Guía Completa para un Cambio Exitoso de ERP en tu Empresa

En un entorno empresarial en constante evolución, la elección del sistema ERP adecuado es crucial para las empresas. El sistema de planificación de recursos empresariales, o Enterprise Resource Planning, es aquel que se hace cargo de las distintas operaciones internas de una organización. Debido a todo lo que abarca, es importante que las empresas se pregunten cuándo deben cambiar de ERP para no contar con un sistema obsoleto.

Cambiar de ERP es una de las decisiones estratégicas más importantes que puede tomar una empresa, ya que supone una oportunidad para transformar la gestión interna, mejorar la eficiencia operativa y preparar la organización para el crecimiento. Sin embargo, también implica riesgos si no se aborda con una metodología clara.

Migrar a un nuevo ERP es considerado por muchos expertos no solo como un paso a tomar en cuenta, sino como una necesidad estratégica para destacarse de la competencia.

¿Por qué y cuándo cambiar de ERP?

No todas las empresas cambian de software ERP por las mismas razones. Detectar la obsolescencia de un ERP no siempre es sencillo, porque el deterioro es gradual. Un cambio de ERP se justifica cuando el sistema actual ya no puede acompañar el crecimiento de la empresa.

Desde Inforges siempre decimos lo mismo: el momento para cambiar de ERP no es cuando el sistema colapsa, sino cuando empiezas a notar que te está limitando. ¿Quieres saber si es el momento de cambiar tu ERP? Contacta con el equipo de Inforges y solicita una consultoría inicial sin compromiso.

Señales de que tu ERP está obsoleto:

• Falta de integración con otras herramientas.
• Datos aislados por departamentos (silos de información).
• Exceso de personalización acumulada.
• El sistema es rígido e imposible de actualizar.
• Procesos manuales excesivos.
• Errores humanos y pérdida de tiempo productivo.
• Sin funcionalidades cloud.
• Imposibilidad de trabajo en remoto.
• Incumplimiento normativo y riesgo legal y sanciones.
• Retención de talento: los profesionales cualificados prefieren trabajar con herramientas modernas.

Un ERP actualizado permite automatizar tareas repetitivas y eliminar los procesos manuales que generan errores. Un cambio bien ejecutado no es un gasto: es una inversión con retorno medible.

Pasos clave para un cambio de ERP exitoso y ágil

Tras tomar la decisión de cambiar de ERP a uno que se encuentre más actualizado y que se adapte a las necesidades de la empresa, hay que seguir una serie de pasos elementales para que este proceso se realice de forma ágil y de manera exitosa:

1. Evaluación de requerimientos y necesidades

Antes de cambiar de ERP primeramente hay que hacer un análisis y comprender a fondo los requisitos de la empresa. Es crucial identificar las necesidades específicas de cada departamento y área operativa, esto permitirá seleccionar un ERP que se ajuste mejor a las demandas de la empresa. Decidir cuál es el mejor ERP para una empresa es un paso importante, ya que debe cumplir con las expectativas de una gestión integral.

• Identificar los problemas que esperamos solucionar con el software.
• Considerar si la actividad se realiza en un sector concreto y si el ERP requiere de funcionalidades muy específicas.
• Definir dónde se utilizará el software, quién accederá a su uso y los escenarios de trabajo, así como los objetivos que se quieren alcanzar en cada una de ellas.

2. Selección del ERP y soluciones complementarias

Tras evaluar las necesidades, se debe realizar una selección minuciosa del ERP que mejor se alinee con dichos requisitos. Además, considerar soluciones complementarias que puedan mejorar la funcionalidad del sistema ERP elegido. A la hora de escoger un ERP, es importante tener en cuenta su flexibilidad para integrarse con otros sistemas específicos que se utilicen o que se puedan necesitar en un futuro, como podrían ser sistemas de business intelligence o tiendas virtuales.

Otro punto interesante es el de la conectividad con plataformas estándar como Microsoft Office o aplicaciones del sector y, en definitiva, que el ERP tenga la flexibilidad suficiente a nivel de datos y funcionalidades, y que no sea estático o cerrado.

Funcionalidades clave que un ERP puede ofrecer:

• CRM (Customer Relationship Management): Puede ser un módulo o estar integrado con el ERP. Da soporte y forma interacciones con contactos y clientes, y permite planificar acciones comerciales con total trazabilidad.
• Gestión de autoventa y preventa: Pensada para que el equipo de ventas pueda realizar sus gestiones en cualquier momento y lugar, desde una tablet o smartphone.
• Gestión de proyectos: Facilita la gestión de proyectos en cualquier área funcional que requiera un control de recursos.

3. Contratación de una consultora tecnológica experimentada

Un paso crucial para cambiar de ERP de forma ágil es trabajar con una consultora especializada en el área, lo que permitirá contar con un aliado con experiencia y conocimientos para así implementar el nuevo sistema de manera eficiente, minimizando contratiempos y maximizando la integración. En Inforges contamos con una amplia experiencia acompañando a empresas en sus procesos de transformación digital. En Inforges contamos con una amplia experiencia ayudando a empresas españolas a tomar mejores decisiones tecnológicas.

Un cambio de ERP conlleva retos que, si no se anticipan, pueden encarecer el proyecto y prolongar los plazos. Consejo: Solicita siempre un análisis de impacto previo y un presupuesto cerrado que incluya partidas para imprevistos.

4. Capacitación del personal

La capacitación es sumamente importante para cambiar de ERP, puesto que la correcta formación del equipo en el uso de esta nueva tecnología asegurará que haya una transición suave y sin inconvenientes. Para ello es necesario contar con un partner tecnológico para proporcionar el apoyo y la asistencia necesaria que requiera el personal durante el proceso de capacitación y más allá de este.

La resistencia interna es uno de los principales factores de fracaso en proyectos ERP. La tecnología sin adopción no sirve de nada. El proyecto no termina el día del go-live.

Cuando una empresa al cambiar de ERP ejecuta todos estos pasos de forma adecuada y coordinada, no solo garantiza que haya un procedimiento rápido, sino también que sea una transición suave y efectiva, minimizando las interrupciones en las operaciones empresariales y reduciendo efectivamente cualquier error o inconveniente durante este procedimiento.

Retos y Desafíos en la Migración de un ERP

Los ERP son sistemas costosos y complejos arraigados en la infraestructura digital de su organización. Esto significa que su fuerza laboral ha desarrollado hábitos sólidos en torno a sistemas heredados en diversas funciones comerciales. Por ejemplo, no contar con suficiente personal para el proyecto es una de las principales razones por las que los costos exceden el presupuesto, lo cual ocurre en el 38.4% de las organizaciones.

Esto destaca lo crucial que es gestionar los cambios de manera efectiva. Una migración de ERP bien ejecutada sigue una metodología estructurada. Uno de los errores más habituales que vemos en Inforges es no definir con claridad el alcance del proyecto desde el principio.

Principales desafíos:

• Gestión y planificación del proyecto: Las implementaciones de ERP involucran múltiples fases, desde el descubrimiento y la planificación hasta las pruebas, implementación y análisis posterior al lanzamiento.
• Desviaciones de costos y plazos: Los ERPs son conocidos por expandir los presupuestos y retrasar los hitos.
• Gestión efectiva del cambio: Cambiar a un nuevo software es parte del proceso. Impulsar la adopción y superar la resistencia al cambio entre los principales interesados agrega otra capa de complejidad. Todos estos son síntomas de una falta de inversión en metodologías probadas de gestión del cambio.

La Importancia de la Gestión del Cambio

Si la gestión del cambio no la llevamos a cabo adecuadamente, esta puede generar problemas y consecuencias graves para la empresa como ya hemos visto; es por esto que entendemos como crucial contar con un plan de gestión para el cambio bien estructurado y también con un equipo experto en la implementación del ERP, que pueda guiar a la empresa en el proceso para ayudar a manejar los riesgos y desafíos asociados con el cambio.

4 pasos esenciales para elaborar un plan de gestión del cambio:

1. Estrategia para ejecutar el cambio organizacional: La estrategia incluye una serie de elementos que debemos tener en cuenta si queremos preparar a la empresa para los cambios que se avecinan, debemos asegurar que todo se lleve a cabo de manera efectiva y maximizar los beneficios. La elaboraremos considerando las particularidades de cada empresa, con metas y objetivos claros, que deben ser revisados periódicamente para asegurar su eficacia y que se adapten a las necesidades cambiantes de nuestro negocio.
2. Comunicación: Debe ser directa y transparente para destacar los objetivos y beneficios del cambio, en este caso la implementación de un ERP, así como involucrar a todos los empleados en el proceso.
3. Formación: Es importante brindar la formación necesaria a los empleados para que puedan utilizar el ERP de manera efectiva. Esto incluye la capacitación necesaria en el uso del sistema, así como también en los procesos y procedimientos relacionados con el mismo. Es importante tener en cuenta que el aprendizaje de un nuevo sistema como un ERP puede llevar tiempo y esfuerzo, y es necesario brindar el apoyo y la orientación para ayudar a los empleados a superar la curva de aprendizaje.
4. Evaluación continua: Ello nos va a permitir evaluar el progreso del cambio, asegurar que el cambio se está llevando a cabo de manera efectiva, identificar problemas o oportunidades de mejora y hacer los ajustes según sean necesarios. Incluye medir los indicadores de éxito previamente establecidos, recolectar el feedback de los empleados y clientes, y analizar los datos de rendimiento del sistema para detectar posibles problemas o mejoras. Es importante contar con un proceso sistemático para realizar dicha evaluación y documentar los resultados e involucrar a todos los stakeholders en este proceso para obtener una visión completa del progreso del cambio y tomar decisiones informadas.

Otros elementos clave para una gestión del cambio efectiva:

• Apoyo de los líderes: Contar con el apoyo de los líderes de la empresa resulta indispensable para guiar y motivar a los empleados durante el proceso de cambio y que este se lleve a cabo de manera efectiva para superar la resistencia al mismo. Los líderes deben ser los principales defensores del cambio y los primeros en adoptar el nuevo sistema y procesos.
• Incentivos: Una de las mejores formas de motivar a los empleados para que adopten el nuevo sistema (en este caso un ERP) son los incentivos que podemos ofrecer. Estos deben estar diseñados para ayudarles a superar la curva de aprendizaje y pueden ser de varios tipos como: recompensas financieras, reconocimiento público, capacitación adicional, tiempo libre, etc.
• Identificación de problemas y diseño del Plan de Mitigación de Riesgos: Durante el proceso de implementación debemos de estar atentos a los problemas o dificultades que surgen y buscar soluciones rápidas y eficaces. La identificación temprana de estos problemas es esencial para evitar que se conviertan en problemas más grandes y para asegurar que el cambio se lleve a cabo de manera efectiva.

Prosci colabora con empresas de gran envergadura en diferentes sectores, ayudándolas a navegar con éxito por transiciones complejas. Durante los últimos 30 años, Prosci ha ayudado a empresas, desde grandes multinacionales hasta empresas de servicios públicos críticos.

Ejemplos de éxito con Prosci:

• Avangrid: Logró avances significativos rápidamente, aplicando con éxito la gestión del cambio a proyectos a gran escala. La implementación de SAP fue un éxito notable, con solo el 10% de los empleados que requirieron capacitación de actualización.
• Corporación alimentaria multinacional: La implementación de SAP se lanzó con éxito a tiempo, logrando sus objetivos a pesar de la adquisición en pleno proyecto. Superó las expectativas al eliminar sistemas heredados, agilizar los procesos de pago y proporcionar datos detallados para una toma de decisiones mejorada.
• Sunflower Electric: Su estrategia de gestión del cambio generó una mayor conciencia y deseo del nuevo sistema ERP entre los empleados.

Opciones de ERP en el mercado

ERP para Pymes, Micropymes y Autónomos

Existe la creencia que un ERP para pymes resulta demasiado costoso, o que se trata de tecnología que únicamente sirve a grandes empresas. Pero las opciones disponibles han avanzado mucho en los últimos años y hoy en día existen alternativas tanto on premise como online para que pequeñas y medianas empresas también puedan integrar y automatizar todos sus procesos clave: contabilidad, gestión de inventarios, ventas, recursos humanos, atención al cliente.

Los autónomos y micropymes también disponen de opciones: el acceso a herramientas basadas en el cloud computing elimina la necesidad de grandes inversiones en infraestructura. Además, muchos ERP ofrecen módulos personalizables y soporte técnico especializado.

Soluciones ERP destacadas:

a3ERP

En Wolters Kluwer llevamos décadas desarrollando software de gestión para la empresa, a medida de todas sus necesidades y siempre actualizado a cualquier cambio normativo como la Ley Crea y Crece o la Ley Antifraude, para que no tengas que preocuparte por ello. a3ERP es el software ERP diseñado para la pyme, que permite gestionar las diferentes áreas de tu empresa de forma fácil y ágil. Intuitivo y fácil de usar, te permite generar informes que te ayudarán a tomar las mejores decisiones en tu negocio y crecer en funcionalidades al ritmo que tu empresa necesite, al integrarse con soluciones estándar del mercado.

a3innuva ERP

Es el software ERP online que permite integrar la contabilidad, facturación y los procesos clave en un único entorno al que, además, puede tener acceso la asesoría.

SAP Business One y SAP Cloud ERP

1. SAP Business One (y SAP Business One HANA): ERP líder para pymes en España, con versión cloud y módulos específicos por industria. Ejemplo: Faroliva, empresa familiar con más de 50 años de trayectoria en el sector de la alimentación, eligió SAP Business One por ser el ERP más utilizado en el sector de la alimentación.
2. SAP Cloud ERP: Solución ERP en la nube orientada a empresas en crecimiento y organizaciones con necesidades avanzadas de gestión, procesos integrados y escalabilidad.

RISE WITH SAP

RISE WITH SAP es una solución tecnológica robusta que se presenta como la opción ideal para cambiar de ERP, esto debido a todos los beneficios que les proporciona a las empresas, entre ellos están:

• SAP S/4HANA, el mejor ERP del mercado: Ofrece una base sólida como sistema ERP, reconocido por su potencia y capacidades avanzadas para la gestión empresarial, optimizando procesos y facilitando la toma de decisiones estratégicas.
• Transformación digital integral: Con RISE, no solo se adquiere un nuevo ERP, sino que se inicia una transformación digital integral de los procedimientos de la empresa. Esto implica una integración completa de tecnologías, datos y procesos para mejorar la eficiencia y la competitividad de la compañía.
• Últimos avances tecnológicos aplicados al negocio: Incorpora lo último en tecnología, como inteligencia artificial, analítica avanzada y soluciones en la nube, lo que permite a las empresas estar a la vanguardia y adaptarse rápidamente a los cambios del mercado.
• Simplicidad y agilidad en el proceso: RISE les ofrece a sus usuarios un enfoque simplificado y ágil para el cambio de ERP, garantizándole a la empresa que tendrá una implementación rápida y eficiente, reduciendo el tiempo de inactividad y permitiendo una transición más suave para el personal.

Todo este procedimiento para cambiar de ERP siempre es ideal hacerlo de la mano de un partner tecnológico de confianza, en donde se recomienda a SEIDOR como la mejor opción, por su amplia experiencia en el área de implementación de ERP y por su enfoque centrado en el cliente. RISE WITH SAP con SEIDOR ofrece una oferta integral que cubre todas las necesidades de tu negocio.

Cambio de Idioma en el ERP

La traducción del ERP es una traducción parcial que puede ser útil en ciertos escenarios. La parte que es multi-idioma está referida a la siguiente parte del ERP:

• Etiquetas en los formularios y columnas de la grid.
• Etiquetas en el entorno.
• Mensajes de control de los procesos de base de datos (en su mayoría, hay alguno que no).
• Mensajes de control de los formularios (en su mayoría, hay alguno que no).

Aquí sí que es posible que un usuario lo tenga en un idioma y otro usuario en otro diferente. Por contra, los textos que están guardados en la base de datos, que nosotros llamamos estáticos, como pueden ser los nodos del menú general, los nombres de las colecciones, o los estados de los objetos (como por ejemplo las descripciones de los estados de las líneas del pedido) solo pueden estar en un único idioma. No hay posibilidad a día de hoy de que sea multi-idioma.

Procedimiento de cambio de idioma en Ahora 5:

1. Pasos previos:
   • Ejecutar el script con los datos estáticos del idioma deseado. Este script actualmente está disponible bajo demanda.
   • Ejecutar un update en la tabla Ahora_Idiomas dejando el campo Disponible a 1 para los idiomas que se van a utilizar.
   • Activar el parámetro ACTIVAR_MULTIIDIOMA.
   • Reiniciar la aplicación.
2. Si seleccionamos una BBDD con el parámetro activado un mensaje nos informará que, obligatoriamente, tenemos que seleccionar un idioma de los disponibles.
3. Aparecerá un nuevo control desplegable a la derecha con aquellos idiomas actualmente activos (campo Disponible de la tabla Ahora_Idiomas a 1). Actualmente solamente disponemos de traducciones para Español e Inglés. Habilitar otro idioma conlleva posibles mensajes de error.
4. Una vez seleccionado dicho idioma se aplica automáticamente, queda guardado y no es necesario volverlo a introducir.
5. Podemos comprobar cómo se aplica el idioma seleccionado automáticamente en el ERP.

Procedimiento de cambio de idioma en Ahora 4:

Los idiomas traducidos a día de hoy son Inglés, Francés y Colombiano. Pero como he comentado anteriormente serían para la parte traducida. La traducción de la parte de base de datos, lo que nosotros llamamos datos estáticos se tiene que hacer manualmente así como los informes (Crystal Report).

El método para establecer un usuario en un idioma diferente al español es el siguiente:

1. UPDATE perfiles set valor=3 WHERE usuario='ahora' and Propiedad ='Idioma' --Cambiar ahora por el login correspondiente.
2. Si quisiéramos cambiarle la pantalla de login para que también fuera en otro idioma debemos de hacer doble clic en la O del logo AHORA (verde) y buscar la ruta donde están las librerías y elegir la opción correspondiente.

Para deshacer y que vuelva a español tendríamos que realizar el proceso por segunda vez, eligiendo la misma librería.