Implantación de ERP en La Rioja: Transformación Digital para tu Negocio

La implementación de un sistema ERP supone una actividad clave para cualquier organización que haya decidido implantar un nuevo sistema empresarial. Esto es así independientemente de que sea para sustituir a una solución local existente, agregar capacidades a un entorno en la nube existente, o que se trate de un despliegue absolutamente nuevo que sustituya hojas de cálculo dispares y software propio.

En Integra, acompañamos a nuestros clientes en la consultoría, implantación y mantenimiento de las plataformas ERP más potentes del mercado. Trabajamos con distintos fabricantes para adaptarnos a las necesidades de tu negocio. Nuestros especialistas tienen una amplia experiencia en soluciones tecnológicas pensadas para acelerar y mejorar las ventas. Nuestro trabajo y experiencia implantando, formando y manteniendo ERPs para negocios desde hace más de 30 años nos convierte en referentes en España. Confía en Integra para realizar un proyecto de consultoría y análisis previo a la implantación de un software ERP para valorar qué solución es la que necesitas.

Estamos preparados para implantar distintos ERP según las necesidades específicas de cada compañía y sector. Por ejemplo, en YMCA se apostó por la solución ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. Un control preciso del stock es clave para las empresas del sector retail.

Ventajas de Implementar un ERP

Las empresas que se deciden a implementar sistemas ERP lo hacen por múltiples motivos, como para modificar la estructura de costos de sus carteras de aplicaciones, reducir el riesgo de obsolescencia tecnológica, impulsar el crecimiento, fomentar la innovación o incrementar la agilidad operativa, la resiliencia y la eficiencia.

Puedes mejorar la gestión de los recursos humanos, administrar contratos, nóminas, turnos, cuadrantes y lo que necesite tu empresa para que la gestión de las personas no sea un problema. Oracle Cloud ERP te brinda la agilidad para adoptar nuevos modelos y procesos comerciales rápidamente, de modo que reducirás los costos, manejarás pronósticos más precisos y acelerarás la innovación.

En un contexto en el que cada vez más organizaciones migran sus aplicaciones empresariales locales a soluciones modernas en la nube, estas suelen considerar al mismo tiempo las tareas que necesitan para un proyecto de implantación de ERP.

Metodología para una Implementación de ERP en la Nube

Si bien son múltiples los métodos para migrar a aplicaciones en la nube, la fórmula del éxito para implementar la ERP está clara. Al principio, la gestión de una migración a la nube puede parecerse a ejecutar cualquier otro proyecto empresarial y tecnológico, pero las diferencias se perciben inmediatamente cuando se asignan los planes y los recursos del proyecto. Todo proyecto de nube se divide en cinco categorías:

1. Definición del proyecto
2. Equipos
3. Diseño
4. Implementación
5. Comunicaciones

1. Definición del Proyecto

Esta tarea sienta la base del proyecto de implementación de la nube. Comienza por el objetivo del proyecto redactando una declaración de misión que incorpore tus metas globales. A continuación, crea una hoja de ruta del proyecto que defina de forma inequívoca los objetivos, el alcance, el riesgo, un presupuesto detallado y los requisitos de personal (tanto internos como externos), todos vinculados a una cronología y un programa de tareas generales.

Aunque puede parecer demasiado meticuloso, la falta de claridad y detalle en esta etapa creará problemas en fases subsecuentes. Estas tareas son similares en todas las implementaciones locales y en la nube. Sin embargo, este paso se lleva con más rapidez en proyectos de nube, ya que las tareas son menos numerosas.

2. Equipos

Con los proyectos de nube, resulta más sencillo crear el equipo. No es necesario contar con arquitectos de hardware, programadores de aplicaciones personalizadas, personal encargado de la elaboración de informes ni instaladores de software. Con los proyectos de nube, las competencias y los conocimientos que necesitarás se deberán enfocar en configurar y aplicar las mejores prácticas, así como las funciones y las responsabilidades de los usuarios. De este modo, lo que sí necesitarás son consultores de procesos de negocio y analistas de datos.

Algunos requisitos en cuanto a los miembros del equipo que debes tener en cuenta: incluye siempre un director de proyecto especializado y selecciona los socios comerciales que necesites. Si en la actualidad eres cliente local de Oracle, considera el programa Soar de Oracle Consulting para acelerar tu proceso hacia la nube. También debes contar con un consejo rector o un comité ejecutivo.

3. Diseño

Debes concebir el diseño como tu plan para el éxito. En el documento de diseño se deben plasmar los resultados principales, como las aplicaciones que se deberán desplegar, todas las aplicaciones de terceros y cualquier sistema relacionado que requiera integración. El diseño también debe incluir definiciones de datos detalladas, requisitos de usuario y todos los procesos de negocio que se verán afectados.

Algunos de estos componentes, como el diseño del plan de cuentas, requerirán un importante trabajo de planificación. Contar con el diseño al inicio del proceso resulta vital. Si realizas el trabajo de diseño antes de iniciar el proceso, podrás avanzar en las tareas de configuración sin interrupciones. Determina qué unidades de negocio y áreas geográficas se abordarán y en qué orden.

Además, debes identificar los requisitos clave para poner el nuevo sistema en marcha y en producción. Establecer estos hitos iniciales de "hacer/no-hacer" sirve como una forma lógica de comprobar la idoneidad del calendario del proyecto. Se pueden asignar determinadas capacidades para futuros desarrollos después del lanzamiento inicial. Llegados a este punto también debes incluir métricas clave que se utilizarán para supervisar y evaluar el resultado final después de su puesta en marcha. Al igual que en fases previas, existen similitudes entre las implantaciones en la nube y locales.

4. Implementación

Una vez concluido el trabajo preparatorio, es el momento de implementar el diseño del proyecto. Esta es la mayor parte de la carga de trabajo en términos de presupuesto, tiempo y tareas. La implementación del proyecto de nube requiere mucho menos tareas que una solución local tradicional. Entre las tareas innecesarias se incluyen actividades de hardware, codificación personalizada, carga de software y aplicación de parches, y la mayoría (pero no todas) de las pruebas y la formación.

Las aplicaciones en la nube se centran en la configuración y no en la personalización. Esto significa que resulta fundamental configurar al principio del proyecto estructuras de datos y jerarquías, organizaciones y roles y responsabilidades de los usuarios. Prepárate para realizar algunos trabajos de integración. Pocas soluciones incluyen todas las funciones empresariales, especialmente en las grandes empresas. La integración de soluciones de terceros o sistemas heredados en aplicaciones en la nube preserva las inversiones anteriores y las capacidades únicas.

Para ello, debes aliarte con tus colegas de TI en el equipo del proyecto, ya que pueden tener marcos de integración existentes. Cuando migras de un sistema local, debes mover tus datos a la nube. Una vez definida la cantidad de datos y su definición, esta tarea de implantación requiere competencias de extracción, transformación y carga (ETL, por sus siglas en inglés) que cubran las tareas de calidad y normalización de datos. Una de las ventajas fundamentales de las aplicaciones en la nube es que están diseñadas para configurarse en lugar de personalizarse. Sin embargo, cuando sea necesario, se pueden ampliar las aplicaciones o desarrollar capacidades complementarias con Oracle Platform as a Service.

Oracle Cloud Applications incluye muchas capacidades de presentación de información e informes predefinidos:

• Identifica qué informes se pueden sustituir por información en pantalla en tiempo real y los análisis integrados que incluye la nueva aplicación en la nube.
• Determina los informes que se deben generar y distribuir.

Una vez finalizadas las tareas de implantación, es importante comprobar la precisión y la integridad del trabajo en función de los requisitos del proyecto:

• Calidad de los datos: los datos son el combustible de todos los sistemas empresariales.
• Archivo de datos: los sistemas heredados suelen tener muchos datos antiguos. Por lo tanto, es importante que conserves los datos de tu sistema antiguo. Con un nuevo sistema en la nube, tan solo tienes migrar los datos necesarios; archivarás el pasado.
• Flujos de trabajo: son las actividades que conectan e impulsan los procesos de negocio. Los procesos de negocio se conectan con flujos de trabajo, lo cual impulsa las actividades empresariales de principio a fin.
• Seguridad: comprueba exhaustivamente las cuatro operaciones básicas del almacenamiento persistente o CRUD por sus siglas en inglés: copiar (descargar), leer (ver), actualizar (modificar y cambiar) y suprimir (borrar) el acceso a los inicios de sesión del sistema, datos confidenciales, configuraciones de usuario, gestión de cuentas y notificación de modificaciones.
• Responsabilidades: define las actividades y tareas de trabajo. Las responsabilidades y las funciones no son lo mismo.

Tener grandes cantidades de código personalizado caro e insostenible está frenando a tu organización. Las aplicaciones de Oracle Cloud acaban con las complejidades de TI y maximizan las ventajas que reportan los datos. A diferencia de los sistemas locales, las implementaciones de nube resultan más sencillos de verificar. La infraestructura física, la seguridad, la divisa de código, las aplicaciones y la funcionalidad no necesitan los complejos métodos de pruebas que se utilizan con los sistemas locales. Con los proyectos de nube, la verificación se centra en los elementos CIDER: configuraciones, integraciones, datos, extensiones y reportes.

Una vez que el equipo del proyecto estime que la solución implementada cubre todos los aspectos del proyecto definido, es el momento de la aceptación del usuario. Al definir el proyecto, se identificaron las partes interesadas clave de las unidades de negocio y los directivos. También ayudaron a preparar las definiciones del proyecto. También es importante que los responsables de los procesos de negocio participen en esta etapa. Pueden ser unos magníficos defensores de las mejores prácticas y evitar que la organización se aleje de los estándares modernos. Los responsables de los procesos de negocio también son la vanguardia para evitar las tareas de configuración y pueden abogar por promover y comunicar las mejores prácticas en toda la organización.

A veces se producen desajustes. Esta es la oportunidad perfecta para que revises los requisitos y corrijas el problema. Una vez con las aprobaciones empresariales pertinentes, comienza la cuenta atrás para que se ponga en marcha el sistema en la nube de producción.

Preparación para la Puesta en Marcha

• Preparación del sistema: completa la lista de elementos finales que se deben abordar o corregir (conocida como "punch list") y define los valores iniciales en el sistema.
• Preparación del usuario: proporciona a los usuarios sus nombres de usuario, contraseñas e información relacionada.
• Preparación organizativa: céntrate en completar la gestión de cambios y la formación básica, según sea necesario.

En la fase de preparación, los proyectos de nube ofrecen, de nuevo, más ventajas que los locales. Exigen la realización de menos tareas, de modo que se acortan los plazos y se reducen los presupuestos. También resulta más sencillos avanzar cuando los miembros del equipo del proyecto se encuentran evaluando la decisión de entrar en producción. En el paso 1, el proyecto estableció los criterios iniciales de "hacer/no hacer". Revisa estos criterios con el consejo rector y el patrocinador ejecutivo. Selecciona una fecha apropiada e insiste en obtener una decisión unánime para confirmar la puesta en marcha. Si hay alguna duda, investiga y corrige cualquier problema.

5. Comunicaciones

La comunicación interna es vital para el éxito de tu proyecto. Considera la posibilidad de asignar un nombre y un logotipo al proyecto para generar reconocimiento y concienciación en toda tu organización. Genera conciencia y optimismo en toda tu empresa con actualizaciones periódicas sobre el progreso de la implementación y cómo la organización se beneficiará del proyecto. El cambio puede ser complicado. Con la nube, cuentas con la ventaja de un historial probado de implementaciones eficaces, así como tecnología que ya ha sido adoptada por otros usuarios. Caesars Entertainment lo apuesta todo a la nube. Recientemente, el gigante de juegos y hostelería trasladó sus operaciones financieras de un sistema local de treinta años de antigüedad a Oracle Fusion Cloud ERP y Oracle Fusion Cloud EPM.

Puesta en Marcha y Más Allá

Si han seguido los pasos anteriores, la puesta en marcha del proyecto debería realizarse exenta de problemas. Pueden surgir algunos problemas aislados, pero su resolución debe correr a cargo del equipo de asistencia al usuario señalado en el capítulo de preparación. El equipo del proyecto, con la infraestructura de TI asociada y el personal de red, debe supervisar con diligencia el rendimiento del sistema. La mayor diferencia entre la puesta en marcha de un entorno local y en la nube se hará obvia rápidamente. Presentan muchos menos problemas. Si la puesta en marcha es exitosa, el fin es realmente el comienzo de una nueva forma de hacer las cosas en la nube. Empieza por celebrar una fiesta. Invita al consejo rector, a los socios comerciales, a las principales partes interesadas de la empresa y a otras personas que hayan contribuido a organizar el éxito del proyecto.

Actividades Post-Implementación

• Supervisar y medir: revisa las métricas identificadas durante el paso de preparación inicial.
• Revisar el proyecto: pasa tiempo con el equipo principal del proyecto, incluidos los socios, para documentar las lecciones aprendidas e identificar qué funcionó bien y las áreas de mejora. Presta atención a los aspectos culturales de la empresa, la aceptación de los usuarios y los métodos de gestión del cambio.
• Mantener el compromiso con Oracle SaaS Support Services: Sé proactivo y mantente conectado con el equipo de Oracle SaaS Support Services. Nuestros experimentados responsables de satisfacción del cliente (CSM) te ayudan a alcanzar tus objetivos más rápido. Los CSM de Oracle ayudan a los nuevos clientes con la implantación, la puesta en marcha, el consumo y la adopción por parte de los usuarios, entre otros aspectos.
• Ofrecer formación continua: la formación continua es fundamental para maximizar la productividad del sistema y el conocimiento de las aplicaciones.
• Ser parte de la conversación: únete a la comunidad de Oracle Cloud para sumar tu voz a la conversación global sobre aplicaciones de Oracle Cloud y aprender de otros usuarios en relación con productos, sectores y ubicaciones.
• Ser una referencia: ¿recuerdas cuando estaba en marcha el proceso de selección de aplicaciones en la nube y hablar con tus compañeros que ya habían realizado la transición a la nube con Oracle resultaba un paso importante? Habla con otros usuarios que estén barajando la posibilidad de migrar a la nube.
• Planificar el siguiente proyecto en la nube: después de un proyecto en la nube exitoso, habrá un gran interés por impulsar nuevas iniciativas, especialmente para retirar otros sistemas locales y ampliar aún más la presencia en la nube.

Ahora que ya conoces los pasos necesarios para migrar correctamente a la nube, no tienes tiempo que perder. Si quieres recibir más información sobre lo que hacemos y sobre nuestros productos y servicios, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estamos deseando ayudarte y ofrecerte las soluciones que te posicionarán en el futuro.