Tratamiento Contable de los Gastos de Marketing en España

Los gastos de marketing son una parte fundamental de la estrategia de cualquier empresa que busca introducirse o consolidarse en el mercado. Sin embargo, su tratamiento contable puede generar dudas. A continuación, se detalla cómo contabilizar estos gastos y qué aspectos tener en cuenta para su deducibilidad.

Contabilización de Gastos de Marketing

Una empresa nueva que se dedica a la comercialización de un producto, como una ginebra, puede incurrir en gastos significativos de marketing para su lanzamiento. Tradicionalmente, estos gastos podrían considerarse como gastos de primer establecimiento o estudio, pero el nuevo Plan General de Contabilidad (PGC) ha modificado este tratamiento.

El actual PGC obliga a considerar los gastos de "primer establecimiento" como gastos del ejercicio. Esto significa que ya no se pueden amortizar estos gastos y deben figurar como un gasto más en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Sin embargo, es crucial analizar el periodo de devengo de estos gastos. Si una acción comercial se desarrolla enteramente en un ejercicio, pero sus beneficios se extienden a varios periodos, se podría considerar imputar los gastos a varios ejercicios en función de las perspectivas de ventas en cada uno de ellos. Aunque fiscalmente Hacienda no tendría objeciones, contablemente sería más justo acreditar los gastos según el periodo del lanzamiento del producto.

Una opción podría ser utilizar la cuenta 480 (Gastos anticipados) para imputar gastos realizados en un ejercicio a otros posteriores, conforme a la estrategia comercial de la empresa. No obstante, la motivación principal para esto no debería ser simplemente evitar un aumento considerable de los gastos, sino reflejar los resultados reales y la imagen fiel de la empresa.

En caso de no utilizar estas "previsiones" contablemente, siempre existe la posibilidad de recurrir a la contabilidad analítica o análisis extracontables para imputar los gastos conforme a las previsiones de lanzamiento.

Gastos de Primer Establecimiento vs. Gastos de Marketing

Es fundamental diferenciar entre los gastos de primer establecimiento y los gastos de marketing. Los gastos de primer establecimiento son aquellos referidos a la puesta en marcha de la empresa, como promociones, publicidad inicial, licencias, permisos, tasas, honorarios, estudios de mercado, proyectos, etc. Estos gastos son anteriores a la fase de producción.

En cambio, los gastos de marketing corresponden a una acción comercial ya con la empresa en plena operación, es decir, en una fase de producción. Por lo tanto, estos gastos son gastos del ejercicio en curso, pero no de "primer establecimiento".

Tratamiento del IVA en Gastos de Marketing

Las comisiones bancarias por gestión de cobro de recibos no están exentas de IVA y quedan sujetas a este impuesto. Además, si se paga una factura de una sociedad cuyo domicilio no está en España, pero sí en Europa, se tratará de una operación intracomunitaria exenta de IVA.

En el caso de inversiones en publicidad online en redes sociales con proveedores fuera de España, pero dentro de la Unión Europea, una de las dificultades es que no siempre se tendrá la factura física enviada por el proveedor del servicio.

En estos casos, la empresa deberá ingresar en Hacienda el IVA repercutido de la operación (inversión del sujeto pasivo) y al mismo tiempo deducirse el IVA soportado, además del gasto contabilizado como publicidad en Renta o Sociedades.

Gastos de Representación

Los gastos de representación contemplan las invitaciones de cara a obtener un beneficio comercial o empresarial, desde una entrada a un partido de fútbol hasta una comida en un restaurante. Es importante no confundir estos gastos con los gastos de viaje.

Diferencias entre Gastos de Representación y Gastos de Viaje

Los gastos de representación son aquellos destinados a la promoción o representación de la empresa, con el objetivo de mejorar su imagen o su relación con clientes y proveedores. Por su parte, los gastos de viaje son los ocasionados en los desplazamientos de los empleados por motivos laborales.

Por ejemplo, si un empleado viaja al extranjero para reunirse con un potencial cliente y le lleva un regalo, le invita a comer y lo lleva a un espectáculo deportivo, todo eso son gastos de representación. Pero si ese mismo empleado viaja a la misma ciudad para asistir a una feria, los gastos de alojamiento, desplazamiento y manutención se considerarían como gastos de viaje.

Deducibilidad de los Gastos de Representación

No todos los gastos de representación son deducibles. Según la Ley del Impuesto sobre Sociedades, son deducibles los gastos necesarios para la actividad empresarial y para obtener ingresos. Esto incluye:

• Los destinados a atenciones a clientes o proveedores.
• Los que se hallen correlacionados con los ingresos.
• Los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios.
• Los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa.

Ejemplos de gastos de representación deducibles más habituales:

• Pago de estancia en un alojamiento.
• Invitación en un restaurante a un cliente.
• Inscripción en un evento (conferencias, talleres, congresos, ferias, etc.).
• Entrada a un espectáculo cultural o deportivo.
• Regalo de empresa.
• Tratamientos de cuidado y bienestar.

Requisitos para la Deducibilidad

Para que un gasto de representación sea deducible, debe cumplir una serie de requisitos:

• El gasto debe estar debidamente justificado con el ticket o factura completa.
• En el caso de las comidas de negocios, deben realizarse en un establecimiento hostelero.
• La factura debe contener: Número de factura, Nombre de la empresa, Razón social, CIF, Datos del proveedor, Fecha, Desglose de los conceptos, Base imponible, Tipo impositivo.
• El gasto debe ser imputable de forma contable en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.
• Las cantidades deben estar dentro de unos límites razonables.
• El importe anual de los gastos de representación deducibles no puede superar el 1% de los ingresos netos de la compañía en ese mismo periodo impositivo.

Gastos de Representación No Deducibles

No es posible deducir fiscalmente los siguientes gastos:

• Las pérdidas de juego.
• Los donativos y liberalidades.
• La retribución de los fondos propios.
• Las operaciones realizadas con personas u organizaciones residentes en paraísos fiscales.
• Las multas y sanciones penales o administrativas.

Contabilización de los Gastos de Representación

Para una correcta imputación de los gastos de representación, lo primero es identificarlos. Después, hay que contabilizarlos correctamente en el grupo 62 (“Servicios Exteriores”). Normalmente van en la cuenta 627 del Plan General de Contabilidad (“Publicidad, propaganda y Relaciones Públicas”).

Cuando los gastos de representación los paga el trabajador, debe rellenar una nota de gastos para solicitar el reembolso. Una vez recuperado el dinero, no tiene que incluir el ingreso en la declaración de IRPF, pero tampoco puede solicitar deducciones fiscales.

Software para la Gestión de Gastos: Okticket

Okticket es una herramienta que simplifica y agiliza el proceso de contabilización de las notas de gastos. Al estar homologada por la Agencia Tributaria, el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel. Reduce el tiempo invertido en la gestión de gastos de representación hasta un 80% y permite rastrear todo el proceso de los gastos en una única plataforma.

En resumen, el tratamiento contable de los gastos de marketing requiere un análisis detallado de su naturaleza y periodo de devengo, así como el cumplimiento de los requisitos para su deducibilidad fiscal. Herramientas como Okticket pueden facilitar la gestión y contabilización de estos gastos, asegurando el cumplimiento de la normativa vigente.