Inteligencia de Negocios para Sistemas ERP: Optimizando la Gestión Empresarial

Los sistemas de inteligencia de negocio (o Business Intelligence) junto con las soluciones ERP (sistemas de gestión empresarial) son herramientas imprescindibles para optimizar cualquier negocio y generar un mayor retorno financiero y operacional. De forma general, existe una gran simbiosis entre ambas herramientas.

¿Qué son los sistemas de inteligencia de negocio (Business Intelligence)?

El concepto de Business Intelligence (BI), inteligencia comercial o inteligencia empresarial, se ha convertido en un básico de la gestión de empresas. Se trata de un tipo de herramienta que permite un proceso continuo de análisis de información estructurada. Su objetivo final no es otro que generar conocimiento a partir de datos brutos.

Los sistemas de inteligencia de negocio son herramientas que nos permiten procesar, almacenar y analizar los datos de las actividades y operaciones de nuestra empresa con el objetivo de incrementar la relevancia, fiabilidad y calidad de la información de la que disponen, mejorando así la toma de decisiones operativas, tácticas y estratégicas.

El Business Intelligence (BI) es el proceso de recopilar, integrar y analizar los datos de la actividad empresarial. A través del BI, las empresas pueden establecer diferentes KPIs (Key Performance Indicators) que son puntos de medición que hacen los datos legibles y comprensibles.

La Inteligencia Empresarial se caracteriza por el uso de aplicaciones y sistemas tecnológicos para la eficiente gestión de la información, para mejorar su presentación, ofrecer la mayor accesibilidad a los datos junto con un análisis desde diversas perspectivas. La transformación de los datos en información útil y relevante es una de sus funciones clave.

¿Qué es un Sistema ERP (Enterprise Resource Planning)?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de software que integra y gestiona las funciones esenciales de una empresa en un único sistema centralizado. Imagina tener todas las áreas de tu negocio, desde la contabilidad hasta la gestión de inventarios, operando en una sola plataforma. La clave de un ERP es el dato único: todos los procesos y datos de la empresa están unificados, eliminando la necesidad de múltiples sistemas y reduciendo errores.

Los proveedores de ERP suelen diseñar sus sistemas como una serie de aplicaciones modulares, que juntos tienen la capacidad de gestionar cada parte de un negocio, desde el departamento financiero de una organización hasta las compras y la logística de la cadena de suministro. A medida que el software ERP se fue haciendo más popular y sus capacidades más sólidas, las organizaciones adoptaron estos sistemas como parte de una estrategia empresarial cohesiva.

La Sinergia: Integración de BI y ERP

Los sistemas de BI necesitan los ERP para poder extraer datos y después analizarlos, y los ERP precisan de los BI para sacar rendimiento a toda la información que manejan. Un sistema ERP te permite planificar los recursos de tu empresa. Un sistema de Business Intelligence te permite analizar dichos datos, llegar a conclusiones, predecir escenarios futuros y mejorar la toma de decisiones.

El concepto de BI tiene mucho que ver con el software de gestión para pymes, y más concretamente, con el Enterprise Resource Planning o ERP. De la combinación de ambos elementos podemos extraer un gran valor: el Business Intelligence se sirve de la información almacenada en el ERP para tomar los datos, analizarlos y presentarlos en un formato fácilmente manejable.

La gran competitividad empresarial y el ritmo acelerado del mercado que vivimos actualmente demandan el despliegue de programas ERP con soluciones avanzadas de BI capaces de mostrar de forma sencilla los datos necesarios para tomar las mejores decisiones. Al integrar ERP con Business Intelligence, los procesos de recopilación y análisis de datos se automatizan. Con datos precisos y actualizados al instante, los gerentes pueden tomar decisiones informadas rápidamente.

El Business Intelligence proporciona información útil para la toma de decisiones en el momento en el que es preciso. Al alimentarse de datos únicos y centralizados en el software ERP, se elimina el riesgo de basar las decisiones en datos erróneos, desactualizados o incompletos. Esta consolidación de los datos en una única plataforma es clave ya que facilita la visualización de los mismos, pudiendo acceder a una visión integradora de información de múltiples departamentos.

La integración de herramientas de BI en soluciones ERP es fundamental para ayudar a tu negocio a ser más productivo y competente en el mercado.

La Inteligencia Artificial en los Sistemas ERP y BI

La inteligencia artificial (IA) en la planificación de recursos empresariales (ERP) se refiere a la integración de tecnologías de IA como el machine learning (ML), el procesamiento del lenguaje natural y el análisis predictivo en los sistemas ERP. Estos sistemas con IA pueden automatizar tareas rutinarias, proporcionar análisis avanzados de datos y previsiones, y mejorar la toma de decisiones. Con IA, los sistemas ERP tradicionales pueden transformarse en plataformas inteligentes que aprenden de los datos, se adaptan a las condiciones cambiantes y optimizan la inteligencia empresarial en tiempo real, aumentando la eficiencia general y reduciendo los costos.

A través del uso de herramientas de inteligencia artificial, los sistemas de inteligencia de negocio pueden extraer conocimientos a través de los datos de tu empresa y crear estrategias comerciales atractivas para sus clientes, optimizar costes y aumentar la rentabilidad de su negocio.

Los modelos avanzados de machine learning y las capacidades de procesamiento del lenguaje natural han hecho que los sistemas ERP sean más fáciles de usar y precisos, marcando el comienzo de una nueva era de software empresarial sofisticado.

El software ERP utiliza la tecnología de IA de varias formas para mejorar y gestionar las operaciones empresariales. Las aplicaciones incluyen la extracción de datos, la entrada de datos y la migración de archivos.

Tecnologías de IA en ERP y BI

La integración de la IA en los sistemas ERP y BI ofrece diversas funcionalidades avanzadas:

• Análisis predictivo: Utiliza datos históricos para prever las tendencias y los resultados futuros.
• Procesamiento del lenguaje natural (PLN): Permite a un sistema ERP comprender y responder al lenguaje humano, lo que facilita mejores interacciones con los usuarios.
• Automatización de procesos robóticos (RPA): Automatiza tareas rutinarias y repetitivas, o flujos de trabajo completos, utilizando "bots".
• Machine Learning (ML): Los sistemas de machine learning "aprenden" de los datos a lo largo del tiempo para mejorar las predicciones y los procesos de toma de decisiones. Aplicada a las soluciones de ERP, la tecnología puede ayudar a reducir los errores operativos y a aumentar la eficiencia a medida que la IA mejora en una tarea con el tiempo.
• Chatbots y asistentes virtuales: Aprovechan el PLN para proporcionar soporte en tiempo real, mejorar la experiencia del cliente y guiar a los empleados a través de los flujos de trabajo del software ERP.
• Reconocimiento de imágenes o visión artificial: Utiliza la IA para identificar entradas visuales como objetos, texto o ubicaciones. Los sistemas ERP utilizan la tecnología para analizar datos visuales (como vídeos o documentos escaneados) y presentarlos en formatos editables o que se puedan buscar.
• IA generativa: Puede crear automáticamente informes empresariales detallados a partir de datos sin procesar, lo que ahorra tiempo y garantiza la coherencia. También puede redactar correos electrónicos, contenido de marketing, código o documentación técnica en función de parámetros predefinidos. La IA genera diversos escenarios comerciales y evalúa resultados potenciales, lo que mejora significativamente la capacidad de planificación estratégica de los sistemas ERP anteriores.

Para ilustrar cómo las tecnologías de IA potencian los sistemas ERP, presentamos la siguiente tabla:

Aplicaciones Prácticas y Beneficios de la Integración

Dada la cantidad de herramientas de IA disponibles para la integración con plataformas ERP, la tecnología tiene una amplia gama de aplicaciones prácticas y posibles casos de uso.

Mantenimiento Predictivo

Gracias al análisis predictivo de los datos se pueden identificar valores atípicos y prever interrupciones o cambios en la cadena de suministro o en otros sectores del negocio. Esto nos ayudará a evitar costosas paradas de producción y el tiempo de inactividad, además de optimizar procesos. El mantenimiento predictivo puede ahorrar entre un 10 y un 40% en costos de mantenimiento y reduce las inversiones de capital en equipos nuevos o de reemplazo en un 3-5%.

Un sistema de mantenimiento predictivo suele implicar sensores de Internet de las cosas (IoT) o gemelos digitales. Sectores como el transporte, la infraestructura civil energética y la defensa se benefician significativamente del mantenimiento predictivo inteligente, ya que puede evitar roturas o interrupciones potencialmente peligrosas.

Previsión de la Demanda

La previsión de la demanda en los sistemas ERP puede ser crucial en el proceso de planificación de la producción. Mediante el uso de datos internos históricos y, a veces, conjuntos de datos de terceros, una organización puede anticipar cómo podría fluctuar el mercado, lo que permite una planificación más precisa.

Gestión de Gastos y Procesamiento de Facturas

El machine learning también aumenta el proceso de gestión del gasto. El PLN y la RPA agilizan el procesamiento de facturas y otros trámites rutinarios, reduciendo los errores de entrada manual y acelerando los ciclos de pago.

Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM)

Los sistemas ERP habilitados para IA mejoran drásticamente el proceso de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Mediante el uso de tecnologías PLN y ML, un ERP puede resolver automáticamente problemas comunes, mejorar la experiencia del usuario y responder a las consultas de los consumidores en tiempo real, las 24 horas del día.

Gestión del Capital Humano (HCM)

Los módulos ERP diseñados para la gestión del capital humano (HCM) utilizan funcionalidades de IA para automatizar tareas rutinarias y personalizar el proceso de RR. HH.

Minería de Procesos y Detección de Anomalías

La minería de procesos utiliza algoritmos para analizar los flujos de trabajo de una empresa. La detección de anomalías fue uno de los primeros casos de uso importantes de la IA en los sistemas ERP. La IA puede identificar y mitigar las amenazas o anomalías de seguridad con mayor rapidez y precisión que los empleados humanos.

Gestión Inteligente de Pedidos

La gestión de pedidos inteligente puede monitorizar y optimizar casi todos los aspectos del comercio electrónico y el proceso de cumplimiento. Desde dictar rutas de cumplimiento basadas en restricciones específicas hasta actualizar automáticamente a los clientes sobre la ubicación de sus mercancías. La plataforma IBM Sterling Order Management, por ejemplo, fusiona los canales de venta en un flujo de datos unificado que rastrea los niveles de inventario y organiza los pedidos de los clientes, además de gestionar las opciones de devolución y envío.

Análisis y Control Financiero

Un programa ERP moderno con analítica inteligente democratiza el uso del BI entre los usuarios finales de todas las áreas empresariales. La analítica de negocio permite un control sencillo del flujo de caja. Para ello es fundamental cobrar a tiempo. En este sentido, una solución ERP que integre Business Intelligence muestra de forma fácil quién debe dinero y cuánto. De un simple vistazo puede verse quiénes son los acreedores e identificar a los que hay que contactar para solicitar el cobro. Es más, podrás saber por qué no han pagado.

La visibilidad que el BI da al vencimiento de los pagos proporciona información clave sobre facturas pendientes y vencidas. El conocimiento basado en información precisa facilita gestionar retrasos en pagos de clientes y controlar los flujos entrantes de caja. La falta de visibilidad puede ocasionar pagos incorrectos a acreedores incorrectos en el momento incorrecto, una tormenta perfecta con consecuencias muy nocivas para la empresa. En definitiva, la contabilidad con BI permite tomar decisiones acertadas para el negocio gracias al control que se tiene sobre el flujo de caja, al saber qué dinero entra y sale.

Los sistemas de Business Intelligence van más allá de la herramienta ERP. Muchas empresas cuentan con un ERP, pero no disponen de herramientas avanzadas de Business Intelligence. Hay sistemas ERP que pueden integrar herramientas específicas y avanzadas.

Mayor Eficiencia y Toma de Decisiones Estratégicas

Una empresa exitosa y ágil responde rápidamente a los cambios del mercado y a los eventos inesperados. Los sistemas de inteligencia empresarial ofrecen una visión integral, detallada y estratégica de las operaciones de una empresa, lo que permite tomar decisiones acertadas. El completo acceso a la información y el análisis lógico y multidimensional de la información son pilares fundamentales.

Gestionar la información de tu negocio adecuadamente es la clave para posicionarte y competir en un mercado cada vez más cambiante y global. Con la integración del software ERP con una solución BI se proporcionarán evidentes mejoras a nivel financiero, de atención al cliente y de la cadena de suministros. Se automatiza el intercambio de datos entre el ERP y el BI y se garantiza así una calidad óptima de los informes desde el primer momento. Y todo ello con la máxima fiabilidad, flexibilidad, seguridad y privacidad.

Gracias a las herramientas de inteligencia empresarial los empleados ahorran tiempo en cada una de las tareas en las que se necesitan datos confiables, actualizados y de fácil comprensión, lo que se traduce en mayor eficiencia y satisfacción por parte de la fuerza trabajadora.

Ejemplo de Integración: Dynamics 365 Business Central y Power BI

Dynamics 365 Business Central, el ERP de Microsoft, incluye la herramienta de inteligencia de negocio conocida como Power BI. Esta integración nos permite generar, mediante la visualización de datos, cualquier tipo de informe o reporte de cualquier área de su compañía. La herramienta puede automatizar prácticamente todos los datos gracias a la interconexión de diversas fuentes de datos de forma rápida y sencilla.