Guía Completa sobre los Gastos Corrientes para PYMES

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) son el motor de la economía. Sin embargo, a menudo luchan con la complejidad de la normativa fiscal y contable y con la adecuada gestión de sus recursos. Los gastos corrientes representan uno de los conceptos más relevantes que debemos comprender para el adecuado manejo de los recursos y la planificación presupuestaria de cualquier entidad. Usamos un lenguaje didáctico para asegurarnos de que todos puedan entender estos conceptos financieros fundamentales.

Una clasificación incorrecta de los gastos puede dar lugar a problemas con la Agencia Tributaria y a sanciones económicas. Uno de los errores más comunes que cometen las pymes es no realizar un seguimiento adecuado de sus gastos. Entender y aplicar correctamente la distinción entre gastos corrientes y de inversión puede transformar la gestión de tu negocio.

¿Qué son los Gastos Corrientes?

Los gastos corrientes son todos aquellos desembolsos que una empresa o institución realiza de forma regular para financiar sus actividades y mantener su funcionamiento operativo. Estos pueden incluir el alquiler de oficinas, los salarios de los empleados, los servicios públicos y otros gastos operativos. Estos gastos incluyen, pero no se limitan a, pagos por servicios, compra de materiales, sueldos y otras obligaciones que se repiten en el tiempo con cierta periodicidad. Son deducibles de los impuestos en el año en que se incurren.

Para identificar un gasto como corriente, debemos fijarnos en ciertas características que los definen:

• Regularidad: Se incurre en estos gastos de manera periódica, normalmente mensualmente.
• Operacionalidad: Están relacionados directamente con la operación y la actividad cotidiana de la empresa.
• Predictibilidad: Es posible anticipar estos gastos dado que son inherentes al funcionamiento normal de la empresa.

Clasificación de los Gastos Corrientes

Dentro de los gastos corrientes, encontramos diversas clasificaciones, entre las que se incluyen:

• Gastos fijos: Son aquellos que se mantienen constantes en el tiempo, como el alquiler de oficinas o los pagos de servicios básicos. Dada una estructura productiva determinada, no varían.
• Gastos variables: Estos pueden cambiar dependiendo de la actividad de la empresa, como la compra de materias primas o los costes de producción. Son directamente proporcionales a la producción o la venta.
• Gastos semivariables: Son una combinación de los anteriores, donde una porción es fija y el resto varía en función de algún factor.

Por ejemplo, si nos dedicamos a la venta de ropa, la compra de esa ropa será variable, ya que conforme vamos vendiendo más, iremos reponiendo más género y por tanto gastando más en compras. Si nuestra empresa se dedica a la venta de ropa, uno de los gastos corrientes sería la nómina de nuestros empleados y el alquiler del local comercial donde operamos. En una fábrica de muebles, el costo de la madera y demás materiales requeridos para la fabricación serían considerados gastos corrientes variables, ya que estos dependen del volumen de producción.

Diferencia entre Gastos Corrientes y Gastos de Inversión

Es crucial distinguir los gastos corrientes de los gastos de inversión para una correcta gestión financiera y fiscal:

Por otro lado, los gastos de inversión son aquellos que se realizan con la expectativa de obtener beneficios en el futuro. Podrían incluir la compra de bienes de capital, como maquinaria o equipo, o inversiones en investigación y desarrollo. Clasificar correctamente los gastos es esencial para una gestión contable y fiscal eficiente.

La Importancia de la Gestión de Gastos Corrientes para PYMES

Una adecuada gestión de los gastos corrientes es esencial para mantener la salud financiera de la empresa. Esto implica realizar un seguimiento y control riguroso para asegurar que estos gastos no superen los ingresos generados por la entidad y buscar la eficiencia en el uso de los recursos.

El motivo fundamental por el que un autónomo o una pyme debe prestar mucha atención al control (y optimización) de los gastos corrientes es sencillo de entender: estos gastos mal optimizados pueden ser responsables de una diferencia importante en nuestro equilibrio ingresos/gastos, y por tanto, contribuir de manera negativa al resultado final de nuestras cuentas.

Es cierto que los autónomos (y las pymes) siempre han tenido una conciencia especial en lo que a controlar los gastos se refiere, no en vano, en este modelo de desarrollo profesional cualquier diferencia de entrada o salida de dinero puede resultar vital, sin embargo, no es menos cierto que siempre analicemos de manera correcta el paisaje de nuestros gastos. La primera tendencia, y esto es común, es la de centrarse en el control más férreo posible de los gastos directamente relacionados con nuestra actividad profesional, entrando en juego aquí por supuesto gastos como proveedores, manufacturas, mano de obra, etcétera, a lo que sumamos un segundo grupo de gasto que tiene que ver con el soporte de la empresa o del autónomo, gastos de aseguramiento, gastos de seguridad social, gastos de asesoría… Obviamente todos estos gastos son vitales y deben ser siempre controlados, pero, en general, también son los gastos para los que estamos más predispuestos al análisis y control, dejando de lado otra fuente de gastos importante como pueden ser los gastos corrientes.

Impacto en el Flujo de Caja y Optimización

Los gastos corrientes tienen un impacto significativo en el flujo de caja de la empresa. Es vital que mantengamos un equilibrio entre los ingresos y los gastos para evitar déficits presupuestarios que puedan llevar a problemas de liquidez.

Optimizar los gastos corrientes implica evaluar de manera crítica cómo se pueden reducir sin afectar la operatividad de la empresa. A menudo, esto se puede conseguir negociando mejores condiciones con proveedores, implementando medidas de ahorro de energía o buscando alternativas más económicas para ciertos servicios.

Pongamos como ejemplo el recibo de la luz. Una mala optimización de este recibo, es decir, no hacer nada, mantenernos en los proveedores tradicionales, no realizar comparativas y aceptar los costes tal cual vienen, es una opción que contrasta vivamente con, por ejemplo, elegir un proveedor que mejore nuestras condiciones actuales no solo en precio, sino también en servicio. Actualmente existen alternativas a las compañías de siempre que ofrecen precios competitivos sin caer en descuentos trampa (aquellos que van asociados a permanencias, por ejemplo) y que procuran ayudarnos a ahorrar ofreciéndonos soluciones adaptadas a nuestras necesidades. En este sentido, es muy importante que nuestro proveedor de electricidad nos ayude a ahorrar empezando por algo tan simple como comprobar si estamos pagando de más por algo que no utilizamos, como ocurre con suministros con demasiada potencia contratada. En esa combinación de buena elección de proveedor y buen uso de las herramientas de control, junto a un consumo racional se encuentra la base de la mejora del gasto corriente para cualquier pyme o autónomo.

Herramientas para una Gestión Financiera Eficaz

La mala gestión no se arregla con un crédito. Desde el punto de vista económico financiero, una empresa puede tener dos tipos de problemas que pueden abocarla al cierre. La falta de viabilidad se produce cuando los gastos superan los ingresos de manera permanente. La falta de liquidez se produce cuando los pagos superan los cobros en un tiempo determinado, resultando insuficiente la financiación inyectada en la empresa y siendo necesario acudir a nueva financiación para responder a las obligaciones de pagos pendientes.

Ante un problema de financiación, antes de acudir a buscar recursos ajenos, es fundamental tener claro que realmente se tiene un problema de circulante ocasional, (LIQUIDEZ) y que el negocio conserva el equilibrio económico (VIABILIDAD). 'Es muy importante que el empresario entienda que puede disfrutar de un equilibrio económico y no tener dinero. El equilibrio económico es la existencia de un resultado positivo en la diferencia de ingresos y gastos; distinto al equilibrio financiero, que sería la capacidad para hacer frente a los compromisos financieros en un determinado plazo. Por otra parte, solicitar créditos también implica mayor nivel de endeudamiento. ¿Hasta qué punto podemos endeudarnos sin poner en peligro la continuidad del negocio? Tampoco está demás tener en cuenta que la financiación bancaria no es la única solución.

Todo lo anterior nos remite a la necesidad de implementar una adecuada gestión financiera a través de la utilización de herramientas de previsión y análisis económico que todo empresario debería dominar:

• La cuenta de resultados previsional con el análisis del punto de equilibrio o umbral de rentabilidad.
• El denominado fondo de maniobra.
• El plan de tesorería previsional o cash-flow.

El Circulante de una Empresa y el Periodo Medio de Maduración

El circulante de una empresa engloba las partidas de activo y pasivo que están vinculadas al 'ciclo de explotación' o ciclo 'dinero-mercancía-dinero', que viene a ser el tiempo que tardamos en recuperar el dinero invertido en la adquisición de los bienes que se consumen en la actividad productiva. Es el denominado Periodo Medio de Maduración. Un control adecuado de este concepto es vital. Son escasísimas las empresas afortunadas que gozan de periodos medios de maduración negativos, es decir, que cobran antes que pagan. Por ejemplo, los centros comerciales. Pero para la Pyme esto no es así, hay un diferencial de tiempo que hay que financiar, y en hacerlo mejor o peor puede estar la diferencia entre sobrevivir o no. Y se trata de un juego permanente, ya que, por sí solo, el incremento de ventas no supone una mejora del problema. Todo lo contrario.

Fondo de Maniobra

La liquidez es la capacidad que tienen las empresas para atender a sus compromisos de pago a corto plazo descritos anteriormente (PC). El Fondo de Maniobra (FM) o Capital Circulante (Working Capital) es aquella parte del activo corriente que es financiado por el pasivo no corriente, es decir, con recursos a largo plazo. Si el Fondo de Maniobra es lo que nos queda después de hacer frente a nuestras deudas y obligaciones a corto plazo, siempre ha de ser positivo. Como vemos, con un simple y rápido vistazo a un balance podemos determinar si una empresa es solvente o no (en el corto plazo).

La estructura óptima del Activo Circulante debería ser aquella en la que el disponible y el realizable sean (más o menos) igual al pasivo corriente. Por tanto, para que un Fondo de Maniobra fuera realmente óptimo, además de ser positivo debería disponer de un realizable y un disponible lo suficientemente alto como para poder hacer frente a las deudas a corto plazo. En definitiva, la 'calidad del activo circulante' tiene una gran importancia en la gestión de crisis en el corto plazo. Existencias: Son los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la actividad.

Punto de Equilibrio o Umbral de Rentabilidad

El punto de equilibrio o umbral de rentabilidad nos permite hacer la pregunta a la inversa: ¿Cuánto deberíamos facturar como mínimo para que la empresa comience a ser viable? El punto muerto, que así se denomina también, es aquella cantidad de ingresos que genera un margen de contribución (porcentaje sobre ventas) igual a la cuantía de costes fijos. Por encima de dicha cantidad se obtienen unos ingresos que, una vez absorbidos los costes fijos, proporcionan beneficios y por debajo de la misma proporcionan pérdidas. Como ya hemos dicho, el Punto de Equilibrio de una empresa (Umbral de rentabilidad) se define como la cifra de ventas que genera beneficio 0 y a partir de la cual comienza a ser viable. Supongamos una cadena de tiendas para ventas de calzado. Las tiendas venden diez estilos diferentes de zapatos para hombre relativamente baratos, con costes de compra y precios de venta muy similares por lo que podemos utilizar valores medios.

Gestión de Tesorería (Cash-flow)

La gestión de tesorería es el concepto más puramente financiero de todos lo que integran la gestión del circulante. Su función es recoger la información de gestión de la empresa y transformarla en cobros y pagos (que no en ingresos y gastos sino en entradas y salidas de dinero). Todas las partidas reflejan dinero. La elaboración del mismo está enfocada a la obtención de las necesidades de financiación e inversión de la empresa en consonancia con sus objetivos.

La gestión de tesorería (o cash-flow, que significa flujo de caja) nos indica mes a mes las disponibilidades con que partimos, así como los cobros y pagos que vamos a realizar. Es importante saber si un proyecto o una empresa son viables, pero no menos importante es saber cuánto dinero nos hará falta no sólo para iniciar el negocio sino para mantenernos hasta que la empresa comience a ser viable. Una vez que se han obtenido los totales de los cobros y pagos, estos se restan para obtener el resultado. Si el resultado es positivo, significa que existe un excedente, lo que indica que la empresa opera favorablemente. Es un instrumento imprescindible para la planificación financiera, permitiéndonos negociar con suficiente antelación los recursos financieros necesarios que cubran los desfases de liquidez y permitan la operatividad de la empresa.

Análisis Financiero a través de Ratios

Los Ratios Financieros son coeficientes que muestran una relación entre dos variables contables de la empresa. Aunque los ratios son una herramienta que nos ayuda a comprender la situación financiera de la empresa, sus valores e interpretación dependerán de cuál es el sector en que se mueve la empresa y de las características inherentes del negocio. Para elaborar los ratios, aparte del Balance de Situación necesitaremos también la Cuenta de Resultados (o Cuenta de Pérdidas y Ganancias), es decir, la diferencia entre los ingresos y los gastos de la empresa y el beneficio que obtenemos.

Ratios de Liquidez

Para estudiar la liquidez de la empresa y la capacidad de ésta para hacer frente a las obligaciones y deudas a corto plazo tendremos la relación entre las magnitudes que conforman el Activo Circulante (Existencias, Clientes y Tesorería) y el Pasivo Circulante (Créditos y Préstamos a corto plazo y Proveedores). El ratio de Liquidez nos muestra cuántos euros están disponibles en la tesorería o bien pueden ser realizables en dinero a corto plazo. Por tanto mide, de forma muy general, la relación entre nuestra disponibilidad de activo a corto plazo frente a la necesidad de responder a las deudas a corto plazo. El valor óptimo de este ratio suele oscilar entre 1 y 1,5, es decir que la situación óptima es aquella en que hay entre 1 o 1,5 euros de activo circulante por cada euro de pasivo circulante. El 'Acid Test' nos muestra una imagen más precisa de la liquidez de la empresa ya que elimina del activo circulante la partida de Existencias que generalmente es la parte menos líquida y más difícilmente realizable en dinero.

Ratios de Solvencia

Los ratios de solvencia miden la capacidad de la empresa para hacer frente a sus compromisos a medida que éstos vayan venciendo. Por eso, es importante hacer un estudio de la estructura del endeudamiento y de las cargas financieras que comporta para ver cuáles son los efectos que pueden tener en la empresa a largo plazo. El valor óptimo del ratio de endeudamiento se sitúa entre el 0,4 y el 0,6. En caso de ser superior a 0,6 indica que el volumen de deudas es excesivo y que la empresa está perdiendo autonomía financiera delante de terceros (Bancos) o lo que es lo mismo se está descapitalizando. El ratio de Calidad de la Deuda, nos muestra cuáles son los compromisos a corto plazo que la empresa tiene respecto al total de deudas. Este ratio está muy relacionado con el ratio de Gasto Financiero ya que generalmente una estructura de deuda basada en el corto plazo (Pólizas de Crédito), implica que las cargas financieras sean más elevadas.

Ratios de Rentabilidad

Hasta ahora hemos analizado la empresa en la vertiente de la liquidez y la solvencia, ahora falta hacer un análisis de la rentabilidad para estudiar la potencialidad de generar beneficios y por tanto la rentabilidad actual y futura. Lo primero que hemos de estudiar son los diversos tipos de rentabilidad. RENTABILIDAD: la capacidad de la empresa para generar beneficios o ganancias conseguidas por cada euro que se ha utilizado o invertido. Esta fórmula, la podemos desgranar entre el Margen (el beneficio que obtengo de las ventas) y la Rotación (el número de veces que con las ventas cubro los elementos necesarios que me han ayudado a conseguir estas ventas, el Activo). La Rentabilidad Financiera, nos muestra el beneficio neto generado en relación con la inversión que han hecho los propietarios de la empresa. Si ponemos en relación la Rentabilidad Económica con el coste medio del pasivo, es decir el coste medio de endeudarnos, podemos hacer una consideración general, que aunque matizable, es de tener en cuenta: nos interesa endeudarnos siempre que la Rentabilidad Económica (RE) sea superior a coste medio del pasivo (e) ¿Porqué?