La Norma 43 AEB y su Integración Estratégica con Sistemas ERP

En el mundo de la contabilidad y la gestión financiera para PYMEs, es esencial llevar un control riguroso de los ingresos y gastos. Esto es especialmente importante para las startups, que deben estar siempre al día con sus finanzas para garantizar su supervivencia y crecimiento. Una herramienta esencial para lograr esto es la Norma 43, que permite a los usuarios descargar su historial bancario en un formato específico que facilita el análisis de gastos.

La Norma 43 es una pieza clave dentro del ecosistema bancario de España, representando un estándar esencial para la gestión y procesamiento de información financiera, especialmente en todo lo que tiene que ver con la gestión de tesorería y la administración financiera empresarial.

¿Qué es la Norma 43 AEB?

Origen y Definición

La Norma 43, o Cuaderno 43, es un formato estándar que regula y normaliza la transmisión de extractos bancarios de cuentas corrientes y de crédito. Fue desarrollado por las entidades de crédito españolas a través de sus respectivas asociaciones, con especial participación de la Asociación Española de Banca (AEB). Por eso, en ocasiones se conoce también como Cuaderno 43, AEB 43 o CSB 43, siglas de Consejo Superior Bancario.

Antes de la implementación de este estándar, cada banco podía utilizar su propio formato para registrar y compartir información financiera, lo que complicaba las transacciones entre diferentes bancos y la gestión de datos por parte de los clientes y las empresas. La estandarización a través del Cuaderno 43 simplificó estos procesos de manera significativa.

En resumen, la Norma 43 no es más que un archivo seguro que utilizan los bancos para proporcionar la información de las transacciones.

Propósito Fundamental

El principal objetivo de la Norma 43 es facilitar la conciliación bancaria de las empresas, un proceso contable de gran importancia. Al tener una estructura definida, las empresas reciben la información de la Norma 43 en un formato conocido de antemano, lo que les permite automatizar la recepción de la información bancaria y conciliar sus cuentas de tesorería.

Se utiliza principalmente para llevar a cabo la conciliación bancaria, comparando los movimientos en las cuentas bancarias de una empresa con su información contable correspondiente. Cualquier movimiento existente en las cuentas bancarias de la compañía debe estar correctamente reflejado y cotejado con las transacciones bancarias de su ERP. Esta situación, además, garantiza una total transparencia de sus acciones tanto frente a auditorías, internas o externas, como incluso con sus accionistas, si fuera el caso.

Proceso de Obtención e Integración del Fichero Norma 43

Generación y Descarga

Los bancos, dentro de su operativa diaria, generan el fichero con la Norma 43 en la estructura definida por la AEB, conteniendo toda la información de los movimientos de su cuenta bancaria. El fichero Norma 43 lo elaboran las entidades de crédito una vez al día, tras el cierre de operaciones (normalmente de madrugada) con los movimientos definitivos del día anterior.

Es importante destacar que ese fichero no se vuelve a actualizar hasta el día siguiente. Por lo tanto, si se descarga a lo largo del día varias veces, siempre se obtendrá el mismo fichero con los movimientos cerrados del día anterior; es decir, el fichero Norma 43 no ofrece los movimientos intradía.

Como regla general, el lugar y la forma de intercambio de los ficheros entre las entidades de crédito y los clientes se pactará bilateralmente. Lo más común es obtenerlos de las bancas electrónicas. En el caso de algunas entidades, es necesario dar de alta el servicio en la banca electrónica, en ocasiones con coste, con la aprobación de un apoderado.

Incorporación al ERP y Contabilidad

Normalmente, los usuarios se descargan este fichero desde su plataforma bancaria y en su ordenador local para después subirlo a su ERP. Una vez obtenido el fichero de movimientos en formato Norma 43, habrá que incorporarlo en el programa de contabilidad, ERP o gestión de tesorería para poder cargar la información de los movimientos contables.

Hay programas que requieren un fichero por cada cuenta contable, si bien algunos permiten ficheros multicuentas e incluso multiempresa. En ese caso, habrá que acceder a la función del menú de “Incorporación de ficheros” del programa contable, seleccionar el formato del fichero, e indicar la ubicación del mismo para poder gestionar el fichero Norma 43.

Este proceso manual de obtención y volcado se convierte en una tarea lenta, tediosa y de escaso valor añadido, especialmente si se repite por cada cuenta bancaria y por cada entidad financiera con la que trabaja la empresa.

La tarea de la obtención del fichero de movimientos bancarios y su incorporación al programa contable se realizará en función de los periodos de control y cierre contable que tenga definidos cada empresa. Para las grandes y medianas empresas, el proceso suele ser diario, mientras que en PYMES, gestorías o administradores de fincas, el proceso suele ser semanal, quincenal o mensual, dependiendo de las exigencias.

Estructura Detallada del Fichero Norma 43

A simple vista, el fichero de la Norma 43 es una ristra de números y letras poco comprensible para un humano. Sin embargo, es fundamental que tenga una estructura predefinida, ya que esto lo hace comprensible para una máquina. Para poder emplear toda la potencia de la información contenida en el fichero Norma 43, es preciso conocer su contenido, características y estructura.

El fichero está estructurado en 5 tipos de registro, cada uno con una función específica:

Concepto Común y Concepto Propio

Además de toda la información relevante de saldos y movimientos bancarios que se puede encontrar en la banca electrónica y que muestra el fichero Norma 43, este último incluye una información de la que carece la banca electrónica y otros medios de comunicación del banco: el Concepto común y el Concepto propio que asigna la entidad bancaria a cada movimiento bancario.

Estos son dos campos incluidos en el Registro Principal de movimiento del fichero Norma 43 que informan del tipo de movimiento bancario al que corresponde, con dos clasificaciones:

1. Concepto Común: Es una tabla de tipos de movimientos bancarios común para todas las entidades de crédito que emiten ficheros Norma 43. Por ejemplo:
   • 07 SUSCRIPCIONES
   • 08 DIVIDENDOS
   • ...y así sucesivamente.
2. Concepto Propio: Cada entidad bancaria tiene su propia tabla de conceptos propios, que ofrecen un nivel de detalle mucho mayor, pudiendo alcanzar hasta 1000 tipos de movimientos diferentes. Por ejemplo:
   • 033 RECIBO DE SEGUROS
   • ...entre muchos otros.

El uso de estos códigos de movimientos bancarios que aparecen en el fichero Norma 43 ofrece la posibilidad de generar procesos de conciliación o contabilización automática en los programas contables o ERPs.

Módulo Automático de Conciliación Bancaria para ERP (Ejemplo: Dynamics AX/D365 Finance)

Con el fin de asegurar y facilitar estas acciones, existen soluciones como módulos automáticos de conciliación bancaria, desarrollados para sistemas ERP como las versiones de AX desde la 4.0 hasta D365 FINANCE. Esta conciliación está basada en la integración del fichero de N-43, según dictamina el CSB en sus Normas de la Asociación Española Bancaria (AEB), pero aprovechando las actuales funcionalidades estándares de Dynamics AX y D365.

Estas utilidades de conciliación bancaria van más allá de la propia conciliación y permiten disponer directamente en el ERP de la información de los extractos y movimientos bancarios. De este modo, se evita tener que consultar la web del banco una y otra vez. Es importante mencionar que, si bien el sistema estándar de algunos ERPs puede trabajar con la normativa DMT 940, muchas entidades nacionales prefieren utilizar la Norma 43.

La integración con el ERP ofrece los siguientes beneficios clave:

• Proceso Altamente Automatizado: Permite reducir el tiempo dedicado a la consulta de movimientos bancarios, ya que estarán directamente disponibles en el ERP, y se dispondrá de herramientas para conciliar los movimientos de forma muy automatizada.
• Flexibilidad en la Frecuencia: Se puede decidir la frecuencia con la que se quiere realizar la conciliación (mensual, semanal o incluso diaria, si es preciso) y automatizar una buena parte del proceso para que la intervención manual en esta tarea resulte mínima.
• Trazabilidad y Seguridad: Se graba un registro de trazabilidad que permite consultar el número de veces que se ha realizado la acción de conciliación y el resultado de cada una de estas. Esto ayuda a detectar la integración de ficheros erróneos o duplicados y asegura que los movimientos correspondan a las cuentas bancarias del sistema.
• Acceso Directo a Extractos: Se aprovechan los procesos estándares integrados en el ERP para ofrecer una visión de los extractos bancarios diarios directamente en el sistema, facilitando el acceso a los movimientos bancarios.
• Utilidades Adicionales: Dentro del propio diario estándar de conciliación, se pueden añadir utilidades que permiten reducir el tiempo preciso para reflejar en el ERP aquellos movimientos bancarios que no se habían registrado aún (ej. comisiones, gastos de notaría). También es posible eliminar transacciones bancarias del ERP que puedan deberse a errores.

Funcionamiento de la Conciliación Automatizada

La conciliación bancaria se realiza de forma automatizada, de manera que el sistema es capaz de relacionar la mayor cantidad posible de movimientos bancarios con sus respectivas transacciones de la cuenta bancaria del ERP. Estas conciliaciones se realizan por oleadas: la primera es la más restrictiva (coincidencia de importe, fecha, concepto, etc.) y las siguientes suelen aplicar un margen más o menos holgado (más/menos días de diferencia, etc.), dependiendo de la situación de la información que presenta cada empresa.

En casos concretos, se pueden aplicar reglas de conciliación que permitan asociar un movimiento bancario con la suma de varias transacciones de la cuenta bancaria del ERP y viceversa. Los movimientos que no ha sido posible conciliar de forma automática quedan pendientes para su revisión y conciliación manual, si procede. Si corresponden a movimientos que no pueden ser conciliados aún (por tratarse de operaciones registradas en el ERP con fechas futuras, por ejemplo), quedarán pendientes para conciliaciones futuras y se identificarán adecuadamente en el informe de saldo bancario para obtener el saldo diario correctamente cuadrado.

Para finalizar el proceso, se pueden obtener tanto los extractos bancarios diarios como el resultado de las transacciones bancarias conciliadas/pendientes, así como su exportación directa a Excel para profundizar o personalizar el análisis si es preciso.

Ventajas y Desventajas de la Norma 43

La Norma 43 ofrece un conjunto de beneficios tangibles que permiten a empresas y particulares mejorar la eficiencia, la precisión y la transparencia en la gestión financiera, pero también presenta algunas limitaciones.

Ventajas de la Norma 43

• Formato Estandarizado: Proporciona un formato común para el intercambio de información financiera entre diferentes entidades bancarias y empresas, garantizando que todos los participantes "hablen el mismo idioma" en términos de datos financieros.
• Automatización y Eficiencia: Al estandarizar el formato de los datos, facilita la automatización en el procesamiento de transacciones y movimientos bancarios. Esto reduce la necesidad de intervención manual, minimiza errores y aumenta la eficiencia operativa.
• Compatibilidad: Es ampliamente aceptada y compatible con muchos sistemas de gestión financiera y contable en España, lo que permite una integración relativamente sencilla con diferentes plataformas y softwares.
• Facilita la Conciliación Bancaria: La uniformidad en el registro de transacciones agiliza la tarea de conciliación bancaria para las empresas, ayudando a cotejar sus registros contables con los extractos bancarios de manera eficiente.
• Adaptabilidad a Normativas: Al estar alineada con las normativas financieras españolas, ayuda a las entidades a cumplir con los requisitos legales y regulatorios en términos de reporte y manejo de información financiera.

Desventajas de la Norma 43

• Complejidad Técnica: La estructura puede ser compleja y difícil de entender para aquellos no familiarizados con sus especificaciones técnicas, lo que puede requerir formación específica o personal especializado.
• Limitaciones Geográficas: Al ser una norma específica del sistema bancario español, su aplicabilidad es limitada fuera de España, lo que puede crear dificultades en la integración de datos financieros a nivel internacional.
• Flexibilidad Limitada: Tiene un formato muy estructurado y específico, lo que puede limitar su adaptabilidad a necesidades particulares o a cambios en los entornos financieros y tecnológicos.
• Dependencia de Software Específico: La necesidad de utilizar software específico para procesar y convertir archivos en formato Norma 43 puede representar un costo adicional, especialmente para PYMEs.
• No Ofrece Movimientos Intradía: El fichero se genera una vez al día con los movimientos cerrados del día anterior, no proporcionando una visión en tiempo real de las transacciones.

Conversión de Ficheros Norma 43 a Excel

Es común que las empresas que desean integrar el extracto bancario en sus sistemas, pero no cuentan con un proceso automático para la Norma 43 en sus ERPs, busquen una forma de controlar los movimientos bancarios en una hoja Excel. A pesar de ser un formato estandarizado, el coste de un desarrollo para integrar esta norma en sus sistemas puede ser elevado.

La respuesta a la pregunta de si es posible convertir un archivo en Norma 43 a Excel es sí. Existen diferentes herramientas online que facilitan esta conversión. Los pasos suelen ser muy simples, requiriendo únicamente seleccionar el fichero CSB desde el dispositivo y luego elegir la opción de conversión a Excel (o CSV), para finalmente descargar el archivo resultante.

Esta opción permite una visualización más amigable de todo el contenido del archivo, separado en una tabla y de fácil lectura, incluyendo conceptos y detalles de las transacciones que facilitan el análisis.

Alternativas Modernas: APIs y Agregadores Bancarios

Hasta hace poco tiempo, los usuarios de banca tenían que descargarse los ficheros en la Norma 43 desde sus plataformas bancarias y, posteriormente, subirlos a sus ERPs o softwares de tesorería para procesarlos y garantizar la conciliación bancaria. En el mejor de los casos, las empresas podían construir una infraestructura dedicada mediante redes P2P, pero esto acarreaba un gran coste que no todas podían asumir.

El Impacto de las APIs Bancarias

Sin embargo, desde la apertura de la infraestructura bancaria a terceros gracias a la normativa europea PSD2 (y la futura PSD3), es posible efectuar conexiones bancarias directas en tiempo real mediante APIs con los bancos. Una API, o Interfaz de Programación de Aplicaciones, es un conjunto de reglas, protocolos y herramientas para construir software y aplicaciones. Funciona como un intermediario que permite que dos aplicaciones diferentes se comuniquen entre sí.

Las APIs son fundamentales para el funcionamiento de la economía digital actual, pero son especialmente importantes en el ámbito bancario. Aquí, las APIs permiten a terceros acceder a la información bancaria, siempre con el consentimiento de los usuarios. Así, desde los ERPs, se puede acceder directamente a la información de los extractos bancarios, lo que tiene multitud de aplicaciones.

La más importante de ellas es, sin duda, la posibilidad de recibir el extracto bancario en los ERPs de las empresas, sin necesidad de redes dedicadas ni de descargarse el fichero. Esto permite tener la tesorería en tiempo real, con las cuentas conciliadas y la información completa, con total seguridad.

Agregadores Bancarios como Solución

Actualmente, existe una alternativa a todo el tedioso y costoso proceso manual de generación y descarga de los ficheros de movimientos bancarios en formato Norma 43: la utilización de los servicios de un Agregador bancario que realice de forma automática todos los pasos del proceso.

Un Agregador bancario es una empresa cuya tarea es la obtención de información bancaria por cuenta del cliente para ofrecérsela en el lugar, tiempo y formato que necesite. Su actividad está regulada por la Ley de Servicios de Pagos y, para poder desempeñar su tarea, están sometidas a la autorización y control del Banco Central Europeo, que delega esta tarea al Banco de España en nuestro país. Por ello, cumplen con todos los requisitos de seguridad y confidencialidad de la información que les son requeridos a las entidades financieras.

No todos los Agregadores Bancarios obtienen la información del fichero Norma 43, ya que muchos de ellos se nutren exclusivamente de la información que facilitan las entidades financieras mediante sus APIs, donde no ofrecen este formato. Sin embargo, algunos, como Tesoralia, están autorizados por el Banco de España y automatizan todas las funciones de obtención, descarga, organización y agregación de la información de todas las cuentas bancarias.

Estos servicios suelen operar mediante un modelo SaaS (en la nube) y un sistema de pago por uso, lo que elimina la necesidad de grandes inversiones, consultorías o parametrizaciones. Permiten un acceso digital en tiempo real a los datos anteriormente ofrecidos a través de la Norma 43, posibilitando el acceso a la banca y la conciliación en tiempo real y desde la propia plataforma.