Funciones Esenciales del Personal de Administración y Recursos Humanos en Pymes

"Una gran visión sin grandes personas es irrelevante", escribió Jim Collins, consultor de negocios y gestión empresarial. Las personas son el alma de una empresa, por lo que no solo tienes que asegurarte de contratar a los mejores sino también de retenerlos y formarlos. Todas esas son funciones de Recursos Humanos, un departamento que no es exclusivo de las grandes empresas, sino que puede aportar mucho valor a las pymes.

La administración de empresas se enfoca en la organización de los recursos financieros, empresariales y humanos. La gestión de PYMES abarca un conjunto de responsabilidades que incluyen desde la planificación estratégica hasta la operativa diaria. Los gestores de PYMES son profesionales versátiles que deben adaptarse a diversas situaciones y desafíos del entorno empresarial.

Las Funciones de Recursos Humanos en una Pyme

Recursos Humanos es un departamento fundamental para el desarrollo y éxito de cualquier organización, incluyendo las pequeñas y medianas empresas. Sus funciones son variadas y abarcan desde la atracción y selección de talento hasta la gestión del bienestar de los empleados.

Selección del Personal

La selección de personal es una de las funciones más conocidas de Recursos Humanos. Este departamento se encarga de reclutar a las personas más adecuadas para un puesto, no solo aquellas que tengan la formación y competencias necesarias, sino que además compartan los valores de la empresa. RRHH lanzará la convocatoria, comprobará los currículos, realizará las entrevistas y aplicará las pruebas de aptitud. Suya también es la tarea de describir los puestos de trabajo, de manera que no se produzca un solapamiento de funciones y tareas que afecte la productividad de la pyme.

Gestión de Personal y Administrativa

Recursos Humanos no solo se encarga de las contrataciones sino también de la administración del personal, asumiendo toda la gestión documental de los trabajadores. Entre las funciones de RRHH se encuentra supervisar los permisos y vacaciones de los trabajadores, así como los días trabajados, las bajas por enfermedad y las horas extra. También confecciona el inventario de personal, gracias al cual se puede planificar a medio y largo plazo las necesidades de personal, teniendo en cuenta la rotación del mismo y el crecimiento de la empresa. Cuando una empresa contrata a un trabajador tiene que llevar a cabo una serie de tareas administrativas y contables. En este departamento los técnicos se encargan de la selección de perfiles para nuevas incorporaciones o de los despidos de personal. Asimismo, también participan en el proceso de registro de jornada y coordinación de los empleados dentro de la organización.

Otras tareas administrativas que van desde la gestión de documentación, la gestión de la agenda, la comunicación interna o la atención a las visitas, también son responsabilidad de este departamento.

Trámites de Contratación

• Redacción del contrato por escrito: Existen modelos oficiales que podéis encontrar en la página web del Servicio Público de Empleo Estatal. Tras la Reforma Laboral, la tipología de contratos ha cambiado.
• Comunicación de la contratación al Servicio Público de Empleo Estatal: El empresario tiene un plazo de 10 días para registrar todos los contratos que se formalicen por escrito.
• Afiliación y alta presentando la solicitud en la Seguridad Social: Se debe realizar antes de que se comience la prestación laboral.

Retribución Laboral

Todos los aspectos relacionados con la retribución laboral entran dentro de las funciones de Recursos Humanos. Este departamento no se limita a determinar las nóminas y bonificaciones, sino que realiza un trabajo más profundo. Analiza cuál es la retribución más adecuada para cada puesto de trabajo y diseña las escalas laborales, realizando además la evaluación de desempeño de los trabajadores. También se encarga de planificar la política de incentivos de la empresa y proponer medidas de conciliación laboral. A su vez, en colaboración con el departamento financiero, los técnicos de recursos humanos garantizan el pago de nóminas a los empleados.

Formación de los Trabajadores

Entre las funciones de RRHH se encuentra la formación de los trabajadores, la cual es esencial para el desarrollo de la empresa. Este departamento analiza las necesidades formativas de la pyme y el potencial de sus trabajadores para diseñar el plan de formación más adecuado. Gestiona todo lo relacionado con la búsqueda y planificación de los cursos de formación, así como las bonificaciones a las que la pyme tiene derecho. Brinda oportunidades de formación al empleado.

Legislación y Relaciones Laborales

El departamento de RRHH asume todo lo relacionado con la legislación laboral, desde los convenios colectivos hasta la negociación con los representantes de los trabajadores si surge algún conflicto laboral. Determina qué tipo de contratos son más adecuados y se encarga de formalizarlos, así como de elaborar el régimen disciplinario que se aplicará en la empresa.

La prevención de riesgos laborales es otra de las funciones de Recursos Humanos. Este departamento establece el nivel de protección adecuado para la salud de los trabajadores y marca las condiciones mínimas de higiene y seguridad que se deben cumplir en cada puesto de trabajo.

Comunicación Interna y Clima Laboral

La gestión de la comunicación interna y el clima laboral son las funciones de RRHH menos conocidas, pero de vital importancia para la empresa. Este departamento debe asegurarse de que existan los canales adecuados para que la comunicación fluya con rapidez y claridad en la organización. También realizará estudios de clima laboral y analizará las causas del absentismo para proponer cambios que aumenten la motivación laboral y el compromiso de los trabajadores con la organización.

La Figura del Administrador de Empresas y la Gestión de Pymes

El mundo empresarial necesita personas que tomen decisiones, organicen recursos y lideren proyectos. Aquí es donde entra el administrador de empresas. Un administrador de empresas es el profesional que se encarga de planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos de una organización para lograr sus objetivos. Trabaja en áreas como finanzas, recursos humanos, marketing o producción, y su papel es clave en empresas de cualquier tamaño.

Importancia del Rol en las Organizaciones

Las decisiones que toma un administrador tienen impacto no solo en la empresa, sino también en los trabajadores, clientes y la sociedad en general. Su labor permite que las empresas sean eficientes, sostenibles y estén preparadas para adaptarse a los cambios del mercado. Saber sobre la gestión de pymes es crucial para impulsar el éxito de un negocio a largo plazo. La falta de organización puede conducir a una baja productividad y eficiencia en las operaciones diarias de la empresa. Una mala administración puede generar un ambiente laboral negativo, falta de claridad en los roles y responsabilidades. Contar con una mala gestión puede afectar la reputación y la imagen de la empresa ante sus clientes, proveedores y la comunidad en general.

Funciones y Responsabilidades del Administrador de Empresas

Las funciones de un administrador son muchas, y abarcan todas las áreas de una organización. Las principales tareas de un administrador, atendiendo a las funciones «vertebrales», son las de dirigir, planificar y organizar.

Planificación Estratégica

Es el encargado de marcar la dirección que debe seguir la empresa, fijando objetivos a corto, medio y largo plazo. Esto implica establecer un plan de acción que contemple las necesidades del mercado, la competencia y los recursos disponibles. El administrador de empresas debe hacer análisis del mercado y del comportamiento de la compañía en ese mercado.

Organización de Recursos

Gestiona el uso eficiente de los recursos disponibles: humanos, económicos, tecnológicos y materiales. En lo referente a la función de organización, el administrador debe encargarse, tanto de coordinar la fuerza de trabajo, como de asignar los recursos necesarios para asegurar que los flujos de trabajo son efectivos y que se cumplen las metas. El administrador de empresas también juega un papel importante a la hora de delegar y simplificar el trabajo de las diferentes áreas de trabajo. Estudia cuáles son las cargas de trabajo de cada empleado y busca la manera de repartir esas tareas entre el resto de los integrantes del equipo.

Dirección y Liderazgo de Equipos

Uno de sus roles más importantes es coordinar personas. Saber liderar, motivar y guiar equipos es básico. Tras el estudio de cada perfil el administrador se encarga de orientar a las personas en las funciones y responsabilidades que tienen que desempeñar en el puesto. Liderar los equipos es otro de los papeles del administrador.

Control y Evaluación del Desempeño

Revisa si los objetivos se están cumpliendo y aplica mejoras para optimizar procesos. Controlar implica comprobar que todo se desarrolla de acuerdo con las reglas marcadas y las órdenes dadas. En caso de no ser así, se emprenderán las acciones correctivas pertinentes para encauzar el trabajo.

Administración Financiera y Contabilidad

Supervisa presupuestos, controla gastos, analiza balances y toma decisiones sobre inversiones o financiación. Los gestores son responsables de administrar los recursos financieros de la empresa, lo que incluye elaborar presupuestos y supervisar ingresos y gastos. Un buen control del dinero permite a las empresas invertir, crecer y mantenerse estables. El administrador analiza ingresos y gastos para optimizar cada euro. La administración financiera no solo se basa en llevar cuentas: también ayuda a tomar decisiones sobre inversiones, reducción de costes o financiación de nuevos proyectos.

El Departamento de Administración y Finanzas se encarga de la contabilidad de una empresa para que el negocio tenga un control y sepamos cómo de bien o mal está funcionando. De esta tarea y todas las derivadas de la misma se encarga el Departamento de Administración y Finanzas, controlando y gestionando las nóminas, los cobros y pagos a proveedores, la tributación y un larguísimo etcétera. Elabora presupuestos y realiza el seguimiento de los mismos.

Supervisión de Marketing y Ventas

También puede diseñar estrategias para atraer clientes y mejorar la imagen de la empresa. El desarrollo de estrategias de marketing y ventas es otra responsabilidad importante. Los gestores deben entender el producto o servicio ofrecido y conocer las necesidades del consumidor para posicionar la PYME en el mercado y atraer clientes.

Teoría de Fayol en la Administración

En la actualidad, la parte administrativa de la empresa sigue operando con lo que se conoce como teoría de Fayol o Fayolismo. Henri Fayol (1841 - 1925) fue un ingeniero de minas y teórico de la Administración de empresas que destacó por su metodología positivista y sus aportaciones en el terreno del pensamiento administrativo. Su teoría consiste en poner un especial énfasis en la estructura y funciones de la organización para lograr su eficiencia.

A través del libro “Administration Industrielle et Generale” de Henri Fayol, extraemos las 5 funciones de la administración tal y como las conocemos a día de hoy:

1. Planear: Establecer las metas a corto, medio y largo plazo, así como las estrategias y planes de integración y coordinación.
2. Organizar: Evaluar qué tareas deben realizarse, quién las hará, cómo y dónde se agruparán, indicando ante quién se debe responder y quién toma las decisiones.
3. Dirigir: Motivar, orientar y guiar a los empleados.
4. Coordinar: Unificar y armonizar los esfuerzos colectivos de la plantilla.
5. Controlar: Comprobar que todo se desarrolla de acuerdo con las reglas marcadas y las órdenes dadas, aplicando acciones correctivas si es necesario.

Fayol también estableció 14 principios de gestión, como la división del trabajo, disciplina, jerarquía de mando, autoridad, centralización, remuneración justa, estabilidad laboral y personal, iniciativa y trabajo en equipo. Estos principios son fundamentales para la organización, la interacción con los trabajadores y la toma de decisiones.

Habilidades y Aptitudes Necesarias para un Administrador de Empresas

No basta con tener conocimientos técnicos: también hacen falta habilidades personales. Los profesionales que ocupan estos cargos deben aportar habilidades blandas como, por ejemplo, la capacidad para comunicar ideas y presentarlas de manera efectiva y ser influyente.

• Liderazgo: Capacidad para guiar, motivar y tomar decisiones firmes.
• Comunicación: Saber expresarse con claridad es vital para transmitir ideas y coordinar equipos.
• Gestión del tiempo: Organizar el trabajo propio y el de los demás ayuda a alcanzar los objetivos.
• Resolución de problemas: Buscar soluciones ante imprevistos es parte del día a día.
• Visión estratégica y pensamiento crítico: Un buen administrador no solo ejecuta tareas: también analiza, cuestiona y propone mejoras.
• Adaptabilidad y flexibilidad: El mundo empresarial cambia constantemente. Saber adaptarse es clave para no quedarse atrás.

Formación en Administración de Empresas

Para ser administrador no necesitas ir directamente a la universidad. Puedes empezar con una FP Superior a distancia y después seguir especializándote. Los estudiantes que decidan cursar el grado en administración encontrarán un plan de estudios en el que se imparten disciplinas como la contabilidad, psicología, matemáticas y economía. Otra buena opción para dedicarse a la dirección de empresas es estudiar una doble titulación que permita al estudiante profundizar en conocimientos pertenecientes al área de marketing. Los administradores de empresas tienen formación básica en materias relacionadas con la dirección y la gestión dentro del ámbito empresarial, conocimientos que les capacitan para la toma de decisiones o identificar y anticipar oportunidades.

Ejemplos de Cursos y Especializaciones

Para quienes desean profundizar en la gestión de pymes y la administración de empresas, existen diversas opciones formativas:

• Gestión de Recursos Humanos en pequeñas y medianas empresas: 56 horas.
• Gestión laboral: Contratación de personal: 50 horas.
• Nóminas: 50 horas.
• Nóminas y gestión laboral: Siltra, Contrata, Delta y Sistema Red: 80 horas.
• Organización de equipos en teletrabajo: 10 horas.
• Máster en Dirección de Pymes: Mediante el estudio de casos prácticos y ejemplos, se estudian diferentes conceptos para que el alumno adquiera las habilidades y técnicas necesarias que le permitan gestionar eficazmente su negocio y desarrollar su actividad empresarial.
• FP Superior en Administración y Finanzas a distancia: Con este curso se aprenden los conocimientos necesarios para trabajar como administrativo, gestor, asesor o contable.

Oportunidades Laborales para Administradores de Empresas

El abanico de salidas laborales es muy amplio. Aquí van algunas de las más comunes:

Salario y Condiciones Laborales

El salario y las condiciones laborales pueden variar bastante dependiendo de factores como la experiencia, el tipo de empresa, el sector o la especialización elegida. Aun así, es una profesión con buena proyección salarial y posibilidades de crecimiento. El sueldo de un administrador de empresas suele comenzar en torno a los 20.000 € brutos anuales si se trata de un perfil junior o recién titulado. A medida que se gana experiencia, este puede subir hasta los 40.000 € o más, especialmente si se asumen cargos de responsabilidad como dirección o coordinación de equipos. Hay sectores mejor pagados como el tecnológico o el financiero.

Las pymes generan el doble de empleo que grandes corporaciones en nuestro país. Esto subraya la importancia de una buena gestión administrativa y de recursos humanos para el dinamismo económico.