Guía Definitiva de Higiene para Espacios de Coworking

La higiene en oficinas compartidas y espacios de coworking es mucho más que una cuestión de limpieza; es un aspecto crucial para garantizar el bienestar de todos los usuarios y el éxito del entorno laboral. Estos entornos de trabajo colaborativo, donde diversas empresas, profesionales independientes y emprendedores comparten equipamientos y servicios, han revolucionado la forma en que concebimos la oficina. Ofrecen una flexibilidad inigualable, reducción de costes y un ambiente estimulante que fomenta la interacción, la creatividad y la sinergia entre distintos perfiles. Sin embargo, este concepto novedoso de espacio laboral, con su alta afluencia y uso compartido, plantea retos importantes y específicos para la limpieza profesional.

Un entorno limpio y organizado fomenta la eficiencia y la productividad. Por el contrario, el desorden y la suciedad pueden generar estrés y ansiedad en los usuarios, afectando su bienestar emocional. Un estudio de la Universidad de Cornell demostró que trabajar en un ambiente ruidoso y desordenado aumenta los niveles de cortisol, la hormona del estrés. Imagina recibir a un cliente potencial en un espacio desorganizado o sucio; probablemente dudaría en colaborar contigo.

Desafíos Específicos en la Higiene de Espacios de Coworking

Existen desafíos específicos que dificultan garantizar un ambiente higiénico y saludable en los espacios de coworking. Abordar estos retos no solo es una cuestión de resolver problemas, sino de anticiparse a ellos.

Alto Tráfico de Personas

Los espacios de coworking se caracterizan por recibir un flujo constante de personas, desde freelancers y emprendedores hasta equipos completos de empresas. Este alto tráfico incrementa las posibilidades de acumulación de suciedad y la propagación de bacterias o virus. Este desafío resalta aún más la importancia de medidas de limpieza regulares y de alta calidad.

Zonas Compartidas y Puntos Críticos

Las zonas compartidas, como cocinas y baños, suelen ser puntos críticos en la higiene de cualquier espacio de coworking. Las cocinas acumulan residuos de alimentos, los baños son usados por múltiples personas diariamente, y los escritorios pueden ser compartidos, acumulando bacterias de varios usuarios.

Diversidad de Percepciones de Higiene

En los espacios de coworking convergen personas de diferentes contextos culturales y nacionales, cada una con su propia percepción y prácticas en torno a la limpieza. Lo que para algunos puede ser un estándar básico de higiene, para otros podría no serlo.

Protocolos de Higiene Esenciales para Coworkings

Establecer protocolos básicos es esencial para mantener un entorno limpio y seguro para todos los usuarios. Implementar estos protocolos básicos no solo es una medida preventiva, sino también un compromiso con la salud y la sostenibilidad del espacio de coworking.

Limpieza y Desinfección Regular

La limpieza regular no es negociable. Todas las áreas comunes y estaciones de trabajo deben ser limpiadas y desinfectadas diariamente para garantizar que se eliminen bacterias, virus y residuos acumulados. No todos los productos de limpieza son iguales.

Estrategias de Gestión de Coworkings

Las empresas que gestionan espacios de coworking juegan un papel crucial en la implementación de medidas de higiene efectivas. Más allá de los protocolos básicos, su enfoque debe incluir estrategias que involucren tanto a los usuarios como al personal de limpieza. Establecer políticas de limpieza detalladas y comunicarlas de forma efectiva es esencial.

Señalización Visual y Recordatorios

La señalización visual es una herramienta efectiva para recordar a los usuarios prácticas básicas de higiene, como lavarse las manos, desinfectar su área antes y después de usarla, o separar correctamente los residuos. Los recordatorios visuales, como carteles que indiquen el uso de mascarillas y la colocación estratégica de dispensadores de desinfectante de manos en todo el espacio, pueden contribuir significativamente a este esfuerzo.

Atención Especial a Zonas Concurridas

Las zonas más concurridas, como cocinas, baños y salas de reuniones, requieren atención especial. Además de las limpiezas programadas, es fundamental que el personal realice revisiones periódicas para asegurarse de que estas áreas estén en condiciones óptimas en todo momento.

La Responsabilidad del Usuario en la Higiene del Coworking

La higiene en oficinas compartidas no depende solo de las empresas que las gestionan, sino también de la colaboración activa de los usuarios. Cada persona puede aportar su granito de arena para mantener un ambiente limpio y agradable. Es fundamental animar a los miembros a mantener unos altos estándares de higiene personal, especialmente en los espacios compartidos.

Mantén tu Espacio de Trabajo Limpio

Mantener tu espacio de trabajo limpio y ordenado es fundamental para la higiene general del coworking. Retira papeles innecesarios, limpia tu escritorio con frecuencia y utiliza organizadores para tus objetos personales.

Cuidado de Áreas Comunes

En espacios compartidos, las áreas comunes como cocinas, baños o salas de descanso son utilizadas por muchas personas. Siempre deja el espacio tal como te gustaría encontrarlo. Al seguir estos consejos, no solo contribuyes a mantener el coworking en óptimas condiciones, sino que también refuerzas el compromiso colectivo con la higiene.

Herramientas y Tecnología para la Higiene

Un espacio de coworking limpio y saludable no solo depende de buenas prácticas, sino también de las herramientas y productos adecuados. La incorporación de tecnología, como robots de limpieza, facilita el mantenimiento de grandes espacios con alto tráfico.

Productos de Limpieza y Desinfección

• Desinfectantes: Son imprescindibles para eliminar bacterias y virus en superficies de alto contacto. Es ideal optar por productos que sean efectivos y amigables con el medio ambiente, como desinfectantes biodegradables o con certificación ecológica.
• Paños de microfibra: Son ideales para limpiar superficies sin dejar residuos.

Higiene Digital

En un mundo donde la tecnología es parte esencial de nuestras actividades diarias, la higiene digital no debe pasarse por alto. Los teclados y pantallas táctiles son superficies de alto contacto y, por lo tanto, necesitan desinfección frecuente. Equipos como impresoras, proyectores y controles remotos son usados por muchas personas a lo largo del día.

Prevención y Ventilación

La prevención es clave para mantener un ambiente saludable, especialmente en espacios compartidos donde el contacto entre personas es constante. Una buena ventilación no solo mejora la calidad del aire, sino que también reduce la propagación de partículas que puedan contener virus o bacterias. Instalar estaciones de gel antibacterial en puntos clave, como entradas, áreas comunes y zonas de comida, fomenta su uso regular por parte de los usuarios.

Normativas y Regulaciones en España

En España, la higiene en oficinas compartidas y espacios de coworking está regulada por diversas normativas que buscan garantizar la seguridad y salud de los trabajadores.

Real Decreto 486/1997

El Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, establece las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo. Este decreto es aplicable a una amplia gama de lugares de trabajo, incluyendo oficinas compartidas y espacios de coworking. Entre otros aspectos, regula las condiciones constructivas de los lugares de trabajo, iluminación, servicios higiénicos y locales de descanso.

Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales

Además, la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, establece el cuerpo básico de garantías y responsabilidades para proteger la salud de los trabajadores frente a los riesgos derivados de las condiciones de trabajo.

Inspecciones y Consecuencias del Incumplimiento

Las autoridades laborales y sanitarias realizan inspecciones periódicas para verificar el cumplimiento de las normativas vigentes en materia de higiene y seguridad. Estas inspecciones pueden evaluar aspectos como la limpieza de las instalaciones, la adecuación de los servicios higiénicos, la ventilación y la correcta gestión de residuos. El incumplimiento de las normativas de higiene y seguridad puede acarrear sanciones económicas, cierre temporal o definitivo del espacio de coworking, y responsabilidades legales en caso de accidentes o enfermedades laborales. Además, puede afectar negativamente la reputación del espacio, disminuyendo la confianza de los usuarios y potenciales clientes. Cumplir con las normativas legales no solo es una obligación, sino también una muestra de compromiso con la salud y bienestar de todos los usuarios del espacio de coworking.

La Limpieza Profesional como Pilar Fundamental

La cantidad de personas que cohabitan en los espacios de coworking hace que su limpieza diaria profesional sea no solo recomendable, sino absolutamente indispensable. Un entorno limpio y ordenado es sinónimo de productividad, impulsa la creatividad y favorece la colaboración. Por el contrario, la acumulación de suciedad, la falta de desinfección en superficies de alto contacto y el desorden pueden convertirse en fuentes de distracción, malestar y, lo más preocupante, en focos de propagación de gérmenes y virus.

Los coworkings, aunque nacen como una opción compartida, buscan la creación de un lugar ergonómico y equitativo entre las partes que lo disfrutan. Esto implica que la limpieza profesional no es un añadido, sino una parte integral de su propuesta de valor:

• Salud y Bienestar Garantizados: El alto número de personas que comparten equipos y superficies aumenta el riesgo de transmisión de bacterias y virus. Una limpieza y desinfección diaria profesional es crucial para proteger la salud de todos los usuarios y reducir el absentismo.
• Productividad y Colaboración Optimizadas: Un entorno limpio, ordenado y fresco reduce el estrés y las distracciones, fomentando la concentración, la creatividad y una mejor interacción entre los profesionales.
• Imagen y Reputación Reforzadas: Un espacio de coworking impecable proyecta una imagen de profesionalidad y cuidado, lo cual es un factor clave para atraer y retener a nuevos miembros y para fortalecer la reputación del centro.
• Conservación de Equipos y Mobiliario: La limpieza adecuada con productos específicos y técnicas profesionales protege la inversión en mobiliario, equipos tecnológicos y maquinaria compartida.

Metodología de Limpieza Profesional por Zonas

La complejidad de los espacios de coworking exige un plan de limpieza integral y adaptable. Se debe aplicar una metodología probada, con un enfoque por zonas y una atención meticulosa a cada detalle:

1. Zonas de Trabajo Abiertas y Hot Desking (Escritorios Compartidos)

Los escritorios compartidos (hot desking) son puntos neurálgicos donde la higiene es crítica, ya que son superficies en las que, además de trabajar, a menudo se bebe y se come. Esto los convierte en focos de acumulación de gérmenes y bacterias.

• Frecuencia: Limpieza y desinfección profesional diaria o tras cada uso (si el flujo de ocupación lo permite).
• Protocolo: Desempolvado meticuloso de la superficie del escritorio, limpieza y desinfección de teclados, ratones, teléfonos, monitores y cualquier elemento tecnológico o mobiliario fijo. Se utilizan productos adecuados para la eliminación de gérmenes y bacterias, respetuosos con las superficies electrónicas y de mobiliario.

2. Salas de Oficinas Individualizadas y Salas de Reunión

Aunque algunas zonas pueden estar subdivididas con tabiques móviles o ser espacios individuales, la limpieza sigue siendo fundamental:

• Aulas y Despachos: Limpieza de mesas, sillas, estanterías, ordenadores y superficies. Aspirado y fregado de suelos.
• Salas de Reunión: Limpieza de mesas, sillas, pantallas, proyectores y superficies de alto contacto antes y después de cada uso.

3. Zonas de Desconexión y Entretenimiento

Los coworkings suelen contar con espacios dedicados a la «desconexión» y el bienestar de los trabajadores, como salas de juegos, gimnasios, zonas de descanso o cafeterías. Su limpieza es esencial para mantener la comodidad y prevenir la propagación de gérmenes:

• Salas de Juegos/Gimnasio: Limpieza y desinfección de superficies, equipos y mobiliario, prestando especial atención a puntos de alto contacto.
• Cafetería/Cocina: Dada la cantidad de personas que comparten el espacio y manipulan alimentos, estas zonas (encimeras, fregaderos, microondas, neveras, cafeteras, mesas) requieren una limpieza exhaustiva diaria y desinfección para evitar la acumulación de grasa, restos de comida y bacterias.

4. Espacios Comunes Transversales

La cantidad de personas que comparten el espacio obliga a realizar una limpieza exhaustiva diaria de los espacios comunes más transitados:

• Baños: Limpieza y desinfección rigurosa y frecuente (varias veces al día) de inodoros, lavabos, grifos, espejos y suelos. Reposición constante de papel higiénico y jabón.
• Recepción y Salas de Espera: Limpieza y desinfección de mostradores, mobiliario, suelos y cristales para una imagen impecable.
• Pasillos y Escaleras: Barrido, aspirado y fregado diario para eliminar polvo y suciedad, y desinfección de pasamanos.
• Higiene del Mobiliario y Equipamiento Tecnológico: Limpieza y desinfección de sillas, mesas, estanterías y elementos tecnológicos compartidos (impresoras, cargadores, pantallas).

Beneficios de Contratar un Servicio de Limpieza Profesional

Delegar la limpieza de espacios de coworking en profesionales aporta múltiples ventajas directas para tu negocio y tus usuarios:

• Experiencia y Profesionalismo: Contarás con un equipo experimentado de profesionales que conocen los protocolos y procedimientos adecuados para entornos colaborativos. Tienen acceso a los mejores productos y equipos, lo que garantiza el mantenimiento de los más altos estándares de higiene en todo momento.
• Eficiencia y Ahorro: Los limpiadores profesionales trabajan de forma eficiente y rápida, ahorrando tiempo y dinero a largo plazo. Tu personal interno puede concentrarse en sus tareas principales.
• Salud y Seguridad: Aseguran que tus instalaciones permanecerán limpias, desinfectadas e higiénicas durante todo el año, protegiendo la salud de los usuarios y reduciendo el riesgo de contagios.
• Imagen Positiva y Reputación: Un espacio impecable contribuye a mantener una imagen positiva del centro, lo cual es clave para atraer y retener usuarios.
• Solución Rentable y Adaptable: Los servicios de limpieza pueden adaptarse a las necesidades específicas y al presupuesto de tu coworking, siendo una solución flexible y rentable.

Medidas Adicionales de Seguridad Sanitaria (ejemplo de Impact Hub Barcelona)

Tras un período importante de confinamiento y visto que se va a convivir con el virus un tiempo, muchos espacios de coworking han intensificado de forma progresiva las medidas de seguridad sanitaria para que trabajar en ellos o visitarlos, además de inspirador, sea seguro y saludable. A continuación, se detallan algunas de las medidas que se han incorporado para cuidarse en comunidad y mantener la distancia física - que no social- en el espacio:

• Horario de atención: El horario de atención en el espacio será de lunes a viernes de 8:30 a 20:30 h. Fuera de este horario los espacios seguirán accesibles para los miembros que tengan acceso 24/7.
• Control de temperatura: Se toman la temperatura (que deberá ser inferior a 37,5ºC) en la entrada a todos los miembros y visitantes.
• Guía de buenas prácticas: En la entrada principal y en varias zonas del espacio estará disponible una Guía de buenas prácticas, con indicaciones y recomendaciones para acceder y trabajar en el espacio de forma segura para todos/as.
• Puntos higiénicos y uso de mascarillas: Se han dispuesto varios puntos higiénicos en el espacio -además de la entrada- con gel hidroalcohólico, toallas tissue y papeleras. Las mascarillas faciales deben usarse siempre en los espacios comunes y, es recomendable usarla en el puesto de trabajo (despacho o sala de reunión) si no se puede asegurar la distancia física con el resto de personas.
• Limpieza intensificada: Se ha intensificado la limpieza y desinfección diarias, aplicando protocolos específicos para puntos sensibles como accesos, pomos de puertas, grifos, mobiliario, impresoras y todos los recursos de uso común, como cafeteras y máquinas de agua.
• Distancia física en puestos de trabajo y zonas comunes: Tal y como está dispuesta la zona de trabajo, está asegurada la distancia de 1,5 metros recomendada entre puestos. Tanto en zonas comunes como puestos de trabajo se ha habilitado el material desinfectante de superficie.
• Aseos: Se limita el acceso a los aseos comunes de varias personas al mismo tiempo. Se dispondrá de dispensadores de solución hidroalcohólica y todo el material de higiene será desechable.
• Salas de reuniones: Se dispone de salas de reuniones de distintos tamaños, para que puedas reservar la que más te convenga según el número de personas que os queráis reunir. Todas las salas disponen de productos desinfectantes y toallas tissue para utilizar mandos a distancia y pantallas.
• Ascensor: Se recomienda limitar a una persona el uso de ascensores y, siempre que sea posible, optar por las escaleras.
• Café y agua: Para poder utilizar las máquinas de agua y café que suponen puntos sensibles, se han establecido protocolos de limpieza específicos para estos aparatos según las indicaciones de cada proveedor.
• Papel: Se retiran folletos, revistas y cualquier otro material de papel que no se considere necesario, excepto el papel de la impresora.

Estas medidas de seguridad e higiene se adaptan según las recomendaciones oficiales, para que el espacio de trabajo sea seguro. La limpieza de tu espacio de coworking es una parte muy importante de la experiencia general de tus miembros y usuarios. Debes asegurarte de hacer todo lo posible para crear un entorno limpio y seguro en el que tus miembros se sientan cómodos.