Guía de Recomendaciones Clave para PYMES en la Nueva Realidad Empresarial

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) son el corazón de la economía, desempeñando un papel crucial en el crecimiento y desarrollo del país. En España, un 99,8% de las empresas son PYMES, generando el 70% del empleo.

Dirigir un negocio hoy significa no seguir los manuales del pasado. El Covid-19 ha puesto a prueba la administración de empresas PYMES, demostrando la fortaleza y resiliencia de muchas. A pesar del panorama desafiante, siguen existiendo oportunidades, especialmente en un contexto cada vez más digital. Firmemente creemos que, en un tiempo de incertidumbre, se abren nuevas oportunidades. Se ha puesto de manifiesto la necesidad de digitalización de las empresas, y muchas han activado esa transformación.

Esta guía propone medidas considerando que muchas de las nuevas prácticas aplicadas por las PYMES tras el estado de alarma han venido para quedarse y que la nueva normalidad va a suponer un cambio radical en la forma de trabajar de las empresas. Este es el objetivo final de esta Guía: adaptar el mensaje de mejora medioambiental, en este caso para las PYMES y autónomos, a la nueva realidad a la que nos enfrentamos.

La Sostenibilidad como Pilar Estratégico

La Fundación Vida Sostenible ha realizado un análisis comparativo del desempeño medioambiental de la actividad de varias pequeñas empresas de diferentes sectores antes de la pandemia y después del estado de alarma. A partir de los resultados obtenidos, se concluye que la implantación del teletrabajo, la reducción de los viajes y la implantación de la venta online han supuesto una reducción muy importante de múltiples impactos ambientales y, por tanto, una mejora muy significativa en el desempeño medioambiental de las empresas.

Las PYMES desempeñan un papel central en el desarrollo económico, abarcando más del 50% del PIB global y representando el 99,98% del tejido empresarial nacional. Por ello, el llamamiento al sector privado para su contribución a los 17 Objetivos de la Agenda 2030 incluye especialmente a este modelo empresarial. De hecho, el papel de estas pequeñas y medianas empresas se considera clave para asegurar la prosperidad de los territorios, generar empleo, ofrecer oportunidades de formación y desarrollo de carreras profesionales y, por lo tanto, conseguir la erradicación de las desigualdades.

A pesar del importante papel que desempeñan, un 78% de las PYMES españolas no conoce la Agenda 2030 o solo lo hace de forma superficial. Los contenidos de esta publicación están pensados para que las PYMES visualicen beneficios tangibles en la gestión bajo principios de sostenibilidad.

Estrategia y Planificación

Toda empresa exitosa comienza con una sólida planificación y estrategia. Definir tu visión, misión y objetivos a corto y largo plazo es esencial. Las PYMES necesitan bases sólidas para crecer en el tiempo. Establece, por escrito y al detalle, los objetivos de tu PYME. También las acciones para conseguir esos objetivos, los plazos con los que cuentas y los recursos que destinarás. Planificar significa trazar un camino a seguir con una meta clara. Esto nos ayuda a prevenir los problemas y riesgos que pueden aparecer. La planificación no nos ata por completo, y siempre hay espacio para corregir y repensar por el camino.

Definición de Nicho y Marca

• Entiende tu nicho: “Tienes que entender absolutamente tu nicho”, dijo Simon Donato, fundador de la marca de avena Stoked Oats. “Teníamos una comunidad muy sólida desde el principio de individuos conscientes de la salud y deportistas como primeros adoptantes.”
• Construye una marca sólida: Una marca sólida transmite los valores, misión y personalidad de tu empresa, lo que la ayuda a destacar de la competencia.

Conoce a tu Competencia

Para crear una estrategia ganadora, empieza identificando qué empresas ofrecen productos o servicios similares en tu mercado. Luego evalúa tus fortalezas y debilidades en comparación con las suyas. Investiga sus prácticas y averigua todo lo posible sobre ellos. ¿Qué les gusta a los consumidores de sus productos? ¿Qué tal es su reputación de servicio al cliente? ¿Y su branding?

Gestión Financiera

Llevar un control financiero preciso es fundamental para la gestión de PYMES. Mantén registros detallados de ingresos y gastos, emite facturas correctamente y haz un seguimiento riguroso de tu flujo de efectivo. Cada euro cuenta cuando eres una pequeña empresa, así que es crucial aplicar aquellos consejos para la PYME que te ayuden a reducir gastos y mejorar tus finanzas. Averigua a dónde va tu dinero y evalúa qué áreas podrían necesitar un recorte.

Consejos para Reducir Gastos:

• Identifica oportunidades para reducir las tarifas de envío.
• Cancela suscripciones de software innecesarias.
• Cambia a un espacio de oficina compartido.
• Compra equipos usados en lugar de nuevos.
• Si tienes una tienda online, conecta con proveedores para vender sus productos sin comprar inventario por adelantado.
• Aprovecha el marketing de influencers para aumentar el reconocimiento de marca sin gastar dinero.

La falta de liquidez, sobre todo al inicio, es uno de los problemas en la creación de PYMES y supone un freno al impulso de muchos proyectos. Un margen de beneficio estándar en muchas industrias es del 20 %, lo que significa que mantienes una quinta parte de los ingresos de la empresa como ganancia.

Relación con Hacienda

La relación con Hacienda puede que sea tormentosa, pero no la podemos evitar. Debemos conocer los plazos en los que hacer frente a las obligaciones con el fisco. Además, tanto la Seguridad Social como Hacienda cuentan con plazos para retrasar los pagos si lo necesitas. Puedes aplazar hasta 30.000€ sin aval, por ejemplo.

Digitalización y Presencia Online

En la era digital, tener una presencia en Internet es esencial. El entorno empresarial es dinámico, por lo que la innovación y la adaptación son esenciales.

Comercio Electrónico Eficiente

• Simplifica el proceso de checkout: Reduce el número de campos de formulario, elimina los pasos innecesarios y muestra el resumen del pedido en tu página de checkout. Contar con un sistema como Shop Pay permite a tus clientes finalizar la compra con un toque. Un estudio de una de las principales consultoras globales determinó que Shop Pay aumenta las conversiones de checkout hasta un 50 % en comparación con usar por defecto un proceso de checkout como invitado.
• Diseño de experiencia de usuario (UX): Asegúrate de que tu sitio web siga las mejores prácticas de diseño de experiencia de usuario.
• Optimización móvil: La mayoría de los clientes visitarán tu negocio desde sus teléfonos primero. Si tu sitio web es lento, torpe o difícil de navegar en dispositivos móviles, estás perdiendo ventas.
• Velocidad de carga: Un sitio web que carga en menos de tres segundos es innegociable.
• Identidad de marca: Asegúrate de que tu sitio web refleje tu identidad de marca. Usa fuentes, colores y tono de voz consistentes para construir reconocimiento.

Marketing y Contenido

Tu negocio solo puede crecer si tu audiencia objetivo sabe de él, y ahí es donde entra en juego el marketing. Lee blogs de expertos, escucha pódcast educativos y asiste a conferencias para expandir tanto tu conocimiento como tu red.

• Marketing de contenidos: El contenido es el puente entre tu negocio y tu audiencia. Pero “contenido excepcional” no significa producir artículos en un blog o vídeos solo por hacerlo. “La mejor educación es la de las personas que no saben que realmente están aprendiendo”, afirmó Aliyah Marandiz, fundadora de la marca de belleza Sugardoh.
• Estrategia de email marketing: Empieza a recopilar esas direcciones desde el primer día. “Alguien se ha suscrito a tu negocio por una razón: les gustas tú o les gusta tu producto”, dijo David Anton Parker, cofundador de la marca.
• Redes Sociales: En lugar de dispersarte tratando de estar en todos los canales sociales a la vez, averigua qué aplicaciones y espacios es más probable que frecuenten tus clientes. Cuando hayas encontrado tu espacio, no solo aparezcas: conviértete en una parte valiosa de la conversación. Involúcrate de forma auténtica y no intentes vender de inmediato.

Innovación y Tecnología

El entorno empresarial es dinámico, por lo que la innovación y la adaptación son esenciales.

Automatización e Inteligencia Artificial (IA)

• Automatiza tareas repetitivas: Sé selectivo. Enfócate en automatizar tareas cotidianas como la programación online o el análisis de datos de ventas. “La IA es una herramienta increíble que puede aprovecharse para facilitar ciertas cosas”, comentó Jeremiah Curvers, cofundador y CEO de la empresa de colchones Polysleep.
• Un ERP para PYMES: Un ERP puede ahorrarte horas con automatización de tareas.

Experiencias Inmersivas

Las experiencias inmersivas como la realidad aumentada (AR) o las vistas de productos renderizadas en 3D les permiten ver, probar o visualizar tu producto en su mundo. Incorporar estas tecnologías no tiene que ser caro o complicado.

Gestión de Recursos Humanos

Si cuentas con empleados, es vital gestionarlos de manera eficiente. Cumple con las normativas laborales, elabora contratos claros y establece políticas internas.

Teletrabajo

La relación entre PYMES y teletrabajo es una de ellas. Con el avance de la vacunación, el trabajo remoto ya no será tan necesario como antes. Muchas empresas han comprobado por sí mismas los efectos del teletrabajo: ¿ha afectado a la productividad de los empleados? ¿Y a la rentabilidad de los proyectos? Una cosa es cierta: muchas PYMES no estaban tecnológicamente preparadas para gestionar la deslocalización de equipos.

Delegación

Si tienes presupuesto para miembros de equipo de confianza o freelancers, pásales las tareas apropiadas.

Fidelización del Cliente y Servicio

No hay nada más efectivo para la retención de clientes que ofrecer un excelente servicio al cliente.

• Escucha a tu audiencia: Dedica un tiempo a revisar los comentarios de los compradores para identificar áreas de mejora y efectuar cambios que ayuden a perfeccionar tu experiencia del cliente. Luego, pide a los clientes que escriban una reseña sobre tu negocio en plataformas como Google y Trustpilot.
• Crea una comunidad: Es casi imposible para las marcas pequeñas competir con gigantes como Amazon y Temu en precio y conveniencia, así que tendrás que ofrecer algo diferente. Cada conversación añade un ladrillo a los cimientos de tu comunidad. Ya sea un grupo online activo o reuniones presenciales regulares, enfócate en crear espacios donde las personas se sientan valoradas y escuchadas.
• Experiencia del cliente omnicanal: Los consumidores esperan experiencias fluidas sin importar cómo interactúen con tu negocio. Ya sea navegando tu sitio web, contactando en redes sociales o visitando tu tienda física, el viaje debe sentirse conectado y consistente, desde el branding hasta la mensajería y las ofertas de productos.

Modelos de Suscripción

Considera implementar un modelo de negocio de suscripción para convertir compradores ocasionales en clientes leales que se involucren con tu marca mes tras mes. Piensa en qué tipos de suscripciones tienen sentido para tu empresa. La app gratuita Shopify Subscriptions te permite ofrecer servicios de suscripción y se integra perfectamente con tu panel de control de Shopify.

Evaluación y Adaptación Continua

Evaluar el rendimiento de tu empresa es esencial para tomar decisiones informadas. Lo que funciona para tu negocio ahora podría no funcionar el próximo año o incluso el próximo mes.

• Recopila feedback: Realiza encuestas, lee reseñas y presta atención a lo que los clientes están diciendo en redes sociales. También puedes usar herramientas como Google Analytics o Hotjar para ver cómo las personas interactúan con tu sitio web.
• Medición del éxito: Lo que no se mide no existe. La improvisación puede ser útil al inicio, pero pronto habrá que encontrar formas de medir el éxito. En general, el número de ventas siempre es un buen indicador. También hay otros más cualitativos como el engagement en redes para analizar el conocimiento de la marca.
• Crecimiento sostenible: A medida que tu PYME crezca, enfócate en un crecimiento sostenible.

Emprendimiento y Alianzas

Si tu idea es buena y tienes la voluntad de hacerla realidad, te animamos a emprender. Las PYMES en 2021 tienen muchos desafíos por delante. Uno de los retos es la búsqueda de aliados. Partners, socios, como los quieras llamar: otros proyectos con los que crear sinergias. El objetivo es generar nuevas oportunidades de negocio, optimizar recursos, reducir costes y riesgos.

Dentro de las inmensas posibilidades a la hora de crear una PYME, podemos encontrar nichos con potencial de crecimiento si sabemos leer las necesidades del mercado. La consultoría tecnológica es uno de ellos. Ayuda a tu entorno empresarial a actualizarse con los mejores softwares y plataformas.

La gestión de PYMES requiere un enfoque equilibrado en la planificación estratégica, la gestión financiera, el cumplimiento legal y la innovación constante. Mantén una mentalidad abierta, busca asesoramiento cuando sea necesario y nunca subestimes el poder del networking y la adaptabilidad.