Cómo Generar Facturas con a3ERP: Desde el Borrador hasta la Factura Oficial

Para aquellos clientes que todavía no se hayan decidido a utilizar su ERP para generar facturas en formato electrónico, sea por la complejidad del concepto, los tipos y formatos, certificados y demás componentes que abarca, hoy descubriremos paso a paso las ventajas de esta herramienta integrada en el ERP Nexus.

¿Qué es una Factura?

La factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto con una fecha de devengo y la cantidad a pagar como contraprestación. La factura electrónica, Facturae, es una factura en formato digital. El gobierno español, junto a muchos organismos públicos, entre ellos comunidades autónomas y ayuntamientos, han puesto en marcha el sistema de recepción de facturas electrónicas.

La factura es un archivo XML con extensión .xsig. Recomendamos guardar las facturas donde están los listados, porque normalmente hacemos copia de esa carpeta en las copias de seguridad. La ruta \\servidor habrá que cambiarla por el equipo o la ruta donde estarán los listados.

Relación con Centros Administrativos

Muchos organismos públicos nos obligarán a relacionar los centros administrativos. Para eso vamos a la pestaña "Relación centros administrativos". Podemos importar los centros administrativos que trae el programa, unos 334 actualmente. El fabricante a3ERP nos indica que el número de estos centros administrativos irán aumentando. Para importar los centros administrativos pulsamos el botón "Importar".

La Factura Borrador en a3ERP

La factura borrador permite al usuario guardar una factura "sin validación legal". De esta forma, se podrá tener la factura casi finalizada, a la espera de las últimas comprobaciones, antes de darla por correcta.

Características de la Factura Borrador

La factura borrador tiene las siguientes particularidades:

• No tiene validez legal:
  • No genera repercusión contable, es decir, no se generará el asiento contable.
  • No genera vencimientos, es decir, no genera los efectos de cartera.
• Stock: Sí afecta a stock. En este caso no hay diferencia de una factura normal.
• Listados/informes/BI: la factura borrador se tendrá en cuenta en cualquier listado. Sin embargo, como tendrá una serie especial, será fácilmente diferenciable del resto de facturas. El usuario puede definir estos informes y excluir este tipo de facturas si así lo desea.
• Comisiones/Riesgo: se incluyen en el cálculo de comisiones y también en el riesgo.

Para disponer de esta funcionalidad, el usuario debe acceder al punto "Configuración/ Datos generales/ Parametrización empresa" y, en la pestaña "Preferencias", marcar el indicador "Activar el uso de guardar factura como borrador".

Factura Borrador con el Módulo TicketBAI o el Módulo SII

Mientras una factura esté en modo borrador (recordemos que tiene un número de serie especial configurado como borrador), se podrá modificar, borrar, etc., aunque tengamos activo TicketBAI.

• Módulo TicketBAI: Si está activo el módulo de TicketBAI, esta factura no generará ni el fichero, ni se enviará a la tributación correspondiente.
• Módulo SII: Si está activo el módulo de SII, no se enviará y no deberá aparecer en la pantalla de seguimiento ya que la serie que se ha configurado como borrador, no se permitirá activar para enviar al SII.

Importante: Para controlar que no se active por parte del usuario la subida al SII de una serie configurada como borrador, es necesario tener, como mínimo la versión del módulo SII 2.4.0. En caso contrario, será el usuario quien deba confirmar que no se ha activado.

Configuración y Operativa de Trabajo de la Factura Borrador

A continuación, te explicamos, paso a paso, cómo configurar y guardar una factura como borrador:

Nueva serie "Borrador"

Una vez activada la funcionalidad de factura borrador (accediendo al punto "Configuración/ Datos generales/ Parametrización empresa" y, en la pestaña "Preferencias", marcando el indicador "Activar el uso de guardar factura como borrador"), será necesario definir qué serie será la que tendrán las facturas borrador.

Para definir la serie de las facturas borrador, accede al fichero de series e indica qué serie será la usada para las facturas borrador. De esta forma, cuando el usuario guarde una factura en modo borrador, la serie actual de la factura (que se guardará previamente) se cambiará por la que se haya activado como BORRADOR. De esta forma, el contador cambia.

A tener en cuenta:

• Solo es posible marcar una serie borrador. En caso de intentar marcar más de una, se mostrará el siguiente mensaje: "Sólo se puede marcar una serie como borrador".
• Además, si la serie borrador ya se ha utilizado en alguna factura, no se le podrá quitar la marca de borrador, mientras esté activo TicketBAI.

Guardar Factura Borrador

Cuando el usuario esté creando una nueva factura, tendrá dos botones "Guardar" (si la factura es oficial) y "Guardar borrador" (para guardar como factura borrador).

Veamos un ejemplo de cómo guardar una factura como borrador. Para ello, accedemos a la factura de la forma habitual. En nuestro ejemplo, observa que el número de serie es 2020. En la parte inferior, se muestran las opciones de guardado "Guardar" y "Guardar borrador". Si pulsamos "Guardar borrador", se realizarán los siguientes cambios de forma automática:

• Se modificará la serie que tenga informada en ese momento, por la nueva serie activada como borrador (la serie oficial se guardará internamente para recuperarla más adelante).
• Se recalculará el número de documento correspondiente al contador de esa serie.
• Se le quitará la marca de repercusión contable ya que, al no ser oficial, no puede generar movimientos contables. También se desmarcará el indicador "Generar vencimientos", para que no se generen vencimientos de una factura no oficial.

Convertir Factura Borrador a Factura Oficial

Una vez la factura borrador se ha revisado y se ha validado como correcta, el usuario ya puede generar la factura oficial.

Desde la edición de la factura

Si antes de dar por verificada la factura, hay que revisar o cambiar alguna información, se editará la factura. Para ello, tan solo hay que editar la factura borrador. En ese momento, se cambiará la serie definida para las facturas borrador (que en nuestro ejemplo es “BORRADOR”), y se recuperará la serie ‘original’ (en nuestro ejemplo, “2020”).

Además, antes de guardar borrador, se activará el indicador de repercusiones contables, así como los vencimientos (tal y como estaba en la factura original).

A tener en cuenta:

• La fecha de la factura también se cambiará informándose, automáticamente, la fecha del sistema. Es decir, si el borrador se guardó el día 10/03 y el día 12/03 se guarda factura oficial, la factura tendrá la nueva fecha 12/03.
• Asimismo, el número de factura también se cambiará ya que, al cambiar de serie, se asignará el número que corresponda.
• Además, en el caso de tener activo el módulo TicketBAI, se controlará que la fecha de la factura sea superior o igual a la última factura enviada.

Desde la selección de facturas

Si la factura ya es correcta y no es necesaria ninguna modificación, o bien queremos convertir a factura varios borradores, realizaremos el proceso de conversión desde la propia selección de facturas sin necesidad de editar una a una. Desde la selección de facturas, también podemos convertir un borrador en factura oficial, además tenemos la posibilidad de seleccionar varias facturas borrador para convertirlas todas a la vez.

Para ello, tan solo debemos pulsar el botón "Facturar Borrador" que se activa, automáticamente, al seleccionar una o varias facturas guardadas como borrador. De esta forma, la factura se guardará de forma oficial con la fecha y el número de factura actual.

Impresión Borrador

Cuando guardamos una factura como borrador, al imprimir esa factura con cualquier definición, sobre la impresión, se incluirá el texto BORRADOR, para poder diferenciarla de una factura oficial.

Facturación Automática de Albaranes a Factura Borrador

En la facturación automática de albaranes de venta, también disponemos de la opción de facturar a factura borrador. La facturación automática de albaranes puede llegar a generar un volumen importante de facturas, por lo que hay que tener en cuenta que, si estamos activos en TicketBAI, con la generación automática de facturas (no borrador) éstas serán enviadas directamente a la tributación correspondiente en el momento de la generación. Por lo tanto, si el usuario quiere revisar la facturación antes, deberá guardar como Factura borrador.

Facturación de Cuotas a Factura Borrador

En la facturación de cuotas también está disponible la opción "Generar facturas borrador". En este caso, el botón "Generar facturas borrador" se habilita, únicamente, cuando las cuotas se envíen al documento factura. Si las cuotas se pasan a albarán el botón no se mostrará. La facturación de cuotas puede llegar a generar un volumen importante de facturas, por lo que hay que tener en cuenta que, si estamos activos en TicketBAI, con la generación automática de facturas (no borrador) éstas serán enviadas directamente a la tributación correspondiente en el momento de la generación. Por lo tanto, si el usuario quiere revisar la facturación antes, deberá guardar como Factura borrador.

Validaciones y Mecanismos de Seguridad en la Factura Borrador

Se han incorporado las siguientes validaciones y mecanismos de control:

• No se permite la factura borrador en sustitutivas: Al intentar guardar una sustitutiva como factura borrador, se mostrará el siguiente mensaje de aviso: "La factura <tipo/serie/número> es una factura borrador, no se puede marcar como sustitutiva."
• En la liquidación de IVA no se tendrán en cuenta las facturas borrador.
• No se permite la generación del fichero FACe de facturas borrador: Si se intenta generar el fichero FACe de una factura borrador, se mostrará el siguiente mensaje de aviso: "La factura <tipo/serie/número> es una factura borrador, no se puede generar fichero a FACe".
• No se permite la generación de rectificativa si la factura es borrador: Si se intenta generar una rectificativa de una factura borrador, se mostrará el mensaje: "No se puede rectificar una factura borrador".
• No se permite activar una serie configurada como borrador en la configuración del SII: En este caso, se mostrará el siguiente mensaje de aviso: "La serie <Cód.Serie> está configurada como Borrador, no se puede activar para enviar al SII".

Importante: Para controlar que no se active por parte del usuario la subida al SII de una serie configurada como borrador, es necesario tener, como mínimo la versión del módulo SII 2.4.0.