Guía Completa de la Facturación Electrónica para Negocios en España

La facturación electrónica ha dejado de ser una opción para convertirse en una realidad obligatoria para muchos autónomos y empresas en España. Este documento oficial, generado por medios informáticos, sirve como prueba de un intercambio de bienes o prestación de servicios, agilizando la gestión, reduciendo costes y mejorando el control de tu negocio.

Aunque su implementación sigue generando dudas sobre requisitos técnicos y legales, cumplir correctamente es crucial, al igual que sucede con Verifactu y la verificación de facturas. Una factura electrónica mal configurada carece de validez ante Hacienda y puede suponer un rechazo por parte de tu cliente.

Con el aplazamiento de la puesta en marcha de la factura electrónica al 1 de octubre de 2027, autónomos y empresas cuentan con un margen adicional clave para revisar procesos, elegir el software adecuado y formar a sus equipos. En este artículo, explicaremos de forma clara y práctica sus ventajas reales, los campos obligatorios que debe incluir según tu caso y los pasos esenciales para implementarla con garantías.

¿Qué es la Factura Electrónica?

La factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico. Se trata de un documento oficial generado por medios informáticos y sirve como prueba de un intercambio de bienes o prestación de servicios. El concepto de factura electrónica se materializa a través de un proceso sencillo y sistemático.

Tipos de Factura Electrónica

Podemos diferenciar entre dos tipos de facturas electrónicas:

• Factura electrónica no estructurada: No está generada en un formato de datos unificado y, por este motivo, no puede ser procesada por los sistemas automáticos de forma automática, por lo que requiere un procesamiento manual o mediante software OCR. Habitualmente se trata de documentos físicos escaneados en PDF, Word o Excel. En la práctica, estas facturas son simplemente una representación visual del documento original, sin capacidad de procesamiento automático.
• Factura electrónica estructurada: Por el contrario, se genera y transmite en un formato de datos estandarizado, como XML (Facturae o UBL son los más comunes), gracias a lo que puede procesarse de forma automática por los sistemas informáticos. Cuenta con una estructura de datos predefinida que facilita que se automatice la generación, recepción, contabilización y validación de la misma.

La diferencia más importante entre ambas es que el ordenador es capaz de comprender la e-factura (estructurada), pero no ocurre lo mismo con la factura digital (no estructurada). En este sentido, es imposible procesarlas mediante software o herramientas similares.

El uso de facturas electrónicas estructuradas ya es obligatorio en las operaciones que se realicen con la Administración y su uso se extenderá a partir de 2027 de forma progresiva a todos los sectores y actores económicos, según lo dispuesto por la Ley Crea y Crece.

Normativa de la Facturación Electrónica en España

La normativa que regula la Factura Electrónica es la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Esta ley establece los requisitos para que las facturas sean válidas legal y comercialmente, así como otras obligaciones tributarias para los contribuyentes. Esta norma estableció a finales de 2013 un periodo transitorio para que los negocios empezaran a emitir facturas electrónicas en sus operaciones con las entidades públicas.

Por otro lado, la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida popularmente como Ley Crea y Crece, establece la obligación progresiva de utilizar la factura electrónica para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales de tipo B2B, es decir, con otros profesionales. Esta normativa prevé el desarrollo de un nuevo reglamento que podría introducir algunos cambios en los elementos que compondrán las facturas electrónicas obligatorias entre empresas.

Además, la Ley 11/2021, coloquialmente conocida como Ley Antifraude de 2021, también tiene cierta relación al haber modificado muchos aspectos, incluidos ciertos artículos de la Ley General Tributaria, que introdujeron el llamado software antifraude.

La directiva comunitaria del IVA tiene dos artículos (el 218 y el 232) que pueden afectar a la factura electrónica, en la medida en que se establezca como obligatoria en ciertos casos. En ambos, se habla de la posibilidad de emitir o transmitir facturas en papel.

¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?

La obligación de usar factura electrónica en España se aplicará una vez aprobado el reglamento técnico oficial. Actualmente, y según la Ley Crea y Crece, es obligatorio para cualquier negocio que opere con la Administración Pública, así como para grandes empresas con un alto volumen de facturación. En España, los autónomos y los negocios que prestan servicios a las Administraciones públicas ya están obligados a emitir facturas electrónicas desde 2015. Estas facturas se tramitan a través de la plataforma electrónica FACeB2B, proporcionada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

Obligación de usar factura electrónica con la Administración

Según la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, solo las empresas que facturan con la Administración (ayuntamientos, administración general o autonómica, universidades…) están obligadas a emitir factura electrónica. En su artículo 4, esta ley recoge que estarán obligados al uso de la factura electrónica y a su presentación los siguientes proveedores de ayuntamientos u otras administraciones:

• Sociedades anónimas
• Sociedades de responsabilidad limitada
• Personas jurídicas en general y entidades que carezcan de nacionalidad española

Por lo tanto, los autónomos persona física todavía no están sujetos a la obligación de emitir factura electrónica ni con la Administración ni -de momento- en operaciones B2B.

Obligación de usar factura electrónica en operaciones B2B

En las facturas “de profesional a profesional”, es decir, facturas de empresas y autónomos dirigidas a otras empresas o autónomos, la factura electrónica obligatoria se irá implantando poco a poco, con unos plazos determinados en función de cada tipo de empresa.

La Ley Crea y Crece establece la obligación progresiva de utilizar la factura electrónica para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales de tipo B2B. La implantación total de la factura electrónica queda pendiente del desarrollo del repositorio público de facturas. La obligación de uso de la factura electrónica seguirá estos plazos:

• 1 de octubre de 2027: Empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros.
• 1 de octubre de 2028: Resto de empresas y autónomos.

Si el destinatario de la factura no es una empresa o un autónomo, sino un cliente final (B2C), tendrás que generar igualmente la factura electrónica, pero al cliente deberás entregarle un PDF en formato digital o ticket en papel. Los clientes finales no se verán afectados por la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos y pymes.

Además, si el emisor se ha acogido a la opción del sistema Verifactu para comunicar sus registros de forma inmediata a la Agencia Tributaria, la factura electrónica debe incluir la mención específica a este sistema. Verifactu y la factura electrónica no son lo mismo. Aunque son sistemas complementarios que coexistirán, tienen diferentes propósitos y requisitos. El sistema Verifactu para sociedades será obligatorio el 1 de enero de 2027 y para autónomos el 1 de julio de 2027.

¿Quiénes están exentos de la factura electrónica?

La obligación de emitir factura electrónica incluye ciertas exenciones, dependiendo del volumen de negocio o del sector de los contribuyentes. La exención más significativa afecta a los autónomos y pequeñas empresas que no estén considerados como “empresas en régimen de facturación”. Básicamente, se exime a aquellos cuyo volumen de operaciones no haya superado los 80.000 euros anuales en el año natural anterior. Sin embargo, esta regla tiene una importante matización: si tu cliente es la Administración Pública, la obligación de emitir factura electrónica se mantiene, independientemente de tu volumen de facturación.

Además, existen otras exenciones menores basadas en la actividad, como ciertos profesionales del sector agrario o quienes desarrollen actividades exentas de IVA, aunque siempre es recomendable verificar cada caso concreto con un asesor.

No todos los documentos tendrán que adaptarse a la ley de factura electrónica, puesto que solo afecta a lo que se conoce como B2B. Por tanto, siempre que se facture a particulares mediante facturas simplificadas, no será necesario modificar los sistemas actuales.

Características y Requisitos de la Factura Electrónica

Todas las facturas, independientemente de que sean electrónicas o se hayan emitido en papel, deben garantizar tres características esenciales:

• Legibilidad: La factura debe ser clara y comprensible.
• Autenticidad del origen: Es decir, certificar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona.
• Integridad del contenido: Es decir, la garantía de que su contenido no ha sido modificado.

Además, las facturas electrónicas deben cumplir ciertas características adicionales:

• Debe generarse y procesarse en forma digital.
• Siempre utilizará un formato estructurado XML (Facturae o UBL son los más comunes) que permite el procesamiento de la misma por parte de los sistemas informáticos, lo que facilita la gestión y reduce posibles errores.
• Deben incluir una firma electrónica avanzada, con la que se garantiza la identidad del emisor y se asegura que el contenido no ha sido modificado.
• La mayoría de sistemas de emisión, como Holded, incluyen un código QR que contribuye a la verificación y el seguimiento de la factura.
• Deben garantizar la interoperabilidad, es decir, tendrán que poder ser leídas y gestionadas por los diferentes sistemas y plataformas que puedan usar distintos usuarios.
• Deben ser almacenadas garantizando la integridad, accesibilidad y trazabilidad durante el periodo que marque la normativa.

Datos Obligatorios en la Factura Electrónica

Las facturas electrónicas tienen que incluir los mismos datos que los de las facturas tradicionales de papel. Por lo tanto, los elementos que conforman la factura electrónica son los siguientes:

• Datos identificativos del emisor y del receptor (razón social o nombre y apellidos y domicilio fiscal).
• DNI o NIF de emisor y del receptor.
• Número de factura y serie (si aplica).
• Fecha de emisión.
• Fecha o periodo de prestación de los servicios.
• Concepto o descripción de las operaciones.
• Base imponible.
• Tipo impositivo e impuestos aplicables.
• Tipo de IVA y cuota tributaria.
• Porcentaje y retención de IRPF.
• Precio total después de aplicar impuestos y posibles descuentos.
• Forma de pago (transferencia, efectivo, etc.).

Aunque aún no es obligatorio, incluir una firma electrónica añade seguridad a la factura y fomenta la confianza entre las partes.

Requisitos técnicos adicionales

Un archivo digital no estructurado, como un PDF resultado de escanear un documento clásico en papel, no puede considerarse factura electrónica según los requisitos de la normativa. Las facturas electrónicas deben:

• Haber sido emitidas por un software certificado que cumpla con las especificaciones del reglamento, o, en su caso, por el programa de facturación de la AEAT, que aún no está disponible.
• Contener un código QR que permita su identificación y trazabilidad, así como un código alfanumérico identificativo.
• En el caso de que el emisor se haya acogido a la opción del sistema Verifactu para comunicar sus registros de forma inmediata a la Agencia Tributaria, la factura electrónica debe incluir la mención específica a este sistema.
• El formato estructurado elegido para emitir la factura electrónica debe asegurar el acceso al archivo por parte de los destinatarios, incluyendo la posibilidad de leer, copiar, descargar e imprimir las facturas recibidas.

Por su parte, emisor y receptor también tienen que cumplir determinados requisitos, relacionados con el formato, la integridad y el almacenamiento de las facturas electrónicas. La solución debe ser interconectable e interoperable gratuitamente. Ello, en términos del proyecto de reglamento, implica que la solución empleada debe ser capaz de “transformar el mensaje de factura entre todos los formatos admitidos garantizando la preservación de la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido”.

¿Cómo funciona la Factura Electrónica?

El proceso de generación de la factura electrónica comienza con la generación de la misma en un formato estructurado a través de la Solución Pública de Facturación o bien de un software adaptado. El propio sistema debe incluir los controles necesarios para asegurar que el archivo generado cumple con todos los requisitos que establece la legislación. El concepto de factura electrónica se materializa a través de un proceso sencillo y sistemático. A continuación, se detallan los conceptos, importes e impuestos correspondientes.

A continuación, se envía el documento al destinatario de forma segura y telemática; si este es una administración pública, el envío se hará a través de FACe, mientras que si envías la factura a otra empresa o autónomo deberás hacerlo a través del mismo software especializado que hayas utilizado para generarla.

El sistema del receptor validará, aprobará y procesará la factura de forma automática, incluso pudiendo activar el proceso de pago y archivo seguro de la misma. A continuación, se te comunicará el estado de la factura (aceptada, rechazada o pagada) para que puedas realizar tu propio seguimiento.

Las facturas electrónicas deben cumplir ciertos requisitos de seguridad, tanto respecto a su contenido (están obligadas a contener la misma información que las facturas tradicionales), como por lo que se refiere a su formato (siempre debe ser un documento electrónico estructurado) y su autenticidad e integridad, garantizadas por la firma electrónica y el código QR que incluye.

Cómo crear una factura electrónica paso a paso

A continuación, te explicamos el proceso para la creación de una factura electrónica:

1. Obtener un software homologado: Utiliza un programa de facturación autorizado por la Agencia Tributaria. Asegúrate de que el software cumpla con los requisitos establecidos por la normativa vigente. La manera más sencilla de crear una factura digital es contar con software adaptado a la Factura Electrónica.
2. Preparar los datos del emisor: Nombre o razón social, NIF/CIF, dirección fiscal y datos de contacto (teléfono, correo electrónico, etc.).
3. Introducir los datos del receptor: Nombre o razón social del cliente, NIF/CIF del cliente, dirección fiscal completa del cliente y datos de contacto del cliente.
4. Incluir los detalles de la factura: Número de factura (único y correlativo), fecha de emisión, descripción detallada de productos o servicios, importes unitarios, base imponible, IVA aplicable, retenciones de IRPF (si corresponde) e importe total.
5. Firmar digitalmente: Utiliza un certificado digital válido para firmar la factura. La firma garantiza la autenticidad e integridad del documento. Para ello, es imprescindible contar con un certificado digital en vigor. Después deberás emplear un programa de facturación en el que almacenar ese certificado.
6. Generar la factura en formato estructurado: Crea el documento en un formato estructurado como UBL o cualquier otro formato admitido por la normativa. Verifica que el archivo cumpla con los estándares requeridos por la Agencia Tributaria. Según las últimas novedades publicadas en 2025, se abandona el formato Facturae en la solución pública de facturación y adopta el formato UBL (Universal Business Language). Este cambio se alinea con las previsiones de la Directiva ViDA, que busca modernizar el sistema de IVA en la Unión Europea.
7. Enviar la factura: Transmite la factura a través de la plataforma elegida (por ejemplo, Sede Electrónica de la Agencia Tributaria). Asegúrate de que el destinatario reciba la factura. Conserve el registro de envío como prueba de la transmisión.
8. Almacenar la factura: Guarda una copia de la factura durante al menos 4 años. Mantén un sistema de archivo seguro y accesible para futuras verificaciones. Asegúrate de la trazabilidad del documento para cumplir con los requisitos legales.

Siguiendo estos pasos, podrás emitir, enviar y almacenar correctamente tus facturas electrónicas conforme a la normativa española.

Ventajas y beneficios de la Facturación Electrónica

La transición de la factura de papel o en PDF a la nueva factura electrónica no va a ser fácil, pero este esfuerzo tendrá sus frutos. Su principal finalidad es simplificar el proceso de facturación y aumentar su agilidad. Pero también se busca una serie de beneficios más allá de la mera obligatoriedad:

• Favorece la digitalización: La implementación de facturación electrónica representa un punto de inflexión en la modernización empresarial española. Cuando comienzan a usar un programa de facturación electrónica, las empresas evolucionan procesos que naturalmente las lleva a descubrir y aprovechar otras herramientas digitales que pueden mejorar su competitividad y eficiencia operativa.
• Reduce costes: Elimina los gastos de papel, impresión y envío postal.
• Mayor eficiencia: La digitalización de las empresas, en este sentido, permitirá automatizar multitud de procesos. Esta automatización que ofrece el software de facturación electrónica permite integrar la facturación con otros procesos de la empresa, facilitando el seguimiento y control de las operaciones comerciales. Se reduce así el riesgo de fallo, y también los posibles retrasos en los cobros y pagos.
• Seguridad: Introduce medidas de seguridad como la firma electrónica y el código QR, que garantizan la autenticidad e integridad del documento. La información relativa al emisor y al receptor se puede rastrear con mayor facilidad gracias al certificado digital. Además, es imposible manipular una factura electrónica digital de este tipo.
• Sostenibilidad: El papel, el envío y la tinta de impresión tienen una repercusión directa sobre la sostenibilidad. Con la facturación electrónica, se reduce el impacto ambiental.
• Reduce la morosidad: Con la adopción de la factura electrónica, se implementarán controles más estrictos sobre las fechas de pago. Esta agilización del proceso de cobro es especialmente beneficiosa para pymes y autónomos, que a menudo se enfrentan a problemas de liquidez debido a retrasos en los pagos.
• Facilita la gestión: Es más cómoda de almacenar y consultar, y permite la integración con otros sistemas de contabilidad y gestión empresarial.

Sanciones por Incumplimiento

La nueva ley de factura electrónica fija las sanciones que pueden aplicarse a las empresas por no cumplir con la normativa relativa a la obligatoriedad de emitir facturas digitales. En este caso, la legislación establece una multa máxima de 3.000 euros. No obstante, esta puede ser superior, pues cada factura que no tenga el soporte digital podrá sancionarse de nuevo.

Aunque los documentos se digitalicen, no se exime a los empresarios y a las sociedades del almacenamiento obligatorio de las facturas. Hay que recordar que, como mínimo, deben conservarse los archivos durante un periodo de cuatro años. Si no se dispone de ellas, se puede recibir una multa que alcanza un máximo de 6.000 euros.

Las facturas contienen información confidencial tanto del emisor como de su cliente. Si se vulnera esta privacidad, la sanción puede ser de hasta 60.000 euros a la empresa.

Consejos para la Implementación de la Factura Electrónica

La implementación de la facturación electrónica puede ser compleja si lo haces solo. Aunque los plazos parecen lejanos, el mejor momento para empezar es ahora. La preparación es clave. La transición hacia la facturación electrónica en España puede ser más sencilla si conoces los conceptos clave y te apoyas en un partner tecnológico.

Para digitalizar correctamente la compañía es necesario seguir una serie de pasos:

1. Escoger la herramienta informática adecuada: El primer paso es escoger la herramienta informática que se ajuste en mayor medida a las necesidades de vuestro negocio. Disponer de herramientas ágiles e intuitivas es imprescindible para las empresas es fundamental, así podrán adaptarse con facilidad a este nuevo sistema. El programa elegido tiene un gran impacto en el trabajo diario de la empresa. Además de cumplir con los requisitos de la Agencia Tributaria, la facilidad de uso puede marcar la diferencia en el día a día del negocio. También hay que tener en cuenta otros aspectos adicionales como la seguridad o la portabilidad de las aplicaciones. Lo más cómodo para el usuario es disponer de programas en la nube. De ese modo, es posible facturar incluso lejos de la oficina, y no es preciso tener a mano un ordenador.
2. Formación del personal: Será imposible que saquéis el máximo rendimiento al programa si los empleados no se forman adecuadamente. En ocasiones, cuando aplicamos este tipo de programas a nuestras empresas, no somos capaces de sacarles todo el partido.
3. Transición progresiva: Es imposible digitalizar una empresa de golpe. Teniendo en cuenta que hasta dentro de uno o dos años no será necesario emitir facturas electrónicas, os recomendamos que hagáis una transición progresiva. El objetivo es llegar a la fecha máxima de adaptación con el sistema totalmente incorporado a nuestros procesos.
4. Anticiparse a la entrada en vigor: Adaptarse de forma anticipada a la factura electrónica digital no solo evita prisas de última hora, sino que permite a las empresas obtener ventajas competitivas significativas. La transformación gradual facilita una implementación sin contratiempos, permitiendo a los equipos familiarizarse con los nuevos procesos y sistemas antes de que sean obligatorios. Además, con la facturación electrónica en España siendo ya una realidad para muchas organizaciones, una adaptación temprana permite establecer relaciones comerciales más eficientes con proveedores y clientes que ya utilizan estos sistemas.
5. Integrar con otros sistemas: Se recomienda integrar la facturación electrónica con otros sistemas, como contabilidad o declaración de impuestos, para optimizar su gestión y minimizar errores.

La facturación electrónica no debe verse solo como una obligación normativa, sino como una oportunidad para mejorar la eficiencia empresarial.