Honorarios de Contabilidad para PYMES y Autónomos en Estimación Directa: Una Guía Completa

La gestión contable y fiscal es un pilar fundamental para el éxito de cualquier pequeña y mediana empresa (PYME) o autónomo. Elegir el método de tributación adecuado y contar con una asesoría de calidad son decisiones cruciales que impactan directamente en la rentabilidad del negocio. En esta guía, exploraremos en detalle la estimación directa, sus implicaciones y cómo se estructuran los honorarios de los servicios de asesoría.

¿Qué es la Estimación Directa?

Para el empresario individual autónomo, existen dos métodos principales para el cálculo del importe a pagar a Hacienda cada trimestre en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF): la Estimación Objetiva (módulos) y la Estimación Directa.

Cuando hablamos de estimación directa y estimación objetiva (módulos), nos referimos al impuesto sobre la renta (IRPF) y no al impuesto sobre el valor añadido (IVA). En el IVA existe la figura análoga de "módulos" que es el régimen simplificado con características generales similares.

Estimación Directa

En el régimen de Estimación Directa (conocido vulgarmente como “contabilidad o "por IVA"), se pagan impuestos según los rendimientos que efectivamente se obtengan a lo largo del año y no en función de ningún elemento de la actividad. Esta modalidad implica el cálculo del beneficio real obtenido en la realización de la actividad. El rendimiento neto así calculado será reducido en caso de ser irregular y si se cumplen los requisitos previstos será minorado por la reducción por el ejercicio de determinadas actividades económicas.

Es importante resaltar que, como medida para fomentar la creación de empresas, la Ley 11/2013, de medidas de apoyo al emprendedor y del estímulo del crecimiento y de la creación de empleo, ha establecido para los contribuyentes que hubieran iniciado el ejercicio de una actividad económica a partir del 1 de enero de 2013 y que determinen el rendimiento neto de la misma con arreglo al método de estimación directa, la reducción en un 20 por ciento del rendimiento neto positivo declarado con arreglo a dicho método, tanto en el primer período impositivo en que el mismo sea positivo, como en el período impositivo siguiente.

Estimación Objetiva (Módulos)

El Régimen de Estimación Objetiva por Signos, Índices o Módulos, más conocido como “módulos”, es un régimen simplificado de tributación, aplicable a pequeños empresarios y/o profesionales, a los que se les intenta simplificar la administración de su actividad. En esta modalidad se realiza el cálculo de los beneficios derivados de una actividad empresarial mediante una serie de indicadores.

Los negocios cuyos epígrafes de actividad se encuentran dentro de los que se incluyen en la tributación por estimación objetiva (módulos) adoptan por defecto este sistema. Pero aquellos empresarios que no quieran tributar de esta manera deben manifestar su renuncia a la Agencia Tributaria existiendo unos plazos para hacerlo. Existe, por tanto, la posibilidad para determinadas actividades económicas, de poder elegir entre tributar en estimación directa o bien por estimación objetiva.

La decisión es trascendente ya que si esa actividad está sujeta a estimación objetiva y se renuncia a su aplicación para acogerse a estimación directa, el autónomo no podrá cambiarse de nuevo hasta que pasen tres años.

Factores a Considerar al Elegir el Método de Tributación

Una vez vistas las características básicas de las distintas modalidades, la elección de un modo u otro de tributación depende normalmente de los factores relacionados con la actividad. La Estimación Objetiva (módulos) es un sistema de pago que no depende de los ingresos y gastos reales. No determina el beneficio real sino una estimación del mismo a través de unos rendimientos presuntos que Hacienda calcula a partir de distintos elementos o módulos (metros cuadrados, consumo eléctrico, personas trabajando…). Así, quienes por ejemplo, dispongan de más de dos trabajadores o un gran local, deberán pagar más. Por tanto, la Estimación Objetiva (módulos) no es un sistema flexible. Se paga siempre la misma cuota y no se adapta a los altibajos del negocio.

Por el contrario, en la Estimación Directa, se paga en función del resultado. Cuando los rendimientos objetivos estimados por el sistema de módulos sean inferiores a los rendimientos reales del negocio (o estimados en el caso de nuevos emprendedores), será aconsejable tributar en la modalidad de Estimación Objetiva.

Por ejemplo, un bar pequeño, con poco personal pero mucha actividad y elevada facturación puede encontrar que el régimen de módulos es más beneficioso ya que su cuota es muy baja con respecto al beneficio real. Si la previsión es que aumenten los beneficios en los tres próximos años y está tributando en estimación directa puede ser interesante valorar la posibilidad de tributar en el régimen de Módulos. En el caso de nuevos emprendedores, es muy habitual que en el inicio de la actividad se tengan más gastos que ingresos en el primer año, con lo cual sería interesante optar por la Estimación Directa y reducir la cuota a pagar.

No es cierto que la Estimación Objetiva (módulos) exima de la obligación de llevar una cierta contabilidad: los gastos han de contabilizarse de manera idéntica a como se hace en los otros sistemas. El sistema de módulos por sus peculiares características no permite la aplicación de ningún gasto deducible, ni incluso la propia cuota de autónomo.

A la hora de optar por una u otra modalidad, no hay una respuesta genérica. Cada supuesto requiere ser analizado individualmente, por lo que antes de decidirnos, sería recomendable hacer el cálculo de la cuota de módulos sobre la base de los medios de producción de la empresa. Según sea la actividad desarrollada, la norma determina cuáles de esos medios se utilizan para el cálculo: personal asalariado, superficie del local en el que se realiza la actividad, potencia del vehículo necesario para la misma, etc. Una vez que se conoce la cuota se puede considerar si la misma es asumible y es más beneficioso o si, por el contrario, es mejor realizar el cálculo real del rendimiento de la actividad. Es aconsejable hacer una prueba o simulación de lo que se tendría que pagar mediante Módulos, descargándonos el programa de apoyo desde la Web de Hacienda.

Gastos Deducibles en Estimación Directa

En el régimen de Estimación Directa, la correcta deducción de gastos es fundamental para optimizar la carga impositiva. Los gastos deducibles deben cumplir con tres criterios clave:

1. Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo, o como dice Hacienda, que estén “afectos” a la misma”.
2. Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas.
3. Deben estar registrados en la contabilidad.

De estos tres criterios, el más peculiar es el primero, ya que para determinadas partidas de gasto el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada. Esto ocurre por ejemplo con la vivienda propia si allí se desarrolla la actividad, siendo necesario determinar el porcentaje del gasto que se puede afectar a la actividad y el que no. Ten en cuenta que todo gasto relacionado con tu actividad es deducible, aunque deberás justificarlo, por lo que conviene documentarlos y llevar el libro de gastos explicando el detalle de cada factura para que en el caso de tener una inspección puedas defenderte adecuadamente. Y no conviene que abuses inflando tus gastos porque en caso de que te inspeccionen no podrás defenderlo y será peor. En cuanto al segundo requisito, es el que está detrás de esa “sana costumbre” de pedir factura de todo.

A continuación, detallamos algunos de los gastos más comunes que un autónomo o PYME puede deducir:

• Consumos de explotación: compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina.
• Seguridad Social a cargo de la empresa: cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores y cónyuge y familiares autónomos colaboradores.
• Aportaciones a mutualidades de previsión social: son deducibles aquellas que cubran las mismas contingencias que el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos) con el límite de la cuota máxima por contingencias comunes establecida en el régimen especial de la Seguridad Social.
• Cuota de autónomos: como gasto necesario para el ejercicio de la actividad económica, la cuota de autónomos es deducible en la declaración del IRPF. Se trata de un gasto que está ligado al ejercicio de la actividad y que, por tanto, es necesario para su desempeño.
• Seguro de enfermedad (Ley 6/2017): Los autónomos/as en estimación directa podrán desgravarse en IRPF las primas de seguro de enfermedad. Puede aplicarse a su propia cobertura, a la de su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él.
• Reparaciones y conservación: gastos de mantenimiento, repuestos y recambios, así como su adaptación de bienes materiales.
• Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales.
• IVA soportado: solo será deducible cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA, es decir, que no presenten declaraciones trimestrales de IVA y por tanto no tengan derecho a deducirse las cuotas soportadas.
• Amortizaciones: importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad. Su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades. En estimación directa simplificada, las amortizaciones se calcularán linealmente de acuerdo con una tabla de amortización simplificada, especial para esta modalidad.

Gastos específicos de locales y suministros

• Local u oficina específico para la actividad: no presentan problemas, deberás notificar a Hacienda los datos de local en el momento de darte de alta cumplimentando el correspondiente modelo 036 o 037, o presentar una modificación de datos de dichos impresos en el momento de trasladarte a un nuevo local u oficina. Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro.
• Suministros domésticos en el caso de local u oficina en una vivienda (Ley 6/2017): El autónomo/a que trabaje desde casa, es decir, que desarrolle su actividad en su vivienda habitual, y así se lo haya notificado a Hacienda a través del modelo 036, podrá deducirse un 30% en el IRPF de los suministros de electricidad, gas, agua, telefonía e Internet, pero este no es el porcentaje real que se puede desgravar, ya que se tiene que multiplicar por el porcentaje de la vivienda que se declaró como afecto a la actividad económica (en metros cuadrados) cuando se realiza el alta en actividades económicas respecto a su superficie total. Mientras que gastos propios de la titularidad de la vivienda como amortizaciones, IBI, comunidad de propietarios, etcétera, sí resultan deducibles en proporción a la parte de la vivienda destinada al desarrollo de la actividad y al porcentaje de titularidad en el inmueble que tiene el autónomo, los suministros, por su naturaleza, no admitían el mismo criterio de reparto, puesto que varían en función del consumo y, por lo tanto, el mismo se debe imputar a la actividad en proporción a la parte que quede acreditado que se destina a la actividad profesional. Hasta ahora la Dirección General de Tributo solo aceptaba la desgravación en caso de disponer de contadores separados, algo nada habitual que deriva en la no deducción de estos gastos o, en su defecto, en la deducción errónea. La modificación introducida en la ley fija por tanto un porcentaje objetivo para calcular la parte de los gastos en suministros que se destinan a la actividad profesional, solventando así los problemas que se producen en la práctica a la hora de determinar los criterios para su cuantificación o los factores que la acreditan. El resto de los autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA.

Otros gastos deducibles

• Gastos de viajes y representación: Podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles.
• Gastos de manutención (comidas, cenas): Los/as trabajadores/as por cuenta propia podrán deducirse en el IRPF exclusivamente los gastos en establecimientos de hostelería y restauración que tengan vinculación directa con la actividad económica. Para poder deducirse estos gastos es necesario que su abono se realice en soporte telemático utilizando medios electrónicos de pago y pueda ser comprobado de forma fehaciente a través de factura o sistemas indirectos de pago que tengan esta finalidad específica. No se admite el gasto si no se produce fuera de la localidad donde el autónomo tiene su lugar de residencia o de la sede de su empresa.
• Gastos de vestuario: solo se admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio.
• Teléfono móvil: Hacienda te permitirá la deducción siempre y cuando tengas dos líneas de teléfono diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional.

Gastos de difícil justificación

En estimación directa simplificada, una vez obtenido el importe del rendimiento neto previo, se deducirá con carácter general un 7% del mismo con un límite anual de 2.000 euros en concepto de GASTOS DE DIFÍCIL JUSTIFICACIÓN para obtener el rendimiento neto definitivo que tributará.

Honorarios de Asesoría Contable para PYMES y Autónomos

El precio del servicio de asesoría depende del trabajo que demande la empresa, no se engañe, los asesores quieren ganar dinero con usted, es más, tienen que hacerlo si quieren que le dediquen el tiempo y dedicación que merece su empresa. Si paga 30 €/mes ¿cuánto tiempo cree que le dedican?, piense un poco lo que vale la mano de obra de un economista, un licenciado en ADE, un abogado, un diplomado en empresariales, un diplomado en relaciones laborales o simplemente un buen administrativo.

Tarifas de Asesoría

Asesores Barcelona, por ejemplo, es un Despacho profesional dedicado al asesoramiento integral de autónomos y Empresas. Son miembros del Exmo. Colegio de Graduados Sociales de Madrid, Exmo. Colegio de Abogados de Madrid, colaboradores oficiales de la Agencia Tributaria y de la Tesorería General de la Seguridad Social entre otras instituciones. Su compromiso es el de ofrecer a sus Clientes el mejor servicio en Asesoría Fiscal, Asesoría Laboral y Asesoría Contable ajustando los precios de los servicios y garantizando la calidad de los mismos. Tanto si tienes previsto darte de alta como autónomo o una constitución de sociedad, te ofrecen unas tarifas especiales con toda la experiencia y trayectoria que les avalan.

Para autónomos que trabajan en estimación directa o módulos, los honorarios mensuales suelen oscilar entre 60€ y 120€, dependiendo de la complejidad y volumen de tu negocio. Si tienes una SL o sociedad, el precio se calcula en función del número de empleados, facturas mensuales y operaciones. De forma orientativa, el servicio integral fiscal y contable para pymes parte de 150€ al mes. Con Asesores Barcelona tendrás la seguridad de un equipo de asesores fiscales que te ofrece precios claros, sin sorpresas ocultas ni sobrecostes inesperados.

Cuando un nuevo cliente llama a su puerta, no saben el tiempo que les va a llevar atenderle y muchas veces ni el propio cliente lo sabe. Por eso, proponen lo siguiente según el tipo de empresa que sea:

Empresa en Funcionamiento

Si ya sabe lo que vale un peine, dígales lo que pagaba al año con su antiguo asesor; si, ese con el que estaba descontento o que cree que no hacía nada y le mejoran el precio un 10%. Tienen un año para conocerse, que usted vea cómo trabajan, ellos adecuarse a sus necesidades y…., ver el tiempo que les está demandando. Al no ser una operadora de telefonía, no existe compromiso de permanencia alguno. En cualquier momento, no hace falta que sea a los 12 meses, usted puede dejarles, sin más.

Empresa de Nueva Creación

¿Se atreve a asumir el reto de emprender un nuevo proyecto?, vayamos juntos. No saben las necesidades que tendrá su empresa. La empresa A tiene un coste de asesoría fiscal, laboral y contable de 10€/mes, mientras que la empresa B paga 500€/mes por el mismo tipo de servicio; es cierto, quizás han exagerado un poco el caso, así que pongamos que A paga 120 €/mes y dejemos a B en 500 €.

Veamos ahora qué obtiene A a cambio de sus 120€ y qué obtiene B por sus 500€. El gerente de A, está muy contento porque sabe que el coste en asesoría es muy bajo y que hasta ahora no ha tenido una inspección de Hacienda o la Seguridad Social y tampoco ha recibido carta alguna. La empresa B, aun pagando más de 4 veces lo que paga A por asesoramiento, B consigue ahorrar 3.470 €/año por una correcta gestión. Esa es la diferencia de un buen asesoramiento.

¿Es caro o barato lo que está pagando?

Si esta descontento, la asesoría es simplemente cara. Si está contento, pueden pasar 2 cosas: que se esté engañando a usted mismo como empresario y a su organización, que esté conforme con la asesoría actual simplemente porque cree que paga poco y porque hasta ahora no ha tenido ninguna inspección o sanción grave. Es como si usted eligiese a su médico por ser el más barato de todos y como hasta ahora no ha tenido una enfermedad severa, pues perfecto, ese el mejor médico del mundo. ¿A qué no funciona así?

Díganos los servicios que le ofrecían y cuánto pagaba al año por los servicios de asesoramiento fiscal, laboral y contable. Cada empresa es diferente y tiene necesidades distintas, ¿es caro o barato lo que está pagando?

Un buen asesoramiento puede significar la diferencia entre simplemente gestionar las obligaciones y optimizar realmente la carga fiscal y la rentabilidad del negocio. Un profesional, ya sea economista, licenciado en ADE, abogado o diplomado en relaciones laborales, aporta un valor que va más allá del mero cumplimiento.