Coworking: La Necesidad de Darse de Alta y Sus Implicaciones Fiscales

Trabajar desde casa ofrece la flexibilidad de hacerlo en pijama o desde el sofá. Sin embargo, para tener éxito como freelance, es crucial establecer una rutina y contar con un espacio dedicado a la actividad profesional. El aumento del alquiler residencial ya es un motivo para reconsiderar el teletrabajo, pero los gastos no terminan ahí. Mientras trabajas en casa, incurres en gastos de luz, agua, calefacción, equipamiento y aire acondicionado, todo a cargo de tu bolsillo. Lo mismo ocurre con la captación de clientes, quienes rara vez aparecerán por el salón de tu casa, lo que implica más gastos en publicidad, visitas, eventos o ferias. Es evidente que trabajar en casa no es tan económico como parece.

Cada vez más profesionales buscan un espacio de trabajo a un coste competitivo. Ante esta necesidad, han surgido los espacios de coworking, lugares donde diversos profesionales de diferentes ámbitos entran en contacto y acceden a recursos comunes como impresoras, salas de reunión o líneas de teléfono, a un precio más económico que si tuvieran que montar su propia oficina.

Ventajas de un Espacio de Coworking

Un coworking es un concepto revolucionario en el mundo laboral que ha ganado terreno en los últimos años. La dinámica de un coworking es sencilla: se elige el tipo de espacio que mejor se adapte a las necesidades y presupuesto. Una vez dado de alta, se puede acceder al espacio de manera cómoda, en muchos casos, a través del móvil. Estos espacios ofrecen flexibilidad, permitiendo controlar el horario y la forma de trabajar.

Además, en un coworking, te rodeas de personas con diversas características y habilidades profesionales, lo que fomenta la comunidad y las relaciones entre los trabajadores. Ofrecen una infraestructura completa, eliminando la preocupación por la logística de una oficina. Se tiene acceso a servicios esenciales como internet de alta velocidad, café, agua y aseos. Habitualmente, los coworkings disponen de una gran variedad de cursos, no necesariamente con la intención de hacer negocio con sus inquilinos, sino como vía para fomentar su crecimiento personal y las relaciones entre los diferentes trabajadores.

El coworking ha pasado de ser una moda a una opción cada vez más demandada por profesionales y pequeños empresarios. La posibilidad de alquilar un espacio de trabajo con todos los servicios necesarios está impulsando un sector que podría generar un negocio significativo. A continuación, desglosamos las ventajas de unirse a un coworking:

• Domicilio fiscal independiente: La gran mayoría de los autónomos tienen el domicilio fiscal de su empresa en su vivienda habitual. Trabajar en un coworking permite disponer de una dirección fiscal independiente a la de tu casa, separando el correo profesional del personal y evitando dar la dirección de tu hogar a tus contactos laborales.
• Gastos deducibles: El alquiler de un espacio de coworking es un gasto deducible en IRPF e IVA, tanto en las liquidaciones trimestrales como en la declaración de la renta.
• Suministros incluidos: Los suministros consumidos en un coworking están incluidos. En un domicilio propio, se debe conseguir una factura con IVA e IRPF de agua, luz y demás suministros, de los cuales solo se podrá deducir el 20% de la proporción afectada.
• Espacios adaptados: Una de las características principales de estos lugares de trabajo es que ofrecen la posibilidad de alquilar ciertos espacios según las necesidades que puedan surgir en el día a día, desde salas de reuniones hasta cabinas para realizar videollamadas o incluso un plató audiovisual.
• Facilidad de justificación de gastos: Muchos de los gastos realizados en cafeterías u otros locales resultan complicados de justificar. Los suministros que consumes en un coworking están incluidos; en tu domicilio debes conseguir una factura con IVA e IRPF, y solo podrás deducir el 20% de la proporción afectada.
• Deducción de gastos de vehículo: Dependiendo de la actividad económica, se podrá desgravar desde un 50% del IVA, hasta el 100% del IVA y el IRPF de los gastos relacionados con el vehículo. Sin embargo, justificar los tickets de la ORA resulta prácticamente imposible, ya que no se dispondrá de factura.

Comparativa de Gastos: Coworking vs. Trabajar desde Casa

La pregunta clave es: ¿qué compensa más, pagar la cuota de un coworking o trabajar desde casa? Dejando a un lado las circunstancias personales y laborales de cada profesional, la Dirección General de Tributos no plantea objeciones a la deducción del gasto de la cuota de coworking, más allá de las habituales que se exigen para cualquier gasto. Por ello, esta alternativa es menos problemática que la de quedarse a trabajar desde casa desde un punto de vista fiscal.

El fisco establece una serie de límites a aquellos que desempeñan su actividad desde casa y quieren deducirse los gastos asociados. Por ejemplo, el profesional solo puede deducirse los gastos propios de la titularidad del inmueble (cuota mensual de la comunidad, IBI, tasa de basuras, etc.) en la proporción a los metros que utilice para desarrollar su actividad, no sobre el total de la vivienda. Las restricciones aumentan para los gastos relacionados con los suministros de la vivienda, como puede ser el teléfono, la conexión a internet, la luz, el agua, el gas o la calefacción, ya que desde el 1 de enero de 2018, el profesional solo puede deducirse el 30% de dichos gastos respecto a los metros que destine al desarrollo de la actividad, y no sobre toda la vivienda. Aunque en algunos casos es posible probar un porcentaje superior, esta posibilidad puede conllevar mucha litigiosidad a la hora de determinar si la superficie utilizada es real o no, o cuando el contribuyente pretenda probar que utiliza más metros para su actividad. Una problemática que no afecta a la opción del coworking.

Darse de Alta en Hacienda y Google My Business

Como paso previo a poder deducir los gastos en el IVA o en el IRPF, es necesario que el empresario o profesional dé de alta en Hacienda el inmueble desde el que va a realizar su actividad, mediante la presentación de un modelo 036. Una vez dado de alta, es necesario cumplir una serie de requisitos para poder deducirse los gastos que conlleva la cuota de un coworking:

• La actividad que desarrolle el profesional debe estar correlacionada con la obtención de ingresos. Es decir, que dicho gasto sirva al empresario o profesional para obtener ingresos. Cuando no exista dicha vinculación entre el gasto y los ingresos obtenidos, Hacienda podrá negar su deducción.
• El gasto debe estar justificado de forma correcta, con la factura original emitida por la empresa que cede el espacio de coworking.
• También debe estar registrado en los libros fiscales y la contabilidad que debe llevar el profesional o empresario.

Coworking y Google My Business: Requisitos y Desafíos

Está claro que si tienes tu propia oficina, darte de alta en Google My Business es sencillo, ya que tienes tu propia localización física (requisito imprescindible para hacerlo). En los espacios de coworking, los profesionales sí suelen pasar gran parte de su jornada laboral trabajando en ellos. Sin embargo, a pesar de que el profesional pase gran parte de su jornada laboral en estos espacios, esto no significa que Google no pueda cerrar la ficha. Para asegurar la visibilidad en Google My Business, se deben cumplir las siguientes características:

• El espacio de coworking debe ser el lugar principal donde se desarrolle la actividad profesional.
• Se debe poder recibir correo postal, ya que de lo contrario no se podrá recibir la carta de verificación de Google para la ficha.
• Evita el uso del servicio de centralita. Es mejor tener tu propia línea y ser quien responda. De hecho, en ocasiones es el propio personal de Google quien llama para verificar no solo que el teléfono corresponde a tu negocio, sino que atiendes de acuerdo al horario que dices tener.
• En el caso de que los clientes no suelan acudir a la oficina, sino que eres tú quien acude a las localizaciones de tus clientes, entonces se trata de un modelo de negocio de área de servicio para Google y, por tanto, no es necesario mostrar una localización física. Sin embargo, si no se incluye dirección, el "trato" que se recibe por parte del buscador es peor y costará estar en primeras posiciones.
• Los logos e imágenes de un espacio de coworking corresponden al propio espacio y no a los negocios que lo "habitan", lo que dificulta que Google pueda confirmar quién está realmente en esa localización y quién no. Google ha visto en otras ocasiones cómo intentan engañarle bastantes negocios con el objetivo de aparecer en los primeros resultados del buscador para muchas localizaciones, alquilando despachos muy básicos (y por tanto muy baratos) en los centros de coworking y generando fichas por cada lugar donde se dan de alta. Esto es lo que se llama "spam de fichas" y es contrario a la política de Google.

En resumen, si trabajas en un espacio de coworking, puedes dar de alta tu ficha, pero tienes más probabilidades de tener problemas con Google que si tuvieras tu propia oficina.

Implicaciones Fiscales según la Dirección General de Tributos

La Dirección General de Tributos ha emitido Consultas Vinculantes que aclaran las implicaciones fiscales del coworking. Un consultante que va a iniciar la actividad de alquiler de centro de negocios o "coworking", que consiste en el arrendamiento de oficinas o espacios a distintos profesionales para el desarrollo de su actividad, ofreciendo junto con el alquiler de los espacios, servicios adicionales, como secretaría, limpieza, reprografía, teléfono, internet, planteó a Hacienda lo siguiente:

1. Epígrafes del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

De acuerdo con la regla 2ª de la Instrucción para la aplicación de las Tarifas del Impuesto sobre Actividades Económicas, el mero ejercicio de cualquier actividad económica especificada en las Tarifas, así como el mero ejercicio de cualquier otra actividad de carácter empresarial, profesional o artístico no especificada en aquellas, dará lugar a la obligación de presentar la correspondiente declaración de alta y de contribuir por este impuesto. La regla 4ª, apartado 1, establece que el pago de la cuota correspondiente a una actividad faculta, exclusivamente, para el ejercicio de esa actividad, salvo que se disponga otra cosa.

Según lo expuesto, las actividades relacionadas se clasifican en las siguientes rúbricas de la sección primera de las Tarifas del Impuesto:

• Epígrafe 861.2, “Alquiler de locales industriales y otros alquileres n.c.o.p.”, por el arrendamiento de despachos y de salas de reuniones.
• Epígrafe 856.1, “Alquiler de bienes de consumo”, por el arrendamiento de mobiliario, cuya clasificación se efectúa en virtud del procedimiento establecido en la regla 8ª de la Instrucción, en el que se establece que las actividades no especificadas en las Tarifas se clasificarán, provisionalmente, en el grupo o epígrafe correspondiente a la actividad a la que por su naturaleza más se asemejen.
• Grupo 999, “Otros servicios n.c.o.p.”, por la prestación de diversos servicios (servicio telefónico, internet y secretariado, etc.). Dicha clasificación se efectúa, al igual que en el caso anterior, arrendamiento de mobiliario, por el procedimiento establecido en la regla 8ª de la Instrucción.
• Además, si el arrendador pone a disposición de los arrendatarios ordenadores u otras máquinas o equipos de oficina, sin incluir los servicios de personal, deberá figurar dado de alta en el grupo 853, “Alquiler de maquinaria y equipo contable de oficina y cálculo electrónico”.

Sin perjuicio de todo lo expuesto, y a efectos del IAE, el consultante se encuentra exento por el ejercicio de todas sus actividades económicas con arreglo a lo previsto por el artículo 82, apartado 1, letra c), del texto refundido de la Ley reguladora de las Haciendas Locales.

2. Calificación de los rendimientos percibidos en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas

En el caso planteado, de la información aportada se desprende que el consultante, de acuerdo con el contrato de arrendamiento de centro de negocios que suscribirá con sus clientes, no solo ofrecerá a estos el alquiler de espacios o despachos, sino que además prestará servicios adicionales de secretaría, recepción, reprografía, teléfono, etc. Por tanto, se trata de un contrato mixto de arrendamiento de inmueble y de servicios que tiene por finalidad dotar al arrendatario de la infraestructura necesaria (material y personal) para que éste pueda desarrollar su actividad yendo más allá del simple arrendamiento. Esto supone la ordenación por cuenta propia de medios de producción y de recursos humanos, y, en consecuencia, constituye a efectos del impuesto una actividad económica.

3. Posible exención a efectos del Impuesto sobre el Patrimonio

Se plantea a Hacienda si resulta de aplicación la exención del artículo 4.Ocho de la Ley 19/1991. La Dirección General de Tributos aclara que si se calificara como actividad económica, el arrendamiento de inmuebles en el presente caso, los inmuebles destinados a dicho arrendamiento estarían exentos siempre que sean necesarios para el desarrollo de la actividad y ésta se ejerza de forma habitual, personal y directa por el sujeto pasivo y constituya su principal fuente de renta.

Deducibilidad de los gastos

Una consultante ha suscrito un contrato de servicios con un "espacio coworking" para la utilización de un despacho junto con una serie de servicios adicionales para el desarrollo de su actividad profesional, consistente en el asesoramiento a empresas (actividad en estimación directa). Planteó a Hacienda la deducibilidad de las cantidades satisfechas por la utilización de dicho espacio (Consulta Vinculante V0734-19, de 26 de marzo de 2019).

En este caso, al tratarse de una actividad en estimación directa (cualquiera que sea su modalidad: normal o simplificada) y no viéndose afectado el gasto objeto de consulta por las reglas especiales del artículo 30 de la LIRPF, la remisión del artículo 28.1 nos lleva al artículo 10 de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades, LIS.

En su apartado 3 dispone que "en el método de estimación directa la base imponible se calculará, corrigiendo, mediante la aplicación de los preceptos establecidos en esta Ley, el resultado contable determinado de acuerdo con las normas previstas en el Código de Comercio, en las demás leyes relativas a dicha determinación y en las disposiciones que se dicten en desarrollo de las citadas normas".

De acuerdo con lo anterior, la deducibilidad de los gastos está condicionada por el principio de su correlación con los ingresos, de tal suerte que aquellos respecto a los que se acredite que se han ocasionado en el ejercicio de la actividad serán deducibles, en los términos previstos en los preceptos legales antes señalados, mientras que cuando no exista esa vinculación o no se pruebe suficientemente no podrán considerarse como fiscalmente deducibles de la actividad económica.

Con este planteamiento, el gasto que se produce a la consultante por el pago del importe del alquiler del despacho en un “centro de negocios”, alquiler destinado al ejercicio de su actividad y que incluye los servicios adicionales necesarios para el desarrollo de la misma, tendrá la consideración de deducible en la determinación del rendimiento neto de su actividad profesional, pues debe entenderse producido tal gasto en el ejercicio de la actividad.

Sin perjuicio de lo anterior, cabe recordar que la deducibilidad de un gasto está condicionada además, entre otros requisitos, a que quede convenientemente justificado mediante el original de la factura normal o simplificada y contabilizado o registrado en los libros-registro que, con carácter obligatorio, deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas, siempre que, como se ha indicado, determinen el régimen de estimación directa, en cualquiera de sus modalidades.

Equipamiento y Prestaciones en un Coworking

El equipamiento y las prestaciones es lo que hace que un coworking destaque sobre otro. Cabinas para videollamadas, plató de televisión, salas para reuniones, zonas comunes, etc., son algunos ejemplos de lo que se puede encontrar.