Grupos de Compra y Gestión Contable Estratégica para PYMES

Las empresas de distribución están trabajando en un entorno de demanda cada vez más débil. No hay indicios de que esta situación vaya a cambiar sustancialmente en los próximos años. Causas sobradamente conocidas son analizadas en este estudio, como el descenso de ventas, las incidencias en cobros y la reducción de crédito de proveedores.

Sin embargo, las consecuencias constituyen la parte más interesante. Aumentos de rotación, reducciones de stock y mejora de los ratios de facturación por empleado, son algunos ejemplos. Existen grandes diferencias entre las empresas analizadas. En estas circunstancias, otros "actores" del mercado que ya están viviendo una estimable transformación son los Grupos o Centrales de COMPRA.

La Transformación Estratégica de los Grupos de Compra

Los Grupos o Centrales de Compra están afrontando una nueva realidad en la que "es inútil esperar que la situación remonte por sí sola, esto es lo que vamos a tener durante mucho tiempo". Algunos de ellos enfocan su estrategia y su actividad en tratar de mantener su capacidad de compra, es decir, de presión sobre los proveedores. Consumen su energía, entre otras cosas, tratando de incorporar nuevos socios (asociados) para compensar las bajas que se producen por mortalidad empresarial.

Mientras tanto, otros Grupos están haciendo apuestas decididas para tratar de hacer las cosas de distinta forma y lo interesante es que están logrando incrementar el Margen Operativo de sus asociados. Hoy se puede constatar cómo está cambiando radicalmente la relación de las empresas socias (o asociados) con el Grupo o Central de Compra al que pertenecen. Parece que pronto pasará a la historia la "relación casi circunstancial de ellas con el grupo y de ellas entre sí".

Hay ya ejemplos muy significativos de Grupos en los que con un previo e importante "cambio de chip" están logrando excelentes resultados. Desarrollan, por ejemplo, sistemas de mejora de su logística y logran reducir y reposicionar (vender) los stocks excedentes de sus asociados. Todo ello sin descuidar el control de las compras y mejorando además la capacidad de negociación con sus proveedores.

Podríamos concluir que las circunstancias de mercado son propicias para lograr el éxito en aquellos Grupos que han afrontado un cambio estratégico. Al final, este cambio no es otro que dejar de tener la cifra y el consumo en el centro de su actividad.

Gestión Contable para PYMES: Clave para la Estabilidad

Llevar la contabilidad de empresas al día es una tarea un poco tediosa, pero también es una de las más importantes. Una gestión contable adecuada es clave para asegurar la estabilidad de tu negocio. Si eres una pequeña o mediana empresa, tendrás que seguir el cuadro de cuentas del Plan General Contable para PYMES.

El Plan General Contable (PGC) es una norma de uso general, más extenso y tedioso de cumplimentar. Sin embargo, aquellas empresas que cumplan ciertos requisitos pueden optar por el Plan General de Contabilidad para PYMES. Es una versión simplificada del PGC general, adaptada para negocios de menor tamaño. Llevar la contabilidad de tu empresa con el plan contable de PYMES es totalmente voluntario; puedes elegir la normativa general si así lo prefieres.

Es importante saber que si al cierre de dos años consecutivos dejas de cumplir dos de los tres requisitos establecidos, pierdes la posibilidad de aplicar el plan contable para PYMES. Esto también aplica si formas parte de un grupo de sociedades que formula cuentas anuales consolidadas o si eres una entidad financiera que recoge y gestiona dinero de sus clientes. Para microempresas los criterios varían un poco.

Estructura del Plan General de Contabilidad para PYMES

El Plan General de Contabilidad para PYMES organiza y ordena toda la contabilidad a través de grupos de cuentas. El primer número de cada cuenta corresponde al dígito del grupo. Por ejemplo, la cuenta 175 "Efectos a pagar a largo plazo" comienza con el número 1 para identificar que pertenece al Grupo 1 "Financiación básica".

Gastos del Ejercicio (Grupo 6)

El Grupo 6 del Plan General de Contabilidad para PYMES abarca los aprovisionamientos de mercaderías y demás bienes adquiridos por la empresa para revenderlos, bien sea sin alterar su forma y sustancia, o previo sometimiento a procesos industriales de adaptación, transformación o construcción. Comprende también todos los gastos del ejercicio, incluidas las adquisiciones de servicios y de materiales consumibles, la variación de existencias adquiridas y otros gastos y pérdidas del ejercicio. En general, todas las cuentas del grupo 6 se abonan, al cierre del ejercicio, con cargo a la cuenta 129.

Algunos ejemplos de cuentas dentro del Grupo 6 son:

• 60. Compras: Aprovisionamientos de mercaderías.
• 61. Variación de existencias: Ajustes por cambios en los inventarios.
• 62. Servicios exteriores: Gastos como arrendamientos, reparaciones, servicios de profesionales, transportes, seguros, publicidad, suministros y otros servicios.
• 63. Tributos: Impuestos sobre beneficios, otros tributos.
• 64. Gastos de personal: Sueldos y salarios, seguridad social a cargo de la empresa.
• 65. Otros gastos de gestión: Pérdidas de créditos comerciales incobrables.
• 66. Gastos financieros: Intereses de deudas, pérdidas por valoración de instrumentos financieros.
• 67. Pérdidas procedentes del inmovilizado y gastos excepcionales: Pérdidas por venta de activos no corrientes.
• 68. Amortizaciones: Gastos por el desgaste o depreciación de los activos fijos.
• 69. Dotaciones por deterioro: Reconocimiento de pérdidas de valor de activos.

Optimización con Grupos Contables en Software de Gestión

Los grupos contables asignan entidades a cuentas de contabilidad general. Algunos ejemplos de entidades son clientes, proveedores, artículos, recursos y documentos de compra y venta. Los grupos contables ahorran tiempo y ayudan a evitar errores al registrar las transacciones. Los valores de transacción se envían a las cuentas especificadas en el grupo contable de dicha entidad. El único requisito es que tenga un plan de cuentas.

Para configurar estos grupos, se deben seguir varios pasos:

1. Defina a quién vende y de quién compra, y lo que vende y compra. Use documentos de ventas, por ejemplo, en lugar de registrar movimientos directamente en contabilidad general. Asigne este grupo a proveedores y clientes para especificar a quién vende y de quién compra. Configure estos grupos contables en la página "Grupos registro negocio gen.". Al hacerlo, piense en cuántos grupos necesita para desglosar las ventas y las compras.
2. Asigne este grupo a productos y recursos para especificar lo que vende y lo que compra. Configure estos grupos contables en la página "Grupos registro producto gen.". Al hacerlo, considere el número de grupos que necesita para desglosar las ventas por producto (productos y recursos) y las compras por producto.
3. Combine grupos contables de negocio y de producto, y seleccione las cuentas en las que se registrarán. Para cada combinación de grupos contables de negocios y productos, puede asignar un conjunto de cuentas de contabilidad general. Por ejemplo, puede registrar la venta del mismo producto en diferentes cuentas de contabilidad general porque varios clientes se asignan a diferentes grupos contables de negocio.
4. Defina las cuentas que usará al enviar transacciones de cobros. Si usa existencias y cobros, las cuentas en las que se registran las líneas de pedido de ventas están determinadas por el grupo contable de negocio general asignado al cliente y el grupo contable de producto general asignado al producto de existencias.
5. Defina dónde registrar las transacciones de las cuentas de pagos, las cuentas de servicios y las cuentas de descuentos. Esto es similar a los grupos contables de cliente.
6. Defina los grupos de registro de inventario que luego asignará a las cuentas de productos relevantes en la página "Config. registro inventario". De este modo, al registrar movimientos relativos a un producto, el sistema registra en la cuenta configurada para la combinación de grupo contable de existencias y almacén asociada al producto. Además, los grupos contables de existencias constituyen una forma ideal de organizar las existencias, de modo que al generar informes, puede dividir los productos por grupo contable.
7. Define las cuentas contables en las que se publican las entradas de la cuenta de banco. Por ejemplo, esto puede simplificar los procesos de seguimiento de las transacciones y de conciliación de cuentas bancarias. Configure estos grupos contables en la página "Grupos registro cuenta bancaria".
8. Defina las cuentas para diferentes tipos de gastos y costes, como los costes de adquisición, los importes de amortización acumulados, los costes de adquisición en venta/baja, la amortización acumulada en baja, la ganancia en venta/baja, la pérdida en venta/baja, los gastos de mantenimiento y los gastos de amortización.
9. Puede permitir que las personas elijan otros grupos contables de clientes, proveedores o empleados a los grupos predeterminados cuando trabajan con documentos y diarios de compras o ventas.
10. Determine cómo calcular y registrar el impuesto de venta para clientes y proveedores. Configure estos grupos contables en la página "Grupos contables negocio impuesto". Al hacerlo, piense en cuántos grupos necesita.

Cuantos más grupos contables de producto y de negocio tenga, más líneas tendrá en la configuración de grupos contables. Si bien puede haber muchas combinaciones distintas, las distintas combinaciones podrían crear registros en las mismas cuentas de contabilidad general. Para que los usuarios comiencen más rápido, el software de gestión puede mostrar notificaciones de cuentas de contabilidad general que falten en varias configuraciones de grupos contables. De esta manera, cuando trabaje en un documento que usa un grupo contable o una configuración a la que le falta una cuenta de contabilidad general requerida, recibe una notificación. Los grupos de publicación pueden ser complejos de configurar. Si no están configurados correctamente, pueden ocurrir errores al registrar documentos o líneas de diario. Cuando se produce un error, el sistema mostrará la página de Mensajes de error, que puede facilitar la identificación y resolución del problema, ofreciendo una descripción del error que señala la configuración del grupo de publicación que necesita atención.

Un Mercado Dinámico: Compraventa de PYMES

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