Inteligencia de Negocios para PyMEs: Definición, Beneficios y Herramientas

En una época donde se realizan más de 6.000 millones de búsquedas al día en Google, la capacidad de procesar, analizar y simplificar datos masivos se ha convertido en un activo clave para las empresas. "El conocimiento es poder". En un mundo dónde los datos cobran cada día mayor relevancia, esta frase atribuida al filósofo británico Francis Bacon se mantiene más vigente que nunca.

Cada minuto la plataforma Google registra cerca de 4 millones de búsquedas, en Instagram se publican 65.000 fotografías y los usuarios de YouTube alcanzan un consumo de 694.000 horas de vídeo. Toda esta información ofrece un potencial increíble para las empresas. Sin embargo, sería imposible aprovecharla sin la existencia del Business Intelligence.

En total, de acuerdo al Global Datasphere de la Intenational Data Corporation (IDC), 2020 cerró con más de 59 zettabytes creados, capturados, copiados y consumidos. ¿A qué se refiere este término exactamente? ¿Qué funcionalidades y ventajas ofrece el Business Intelligence?

Definición de Business Intelligence

La inteligencia de negocios, al alimentarse también de datos masivos, es confundida a veces con el Big Data o la ciencia de datos (Data Science). Sin embargo, se trata de conceptos diferentes.

En la práctica, el Business Intelligence hace uso de herramientas y técnicas como la minería de datos, la evaluación comparativa, el machine learning o el análisis de negocios para transformar todos esos datos sin procesar en información significativa y conocimiento útil para un negocio.

Para hallar el origen del Business Intelligence, también llamado inteligencia de negocio o inteligencia empresarial, debemos remontarnos a la segunda mitad del siglo XX. En los sesenta nació como proceso para compartir datos entre organizaciones.

La importancia del Business Intelligence sigue creciendo cada año a medida que las empresas se enfrentan a un flujo cada vez mayor de datos sin procesar y a los desafíos de obtener información a partir de enormes volúmenes de información (Big Data).

El concepto de business intelligence es el conjunto de tecnologías, procesos y metodologías que permiten recopilar, analizar y visualizar datos para tomar decisiones empresariales más acertadas. Para las pymes, esto puede significar saber qué productos tienen mejor margen, detectar temporadas bajas de ventas, o incluso prever rotación de personal.

La esencia de la inteligencia de negocio reside en el conocimiento, en el manejo de datos que nos permitan tomar decisiones cualificadas. No parece tan complicado. Todas las empresas, grandes y pequeñas, manejan información: sobre su producción, sus ventas, sus clientes, sus competidores, en mayor o menor medida.

Las herramientas de inteligencia de negocio nos ayudarán a ordenar, procesar y analizar esa información con el fin de que genere valor para la empresa.

Beneficios del Business Intelligence para PyMEs

La principal ventaja del Business Intelligence es que permite a las empresas entender las fuerzas que moldean los mercados y los negocios, favoreciendo así que puedan adelantarse a la competencia al tiempo que satisfacen las necesidades de los consumidores.

El Business Intelligence permite tener todos los datos de la empresa centralizados y bien estructurados. Permite adaptar los informes a las necesidades de cada uno de nuestros departamentos. El BI permite crear tus propios paneles de control, indicadores y filtros de información. Los informes personalizados facilitan la comunicación con el resto de la empresa.

Por otro lado, el BI permite ver en qué áreas del negocio se puede ahorrar dinero, aumentar la productividad o reducir los costes. Así, las herramientas de BI y el conocimiento que ofrecen pueden ser manejados con eficacia por las diferentes áreas de la organización, desde el departamento de recursos humanos o ventas hasta el de comunicación, marketing, contabilidad o atención al cliente, entre otros.

Por tanto, queda claro que el Business Intelligence consigue que una organización funcione de manera más fluida y eficiente a través del poder que brinda la información organizada.

La Inteligencia de Negocio resuelve muchos problemas de ineficiencia. Las soluciones de Business Intelligence le permiten optimizar la gestión comercial de la compañía y la user experience por parte de los clientes.

La primera recomendación para una pyme que quiera lanzarse al mundo de la BI o inteligencia de negocio es que le pierda el miedo a la información. Puede parecer evidente, pero no lo es. En demasiadas ocasiones enfrentarse a los datos supone darnos de bruces con una realidad que no siempre queremos ver o escuchar.

Aquí te mostramos algunos beneficios clave:

1. Los datos nos ayudan a basarnos en la experiencia: el ensayo-error ha sido una técnica tradicional en la pyme.
2. Se reduce el tiempo de respuesta: la inteligencia de negocio nos permite tomar decisiones rápidas ante asuntos trascendentales en cuestión de minutos.
3. Se incrementa la eficiencia: como resultado del punto anterior, las personas no pierden tiempo en ‘buscar’.
4. Con información de calidad se toman decisiones certeras: esta obviedad constituye la base de la inteligencia de negocio, al tiempo que uno de sus principales beneficios.

Herramientas de Business Intelligence

Las soluciones de inteligencia de negocio o Business Intelligence, utilizan software para transformar grandes cantidades de datos en conocimiento útil y fácil de entender. Esta optimización de datos permite mejorar rápidamente cualquier tipo de proceso. Cualquier empresa que utilice este tipo de soluciones es capaz de conseguir mayores niveles de rendimiento.

Las herramientas de Business Intelligence transforman los datos en conocimiento e inteligencia. Lo logran recabando los datos y analizándolos para convertirlos en análisis e información relevante sobre el estado de la organización.

Existen diferentes tipos de herramientas que se amparan bajo la tecnología del Business Intelligence.

La variedad de plataformas y proveedores dentro del espacio del Business Intelligence es realmente amplia. Microsoft Power BI: Agrupa diferentes herramientas de análisis empresarial basadas en la web. Sisense: Software que proporciona soluciones analíticas y perspectivas de mercado para pequeñas y medianas empresas. SAP BI: Esta plataforma ofrece informes completos, análisis y visualización interactiva de datos.

Existen herramientas para:

• La gestión de datos: también llamadas data management tools.
• Las aplicaciones para descubrir nuevos datos: en inglés se conocen como data discovery applications.
• Herramientas de reporting: cuando ya tenemos toda la información recopilada y tratada, estas herramientas ayudan a visualizar de manera gráfica e intuitiva.

De forma genérica, las herramientas de gestión de datos reciben el nombre de data management tools; las que se usan para detectar patrones son data discovery applications; y las que ayudan a la visualización de nueva información reciben el nombre de reporting.

Ejemplos de Herramientas de BI

La implementación de inteligencia de negocio no siempre requiere una gran inversión inicial. Existen soluciones gratuitas que permiten a pequeñas empresas iniciarse en el análisis de datos y la toma de decisiones informadas sin contar con un equipo técnico avanzado.

• Google Looker Studio: Antes conocido como Data Studio, esta herramienta gratuita de Google permite crear paneles interactivos a partir de múltiples fuentes de datos como hojas de cálculo, bases de datos, redes sociales o plataformas de marketing.
• Metabase: Es una herramienta de business intelligence de código abierto que permite a cualquier usuario crear consultas y gráficos a partir de bases de datos sin escribir SQL. Su interfaz es muy intuitiva y permite compartir dashboards fácilmente con otros miembros del equipo.
• Power BI (versión gratuita): La versión gratuita de Power BI, desarrollada por Microsoft, permite a los usuarios cargar y analizar datos desde Excel, bases de datos o plataformas online.
• Zoho Analytics (plan gratuito): Zoho ofrece una solución de análisis de datos en la nube con una versión gratuita para equipos pequeños. Permite importar datos desde diferentes fuentes, crear informes personalizados y utilizar dashboards interactivos.

A continuación, se presentan algunas de las herramientas de BI más populares:

• Microsoft Power BI: Se trata de una suite que integra informes, modelados, análisis, paneles de control e historial para que las empresas puedan comprender mejor sus datos y tomar decisiones más eficaces.
• IBM Cognos Analytics: Es una solución de inteligencia de negocios para la planificación y predicción analítica. Un conjunto de aplicaciones de análisis que permite analizar datos y compartir información.
• Oracle Business Intelligence: Ofrece amplias capacidades de análisis y visualización de datos.
• Qlik Sense: Es una solución de análisis de datos de “nueva generación”. Utiliza por un lado un motor de analítica asociativa y por otro, lo combina con una sofisticada IA. Se basa en un servidor de BI diseñado para ser altamente escalable. Proporciona acceso a los datos y cálculos centralizados, creando un gran canal a través del cual todos los usuarios pueden disponer de toda la información de la empresa.

Si es la primera vez que aplicas *business intelligence*, lo más recomendable es comenzar por analizar la información que ya tienes.

Cómo elegir una herramienta de BI

Elegir la herramienta de BI adecuada para su empresa es una decisión estratégica que requiere una reflexión cuidadosa.

Para elegir una herramienta de BI, considere su facilidad de uso, su integración con los sistemas existentes, sus capacidades analíticas, la seguridad de los datos, su escalabilidad, el costo total de propiedad y la calidad del soporte técnico.

Asegúrese de que la herramienta sea intuitiva y accesible para todos los miembros de su equipo, independientemente de su nivel técnico.

Aquí hay algunos aspectos importantes a considerar:

• Facilidad de uso: Asegúrese de que la herramienta sea intuitiva y accesible para todos los miembros de su equipo, independientemente de su nivel técnico.

Las herramientas de BI permiten tomar decisiones informadas gracias al análisis de datos, mejoran la eficiencia operativa y refuerzan la competitividad.

Componentes Clave de las Herramientas de BI

Las herramientas de BI ofrecen una amplia gama de funcionalidades que facilitan el análisis y la visualización de datos.

1. Recopilación e Integración de Datos: Una de las primeras etapas del proceso de Business Intelligence consiste en recopilar e integrar datos de diversas fuentes. Estas fuentes pueden incluir bases de datos internas, hojas de cálculo, sistemas ERP, CRM e incluso datos externos provenientes de la web u otros servicios de terceros.
2. Preparación y Limpieza de Datos: Antes de poder analizar los datos, es esencial prepararlos y limpiarlos. Las herramientas de BI ofrecen funcionalidades robustas para filtrar, transformar y estructurar los datos en bruto. Esto incluye el tratamiento de datos faltantes, la normalización de valores y la creación de nuevas variables a partir de datos existentes.
3. Análisis de Datos: El análisis de datos es el núcleo de las herramientas de BI. Estas herramientas ofrecen capacidades de análisis avanzadas que permiten a los usuarios realizar análisis descriptivos, predictivos y prescriptivos.
4. Visualización de Datos: La visualización de datos es otra funcionalidad clave de las herramientas de BI. Estas herramientas permiten crear paneles de control interactivos, gráficos, mapas de calor y otras representaciones visuales que facilitan la comprensión de datos complejos.
5. Generación de Informes: Las herramientas de BI incluyen funcionalidades de generación de informes que permiten crear informes detallados sobre los análisis realizados. Estos informes pueden ser automatizados y personalizados según las necesidades de la empresa.
6. Monitoreo en Tiempo Real: El monitoreo en tiempo real es una funcionalidad crucial para las empresas que necesitan tomar decisiones rápidas basadas en datos actuales.
7. Modelado Predictivo: Las funcionalidades de modelado predictivo de las herramientas de BI permiten a las empresas anticipar tendencias futuras basándose en datos históricos.

El business intelligence es clave para la destilación de información estratégica usando como materia prima los datos internos de las empresas. Estas se han dado cuenta de que sus procesos internos generan su propia mina de oro y, que analizarse a sí mismas es clave para destacar en un entorno hipercompetitivo.

El software para BI puede verse también como una interfaz amigable sobre la que consultar todo tipo de información en forma de tablas, gráficos, KPIs e informes variados, todo ello alimentado por la información de la propia empresa.

El Proceso del Business Intelligence

En su operativa diaria, las empresas generan una cantidad ingente de información de todo tipo.

Las recogidas clásicas hablan de ventas diarias, ventas por tienda, ventas por vendedor, ventas por hora del día o región, ventas por mercado por unidad de gasto, etc., pero la lista del business intelligence no se ve reducida únicamente a los flujos de dinero, positivos o negativos.

Hablamos de datos tan dispares como la temperatura de las oficinas en función de la hora del día, el mapa de calor de los GPS de los vehículos empresariales, la velocidad de vaciado del almacén por producto, los cuellos de botella en minutos, los precios de compra de materiales por mes, las conversaciones que tienen los empleados con los clientes, los ‘me gusta’ de una publicación en redes sociales.

Si el dato se puede recoger, puede contribuir al BI.

BI Tradicional vs. BI Actual

La BI tradicional consistía en análisis clásicos de información, generalmente de tipo relacional: cuando pasa algo entonces suele pasar otra cosa. Analizaba relaciones entre variables estructuradas y aportaba claves de negocio, pero era limitada.

Como el BI actual se construye sobre el big data, a menudo ambos términos resultan confusos y se entremezclan sus objetivos. Mientras que el big data permite procesar y gestionar un volumen alto de datos, pudiendo con ello descubrir nuevos patrones, el business intelligence se centra en la extracción de información antes oculta.

La clave de la inteligencia de negocio es dar con patrones que los humanos no podemos descubrir debido a que nuestros cerebros son incapaces de trabajar de esta forma con grandes volúmenes de datos. Por ejemplo, podría darse que en una empresa el cuadro de mandos BI detecte que, cuando se dan a la vez tres situaciones (digamos subida de un +1% del precio de una materia prima, día festivo y más calor del habitual), entonces la tienda se quedará sin inventario.

Funcionalidades del Software de Análisis de Negocio

A través de BI es posible analizar datos con los que crear previsiones a corto o medio plazo, usando como base la información recogida previamente.

Quizá uno de los avances más significativos derivados del procesamiento de lenguaje natural y de nuevas herramientas como las tecnologías GPx (GPT es la más conocida) es que ahora es posible preguntar en lenguaje natural al sistema BI si ha localizado tal o cual información.

Ventajas Clave del Business Intelligence

Las empresas acuden principalmente al business intelligence para descubrir aspectos sobre sí mismas que desconocían, siendo esta su principal ventaja.

Las empresas se han dado cuenta de que sus propios procesos internos son una materia prima ideal para la consolidación de mejores estrategias de negocio, de que es posible tomarse el pulso usando datos internos que, además de ser específicos, tienen la ventaja de que ninguna otra empresa los posee.

En una actualidad en la que los datos cada vez van cobrando mayor valor y relevancia, las empresas deben contar con técnicas y herramientas que les permita gestionarlos de la mejor manera posible.

El business intelligence (BI) o inteligencia empresarial, tiene como objetivo sacarle el máximo partido a este valioso recurso para optimizar las decisiones empresariales.

Como ambas se alimentan de la información masiva de datos, es posible que haya cierta confusión entre las dos herramientas.

Una de las principales ventajas de esta herramienta es que nos permite un mayor entendimiento de todos los factores que moldean los mercados y los negocios, ayudándonos así a adelantarnos a la competencia.

Tipos de Herramientas de Business Intelligence

• Herramientas de gestión: son aquellas cuya finalidad principal es almacenar, centralizar, estructurar y distribuir datos dentro de un mismo negocio.
• Herramientas de investigación: nos ayudan principalmente en obtener nueva información, gestionarla, analizarla y desarrollar proyecciones futuras.

Actualmente, existen una gran variedad de softwares que ofrecen esta herramienta, entre las más populares están Microsoft Power BI, IBM Cognos Analytics, Oracle Business Intelligence, DOMO, Tableau, entre otras.

El business intelligence está pasando a ser una de las herramientas esenciales para las pymes que quieren gestionar un gran volumen de datos y sacarle el máximo partido. Esto se debe a que los datos por sí solos tienen menor valor para la toma de decisiones. Por esta razón, te recomendamos agruparlos y procesarlos para que puedas interpretarlos de una forma más eficiente.