: Para casos muy complejos que requieren la intervención de los máximos expertos del servicio de soporte.

Las actividades paralelas conforman la gestión del cambio, y tienen como fin garantizar que la organización pueda alcanzar el rendimiento que se prevé en el proyecto. Esto incluye un plan de comunicación, un plan de formación y un seguimiento y control de la puesta en marcha. Toda implantación de un ERP requiere de una colaboración estrecha entre el personal interno de la organización y la plantilla de la consultora a cargo. Acometer este proceso supone adoptar, generalmente, una nueva cultura empresarial.