Guía completa para freelances: ¿cuándo darse de alta como autónomo en España?

En el cambiante mundo laboral actual, el trabajo freelance se ha consolidado como una alternativa profesional cada vez más atractiva en España. Sin embargo, este camino hacia la independencia y la flexibilidad conlleva una serie de responsabilidades y obligaciones legales y fiscales que es fundamental conocer. Este artículo desglosa qué significa ser freelance, cuándo es necesario registrarse como autónomo y cuáles son los pasos y requisitos para hacerlo correctamente.

¿Qué es ser freelance en España? ¿Un freelance y un autónomo son lo mismo?

La normativa española no hace referencia en ningún momento al concepto del "freelance". Es un término que se ha introducido en nuestro vocabulario y que se ha utilizado para referirse a una figura diferente al autónomo, pero que, en realidad, jurídicamente no lo es. El diccionario de la Real Academia Española (RAE) recoge este término, aunque escrito "free lance" (separado), y se refiere a los trabajadores por cuenta propia.

Un freelance es un trabajador que ofrece sus servicios a otras empresas por su cuenta y de forma esporádica, sin que haya un contrato laboral entre las dos partes. Este trabajador establece un acuerdo con dichas empresas para realizar uno o varios proyectos y actividades a cambio de una remuneración y un periodo de tiempo determinado.

Por otro lado, un trabajador autónomo es aquel profesional que trabaja por cuenta propia. Teniendo este principio en cuenta, un autónomo organiza su trabajo por sí mismo, trabaja de forma independiente (no lo dirige ninguna empresa), ejerce una actividad económica y tiene la posibilidad de contar con gente a cargo.

Para la normativa española vigente en cualquier ámbito (seguridad social, impuestos, etc.) y ante la Administración pública, un autónomo y un freelance son exactamente lo mismo. Tienen los mismos derechos y obligaciones y se caracterizan ambos por:

• Desempeñar una actividad por cuenta propia (lo contrario de un empleado).
• Estar obligados a estar afiliados al RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).
• Tener el deber de cumplir con las obligaciones fiscales que la normativa establece para los empresarios y profesionales.

Así, solemos identificar con un autónomo a todo aquel que trabaja por cuenta propia, pero que no es un profesional que colabora puntualmente con las empresas. Como ves, los freelances son una categoría dentro de los autónomos.

Diferencias coloquiales entre freelance y autónomo

Aunque jurídicamente son lo mismo, en el uso social se les otorgan algunos matices diferenciadores:

• Freelance: Se suele llamar freelance a la persona que desempeña una actividad profesional (no empresarial) y realiza colaboraciones puntuales para las empresas a las que presta sus servicios. Por ejemplo: médicos, abogados, arquitectos, diseñadores, redactores, fotógrafos, entre otros. Se diferencian de las actividades empresariales en que en estas hay también un empleo de otro tipo de recursos materiales.
• Autónomo: Suele identificarse con un autónomo a todo aquel que trabaja por cuenta propia, pero no es un profesional que colabora puntualmente. Engloba tanto las actividades empresariales como las profesionales. Se suele denominar autónomos a todas las profesiones más tradicionales y analógicas (un fontanero, un jardinero o un electricista, por ejemplo).

En resumen, todo freelance es autónomo, pero no todo autónomo es freelance.

¿Cuándo tengo que darme de alta como autónomo?

Según establece la ley, tendrá que estar de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) todo aquel que realice de forma habitual, personal y directa una actividad económica a título lucrativo sin sujeción por ella a contrato de trabajo. Por tanto, en principio, desde que se inicia una actividad empresarial o profesional se debe cotizar a la Seguridad Social.

Sin embargo, la jurisprudencia ha establecido un criterio interpretativo en cuanto a lo que se entiende por "habitual" y ha señalado que faltaría este requisito (y por tanto no habría que darse de alta como autónomo) cuando la actividad se realice de forma esporádica y no se cobre por ella más del salario mínimo interprofesional anual.

Puedes ser freelance sin ser autónomo únicamente cuando la actividad es verdaderamente esporádica y no habitual. Si la actividad presenta habitualidad o continuidad, la Seguridad Social exige el alta como autónomo. Con independencia del alta en autónomos, los ingresos deben declararse en el IRPF.

Requisitos para trabajar como freelance

• Ser mayor de edad (o menor emancipado).
• Tener DNI o NIE válido y estar en situación regular en España.
• Estar dado de alta en Hacienda y en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).

Además, si vas a realizar una actividad profesional regulada (como arquitecto, abogado o sanitario), puede que necesites estar colegiado o cumplir ciertos requisitos específicos.

Pasos para darse de alta como freelance (autónomo)

El proceso de alta como autónomo no es fácil y conlleva una serie de gestiones ante diferentes organismos. Los pasos básicos son:

1. Alta en Hacienda (Modelo 036 o 037)

Lo primero es informar a Hacienda que vas a empezar una actividad económica. Esto se realiza presentando el modelo 036 (declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores) o el modelo 037 (versión simplificada del 036). El modelo 037 simplificado es el más indicado para autónomos freelance. Se presenta de manera online en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Este trámite es gratuito.

En este paso, deberás indicar:

• Fecha de inicio de la actividad (no puede ser anterior a la fecha actual).
• Actividades de autónomo (qué epígrafe de IAE seleccionar).
• Régimen fiscal del IRPF (estimación directa simplificada, estimación directa normal o estimación objetiva).

2. Alta en la Seguridad Social (RETA - Modelo TA 0521)

El siguiente paso es darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), lo que te permitirá cotizar y tener acceso a la asistencia sanitaria, prestaciones y pensiones. Deberás hacerlo dentro de los 60 días anteriores al inicio de actividad, en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) o por internet. Este trámite también es gratuito.

En el alta del RETA, te preguntará si quieres cotizar el mes entero o a partir de la fecha de alta. Deberás indicar los ingresos que prevés tener descontando tus gastos (es decir, tus rendimientos netos).

3. Elegir tu base de cotización

Desde 2023, el sistema de autónomos es por tramos, es decir, pagas más si ganas más y menos si ingresas menos. El freelance tiene que ubicarse en función de su previsión de ingresos. La cuota de autónomos en 2023 oscila entre los 230€ mensuales (tramo de rendimiento neto hasta 670 €) y los 500€ (tramo con rendimiento neto de 6.000€ o más).

Si es tu primer alta como autónomo, puedes acceder a la tarifa plana de 80 € al mes durante el primer año, sin importar lo que recibas ese mismo año.

Es importante tener en cuenta que el pago de la cuota de autónomos en España te cubre en situaciones de asistencia sanitaria, incapacidad temporal y baja por maternidad y determina la cuantía de tu pensión de jubilación.

4. Solicitar el certificado digital (muy recomendable)

Aunque no es obligatorio en todos los casos, tener certificado digital te facilitará muchísimo la vida: podrás presentar modelos, darte de alta o baja, consultar notificaciones, etc.

5. Empezar a facturar legalmente

Una vez estés dado de alta, ya puedes emitir tus primeras facturas. Recuerda que deben contener:

• Tus datos y los del cliente.
• Número de factura correlativo.
• Descripción del servicio.
• Importe del servicio.
• IVA (21%, salvo exención).
• Retención IRPF (si aplica).
• Total a pagar.

Obligaciones fiscales de un freelance (autónomo)

Tanto si te consideras freelance como autónomo, tus obligaciones fiscales son idénticas ante Hacienda y la Seguridad Social. Debes cumplir con las mismas declaraciones de impuestos, cotizaciones y requisitos legales, ya que para la Administración pública ambos términos designan la misma figura legal.

Impuestos trimestrales

• IVA (Modelo 303): Después de cada trimestre natural del año, deberás presentar el modelo 303 de IVA (a no ser que tu actividad esté exenta). El IVA grava la venta de productos y servicios y va directo al Estado. Este impuesto lo debes liquidar cada 3 meses. Aunque hay diferentes tipos de IVA, lo más común para freelancers es incluir en la factura el 21%.
• Pagos fraccionados del IRPF (Modelo 130): Puede que también debas presentar el modelo 130 de pagos fraccionados del IRPF. Si trabajas con proveedores que son freelance como tú, te aplicarán retenciones en sus facturas y deberás declararlas a Hacienda cada trimestre (modelo 111). Aquí no pagas ni ingresas nada, pero debes informar.

IRPF anual

El IRPF es un impuesto sobre la renta de las personas físicas y autónomos. El IRPF que te corresponde pagar anualmente depende de los tramos donde se ubiquen tus ganancias. Los gastos deducibles son aquellos que están relacionados con tu actividad. Por ejemplo, si eres periodista freelance, el ordenador con el que escribes tus reportajes o el móvil que usas para hacer las fotos o grabar vídeos son gastos imprescindibles. Cuantos más gastos te puedas deducir, menos renta pagarás a Hacienda.

Otras obligaciones

• IVA intracomunitario: Cuando operas con proveedores o clientes de otro país de la UE.
• Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF (Modelo 111): Si trabajas con proveedores que son freelancer como tú, te aplicarán retenciones en sus facturas y deberás declararlas a Hacienda cada trimestre.
• Contabilidad: Como freelance, estás obligado a facturar tus servicios según la normativa de facturación y llevar una contabilidad rigurosa de tus ingresos y gastos, guardar facturas y justificantes de todos los movimientos financieros.

Dado que cada freelance es un mundo, conviene que un asesor examine tu caso para que puedas cumplir con todas tus obligaciones. Y no solo para el alta en Hacienda. Como autónomo puedes verte obligado a presentar hasta 20 modelos distintos.

Contrato TRADE: La excepción que confirma la regla

La opción más recomendable es firmar un contrato TRADE (Trabajador Autónomo Económicamente Dependiente). Este tipo de contrato está destinado a aquellos profesionales que facturan más de un 75 % de sus ganancias a un único cliente. Un acuerdo como este es ventajoso para ambas partes: por un lado, la empresa se ahorra el coste de tener a un empleado fijo y, por el otro, el trabajador autónomo tiene la seguridad y beneficios de un profesional asalariado.

El contrato TRADE solo se puede firmar con un cliente (no con varios a la vez).

Ventajas y desventajas del contrato TRADE

Trabajar como freelance y asalariado (Pluriactividad)

En España es posible ser freelancer y trabajador por cuenta ajena, especialmente si tienes una jornada laboral a tiempo completo o parcial con más del 50%. Esta situación se conoce como pluriactividad, y conlleva darse de alta en la Seguridad Social en dos o más regímenes diferentes.

Antes de empezar a trabajar como freelancer a la vez que eres asalariado, revisa tu contrato ya que puedes estar limitado debido a cláusulas de exclusividad, conflicto de intereses o protección frente a competidores.

Ayudas y bonificaciones para freelancers (autónomos)

Entre las ayudas más comunes están la tarifa plana de 80 euros durante el primer año si es tu primera vez como autónomo. Una reducción progresiva de la cuota en el segundo año si tus ingresos siguen bajos. Algunas comunidades autónomas también ofrecen subvenciones para nuevos autónomos (puedes consultarlas en la web de tu gobierno autonómico o en las Cámaras de Comercio) y, además, tienes la opción de capitalizar el paro si estás cobrando la prestación de desempleo.

Consejos prácticos antes de lanzarte

• No te des de alta antes de tiempo. Calcula bien tu fecha real de inicio.
• Lleva un control de tu facturación y gastos desde el día 1.
• Usa herramientas digitales: Excel, programas de facturación, contabilidad sencilla, etc.
• Busca asesoramiento profesional si te resulta complicado hacer las declaraciones tú mismo.
• Infórmate sobre tus derechos como autónomo, especialmente en temas como bajas, maternidad, formación o paro.
• Asegúrate de cumplir con todas las normativas fiscales y laborales para evitar sanciones y multas.

Darse de alta como freelance en España no es tan complicado como parece. Solo necesitas seguir unos pasos, tener claros tus derechos y obligaciones, y tomarte el papeleo con calma. Si tienes dudas sobre cómo realizar el proceso, contar con un gestor personal puede ser de gran ayuda.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debo facturar como freelance en España para ganar 2000 euros al mes?

Saber exactamente cuánto se debe facturar es complicado y depende de la cuota que tengas, si trabajas desde casa, si te estás ajustando a una tarifa reducida de la cuota de autónomos, etc. A modo de referencia, para ganar unos 2.000€ al mes necesitarás facturar mensualmente unos 3.800 - 4.200€.

¿Cuántos años tienes que cotizar para jubilarte en España si eres autónomo?

Desde 2022, los autónomos pueden jubilarse si tienen 65 años y han cotizado un mínimo de 37 años y 6 meses. El mínimo cotizado son 15 años, y 2 años deben estar dentro de los 15 años previos a jubilarte. De esta forma recibirás el 50% de la base reguladora de tu pensión. Según datos de la Seguridad Social, el importe medio de la pensión de los autónomos en 2022 rondó los 830 euros/mes, muy por debajo de la cuantía media que reciben los trabajadores por cuenta ajena. Por eso, es interesante tener planes alternativos de ahorro que permitan una jubilación más tranquila.

¿Existen alternativas para facturar sin ser autónomo?

Aunque la opción más común para trabajar como freelance en España es registrarse como autónomo, existen alternativas. Por ejemplo, puedes trabajar a través de cooperativas de trabajo asociado, que gestionan los trámites fiscales y administrativos a cambio de una comisión. Estas cooperativas permiten a los freelancers emitir facturas y cotizar a la Seguridad Social sin tener que registrarse como autónomos. Otra opción es utilizar plataformas para freelancers que facilitan la facturación y el cobro de tus servicios sin necesidad de ser autónomo. Sin embargo, estas prácticas pueden estar sujetas a interpretaciones fiscales, por lo que es recomendable buscar asesoramiento profesional para evitar problemas con Hacienda.