Gastos de Constitución y Primer Establecimiento para PYMES: Guía Completa

Al iniciar un negocio, es fundamental comprender los desembolsos iniciales necesarios para crear una empresa y poner en marcha su actividad. Estos se dividen principalmente en gastos de constitución y gastos de primer establecimiento. Aunque suelen mencionarse conjuntamente, contablemente no tienen el mismo tratamiento, y comprender esta diferencia es clave para una correcta gestión contable y fiscal, especialmente para las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES).

¿Qué son los Gastos de Constitución?

Los gastos de constitución son los costes necesarios para crear legalmente una sociedad mercantil (Sociedad Limitada o Sociedad Anónima). Se producen antes del inicio formal de la actividad y tienen un carácter obligatorio e indispensable para la creación de la empresa. Son un conjunto de gastos en los que hay que incurrir de forma obligatoria para crear una empresa desde cero. El carácter de estos gastos no se relaciona tanto con maquinaria o edificios, sino con gastos del tipo jurídico como escrituras notariales, registros mercantiles o impuestos.

Ejemplos habituales de Gastos de Constitución

Entre los gastos más comunes encontramos:

• Certificación negativa del nombre social en el Registro Mercantil Central (su precio ronda los 17 euros, incluyendo la consulta previa, la certificación y los aranceles).
• Escritura pública de constitución ante notario (el coste es variable, si bien suele situarse entre 150 euros y 600 euros. Los honorarios notariales dependen del número de socios, el capital social inicial de la empresa o la complejidad de los estatutos, entre otros aspectos).
• Tasas de inscripción en el Registro Mercantil (el coste de la inscripción difiere según la provincia y factores como si el capital social inicial o si se realiza o no de forma telemática. En general, varía entre los 40 y 200 euros).
• Publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME), el cual, ronda los 200 euros aproximadamente.
• Honorarios de gestoría, asesoría o abogado (no es algo obligatorio, pero contar con el apoyo de una asesoría jurídica te ahorrará tiempo y errores. Resulta de gran ayuda para gestionar la escritura, el modelo 600, la inscripción o los trámites de alta).
• Tasas administrativas asociadas al proceso.
• Impuesto sobre Actos Jurídicos Documentados (aunque la constitución de una SL se incluye en las operaciones societarias del Impuesto sobre Actos Jurídicos Documentados, hoy los emprendedores no tienen que pagar ese impuesto al crear la sociedad. Aun así, es necesario presentar el modelo 600 ante Hacienda y dejar constancia de la exención).

En el caso de formación sucesiva, también se podrían incluir como gastos de constitución, los referentes al Informe Técnico del Proyecto, las tasas de la Comisión Nacional del Mercado de Valores y del Registro Mercantil y los gastos de publicidad y suscripción de acciones.

⚠️ Importante: La aportación del capital social no es un gasto de constitución, ya que ese dinero pasa a formar parte del patrimonio de la empresa. Este capital actúa como un recurso inicial de la empresa. Si decides aportar los 3.000 euros tradicionales, se depositan en una cuenta bancaria a nombre de la sociedad. Si optas por la nueva opción del capital mínimo de 1 euro, hay dos aspectos que debes tener en cuenta. Recuerda que hasta que no alcances los 3.000 euros, deberás destinar parte de los beneficios hasta llegar a esa cantidad. Además, en caso de liquidación, responderás personalmente hasta completar esos 3.000 euros.

Contabilización de los Gastos de Constitución

Según el Plan General de Contabilidad (PGC), y el Plan General de Contabilidad de PYMES (PGC Pymes), estos gastos tienen un tratamiento específico:

• No se registran como gasto en la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
• Se imputan directamente contra el Patrimonio Neto.
• Forman parte de las variaciones del patrimonio del ejercicio.

Hasta el cambio en el Plan General Contable en 2007, estos gastos se incluían en el grupo de activos. Actualmente, ya no se consideran activos dado que son gastos que no traerán consigo ningún tipo de inversión futura.

Tratamiento Fiscal

Aunque contablemente no afectan al resultado, sí son fiscalmente deducibles en el Impuesto sobre Sociedades. Por ello, se realiza un ajuste extracontable para compensar la diferencia entre el resultado contable y la base imponible. Este ajuste es clave para evitar errores en la liquidación del impuesto.

Ejemplo de Contabilización y Ajuste Fiscal

A la hora de contabilizar los gastos de constitución de una sociedad limitada, tenemos que tener en cuenta que formarán parte del patrimonio neto según la normativa vigente. Sin embargo, estos gastos se consideran deducibles para el Impuesto de Sociedades, y, por ello, habrá que realizar un ajuste extracontable antes de cerrar el ejercicio fiscal.

La sociedad X tiene unos beneficios antes de impuestos de 15.000 euros, y ha tenido unos gastos de constitución por un importe de 1.000 euros. El tipo de gravamen es el 25%.

• Beneficio antes de impuestos = 15.000 euros
• Ajuste contable gastos de constitución = -1.000 euros (Este ajuste se realiza para que el gasto sea deducible fiscalmente)
• Base imponible = 14.000 euros
• Impuesto de Sociedades (25%) = 3.500 euros

¿Qué son los Gastos de Primer Establecimiento?

Los gastos de primer establecimiento son los desembolsos necesarios para comenzar la actividad económica una vez creada la sociedad. A diferencia de los gastos de constitución, dependen del tipo de negocio y son los primeros gastos que tiene la sociedad para empezar a trabajar. Podemos definirlos como los gastos necesarios para poder empezar a operar.

Ejemplos de Gastos de Primer Establecimiento

El volumen de gastos de primer establecimiento dependerá del tipo de actividad económica que vayas a realizar.

• Actividad profesional (ej. arquitecto): Si eres arquitecto y necesitas alquilar o comprar un local para montar un estudio, si lo compramos, el gasto se registrará por su amortización anual y si lo alquilamos, será un gasto mensual de alquiler. También se incluirán las compras de maquinaria, herramientas, equipos informáticos y mobiliarios.
• Actividad de fabricación: Si te dedicas a una actividad de fabricación, necesitarás un local o nave para desarrollar ese trabajo, que al igual que el anterior, se incluirá como gastos de primer establecimiento. Además, los gastos de propiedad intelectual (patentes), maquinaria y herramientas, también lo serán.
• Otros ejemplos incluyen publicidad de lanzamiento, sondeo de mercados, vehículos, franquicias e instalaciones.

Como puedes comprobar, montar un estudio de arquitectura tendría menos gasto inicial que montar una fábrica de productos.

Tabla Comparativa de Gastos de Constitución y Primer Establecimiento

El Plan General de Contabilidad de PYMES y su Impacto

El Plan General de Contabilidad de Pymes (PGC Pymes) constituye el desarrollo de las normas contables que pueden ser aplicadas por ciertas empresas. Debe resaltarse el carácter voluntario de este Plan General de Contabilidad de Pymes, cuya aplicación es opcional para las empresas que cumplan las condiciones establecidas en el artículo 175 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas para la formulación de balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados. Adicionalmente, se exige que la empresa no se encuentre en alguno de los supuestos de exclusión regulados en el apartado 2 del artículo 2 de este real decreto.

La estructura del Plan General de Contabilidad de Pymes es la misma que la del Plan General de Contabilidad, pero con algunas simplificaciones y eliminaciones de normas relativas a ciertas operaciones que se han considerado de escasa realización por estas empresas. Asimismo, se han simplificado algunos de los criterios de registro y valoración, fundamentalmente relacionados con los instrumentos financieros.

Una novedad importante del PGC Pymes es la eliminación del estado de ingresos y gastos reconocidos, dada la práctica ausencia de operaciones que conllevan en el Plan General de Contabilidad la imputación de ingresos y gastos directamente al patrimonio neto. Es por ello que se ha considerado conveniente simplificar el estado de cambios en el patrimonio neto de pequeñas y medianas empresas, que estará formado únicamente por un documento, que contempla todos los cambios en el patrimonio neto, realizados con los socios, con terceros o como una mera reclasificación de las partidas. En este documento se ha añadido específicamente la información relativa a los ingresos y gastos directamente imputados a patrimonio neto, que de acuerdo con los contenidos de este Plan serán las subvenciones, donaciones y legados concedidos a la empresa por terceros y los ingresos fiscales a distribuir.

También ha de resaltarse la eliminación de los grupos 8 y 9 que reflejan los gastos e ingresos registrados directamente en el patrimonio neto, respectivamente. En caso de que una empresa que aplique este Plan General de Contabilidad de PYMES realice una operación no regulada en él, ha de remitirse a las normas correspondientes del Plan General de Contabilidad.

Consejos para Reducir los Costes de Constitución

Con una buena planificación, es posible constituir una SL reduciendo de forma significativa el gasto total. Te dejamos algunas recomendaciones:

• Aprovecha CIRCE: Es el sistema español de tramitación telemática que conecta a los organismos y administraciones que están implicados en la constitución de una SL a través del Documento Único Electrónico (DUE). Ayuda a simplificar el proceso, agilizar los trámites y reducir considerablemente los gastos.
• Usa modelos de estatutos tipo: Facilitan la escritura y minimizan los honorarios notariales.
• Solicita presupuestos previos: A notarios y gestorías. Los costes pueden variar sensiblemente entre provincias.
• Constitución por videoconferencia: Desde hace poco tiempo, la ley permite la constitución por videoconferencia ante notario, siempre que todas las aportaciones sean dinerarias.

Si estás pensando en montar un negocio o pasar a formar una sociedad, es recomendable contactar con profesionales que te ayudarán a calcular los costes que ello podría conllevar y su conveniencia en base a tus necesidades.