La Gestión de Proyectos en el Emprendimiento: Clave para el Éxito y la Consolidación Empresarial

Emprender es una oportunidad para desarrollar una idea de negocio, crear valor y construir un proyecto profesional propio. Sin embargo, aventurarse a crear una nueva empresa no es difícil, lo difícil es sacar adelante la idea y llegar a obtener los resultados esperados. Frecuentemente, al emprendedor se le enseña a poner en marcha su idea, pero no se le dice nada de cómo aprender de los propios errores y, sobre todo, cómo crecer y consolidarse en el mercado, cómo pasar de emprendedores a empresarios.

Es aquí donde la gestión de proyectos, o project management, se convierte en una herramienta imprescindible. La gestión de proyectos es el proceso estratégico de planificación y seguimiento de equipos, técnicas y recursos para alcanzar objetivos específicos dentro de un ámbito definido. Para que todo fluya con eficiencia, las compañías dependen de la gestión de proyectos. Como conclusión de lo anteriormente expuesto, estamos en condiciones de afirmar que el conocimiento de los procesos de Gestión de Proyectos resulta de una enorme ayuda para poner en marcha nuestro proyecto emprendedor y además para hacer seguimiento de su avance y acometer las actualizaciones necesarias hasta su consecución.

La Importancia de la Gestión de Proyectos en el Contexto Emprendedor

La importancia de los proyectos no es una cuestión de tamaño, duración ni de presupuesto. Es más bien una cuestión de escala. Tu negocio es tan importante para tus clientes como el de cualquier multinacional. Esto es exactamente lo que un Director de Proyectos hace, y se ha descubierto que el tamaño realmente no importa. Los proyectos son como los ladrillos del éxito de la empresa. Si tomamos en cuenta la definición de un PROYECTO, que según el PMI es una tarea temporal que se inicia para crear un producto o servicio único, y además sabemos que esta tarea tiene un inicio y un final específico con una duración limitada, entonces nos podemos dar cuenta que esto mismo es aplicable a los pequeños negocios.

Sin embargo, un gran número de PYMEs entregan tarde sus proyectos, o bien sus clientes no obtienen exactamente los resultados que esperaban de ellos. Esto nos hace pensar que, a pesar de que hagamos proyectos, nuestros clientes o contratadores no entienden la diferencia entre proyectos y operaciones. En la mayoría de los casos, estas empresas no utilizan ninguna metodología de Gestión de Proyectos, a pesar de que su actividad se pueda orientar a proyectos. Conforme la variedad de productos y servicios que las organizaciones ofrecen se vuelvan más diversos y complejos, muchos negocios tratan de encontrar la forma de ser más efectivos para mantener su competitividad.

Desafíos Comunes en la Gestión de Proyectos Emprendedores y PYMES

Los ejecutivos de hoy consideran a la Gestión de Proyectos como una solución potencial para administrar las actividades y resolver los problemas corporativos. No obstante, las PYMES a menudo enfrentan desafíos específicos:

• Falta de Cultura de Proyectos: A pesar de que la mayoría de las empresas se dedicaban a realizar proyectos, o era el core business de su negocio, un 57% de los profesionales encuestados en 2016 contestó "NO" a la pregunta sobre el estado de las PYMES en Dirección de Proyectos.
• Dirección y Propietario son la Misma Persona: Esto es especialmente crítico en las PYMES, cuando el directivo y el dueño del negocio son la misma persona, lo que puede llevar a cambios sobre la marcha.
• Estructuras Jerarquizadas y Poco Profesionalizadas: Se tratan de estructuras muy tradicionales y poco profesionalizadas.
• Falta de Alineamiento con el Plan Estratégico: Cuando este plan existía, a menudo faltaba alineamiento.
• Falta de Recursos: No siempre hay recursos para implementar nuevos procedimientos.
• Sobrecarga de Personal: Varios proyectos a la vez son dirigidos y ejecutados por las mismas personas, y el personal técnico normalmente está sobrecargado de trabajo.
• Falta de Metodología: En la mayoría de los casos, estas empresas no utilizan ninguna metodología de Gestión de Proyectos.
• Problemas de Comunicación: Uno de los problemas más comunes para los directores de proyectos es la comunicación, sin importar el tamaño de la organización, la comunicación siempre será un factor determinante.

El Rol del Emprendedor como Project Manager

Todo emprendedor es un gestor de su proyecto y como tal debe esforzarse por utilizar las mejores prácticas de gestión del mismo. Un proyecto es un esfuerzo que se va a realizar, delimitado en el tiempo, es decir, con un inicio y un fin totalmente identificados y que va a producir un resultado único: un nuevo producto, una página web, un plan de marketing, una campaña comercial o una nueva empresa. Los emprendedores deben conocer y manejar información sobre el mercado, el sector, sobre la competencia, conocer los colaboradores y alianzas que necesitan. Es muy importante también que se conozca a sí mismo, para ser consciente de sus fortalezas y debilidades. Toda esta información permitirá diseñar el plan que le permita poner en marcha su proyecto empresarial.

Si de verdad quieres poner en marcha tu idea empresarial, no puedes quedarte en la superficie, debes gestionar tu proyecto como un Project Manager y ser un especialista en iniciar, planificar, ejecutar, realizar el seguimiento y control adecuados y cerrar correctamente tu proyecto con la puesta en marcha de tu empresa o producto piloto. Esto te permitirá:

• Cumplir Objetivos: Velar porque se cumplan los objetivos del proyecto, permitiéndote seguir y controlar que todo marche según lo planificado.
• Definir y Planificar el Curso de Acción: Para la puesta en marcha de tu proyecto empresarial y para garantizar su continuidad. Con una buena planificación tendrás la respuesta a preguntas como cuándo es mejor realizar las acciones, si puedes realizar algunas tareas en paralelo, cuánto tardarás en llevar a cabo las tareas clave, o cómo afecta a tu empresa un retraso.
• Gestionar y Dirigir Personas: Si tienes un equipo comprometido con tu proyecto tienes un tesoro, y siendo así debes ayudarles a trabajar en el mejor ambiente laboral, ayudarles a ser eficientes en las tareas que tienen que realizar, facilitarles la toma de decisiones y que sepan lo que hay que priorizar.

La necesidad de documentación sigue siendo la misma para proyectos de todos los tamaños. Es común que una vez que el cliente ve que la metodología está funcionando, quiera hacer cambios en cualquier momento, por lo que es necesario contar con un sistema efectivo de control de las solicitudes de cambio, sin importar el tamaño del proyecto. En consecuencia, el cliente podrá comprobar que el resultado del proyecto será lo que se había acordado inicialmente, disminuyendo así las razones de posibles conflictos.

Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos y Metodologías

El ciclo tradicional del project management consta de cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control del proyecto, y cierre. Comprender el ciclo de vida de un proyecto es importante independientemente de la metodología que se utilice.

1. Fase 1. Inicio del proyecto: En esta fase inicial, el propietario hará una descripción general detallada para planificar el alcance, el objetivo y el presupuesto del proyecto y conseguir que todo el mundo esté de acuerdo. Se realiza un estudio de viabilidad empresarial y se establecen objetivos S.M.A.R.T. (Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y con un tiempo limitado).
2. Fase 2. Planificación del proyecto: La visión empieza a tomar forma, se afina el alcance y se fijan hitos para el proyecto que incluyen planes de reducción de riesgos y de comunicación. Se define el tipo de metodología de project management a seguir.
3. Fase 3. Ejecución del proyecto: Implica la creación de un equipo cualificado, la asignación de tareas con indicadores clave de rendimiento (KPI), la ejecución del plan del proyecto y el seguimiento de los avances.
4. Fase 4. Seguimiento y control del proyecto: Se mide continuamente el rendimiento para evaluar si todo va según lo previsto. Si algo se desvía, el gerente de proyecto celebrará reuniones con los colaboradores y las partes interesadas para crear una nueva línea de actuación o ajustar la existente.
5. Fase 5. Cierre del proyecto: Implica la finalización de todas las tareas y entregables satisfactoriamente para los interesados. Se realiza una revisión post-proyecto para analizar el rendimiento y debatir cómo mejorar en el futuro.

Existen varios tipos de metodologías para gestionar proyectos, cada una con atributos únicos. La elección correcta para tu empresa será la que mejor se adapte a tus objetivos, sector, dinámica de equipo y complejidad del proyecto.

Metodologías Tradicionales

La gestión de proyectos tradicional se refiere a un enfoque lineal y paso a paso para gestionar proyectos que define y planifica completamente desde el principio. Suele utilizarse en sectores con requerimientos estables y donde se desea un alto nivel de predictibilidad.

• Ventajas: Estructura definida, previene la variación del alcance y los costes, predicción de necesidades fijas, documentación detallada.
• Desafíos: Falta de adaptabilidad ante imprevistos.
• Gestión de Proyectos en Cascada (Waterfall): La metodología en cascada implica una planificación impecable, trazando cada paso del proyecto de principio a fin, dividiendo el proyecto en fases distintas y secuenciales.

La metodología de #PMP tal como está descrita en su Guía del PMBOK, es lo suficientemente flexible para poder seleccionar lo que verdaderamente es necesario. Respira, reflexiona y vuelve a leer los primeros capítulos de la Guía del PMBOK, ahora en su última versión actualizada. Si hoy podemos leer la Sexta versión del Project Management Book Of Knowledge es porque durante muchos años se ha ido actualizando con las ideas y buenas prácticas de profesionales que han hecho esto antes que tú.

Gestión de Proyectos para Empresas (EPM): Escalando el Éxito

En las grandes empresas que tienen varios proyectos en curso a la vez, la gestión de proyectos se puede ampliar al nivel de gestión de proyectos para empresas (EPM, por sus siglas en inglés). La gestión de proyectos para empresas es la práctica de gestionar varios proyectos a escala empresarial. Para ponerla en práctica hay que desarrollar varios procesos estándar que optimicen la gestión de proyectos en toda la empresa. El propósito de la gestión de proyectos para empresas es asociar los objetivos de la empresa con los de los proyectos en curso para garantizar que la compañía dirija sus recursos en la orientación correcta y en el momento adecuado. También implica gestionar los elementos interdependientes que hay entre los proyectos, y sirve para asegurarse de que esos proyectos arriben a la línea de llegada a tiempo y dentro del presupuesto.

La Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas (EPMO)

La estructura jerárquica de las empresas y la estructura de los equipos pueden variar, pero la Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas (EPMO) debería trabajar al nivel de la planificación estratégica. La EPMO depende directamente de los directivos de la empresa, como el director operativo o el director general de proyectos. Además de gestionar el portafolio de proyectos, en la EPMO también pueden hacer lo siguiente:

• Brindar asesoramiento a los jefes de proyecto.
• Garantizar que los proyectos estén alineados con los objetivos empresariales más generales.
• Supervisar y coordinar el esfuerzo de las demás Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO).
• Resolver o mitigar los problemas de los proyectos.
• Hacer revisiones de los proyectos con regularidad.
• Establecer las pautas y mejores prácticas para los equipos de gestión de proyectos.
• Mejorar la gestión de recursos.

En esencia, el propósito de la gestión de proyectos para empresas es mejorar la calidad y efectividad de la gestión de proyectos a gran escala y garantizar que los proyectos aporten valor a la empresa.

Elementos de la Gestión de Proyectos para Empresas (EPM)

Según el Project Management Institute (PMI), hay siete elementos que componen el modelo de gestión de proyectos para empresas:

1. Análisis de riesgos: Identificar y evaluar el impacto cualitativo y cuantitativo de los riesgos de un proyecto para poder tomar las medidas adecuadas para mitigarlos.
2. Estimación estructurada: La gestión de proyectos para empresas define los estándares para la estimación estructurada que harán los jefes de proyecto.
3. Revisión de proyectos: Las revisiones periódicas se centran en el progreso de los proyectos actuales y también en los riesgos potenciales. La EPMO puede realizar cuatro tipos de revisiones: de participación, inicio, progreso y cierre del proyecto.
4. Asesoramiento sobre gestión de proyectos: Las EPMO invierten en las PMO al brindar capacitación para ayudar a los jefes de proyecto a desarrollar las habilidades técnicas y de gestión necesarias para el trabajo.
5. Elevación de la gestión de problemas a una instancia superior: La EPMO tiene la responsabilidad de desarrollar reglas y procesos comunes a todos los departamentos para elevar asuntos a una instancia superior.
6. Contabilización del tiempo: Con un sistema sólido para el seguimiento del tiempo se pueden hacer mediciones precisas para saber a qué se dedica el tiempo durante un proyecto.
7. Sistema de información: Un software robusto para la gestión de proyectos puede ser sumamente útil para ahorrar tiempo en la planificación, la emisión de informes y el seguimiento de los proyectos.

Implementación de la Gestión de Proyectos para Empresas (EPM)

Si los equipos tienen dificultades para dar seguimiento a los proyectos actuales y para supervisar el progreso y los resultados con efectividad, la gestión de proyectos para empresas es una posible solución. Antes de iniciar la transición, el equipo de gerentes debe analizar la estructura actual de la empresa, identificar los potenciales obstáculos y decidir si es una buena estrategia a largo plazo.

1. Define cómo se aplicará la gestión de proyectos para empresas: Revisa procesos actuales, identifica problemas, define responsabilidades de la EPMO y recursos necesarios.
2. La participación de los involucrados: Transmite el plan a los participantes o a los miembros del Tablero, explicando los beneficios.
3. Implementación de procesos de EPM: Crea una lista con los requisitos y las fases del plan, detallando cambios, tecnologías y capacitaciones.
4. Controla la implementación de la gestión de proyectos para empresas: Conduce revisiones periódicas, controla el funcionamiento de la EPMO e identifica desafíos, realizando ajustes necesarios.

Entre las metodologías para la gestión de proyectos para empresas se encuentran la selección de proyectos, la planificación de proyectos (con herramientas como diagramas de Gantt o tableros Kanban), el cierre de proyectos y los controles de proyectos.

Para completar esta formación y dotar de estructura a todo el proceso, las técnicas y herramientas de Gestión de Proyectos y, en particular, la Norma ISO 21500 resultan unas herramientas decisivas. Todo emprendedor, como todo gestor de proyecto, debe contar con un plan de proyecto que contenga algunas o todas las áreas que la Norma propone. Y, en último término, debe ser capaz de transformar ese plan en acciones y para ello no hay nada mejor que apoyarse en la metodología propuesta.

Formación en Gestión de Proyectos para Emprendedores

El curso intensivo “Creación, gestión y dirección de mi Proyecto Emprendedor” está diseñado para proporcionar a las personas emprendedoras los conocimientos necesarios para crear, gestionar y consolidar su empresa. La formación tiene un enfoque práctico y participativo. El objetivo fundamental del curso es proporcionar una visión global de las distintas áreas funcionales de la empresa para poder determinar oportunidades de mercado y desarrollar el Plan de Empresa / Plan de Mejora, siempre con la ayuda de las herramientas de gestión para favorecer su puesta en marcha.

Con este programa se facilita la elaboración de un Proyecto de Empresa / Plan de Mejora desarrollado y completo, que puede utilizarse por el/la promotor/a no solo como guía de referencia para la puesta en marcha y/o consolidación de su negocio, sino que puede servirle además como medio de argumentación de su viabilidad ante entidades públicas y financieras.

Objetivos Específicos del Programa

• Asesorar de forma individualizada a cada uno de los participantes sobre las oportunidades en su respectivo sector de actividad y en el desarrollo de un plan de negocio.
• Manejar los instrumentos empresariales necesarios para diseñar y dirigir proyectos culturales con objetivos estratégicos definidos.
• Desarrollar capacidades de prospectiva que permitan anticipar los cambios de nuestra sociedad, facilitando la comunicación y proyección de los proyectos.
• Fomentar el desarrollo de las nuevas tecnologías en la producción cultural.
• Adquirir habilidades y herramientas para definir objetivos, enfrentarse a desafíos y encontrar soluciones a los retos a los que se enfrenta el emprendedor.
• Conocer las bases jurídicas y administrativas en los diferentes campos de actuación.
• Lograr la competencia para gestionar proyectos capaces de confluir con otros sectores económicos y generar más recursos.
• Elaboración y presentación del Business Plan de un proyecto empresarial, en el que se recojan todas las áreas de actividad empresarial tratadas en los diferentes módulos.

Programa Formativo (Ejemplo)

Este es un ejemplo de estructura de un programa de formación:

• Semana I: Introducción y Consultoría Inicial. Área Estrategia y Plan de Negocio Inicial
  • Actitud Emprendedora: Consejos y recomendaciones para emprender.
  • Metodología Lean Startup para la generación de modelos de negocio de éxito.
• Semana II: Marketing digital y Comercialización. Públicos de la Cultura y las Artes
  • El Lean Marketing Plan: El Plan de Marketing para empresas y proyectos en etapas iniciales y con bajos presupuestos.
  • El Plan de Marketing: Análisis y Diagnóstico (matriz DAFO), presupuesto, objetivos SMART, estrategia (Marketing Digital, Marketing off line y Venta Directa), Plan de Acción, Medición y Control.
• Semana III: Posicionamiento en Google. Blogs.
  • Cómo crear y posicionar un Blog.
• Semana IV: Creatividad e Innovación/ Branded Content, Social Media, Community Manager
  • Cómo innovar en un producto, servicio o modelo de negocio.
  • Validar e innovar el modelo de negocio: Canvas Model.
  • Crear y Testear prototipos: Design Thinking.
  • Conoce a tu cliente: Mapa de Empatía.
• Semana V: Finanzas y Jurídico Fiscal
  • Estructura Financiera Básica De La Empresa Cultural.
  • Gestión Contable: Análisis, Cuentas Y Balances.
  • Análisis de balances, Cuentas anuales y análisis de estados financieros, presentación de presupuestos.
  • Gestión y Dirección Financiera.
  • Derechos De Propiedad Intelectual.
  • Legislación General y Específica Aplicable a las Empresas Culturales.
  • Tributación y Seguridad Social.

Al emprendedor se le enseña a evaluar su idea, a validar su modelo de negocio, a concretar productos, a conocer más a sus clientes… y sin embargo no se les enseña a gestionar la puesta en marcha y la continuidad de su proyecto empresarial. Una vez lanzada la idea, el conocimiento de los procesos de Gestión de Proyectos vuelve a ser fundamental en el día a día de nuestro negocio puesto que nos sirve para gestionar los proyectos internos de la misma resultado de la estrategia adoptada. Son los proyectos los que hacen realidad nuevos productos, nuevos servicios, nuevos sistemas, nuevas habilidades, nuevas alianzas o nuevos mecanismos para la satisfacción de clientes. Son en definitiva el verdadero agente de cambio e inicio de nuestra organización. El valor de la misma va estar directamente relacionado con los proyectos que tengamos en cartera. No se trata solo de que nos contraten o no proyectos externos. Todos tenemos (o deberíamos tener), proyectos internos, y gestionándolos adecuadamente conseguiremos pasar de emprendedores a empresarios, generar negocio.