Guía completa para el inicio de la actividad económica en pequeños negocios y microempresas

Iniciar una actividad económica en un pequeño negocio o microempresa es un proceso que implica diversas etapas y trámites. En España, las microempresas representan el 38,41% del tejido empresarial, siendo el sector industrial el que más ocupa a las microempresas españolas, con un 42,7% del total, según datos del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo en febrero de 2023.

¿Qué es una microempresa y cómo iniciarla?

Una microempresa es una entidad que ejerce una actividad económica, integra a menos de 10 personas y genera un volumen de negocio anual que no supera los 2 millones de euros, sin perjuicio de su forma jurídica. Un empresario individual, un emprendedor de responsabilidad limitada, una sociedad limitada o una comunidad de bienes pueden definirse como microempresa, ya que lo esencial es el ejercicio de una actividad económica dentro de los rangos mencionados.

No existen diferencias sustanciales entre cómo iniciar una microempresa y los trámites administrativos o formalidades jurídicas reguladas por ley para cada forma jurídica. El espíritu de las instituciones y legisladores es la agilidad, rapidez y minimización de costes o burocracia para este tipo de empresas, promoviendo su establecimiento y lanzamiento al mercado.

Etapas para iniciar la actividad económica

Las normas reguladoras del Impuesto sobre el Valor Añadido configuran el desarrollo de la actividad económica en dos etapas:

• Una primera etapa en la que se realizan los actos preparatorios, que consisten en la adquisición de bienes y servicios para utilizarlos en la actividad económica.
• Las actividades empresariales o profesionales se considerarán iniciadas desde el momento en que se realice la adquisición de bienes o servicios con la intención, confirmada por elementos objetivos, de destinarlos al desarrollo de tales actividades.

Los empresarios o profesionales que, según la normativa reguladora del Impuesto sobre el Valor Añadido son sujetos pasivos del mismo, están obligados a presentar declaración censal relativa al comienzo, modificación o cese de las actividades que determinen su sujeción al Impuesto.

Pasos importantes para iniciar la actividad de una empresa:

1. Alta Censal en la Agencia tributaria: Esta declaración se deberá presentar con anterioridad al inicio de la actividad empresarial, cumplimentando el modelo 037 u 036.
2. Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): Es un impuesto derivado del ejercicio de actividades empresariales o profesionales.
3. Inscripción como empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social: Asignando el Código Cuenta de Cotización (CCC) para poder iniciar la actividad.
4. Alta de los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social: Dependiendo del tipo de persona jurídica elegida y la participación en el capital social de los socios.
5. Legalización de libros societarios en el Registro Mercantil: Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar una serie de libros (de actas de socios, diario, etc.) que se deben presentar anualmente en el Registro Mercantil correspondiente, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Las cuentas anuales se deben presentar para su depósito en el Registro Mercantil en el mes siguiente a su aprobación.
6. Certificado electrónico: Imprescindible para la presentación de la mayoría de trámites con la administración.

Otros trámites habituales:

• Licencia de actividad: Esta obligación depende de los ayuntamientos y es necesaria para legalizar las instalaciones en locales comerciales, almacenes, oficinas y en algunos supuestos para el ejercicio profesional desde la vivienda.
• Inscripción en organismos en función de la actividad: Dependiendo de la actividad, se deben cumplir normativas específicas de la Dirección General de Turismo, Dirección General de Industria, Energía y Minas, Secretaría de Estado de Seguridad, etc.
• Registro en la Agencia Española de Protección de Datos: Al iniciar la actividad, se debe cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

El inicio de actividades de una empresa no es solo “abrir las puertas”, sino comunicar formalmente a la Administración que se empieza a operar. Hacer bien estos pasos desde el principio evita sanciones y problemas futuros con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.

Trámites de constitución según la forma jurídica

Para la constitución de un pequeño negocio o microempresa, es fundamental elegir la forma jurídica más adecuada. A continuación, se detallan algunas de las tipologías existentes:

• El Profesional Autónomo.
• La Sociedad Unipersonal.
• La Sociedad Civil.
• La Comunidad de Bienes.
• La Sociedad Limitada.
• La Sociedad Anónima.
• La Sociedad Limitada Laboral.
• La Sociedad Anónima Laboral.

El espíritu de las instituciones y legisladores es la agilidad, rapidez y minimización de costes o burocracia para este tipo de empresas. En este sentido, los Puntos de Atención al Emprendedor, establecidos por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo desde 2013 en virtud de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, facilitan la creación de empresas, agilizan los plazos y minimizan los procedimientos.

A día de hoy, un emprendedor puede estar dado de alta en la Seguridad Social y en AEAT como autónomo en horas, y una Sociedad Limitada puede constituirse con un capital mínimo de 1 euro en plazos muy breves.

La administración, a través del CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas), permite dar de alta Sociedades Limitadas (SL) y Sociedades Limitadas Nueva Empresa (SLNE), agilizando los trámites en un plazo de hasta 24 horas.

Organismos públicos y sus funciones

Existen diversos organismos públicos -locales, regionales o nacionales- relacionados con la constitución, puesta en marcha y modificación de las circunstancias jurídicas de pequeños negocios o microempresas. Es fundamental conocer sus funciones, la documentación a presentar y las formas de tramitación, así como los plazos.

Los organismos públicos relacionados con la constitución, puesta en marcha y modificación de las circunstancias jurídicas de pequeños negocios o microempresas cumplen funciones específicas y requieren documentación particular. Las formas de tramitación pueden ser generales o específicas, y los plazos de presentación de documentos son cruciales.

La Ventanilla Única Empresarial

La Ventanilla Única Empresarial es una herramienta clave para simplificar los trámites. Los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE) tienen el objetivo de facilitar la creación de empresas, agilizando los plazos y minimizando los procedimientos para empezar con el ejercicio de la actividad económica.

Los registros de propiedad y sus funciones

Los registros de propiedad cumplen funciones esenciales en el proceso de inicio y desarrollo de un negocio. Es importante conocer los tipos de registro, la documentación requerida y la tramitación asociada.

• Tipos de registro: Dependiendo de la actividad y la forma jurídica, pueden ser necesarios diferentes registros, como el Registro Mercantil.
• Documentación: Cada registro exige una documentación específica.
• Tramitación: Los procedimientos de tramitación varían según el registro.

Los seguros de responsabilidad civil en pequeños negocios o microempresas

Los seguros de responsabilidad civil son fundamentales para proteger a los pequeños negocios y microempresas. Es vital comprender sus características y tipología, la valoración y cobertura del riesgo, así como los efectos de la póliza de responsabilidad civil frente a terceros.

• Características y tipología de los contratos del seguro de responsabilidad civil: Existen diferentes tipos de pólizas adaptadas a las necesidades específicas de cada negocio.
• La valoración y cobertura del riesgo: Determinar el nivel de riesgo y la cobertura adecuada es crucial para una protección efectiva.
• Efectos de la póliza de responsabilidad civil frente a terceros: Protege al negocio frente a reclamaciones por daños a terceros.

Ayudas y subvenciones públicas para microempresas

Uno de los aspectos que más interesa con relación a la microempresa es el relativo a la concesión de ayudas y subvenciones públicas. En la actualidad, destacan las ayudas denominadas Kit Digital, que contribuyen a mejorar la madurez digital de la empresa beneficiaria.

Además de las ayudas, es fundamental la evaluación de la idea de negocio a partir de la elaboración del plan de empresa y una formación microempresarial que dote al emprendedor de los principales conceptos que precisa para elaborarlo.

Cada año cientos de empresas deben cerrar, mientras que solo algunas pocas sobreviven a los primeros tres años de vida y una cantidad mínima supera los cinco años en el mercado. No existe una fórmula mágica, ni siquiera un patrón único que garantice el éxito en los negocios. Sin embargo, hay ciertas etapas que todo emprendimiento debe realizar para lograr rentabilidad y ser sostenible. Se trata de encajar las piezas de un puzle empresarial donde la rentabilidad es el fragmento fundamental.

El posicionamiento estratégico, es decir, tomar posición frente al mercado y la competencia son clave. Del mismo modo, no se puede obviar la importancia de la web y cualquier escaparate virtual, ni ignorar los comentarios de los usuarios que expresan su satisfacción o descontento.