Obligaciones de Facturación para Pymes y Sociedades en España

La factura electrónica obligatoria ya está en el radar de todas las pymes, pero solo el 21% la ha implantado, así que toca ponerse las pilas para cumplir a tiempo y ganar eficiencia sin sustos de última hora. El salto a la factura electrónica es una tendencia global que no solo favorece la eficiencia y sostenibilidad, sino que pronto será una obligación para todas las empresas en muchos países, incluyendo España.

El uso de la factura electrónica no es solo una modernización; representa un cambio en la forma de gestionar la contabilidad empresarial, con impactos positivos en términos de ahorro, transparencia y cumplimiento legal. Implementar la factura electrónica en tu negocio trae consigo varias ventajas que no solo facilitarán tu trabajo contable, sino que también harán que la operación de tu empresa sea más competitiva.

Marco Legal de la Facturación en España

La facturación en España está regulada principalmente por:

• Ley 37/1992 del IVA y su Reglamento.
• Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
• Otras normativas tributarias y mercantiles que establecen obligaciones complementarias.

Estas leyes determinan cuándo es obligatorio emitir factura, qué datos debe incluir y cómo debe conservarse la documentación. Desde 2025, además, se refuerza el marco legal con nuevas exigencias vinculadas a la facturación electrónica y el control de software, especialmente con la entrada en vigor progresiva del sistema VeriFactu.

¿Quiénes están Obligados a Emitir Factura?

Todas las sociedades mercantiles y pymes tienen la obligación de emitir factura cuando realizan una entrega de bienes o prestación de servicios, ya sea a particulares o a otras empresas. Las excepciones son muy limitadas y, en la práctica, casi todas las operaciones requieren la emisión de una factura. En concreto, deben facturar:

• Operaciones realizadas con otros empresarios o profesionales.
• Ventas a particulares cuando el cliente lo solicita expresamente.
• Exportaciones e importaciones.
• Operaciones intracomunitarias.
• Operaciones sujetas y no exentas de IVA.
• Determinadas operaciones exentas, como las sanitarias o educativas, pero que igualmente deben documentarse.

Tipos de Factura que Pueden Emitir las Sociedades y Pymes

La normativa contempla diferentes tipos de factura que se adaptan a la naturaleza de la operación:

• Factura completa u ordinaria: Incluye todos los datos exigidos por el Reglamento de Facturación.
• Factura simplificada: Sustituye a los antiguos tiques.

Contenido Mínimo de una Factura

Las nuevas facturas digitales siempre deben incluir todos los datos del emisor y del receptor, salvo en una excepción. Debe estar firmada electrónicamente con un certificado digital válido. O Verifactu, obligatoria para la facturación electrónica en las relaciones comerciales privadas, según la nueva normativa.

Facturación Electrónica y VeriFactu

La Agencia Tributaria indica que los profesionales que facturan exclusivamente a mano no tendrán que cumplir con esta obligación. Este es uno de los puntos en los que más dudas hay. Si utilizan un Word o Excel para introducir los datos de la factura, expedirla y conservarlas, no tendrán que tener un sistema informático de facturación. Pero, si además usan estas hojas de cálculo o de escritura para procesar los datos, es decir, generar libros de contabilidad, de registro del IVAo del IRPF, entonces el Word o el Excel deberán cumplir con los criterios que se le exige a un SIF.

Los empresarios no están obligados a compartir de manera automática todas sus facturas con el fisco, basta con que tengan un sistema de facturación que cumplan con los requisitos y que, en caso de requerimiento de Hacienda, puedan conectarse con la Administración para enviar los datos solicitados. No obstante, aquellos sistemas que sí comparten de forma inmediata las facturas con el fisco son los llamados Verifactu y los profesionales podrán decidir si los prefieren o no.

Verifactu es un sistema que permite enviar automáticamente las facturas emitidas a la Agencia Tributaria en tiempo real.

Los Sistemas Informáticos de Facturación son aquellos que permiten expedir facturas, guardarlas y procesar la información con otras finalidades como elaborar libros de contabilidad, del IVAo IRPF.

El código QR que deberán tener todas las facturas emitidas (aunque si son facturas electrónicas se sustituirá por una url) permitirá al receptor de la misma obtener todos los datos y comprobar si el documento se encuentra o no en poder de la Agencia Tributaria, lo que le garantizará que el proveedor no realiza fraude fiscal ni le repercute un IVAque no declara.

La obligación de tener un sistema informático para expedir facturas que impida su modificación y que pueda conectarse con Hacienda nada tiene que ver con la futura obligación de que pymes y autónomos facturen de forma electrónica. Este segundo deber, que emana de la Ley Crea y Crece de 2022, afecta a empresarios que facturen menos de 8 millones de euros al año y pretende poner fin al papel.

Plazos para la Emisión de Facturas

La obligatoriedad B2B se enmarca en la Ley 18/2022 “Crea y Crece” y su desarrollo reglamentario, con un despliegue escalonado que arranca tras la publicación de la Orden Ministerial técnica, desde la que empiezan a contar los plazos por tamaño de empresa. Durante los primeros 12 meses para cada segmento, puede acompañarse una copia PDF cuando el receptor aún no esté obligado a recibir formato estructurado, salvo que acepte la factura electrónica como original, lo que facilita la transición sin romper procesos.

El marco define interoperabilidad, estados y estándares: uso de formatos estructurados como UBL (entre otros admitidos), comunicación de estados obligatorios de aceptación/rechazo y pago, y depósito de copias fieles en la solución pública de facturación interoperable con plataformas privadas.

A partir de 2025, entra en vigor la nueva ley de facturación electrónica. Todas las empresas y autónomos tendrán de margen uno o dos años, para empezar a emitir sus facturas de forma electrónica. Y no hablamos solo de hacerlas “en digital”. Muchas empresas aún no tienen claro qué implica esta normativa ni cómo les afecta.

La normativa ya ha entrado en vigor, pero la fecha definitiva para implementarla considera como margen hasta 2026 y 2027. No obstante, esta última depende de la aprobación de los desarrollos técnicos por parte de Hacienda.

Inicialmente, el reglamento y la Orden Ministerial con los requisitos legales para estos programas iban a entrar en vigor el 1 de julio de 2025. Así, aunque las empresas de software tenían hasta el 29 de julio de 2025 para adaptarse, una modificación legal en curso retrasará la fecha de cumplimiento general a enero de 2026.

El calendario para adaptarse al nuevo reglamento de facturación es claro: enero de 2026 para las sociedades mercantiles y julio de 2026 para los autónomos. Hasta entonces, la Agencia Tributaria ha concedido un tiempo de cortesía que conviene aprovechar. En este contexto, disponer de un software adaptado cuanto antes resulta clave.

Sanciones por Incumplimiento

Las empresas y autónomos afrontan multas de 50.000 euros en 2026 por incumplir con la obligación de tener un Sistema Informático de Facturación (SIF) o que carezca de alguno de los requisitos que tienen que tener estos programas. Los contribuyentes que paguen el impuesto sobre Sociedades deberán contar con estos sistemas a partir del 1 de enero de 2026; el resto, como autónomos sujetos a IRPF, a partir del 1 de julio de 2026.

A medida que se acerca la obligación, la Agencia Tributaria ha ido concretando, cambiando y matizando toda la información al respecto. Lo que en la actualidad se conoce erróneamente como Verifactu son los nuevos requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)para que empresas y autónomos emitan las facturas, con el objetivo de impedir que se declare menos IVA.

La AEAT (Agencia Tributaria) no ha detallado todavía las sanciones exactas.

Fabricantes y comercializadores: hasta 150.000 € por ejercicio económico y por tipo de programa que no cumpla con el reglamento.

Recomendaciones para Cumplir con las Obligaciones de Facturación

La implantación ordenada permite conectar ERP, contabilidad y conciliación, reduciendo errores y tiempos de ciclo, y mejorando la visibilidad de cobros y financiación disponible.

El objetivo es cumplir plazos y exprimir valor, sin improvisar a toro pasado ni jugar a la ruleta con la tesorería, porque cuando aprieta el calendario, se encarece todo y el lío es mayor.

Es recomendable que los autónomos y pymes opten por una compañía con trayectoria y que asegure la adaptación a todos los requisitos de la Ley antifraude.

Si tu pyme aún no ha dado el salto a la facturación electrónica, este es el momento ideal para comenzar a prepararte.

La transición a la factura electrónica puede parecer un reto, pero con una planificación adecuada y los recursos apropiados, tu pyme podrá adaptarse rápidamente y comenzar a disfrutar de sus beneficios.

Uno de los primeros pasos es invertir en un software de facturación electrónica adecuado para las necesidades de tu negocio. Existen múltiples opciones en el mercado, desde soluciones gratuitas hasta plataformas avanzadas que ofrecen integración con otros sistemas contables.

El certificado digital es otro requisito esencial para emitir facturas electrónicas válidas. Este documento, emitido por una entidad de confianza, permite firmar digitalmente las facturas y garantiza su autenticidad.

Una vez que cuentes con el software y el certificado digital, es importante capacitar a tu equipo en el uso de la factura electrónica.

Además de cumplir con una obligación fiscal, la factura electrónica puede convertirse en una herramienta de gestión muy útil para tu pyme. Al implementar la factura electrónica, puedes organizar y almacenar digitalmente todas tus facturas, permitiéndote acceder a ellas de manera rápida y sencilla en cualquier momento.

Con la facturación electrónica, puedes realizar un seguimiento detallado de pagos y cobros de manera más precisa, permitiéndote saber en tiempo real qué facturas han sido pagadas y cuáles están pendientes.

La factura electrónica es solo un primer paso en la digitalización de las pymes. Su implementación no solo ayudará a cumplir con las normativas fiscales, sino que permitirá una gestión más ágil y eficiente del negocio.

En Despachos BK, contamos con profesionales expertos en asesoría fiscal y contable preparados para ayudarte a cumplir con todos los requisitos legales y técnicos que exige la nueva normativa. Si eres autónomo o pyme y necesitas orientación sobre qué software utilizar o cómo implementar los cambios correctamente, contacta con nosotros.

Errores Comunes a Evitar

Muchas empresas cometen errores que pueden salir caros.

• Retrasar la implementación suele generar prisas, errores y caos administrativo.
• No todos los programas de facturación cumplen con los requisitos de la nueva ley.
• Implementar un nuevo sistema sin explicar bien cómo usarlo provoca fallos humanos, bloqueos y pérdida de tiempo.
• El envío automático no corrige errores. Si los datos del cliente, el importe o la fecha están mal, se enviarán tal cual.
• Muchos autónomos y microempresas creen que esta normativa no va con ellos.

Pymes: Definición y Obligaciones

A pesar de que representan alrededor del 98% del tejido productivo español, no todo el mundo sabe concretar lo que es una pyme, por paradójico que parezca. Ser una pyme tiene una serie de ventajas respecto a una gran empresa pero, también algunas desventajas. En cualquier caso, ser una pyme conlleva para sus gestores un abanico de obligaciones, principalmente tributarias, que es necesario conocer para cumplir debidamente con los requerimientos que pide la Administración.

De acuerdo con la Unión Europea (UE), una empresa es una entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerce una actividad económica, entendiendo por actividad económica la venta de productos o servicios a un precio dado o en un mercado directo o determinado. De manera específica, se define a las pymes (en el Reglamento 651/2014 de la Comisión Europea) como empresas que ocupan a menos de 250 personas y cuyo volumen de negocios anual no excede de 50 millones de euros o su balance general anual no excede de 43 millones de euros. Además, los profesionales autónomos tienen la consideración de pymes cuando cumplan con los criterios del número de empleados e importes financieros y ejerzan actividad económica.

Las micropymes con hasta tres empleados podrán solicitar hasta el próximo 31 de octubre el Kit Digital que otorga un importe máximo de 2.000 euros para financiar la adquisición de estos sistemas de facturación.

Las personas que alquilen inmuebles estarán exentas de la obligación de utilizar un SIF. No obstante, si realizan una actividad económica, para lo que se exige que se tenga al menos a una persona contratada a jornada completa, sí tendrán que cumplir con la nueva obligación.

Tipos de Pymes

• Microempresas.
• Pequeñas sociedades.
• Medianas empresas.

Ventajas de ser una Pyme

• Llevar una contabilidad acorde a la normativa vigente y presentar las cuentas anuales.
• Posibilidad de acceder a ayudas y subvenciones específicas.

Cambios Normativos Previstos para 2025 y Más Allá

La normativa de facturación 2025 supondrá un cambio significativo para autónomos y pequeñas empresas en España. Los programas de facturación incorporan cambios importantes. A partir de ahora, será obligatorio que ofrezcan la opción de conectarse a Verifactu, el sistema de la Agencia Tributaria que permite enviar facturas en tiempo real directamente a Hacienda.

Esta primera etapa de implementación impacta directamente a los desarrolladores de software, quienes tienen la responsabilidad de asegurar que sus sistemas cumplan con la nueva normativa. Sin embargo, la obligación se extiende a partir de 2026: desde entonces, autónomos y empresas por igual deberán usar exclusivamente programas de facturación certificados.

Esta nueva normativa tiene como objetivo reforzar el control fiscal y evitar la manipulación de datos contables. La normativa de facturación 2025 se enmarca en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.

¿Qué Deben Cumplir los Programas de Facturación?

El nuevo reglamento obliga a los programas de facturación a cumplir con exigencias muy concretas. Generar un registro digital de facturación. Una vez generado, cada empresa podrá optar por dos modalidades: Verifactu, con envío voluntario de estos registros digitales a Hacienda, o no Verifactu, en la que los datos se guardan en el sistema y se entregan ante un requerimiento o inspección de Hacienda.