La importancia estratégica de los viajes de negocios en el panorama empresarial actual

En el dinámico mundo empresarial actual, los viajes de negocios se han consolidado como una herramienta fundamental para el crecimiento, la expansión y la sostenibilidad de las organizaciones. Lejos de ser un simple gasto, representan una inversión estratégica que ofrece múltiples beneficios, desde el fortalecimiento de relaciones hasta el impulso de la innovación y la rentabilidad. Un viaje de negocios es una vía ideal para una empresa a la hora de mantener el contacto con clientes, proveedores u otras sedes de la propia empresa. ¿Sabías que un 20% de todos los viajes son por trabajo? En recientes estudios, el 80% de los entrevistados asegura haber aumentado la consideración y comprensión hacia sus compañeros gracias a estas prácticas.

Beneficios clave de los viajes de negocios

Los viajes corporativos no solo facilitan el crecimiento empresarial, sino que también ofrecen beneficios significativos en términos de rentabilidad y cultura organizacional. No solo son rentables económicamente, sino que también aportan un valor incuantificable en la cultura empresarial.

1. Impacto en la rentabilidad y el cierre de acuerdos

La inversión en viajes de negocios ha demostrado ser altamente rentable. En 2023, el 34% de los altos directivos atribuyeron un tercio del crecimiento de las ventas a los viajes de negocios, destacando su importancia en el cierre de acuerdos. Aproximadamente el 40% de los ejecutivos consideran que la falta de viajes podría afectar su capacidad para cerrar acuerdos, y el 95% cree que perderían clientes sin las reuniones presenciales.

Estos encuentros cara a cara son particularmente efectivos, convirtiendo al 50% de los prospectos en clientes, en comparación con solo el 31% de las interacciones virtuales. La inversión en viajes de negocios también presenta un alto retorno: por cada euro invertido, se estima un retorno de aproximadamente 12 euros. Las empresas que reducen el presupuesto en viajes experimentan una disminución en ventas y beneficios a largo plazo, según Oxford Economics. Por otro lado, el 59% de los directivos afirman que aumentar el presupuesto en viajes mejora la rentabilidad, mientras que el 64% observa un incremento en los ingresos.

2. Fortalecimiento de relaciones y confianza

Los viajes de negocios son esenciales para establecer y mantener relaciones sólidas con clientes, socios y compañeros. La interacción cara a cara permite construir confianza y facilitar la negociación y resolución de problemas de manera más eficiente. La comunicación en persona tiende a ser más clara y directa, lo que ayuda a evitar malentendidos y a cerrar acuerdos más rápidamente. 6 interacciones en persona tienen el mismo poder de persuasión que enviar 200 correos, y "una solicitud cara a cara tiene un éxito 34 veces mayor que un correo electrónico", según Harvard Business Review.

Las reuniones en persona significan que tendrá un impacto duradero. Las reuniones en persona permiten establecer conexiones genuinas mucho más fácilmente.

3. Expansión de mercados y desarrollo de credibilidad local

Viajar a diferentes regiones del mundo permite a las empresas explorar nuevos mercados. Encontrar nuevos clientes y socios, asistir a eventos del sector, reuniones con clientes o cualquier otro tipo de encuentro te permite interactuar con socios y clientes que no siempre están disponibles para reuniones en línea. Visitar nuevos mercados permite aprender más sobre diferentes culturas y comportamientos de los consumidores, lo que ayuda a desarrollar credibilidad local en diferentes mercados.

Los viajes corporativos brindan la capacidad de obtener información detallada sobre tendencias emergentes y cuán competitivos son los nuevos mercados. Las nuevas conexiones que haces mientras viajas pueden proporcionarte información valiosa sobre los clientes locales, especialmente aquellos que ya trabajan con un público local.

4. Desarrollo profesional y motivación de empleados

Los viajes de negocios ofrecen múltiples oportunidades de desarrollo profesional y personal para los empleados. Viajar hace bien a la mente, a los sentidos, y enseña un sinfín de conocimientos y experiencias, aportando un valor inestimable a los representantes de ventas al permitirles conocer nuevos destinos y culturas. Los viajes de negocios rompen la monotonía de realizar las mismas actividades todos los días, ayudando a los empleados a sentir un nuevo nivel de energía, aumentando su bienestar y satisfacción laboral.

Estos viajes a menudo incluyen la participación en conferencias, eventos de networking y talleres, todas experiencias que tienen un impacto positivo en las habilidades y conocimientos del sector de los empleados. Enviar a los empleados a viajes de negocios ayuda a construir confianza en sus habilidades y a demostrar cuánto valoras su contribución.

5. Fortalecimiento de la cultura empresarial y la colaboración

Los viajes de negocios fomentan la cultura empresarial, impulsan el desarrollo profesional, estimulan la colaboración, aumentan el compromiso de los empleados, fortalecen los vínculos entre compañeros y avivan el sentimiento de pertenencia a la organización. Las ventajas de los viajes de negocios van más allá de lo que a priori pueda pensarse, según el informe “Investing in Travel to Strengthen Culture and Increase Engagement” elaborado por American Express Global Business Travel (Amex GBT) y Harvard Business Review Analytic Services.

El estudio concluye que existe un vínculo entre los viajes de negocios y un entorno de trabajo estable, destacando la eficacia de las reuniones presenciales a la hora de llevar a cabo formaciones de equipo, poner ideas en común y realizar entrevistas a candidatos que van a cubrir puestos clave. "La amplia adopción del teletrabajo puede crear obstáculos para construir la cultura corporativa y el compromiso, por lo que los viajes de negocios se han vuelto aún más críticos para unir a los equipos”, asegura Alex Clemente, director general de Servicios Analíticos de Harvard Business Review.

Ventajas de los viajes de negocios internos para la organización:

• La mejora de las relaciones entre empleados y equipos (74%)
• Mayor colaboración (60%)
• Cultura organizacional más sólida (55%)
• Más compromiso de los empleados (54%)
• Sentimiento de pertenencia para los trabajadores remotos y los equipos dispersados (46%)

Todo ello contribuye a reconstruir el capital social y reforzar la cultura empresarial perdida en los meses posteriores a la pandemia, cuando la mayoría de las interacciones se limitaban a ser virtuales. Además, los viajes de negocios juegan un papel importante en el desarrollo profesional (así lo creen el 60% de los encuestados).

Optimización y gestión de viajes de negocios

Para asegurar que un viaje corporativo sea rentable, es crucial contar con una buena organización. Optimizar los viajes de negocios es fundamental para maximizar los beneficios y reducir costos.

1. Planificación estratégica

Un consejo útil es hacer un listado con todos los factores que influyen en el viaje e ir gestionando cada uno de ellos por separado. Hay quien le ayuda diseñar previamente un cronograma para saber en todo momento cuándo y dónde. Para garantizar un ROI positivo, es crucial planificar y evaluar cada viaje. Definir claramente los objetivos antes de viajar y analizar los resultados obtenidos después del viaje ayuda a medir el éxito y proporciona información valiosa para futuras decisiones.

Fernando Álvarez, jefe de Ventas Corporativas de Air France KLM en España, menciona el modelo de "Valor Neto Esperado" de Scott Gillespie, que ayuda a predecir el valor de un viaje antes de realizarlo, considerando factores como el objetivo del viaje, los resultados esperados y los gastos involucrados. Al tomar decisiones con un riguroso análisis previo, las empresas pueden maximizar el retorno de cada desplazamiento.

2. Políticas de viajes corporativos

Las políticas de viaje corporativo establecen directrices para gestionar los desplazamientos de manera eficiente y coherente. Ayudan a los empleados a conocer los procedimientos y normas, como gastos máximos y plataformas recomendadas. Mantener el control sobre el gasto en viajes es más fácil cuando puedes establecer límites de gasto o preferencias dentro de tu programa de viajes.

3. Estrategias de ahorro de costes

Si hay que desplazar a varias personas, uno o varios días, alquilar un microbús o autobús será una alternativa ideal para ahorrar costes e inversión de tiempo. Buscar alojamiento cercano a los puntos de destino es otra forma de optimizar el número de viajes. Por ejemplo, el autocar es una opción económica y eficiente para trasladar grupos de personas. Para asegurar que un viaje corporativo sea rentable, es crucial contar con una buena organización.

4. El papel de la tecnología y las TMC

Una empresa de gestión de viajes (TMC, por sus siglas en inglés) con experiencia y especializada en empresas nacionales en crecimiento puede ayudarte a agilizar los procesos de viajes, gestionar los riesgos y mantener el presupuesto. Todas tus necesidades de viajes pueden centralizarse a través de un portal de viajes corporativos aprobado y una herramienta de reservas. Un sistema de reservas centralizado significa que todos tus datos de viaje están en un solo lugar, lo que te permite generar reportes rápidamente para hacer un seguimiento de los gastos, analizar el presupuesto y actuar con rapidez.

Las mejores TMC permiten a las empresas nacionales optar por pagos centralizados, reduciendo la necesidad de que los empleados cubran sus gastos con tarjetas de pago personales. Una potente tecnología de gestión de gastos en manos de los viajeros ayuda a realizar un mejor seguimiento de los gastos y agiliza el proceso de reclamación de gastos. Herramientas como Okticket facilitan el cumplimiento de la política de gastos empresarial, permitiendo establecer flujos de aprobación, fijar umbrales de gasto y configurar alertas para evitar el fraude interno.

Ventajas de usar una TMC:

Los viajes de negocios gestionados no son sólo un lujo, son una herramienta estratégica para empresas de cualquier tamaño que buscan crecer de forma eficiente.

La tendencia del 'bleisure': negocios y placer combinados

Una de las tendencias más relevantes en viajes de negocios es el "bleisure", la combinación de ocio y negocios. Con un valor de 692.700 millones de USD en 2024, el mercado de viajes de negocios-placer tiene una tasa de crecimiento anual compuesto (CAGR) proyectada del 17.8% entre 2025 y 2035. Según una encuesta de Skyscanner, el 83% de los trabajadores informan que hacen viajes de negocios-placer.

Beneficios del 'bleisure'

A diferencia de las suposiciones comunes, los viajes de negocios-placer pueden mejorar el enfoque y el entusiasmo, ya que los empleados están más motivados cuando las experiencias personales vienen enseguida de las obligaciones profesionales. Con frecuencia, los empleados que regresan de viajes sintiéndose renovados muestran mayor participación, productividad y creatividad. Los viajes de negocios-placer también refuerzan ideas positivas sobre la salud mental.

Estas ventajas van mucho más allá del nivel individual. Las organizaciones con visión de futuro que apoyan los viajes de negocios-placer demuestran un compromiso genuino con el bienestar de los empleados. Al ampliarse a toda su organización, los viajes de negocios-placer pueden afectar a su cultura corporativa, haciendo que las personas se sientan valoradas por lo que son, en lugar de simplemente por lo que hacen. Se sienten vistos como personas, no solo como activos profesionales.

Sin duda, los viajes de negocios-placer pueden proporcionar oportunidades de ahorro de costos en lugar de ser un impulsor de costos. Por ejemplo, si un empleado desea extender un viaje, puede obtener un descuento sustancial en la tarifa aérea para su vuelo de regreso por haber evitado volar en un día de alta demanda de viajes. Otra tendencia que ha ayudado a hacer populares los viajes de negocios-placer es el auge del trabajo remoto e híbrido.

Pautas para implementar el 'bleisure'

Para implementar un programa de 'bleisure' exitoso, es necesario establecer pautas y límites muy claros. Esto significa crear políticas de viajes integrales que determinen cuándo y dónde se permite el viaje de negocios-placer y cualquier distribución de costos que pueda ocurrir entre la compañía y el empleado. Además, las organizaciones deben aclarar sus requisitos de disponibilidad y capacidad de respuesta de los trabajadores durante el tiempo libre.

Las organizaciones siempre buscan esa ventaja adicional. Los viajes de negocios-placer ofrecen una gran oportunidad para ayudar a los empleados a disfrutar de una mayor satisfacción laboral y un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. La recompensa para los empleadores es tener trabajadores que se sienten apoyados y renovados. Aprovechar estas ventajas requiere establecer políticas inteligentes e implementar la tecnología adecuada.

En conclusión, los viajes de negocios siguen siendo una inversión valiosa para las empresas cuando se gestionan de manera eficiente y estratégica. No tiene que elegir entre negocios y placer. Hoy en día, los negocios han evolucionado y aunque las herramientas tecnológicas permiten realizar reuniones remotas, aún no existe una alternativa que sustituya del todo los espacios presenciales.