Guía Completa para la Importación y Exportación de Datos en su Sistema ERP

En el mundo empresarial actual, el uso de un software ERP es imprescindible para llevar a cabo operaciones diarias de manera más eficiente y productiva. Los ERP son sistemas integrales para gestionar los procesos de una empresa, desde la producción, ventas, stock, contabilidad, compras, etc. Son la solución para poder manejar tanto flujo de información. Uno de los aspectos más importantes del uso de un ERP es la capacidad de importar y exportar datos. En este artículo, profundizaremos en la importancia de importar y exportar datos de su software ERP.

La Vital Importancia de la Gestión de Datos en un ERP

La capacidad de importar y exportar datos en un sistema ERP es fundamental para una gestión eficiente de la información. Cuando se trata de la gestión de su almacén, tener datos precisos y actualizados es crucial para tomar decisiones informadas. Importar y exportar datos de su almacén de su software ERP permite mantener actualizado el inventario de su empresa, identificar tendencias en la demanda de productos y mejorar la eficiencia en la gestión del inventario.

La falta de importación y exportación de datos de su almacén de su software ERP puede tener graves consecuencias. Si los datos no están actualizados, puede llevar a una gestión ineficiente del inventario, problemas de cumplimiento de pedidos y pérdida de ventas. Por lo tanto, es importante asegurarse de que la importación y exportación de datos se realice de manera correcta y segura.

¿Por Qué Importar y Exportar Datos en un ERP?

Existen múltiples razones para la importación y exportación de datos, lo que la convierte en una funcionalidad crítica en cualquier sistema ERP:

• Para la migración de sistemas: Antes de contratar un programa en la nube para la gestión integral del negocio, debemos cerciorarnos que permita importar la base de datos antigua. Hay algunas aplicaciones que tienen desarrollados sistemas de carga de datos de la copia de seguridad de software antiguos cuasi inmediatos. Por lo tanto, uno de los puntos clave que se deben tener en cuenta antes de migrar a un ERP online es la posibilidad de realizar importaciones de datos, y no sólo la posibilidad, sino también la simplicidad de importación de los datos al ERP.
• Para el asesor: En muchas ocasiones, un software online o ERP no sustituye a la figura del asesor contable. Es importante que el nuevo programa que elijas permita exportar de alguna forma los datos contables.
• Por cambio de software: Es fundamental contar con la posibilidad de exportar datos por si nos vemos en la obligación de volver a cambiar de programa de gestión en el futuro.
• Actualizaciones masivas: A veces es necesario crear y/o actualizar datos de forma masiva, desde creación y/o modificaciones en la información de los clientes, proveedores, productos o la lista de precios, etc.

Además de la posibilidad de importar sus datos al programa que elija, de igual forma también debe cerciorarse de que el nuevo programa le permita exportar datos.

Flujo de datos en un sistema ERP: importación y exportación.

Migración de Datos vs. Carga Manual de Datos

Es fundamental entender la diferencia entre la migración de datos y la carga manual, ya que cada método tiene sus implicaciones:

La migración de datos la realiza el implantador ERP. Puede ser automática con todos los datos que contiene el software actual, o con una selección. Por otro lado, la carga de datos manual la puede realizar el propio usuario. Él mismo genera un Excel con los datos maestros y nosotros lo importamos en el ERP. En software de gestión empresarial, los usuarios pueden realizar la carga de datos ellos mismos.

Si se dispone de muchos datos, siempre se recomienda la migración profesional. Pero, por otro lado, si se está empezando a generar la base de datos, la carga con ficheros puede ser una buena solución para pasarlos al ERP y empezar a trabajar con los datos que se han recopilado hasta ahora.

Para mayor claridad, presentamos una tabla comparativa:

Preparación y Proceso General para la Importación de Datos

Todo proceso de importación de datos requiere una preparación meticulosa. De igual manera, cada dato proporcionado, sea la plataforma o herramienta que se use, es recomendable que haya una limpieza y análisis exhaustivo de cada dato. Ante todo, siempre es recomendable conocer los objetivos que se tienen dentro de la empresa, así es más fácil comenzar a realizar un análisis.

Los pasos generales para la importación suelen ser:

1. Descargar Copia de Seguridad: En primer lugar, hay que descargar una copia de seguridad de los años que se desean traspasar al programa. Para ello, tendremos que acceder al software antiguo y almacenar en el equipo el backup de los años a importar.
2. Crear el Fichero Adecuado: Antes de importar nuestros datos en el nuevo sistema, es necesario crear previamente el fichero o archivo adecuado, para lo cual se recomienda utilizar archivos ‘.csv’.
3. Introducir Datos en el Formato Correcto: En este archivo, vamos a tener que introducir los datos acorde a la información que nos vaya a pedir el módulo del ERP o CRM en el cual vayamos a migrar dichos datos. Es crucial verificar formatos de fechas y números (por ejemplo, formato europeo vs. americano).
4. Verificar Relaciones y Campos Obligatorios: Antes de realizar esto, debemos tener en cuenta una serie de cuestiones, sobre todo si se van a realizar varias importaciones: ¿Tienen los módulos relacionados los datos que figuran en la información que queremos importar? Algunos campos pueden ser obligatorios y estar relacionados directamente con otros módulos o usuarios del sistema.
5. Mapeo de Campos: El importador detectará en muchas ocasiones los campos directamente, pero se recomienda siempre comprobar que todo esté bien, ya que pasarle un tipo de dato a un campo que no le corresponde podría hacer que ese tipo de dato afectase a la importación.

Pasos clave en la preparación de datos para una importación exitosa.

Herramientas y Ejemplos de Importación en ERP

Diferentes sistemas ERP ofrecen diversas funcionalidades y herramientas para la importación de datos, adaptándose a las necesidades de cada negocio.

Importación desde ContaPlus y FacturaPlus

Muchas PYMES y autónomos utilizan o han utilizado software de gestión como ContaPlus y FacturaPlus. Por ello, antes de migrar a un ERP en la nube, es vital asegurarse de que el nuevo sistema permita importar la base de datos antigua. Algunos ERP tienen desarrollados sistemas de carga de datos de la copia de seguridad de FacturaPlus o ContaPlus cuasi inmediatos.

Si ya te has registrado en la prueba gratuita de myGESTIÓN, por ejemplo, puedes comenzar a importar datos de FacturaPlus/ContaPlus. Este sistema ofrece una guía en su Centro de Asistencia donde se explica cómo importar desde ContaPlus y FacturaPlus. Además, para exportar los artículos de tu almacén es muy sencillo; solo tienes que ir al listado de artículos y seleccionar la opción «Exportar productos» en el desplegable de «Acciones».

Secciones de Importación en myGESTIÓN

Desde el Menú Principal de myGESTIÓN, en el apartado "Configuración>>Importaciones" se dispone de varias secciones donde poder realizar importaciones de datos a partir de un fichero Excel. En cada sección, se dispone de instrucciones, así como de un archivo que servirá de plantilla.

Si se accede a "Configuración>>Importaciones>>Desde Excel", se llega a una nueva pantalla con las instrucciones para realizar la importación de datos. Esta ventana cuenta con varias pestañas:

• Aquí se importan los datos principales: clientes, contactos y proveedores. Lo primero que verá son instrucciones genéricas para realizar la carga de los archivos de importación.
• Aquí es donde se importarán los artículos o productos nuevos que se deseen cargar en myGESTIÓN. Aparte de para introducir los nuevos, también se podrán actualizar los datos de aquellos que ya están previamente cargados en el sistema.
• Importación Subcuentas: traspaso del número y nombre de la subcuenta contable.

Importación en CRM (Ejemplo con Curie Platform)

La migración o importación de los datos de nuestros clientes en un CRM es un proceso bastante sencillo, aunque dependerá del CRM que usemos. Por ejemplo, usando el CRM Curie Platform, en sus módulos nos encontraremos con el campo «Asignado a», el cual es un campo obligatorio y, al mismo tiempo, está relacionado directamente con los usuarios del CRM.

Gestión de Datos en Dolibarr

Dolibarr es un software ERP y CRM de código abierto utilizado por muchas empresas para gestionar sus operaciones comerciales, contables y logísticas. Una gestión eficiente de los datos es esencial para garantizar un flujo de trabajo sin interrupciones. Dolibarr ofrece una API REST que permite automatizar los procesos de importación y exportación, lo que facilita la integración con otras herramientas y la automatización de tareas.

Importador de Excel en AHORA ERP

Objetivo del Importador de Excel

El objetivo de esta herramienta es poder configurar distintas importaciones de hojas de cálculo de Excel, con distintos formatos, de forma que entren en tablas intermedias que se definirán en las configuraciones. Mediante un proceso de BBDD que se podrá configurar en cada caso, se realizará la importación de estos datos a las tablas del ERP que se hayan indicado en el proceso.

Esta herramienta tiene una parte de configuración que debe realizarla una persona con los suficientes conocimientos informáticos y del ERP, y otra parte de Importación de datos que puede ser utilizada por cualquier usuario de la aplicación. En el sistema viene pre-configurada una importación estándar para recoger las lecturas que vienen del programa KYOFLEET para máquinas multi-copiadoras, que es un formato estándar de Excel, con un proceso de BBDD estándar también para insertar la información en las tablas del ERP adecuadas. Es importante recalcar que es imprescindible tener instalado MSExcel en el equipo en el que se vayan a ejecutar las importaciones.

Configurador de Importaciones

El configurador de importaciones de Excel se encuentra en el Administrador de la aplicación. Para su uso se debe entrar en éste con un usuario de SQLSERVER, ya que se van a crear tablas de BBDD desde él. Está disponible desde la versión 4.1.0 de AHORA ERP.

Interfaz del configurador de importaciones de Excel.

Para acceder a una importación definida, se pulsa sobre la etiqueta “Id.Importación” y nos saldrá un asistente para la búsqueda de importaciones. También se puede seleccionar directamente de la lista desplegable. Podemos ver que, por defecto, existe ya una que se llama KYOFLEET.

Para poner en funcionamiento una importación, se necesita:

• Rellenar el directorio de importación: donde se dejarán los ficheros de Excel que se quieren importar.
• Rellenar el directorio de backup: donde el programa dejará los ficheros de Excel una vez importados a las tablas intermedias (recalcamos tablas intermedias, porque no hace falta que se haya ejecutado el proceso personalizado para importar al ERP).
• Pulsar el botón “Crear tablas intermedias”, para que se cree la tabla indicada en la sección con los campos definidos en la rejilla inferior.

Para crear una nueva importación, se pulsa el botón “Nuevo” de la barra inferior.

Definición de Secciones

Aquí podemos definir todas las secciones que queramos. Podríamos tener archivos de Excel con información en más de una de sus hojas, o en una misma hoja tener unos datos de cabecera y otros de detalle. Por eso se da la opción de definir distintas secciones. Las columnas a definir son:

• IdSeccion: Es automático y de solo lectura.
• Descripción: Escribir cómo denominamos a la sección.
• Hoja: La hoja del libro de Excel que queremos importar: Hoja1, Hoja2…
• Fila inicial: Fila desde la que empezamos a leer.
• 1ª Fila de Títulos: Marcar si la fila inicial es de títulos.
• Repite: Marcar si hay que leer desde el primer registro hasta que se acaben.
• Tabla intermedia: Nombre de la tabla en la que se va a almacenar la información de esta sección. Si no se introduce nada, el programa dará un nombre automático.

Por cada sección, hay que definir los campos de la tabla intermedia y de qué columna del Excel vienen. Las columnas a definir son:

• Fila: Número de fila donde se encuentra el dato.
• Columna: Letra de la columna de Excel.
• Campo: Nombre del campo que va a tener en la tabla.
• Tipo Dato: Tipo de dato del campo que vamos a importar, los tipos de campos son Long, Double, String, Date y Time.
• Longitud: En el caso que sea texto, qué longitud máxima va a tener.
• Nº decimales: En el caso que el campo sea decimal, cuántos decimales va a tener.
• Máscara fecha: En el caso que el campo sea fecha u hora, la máscara que tienen en el libro de Excel.

Una vez creada la importación, si todo es correcto, se pulsa el botón “Crear tablas intermedias”. Esto creará en la BBDD de AHORA una tabla por sección, con el nombre dado en la sección y los campos definidos en la rejilla inferior. Si, por cualquier motivo, hay que añadir o eliminar algún campo a la sección después de haber creado las tablas, mostrará un error. Para solucionarlo, debemos eliminar las tablas intermedias, añadir o eliminar los campos necesarios y volver a crear las tablas intermedias.

Importación desde el ERP

Para importar desde el ERP hay que ir al menú Gestión > Herramientas > Importaciones Excel. Si no se ven esas opciones de menú, se tendrán que activar desde el Administrador.

Para seleccionar una importación, se pincha sobre “Importación” y saldrá un asistente para buscar las importaciones configuradas y se seleccionará la deseada, o se seleccionará de la lista desplegable.

Si existen importaciones pendientes, saldrán aquí cargadas. Éstas son importaciones que se han hecho ya sobre las tablas intermedias pero que, o no se han importado al ERP o, al importarse, han encontrado errores y no se han podido importar algunos registros. Si no existen importaciones, las rejillas saldrán vacías.

Para comenzar, debemos pulsar el botón “Importar Excel” que recorrerá los ficheros del directorio especificado en la importación e irá insertando los registros en las tablas intermedias. Si no ocurre ningún error, dichos ficheros pasarán al directorio de backup.

Una vez importados los ficheros a las tablas intermedias, pulsaremos el botón “Importar ERP”. Por cada una de las importaciones, llamará al proceso configurado en la importación para pasar los registros de las tablas intermedias a sus tablas del ERP definitivas. Si ocurren errores, aparecerán en la columna de errores y la importación pasará a un estado “Error en importación”, y cada uno de los detalles cambiará a estado “Importado” o “Error en importación” dependiendo de si se ha podido pasar o no. Así, podremos ver en qué situación se ha quedado la importación.

Cada vez que pulsemos el botón “Importar ERP”, cogerá las importaciones en estado “Generado” o “Error en Importación” y volverá a procesarlas, solo para aquellas líneas que estén en estado “Generado” o “Error en importación”; las líneas importadas ya no se volverán a intentar importar.

En la pestaña de “Importaciones” nos salen dos rejillas:

1. En la rejilla superior tenemos los ficheros que se han importado:
   • Id.Ejecución: Identificador del registro.
   • Fichero: Nombre del fichero importado.
   • Estado: Estado de la importación (0: Generado, 1: Importado, -1: Error en la importación).
   • Errores: Cadena que devuelve el proceso de importación, en el caso de que hayan ocurrido errores.
   • Estos datos no son editables.
2. En la rejilla inferior, aparece la información de las secciones que tiene dicha importación asociadas y que no es editable:
   • Idejecución: identificador de la ejecución de la importación.

Riesgos y Mejores Prácticas en la Migración de Datos ERP

Todo proceso de migración de datos, ya sea automático o manual, tiene riesgos que hay que tener en cuenta y que pueden hacer fracasar la implantación ERP. Por lo tanto, es crucial tener un plan sólido para garantizar el éxito.

Principales Riesgos de la Migración de Datos

1. No contar con una buena base de datos: Una base de datos desorganizada o incompleta desde el origen es un riesgo significativo.
2. Tener varias bases de datos no integradas: Otro riesgo muy común a la hora de traspasar los datos es no tenerlos unificados en un mismo programa, lo que dificulta la consolidación.
3. Falta de un responsable de la validación de datos: Una vez realizada la migración, el cliente debe validar que todo es correcto y que no le falta (o le sobra) información en el ERP para gestionar su empresa. Sin un responsable claro, este paso vital puede pasarse por alto.

La migración de datos debe considerarse una prioridad. Es vital para la organización que los datos no se pierdan, corrompan o pongan en peligro de ninguna manera. Migrar correctamente puede ser un proceso complicado y lento que no debe subestimarse. Dedique tiempo al proceso como parte de su plan de implementación de ERP y asegúrese de asignar suficientes recursos al proyecto para que no retrase la implementación de su nueva solución de ERP.

Pasos Clave para una Migración Exitosa

Tener un plan sólido es la mejor manera de garantizar que su proyecto de migración de datos ERP tenga éxito. Siga estos cuatro pasos en el proceso:

1. Establecer un equipo de supervisión: Es importante que haya miembros de su organización supervisando el proyecto. Debe incluir al personal que trabaja en la implementación de su ERP, así como a otros miembros de la empresa. Trate de involucrar a personas propietarias de los datos de todos los departamentos que vayan a migrar información, de modo que se consideren sus aportaciones.
2. Analizar y mapear los datos: El siguiente paso de la migración al ERP es analizar y mapear los datos. Su equipo debe verificar qué datos tiene, dónde están y en qué formato. Una vez que los datos están normalizados, deben asignarse a la estructura de la base de datos del ERP. También puede ser necesario convertirlo a un formato que comprenda su nuevo ERP. Esto permitirá que sus datos se importen al ERP sin ningún problema.
3. Limpiar los datos: En muchas empresas, hay información redundante u obsoleta. Es posible que tenga datos sobre clientes o proveedores que ya no existen. Es posible que no sea necesario conservar el histórico de transacciones superiores a 5 años. El equipo debe decidir qué datos son superfluos o innecesarios y descartarlos o eliminarlos.
4. Realizar la migración final y validación: Finalmente, es hora de migrar los datos. La empresa de servicios profesionales que está implementando el sistema puede hacerlo por usted. Algunos sistemas tendrán herramientas de importación que lo gestionarán por usted. Validar la integridad de sus datos antes de que el sistema entre en funcionamiento es fundamental. Verifique que se haya importado correctamente y en su totalidad, para todas las unidades de negocio, y que los datos se vean y se comporten como se esperaba.

Los cuatro pilares para una migración de datos ERP sin contratiempos.

Consideraciones Adicionales para la Migración

• Analizar los datos a fondo: Dedique tiempo a analizar sus datos -de toda la empresa- y cómo se asignan al nuevo sistema. Utilice esta etapa como una oportunidad para estudiar cómo cada una de las funciones de su empresa utiliza los datos para tomar decisiones empresariales.
• Asignar responsabilidades claras: Asigne claramente la responsabilidad de quién es el propietario de qué datos. Por ejemplo, alguien debería ser responsable de los datos que se archivarán y deberá cumplir con las regulaciones nacionales o de la industria.
• Ser selectivo con la información: No es necesario migrar todos sus datos a su nuevo sistema. Sea selectivo con lo que conserva, lo que descarta y lo que archiva. Mover todo podría incluso ser perjudicial para el rendimiento del sistema, ralentizándolo o dificultando que los usuarios encuentren lo que buscan.
• Realizar pruebas exhaustivas: Realice pruebas iniciales pequeñas. Comience a probar una pequeña muestra de sus datos migrados desde el principio, para detectar problemas lo antes posible. Seleccione inicialmente algunos datos habituales para pedidos y clientes y pruébelos. Configure una lista de verificación detallada de pruebas -escenarios funcionales- que reflejen los procesos diarios que llevará a cabo su personal.

Plataformas como NetSuite ERP permiten simplificar la importación y validación de datos gracias a herramientas avanzadas de carga, automatización y control de calidad. Poner a punto su base de datos durante la implantación ERP es crucial.